エクセルで勤怠管理をする方法
エクセルは、普段の業務で活用している人が多いことから、新しく操作を覚える手間がなく、スムーズに勤怠管理業務を始めることができる点がメリットです。
インターネット上に勤怠管理に活用できるテンプレートが公開されており、無料でダウンロードできるものがほとんどのため、コストをかけずに導入できる点も優れています。
勤怠管理に活用できるエクセルテンプレート
勤怠管理に活用できるエクセルテンプレートとしては、「bizocean」や「EXCEL勤怠テンプレート」の利用がおすすめです。
bizoceanは、さまざまなビジネス書式のエクセルテンプレートを公開しています。
300万人以上の会員登録しており、レビュー投稿を参照できるため、初心者でも使いやすいサービスです。
勤怠管理はもちろん、契約書や見積書といったビジネスで活用できるエクセルテンプレートが豊富にダウンロードできます。
EXCEL勤怠テンプレートは、サービス業向けのエクセルテンプレートを公開しているサービスです。
すべて無料でダウンロードでき、職種ごとにカテゴリーがわかれているため、自社に最適なものを選びやすい点が優れています。
使い方や手順をダウンロード前に確認でき、ダウンロード後にスムーズに使い始めることができます。
勤怠管理システムを利用するメリット
労働時間を正確に把握できる
勤怠管理システムを導入することで、従業員の出勤・退勤・休憩・残業状況を正確に把握することができます。
手書きや手打ちのタイムカードでは、PCに情報を転記する作業が発生し、入力間違いなどのミスも発生しますが、勤怠管理システムを導入することで、スマホやPC画面、ICカードなどを使ってワンタッチで打刻することが可能となり、勤怠データもシステム上で自動集計されます。
常に正確な勤怠状況が把握できるようになることで、働きすぎに対するサポートや、有休消化を促進することが可能となります。
法改正への対応負荷が軽減される
労働基準法などの勤怠管理に関する法改正があった際に、迅速な対応をしないと企業が罰則を受けるリスクがあります。
勤怠管理システムは、クラウド型のサービスが多く、勤怠管理に関連する法律が改正された際にも自動でアップデートしてくれるため、自社担当者の負担が大きく軽減されます。
不正打刻を防止できる
タイムカードやエクセルを活用した勤怠管理は、本人以外が代わりに打刻する不正打刻が問題となります。
勤怠管理システムでは、静脈や指紋、顔認証といった生体認証を活用した打刻ができるシステムも多く登場しているため、不正打刻を防止することができます。
また、クラウド型の勤怠管理システムの中には、スマホのGPS機能を活用した打刻が可能なシステムもあり、打刻時に位置情報を記録できるため、出張や休日出勤といった多様な就業形態に対応できる点もメリットです。
エクセルと勤怠管理システムはどちらが効率的？
コストを抑えたいのであればエクセル
エクセルはオフィスツールとして最初からPCに搭載されていることが多く、利用に際してコストがかかりません。
一方で、勤怠管理システムは基本的に初期費用や月額費用が発生するため、スタートアップ段階などコストをなるべく抑えて勤怠管理を行いたい場合はエクセルが良いでしょう。
また、エクセルは幅広い業務で利用していることが多く、操作性に慣れているため、使い方を覚える時間を省略できる点もメリットです。
業務効率化を重視するのであれば勤怠管理システム
エクセルで勤怠管理を行うことはできますが、不正打刻のリスクやリアルタイムに勤怠状況を把握できない点などがデメリットとして挙げられます。
勤怠管理システムであれば、生体認証を活用した打刻方法で不正を防止し、クラウドでリアルタイムに勤怠データを集計して勤怠管理を行うことができます。
また、勤怠管理システムは、会計ソフトや給与計算ソフトなどと連携できるサービスが多く、勤怠データを活用してさまざまな業務を効率化できる点も優れています。
