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勤怠管理はシステムで効率化しよう！導入実例もご紹介
勤怠管理の効率化にはシステムの導入が効果的です。
なぜ勤怠管理システムを導入すべきなのか、理由をチェックしておきましょう。
この記事では、勤怠管理システムによる効率化について解説します。
勤怠管理システムの基本的な機能や、効率化が実現できた事例とあわせてまとめました。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
勤怠管理をシステムで効率化すべき理由
勤怠管理システムを導入して、効率化すべき理由を解説しましょう。
雇用形態、勤務形態の違いへの対応
勤怠管理システムなら、さまざまな雇用形態や勤務形態に対応が可能です。
正社員やアルバイト、契約社員、パートなど雇用形態により、月給や時給の給与計算は異なります。
さらに同じ正社員でも、勤務形態によって勤務日数や出退勤時間が違うケースがあるでしょう。
有給休暇の取得やフレックスタイム制の導入もあり、複雑な勤怠管理をもとめられます。
勤怠管理システムの導入で雇用形態や勤務形態の違いに対応することが、効率化につながるでしょう。
打刻忘れへの対応
勤怠管理システムでは、さまざまな打刻方法を用意しています。
生体認証やGPS打刻、Wi-Fi自動打刻に対応している勤怠管理システムは、不正の防止におすすめです。
記録を残したうえでの打刻修正が可能な勤怠管理システムも多く、打刻忘れや記入漏れ、不正申告の対策になります。
働き方の多様化への対応
働き方改革により、在宅勤務やテレワークなど働き方が多様化。
勤務地以外で働く機会が多くなり、従来の勤怠管理では対応が難しくなりました。
勤怠管理システムならPCやスマホで打刻ができ、場所に関係なく出退勤時間を記録できます。
リアルタイムで勤務状況を共有できるため、勤務時間を管理しやすいのがメリットです。
おすすめの勤怠管理システム
勤怠管理システムが持つ機能
勤怠管理システムの主な機能をまとめました。
シフト管理機能
登録した勤務条件や希望をもとに、自動でシフト表を作成する機能です。
手間や時間をかけずにシフト調整ができ、完成したら従業員とリアルタイムで共有されます。
勤怠情報に反映され、打刻での出勤・退勤と照らし合わせることができるのがメリットです。
出退勤記録、勤務時間管理機能
打刻による出退勤を記録して、勤務時間を管理します。
勤務日数や残業時間、深夜残業をそれぞれ集計することが可能です。
休暇の管理、申請処理機能
従業員の休暇の種類や日程を記録して管理する機能。
管理者が申請をチェックしたあと、承認や差し戻しなどの処理を行い、シフトに反映します。
給与計算連携機能
給与計算システムと連携する機能です。
勤務時間など勤怠管理システムをもとに給与計算を行うことで、業務を効率化します。
給与計算機能を備えた勤怠管理システムもあるので、ぜひチェックしてください。
勤怠管理を効率化できた事例
システムの導入によって、勤怠管理の効率化を実現した例を紹介します。
事例①勤怠管理とシフト管理を一体化に成功
「HYUGA PRIMARY CARE株式会社」は、シフト管理機能を搭載した「AKASHI」を導入。
シフトと勤怠時刻との比較作業がなくなり、工数の大幅な削減に成功しました。
勤怠管理とシフト管理を一体化させることで、効率化を成功させた実例です。
事例②脱タイムカードの実現で効率化
「福井自動車」では、交通系ICカードを使える「ハーモス勤怠 by IEYASU」を導入しました。
通勤に使っているカードをかざすだけで打刻され、情報はリアルタイムでパソコン上に表示されます。
さまざまな雇用形態や勤務形態の勤怠状況を簡単に管理できるようになり、効率化に成功しました。
システムで勤怠管理の効率化が実現できる
機能を備えたシステムを導入すれば、勤怠管理の効率化が実現できます。
雇用形態・勤務形態の違いや打刻忘れ、働き方の多様化にも対応が可能です。
主な機能をや導入実例を参考に、ぜひ勤怠管理システムを使った効率化を検討してください。
