勤怠管理システムを導入すべきタイミング
助成金を導入できるタイミング
勤怠管理システムに限らず、企業のDX推進を目的として、国はIT導入補助金制度を設けています。
補助金制度を利用することで、勤怠管理システムの導入にかかる費用を大きく削減できるケースもあるため、自社が利用条件にあてはまっているかを確認し、利用可能であれば導入を検討すると良いでしょう。
また、働き方改革推進支援助成金という助成金制度もあり、こちらは労働時間の改善や有給の取得率向上を目的とした取り組みに対して適用される助成金制度となっており、勤怠管理システム導入にも当てはまります。
各種制度は受付期間が決まっている、制度自体が変更されていることもあるため、厚生労働省のサイトなどを確認するようにしましょう。
年度末の3ヶ月前
年度末は、総務・経理部門が一番忙しくなる時期です。
年末調整や決算など忙しいスケジュールの中で、勤怠情報の集計から給与計算、支払いをしなければいけないため、普段以上に業務負荷が大きくなります。
増えた業務量をカバーするために残業が増えていては、担当者の離職につながるリスクもあるため、システム導入で効率化できる場合は勤怠管理システムや会計ソフトを導入した方が良いでしょう。
導入してから操作を覚えたり、社内への浸透を推進したりするためにも、年度末3ヶ月前までに導入し、新年度から業務効率化に繋げられると理想的です。
労働時間の超過が課題になったタイミング
労働基準法を遵守し、適正な労働環境を整備するためにも、従業員の労働時間を正確に把握することが重要です。
しかし、紙のタイムカードやエクセルでの勤怠管理では、リアルタイムに勤務状況を把握することが難しいだけでなく、勤怠情報を転記する際にミスが発生する可能性もあります。
タイムカードの集計作業時に初めて残業時間が多いことに気づいた、という方は積極的に勤怠管理システムの導入を検討した方が良いでしょう。
従業員何名から導入すべきか？
1名から利用可能
勤怠管理システムは、完全無料で利用できるサービスもあります。
無料の勤怠管理システムの多くは、利用可能なユーザー数が限られているケースが多く、1名から導入できます。
スタートアップ段階の企業では、社長がコア業務と経理や総務を兼務しているケースも珍しくないため、バックオフィス業務を効率化してコア業務に集中するためにも、従業員数が少なくとも勤怠管理システムの導入を検討して良いでしょう。
中小規模向けは300名以下から
中小企業向けとしてリリースされている勤怠管理システムの多くは、従業員数300名以下を利用規模として想定しています。
中小企業における勤怠管理の課題として挙げられがちな法改正への対応をシステム側に任せることができるため、担当者の負担を大きく軽減することができます。
従業員数が増えるほどに勤務時間が変則的になり、勤務時間をリアルタイムに把握することが困難になるリスクがあります。
勤怠管理システムは、勤怠状況をリアルタイムに集計し把握できるだけでなく、転記ミスや不正打刻を防止できる点も優れています。
そのため、働き方や雇用形態が多様化して管理が困難になっている場合は、積極的に勤怠管理システムの導入を検討すると良いでしょう。
