スタートアップ直後のベンチャー企業や自営業者など資金力の比較的乏しくてリアルオフィスを持つことが難しい経営者の中には、バーチャルオフィスに興味を持っている人も多いのではないかと思います。
ここではバーチャルオフィスとはどういったもので、利用することでどのようなメリット·デメリットがあるのかということについて詳しく紹介します。
バーチャルオフィスとは?使って大丈夫なサービスなのか?
では、バーチャルオフィスとはいったいなんなのか、本当に使っても大丈夫なサービスなのかを見ていきましょう。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとはその名の通り「仮想上の事務所」のことです。
レンタルオフィスと混同されることもありますが、レンタルオフィスが作業スペースとしてリアルオフィスを提供するサービスであるのに対し、バーチャルオフィスでは物理的な空間というものは存在しません。
バーチャルオフィスで提供されるのは住所や電話番号といった情報のみであり、主な目的は住所貸しということになります。
バーチャルオフィスの需要の高まり
近年、バーチャルオフィスの需要が急激に増えている背景には、働き方の多様化があります。
以前であれば会社に出勤して机に向かって仕事をするというのが一般的な働き方でしたが、インターネットの発達により業種や職種によっては自宅であってもオフィスにいるのと同じように仕事をこなすことができるようになってきました。
また、コロナウイルスの流行により在宅勤務を行う企業が増えたことも一つの要因と言えるでしょう。
オプションサービスも充実
バーチャルオフィスへの切り替えを考えている経営者や自営業者の中には、リアルなオフィスがないことで何か不便なことがあるのではないかと不安を感じている人もいるかもしれません。
しかし、バーチャルオフィスには郵便物や電話の転送、来客対応、会議室の貸し出しなどのサービスもオプションで提供しているため、機能面でリアルオフィスに劣るということはありません。
バーチャルオフィスの特徴について|料金、使い方も合わせて解説
バーチャルオフィスにはさまざまな特徴があります。
料金や使い方なども一緒に紹介していきます。
都心でも格安の料金でオフィスが持てる
バーチャルオフィスの最大の特徴は料金の安さです。
千代田区や中央区、港区など都心の一等地にリアルオフィスを持つためには多額の資金が必要になりますが、バーチャルオフィスであれば2万円～3万円ほどで借りることができます。
敷金や礼金も不要です。
ローカルエリアであればさらに安い料金で利用することが可能であり、23区内でも数千円ほどで利用することのできるバーチャルオフィスはたくさんあります。
固定費がかからない
リアルオフィスを借りようとすれば物件の賃貸料のほかにも光熱費や通信費、オフィス設備のリース料などさまざまなコストが発生しますが、バーチャルオフィスであればそのようなコストは一切かかりません。
初期費用を少しでも圧縮したいスタートアップ企業や自営業者にとっては利用を検討するに値するでしょう。
人件費を圧縮できる
リアルオフィスの場合は電話や応対、荷物の受取などのためにスタッフを雇うことも考えなければなりませんが、バーチャルオフィスならば、かかってきた電話や届いた郵便物の受取サービス·転送サービスを提供しているところがほとんどです。
このようなサービスは基本料金に含まれている場合もありますし、オプションサービスを利用する場合でも月額数千円程度なので、スタッフを雇うよりもずっと低コストです。
会議室が利用できる
最近は会議もオンラインで行うことが増えてきましたが、どうしてもクライアントと直接会って話をしなければならないこともあるでしょう。
バーチャルオフィスを利用していて実際の仕事は郊外の自宅で行っているという場合は、わざわざ遠くまでクライアントに来てもらうというは気が引けます。
喫茶店やホテルのロビーで会うという方法もありますが、話の内容によっては周りの人に聞かれたくないこともあるでしょう。
バーチャルオフィスには会議室貸し出しサービスを提供しているところがあるので、必要に応じてレンタルすることで打ち合わせ場所を確保できます。
バーチャルオフィスはどんな人が利用すると良いのか
ではバーチャルオフィスを利用するのにおすすめの人を紹介していきます。
個人事業主や1人会社の経営者
業種や職種にもよりますが、個人事業主や従業員を持たない一人会社の経営者であれば、わざわざリアルオフィスを持たなくても自宅やクライアント先で仕事を行い、住所や電話番号はバーチャルオフィスを利用するという働き方ができます。
自宅で仕事を行う場合は必要に応じて住所や電話番号などを公開しなければならないこともありますが、バーチャルオフィスを利用していれば自宅の住所や電話番号を公開する必要はありませんから、プライバシーを守るという意味でもバーチャルオフィスの利用に向いていると言えるでしょう。
都心の住所というブランドパワーを利用して仕事をしたい人
すでに説明したように、バーチャルオフィスの特徴の一つは都心の一等地に安い料金でオフィスを持つことができるという点です。
ITベンチャーのように地域性に関係なく全国どこからの仕事でも受けることができるような業種の場合は、都心の一等地の住所を持つことが会社の信頼性やクライアントからの安心感につながるため、ビジネスをスムーズに進められる可能性が高くなります。
できる限り早く起業したい人
会社を起業するにあたってリアルオフィスを賃貸する場合は、少なくとも何件かの物件を内覧して検討し、その後に賃貸契約を結ぶことになります。
十分な自己資金を準備できないのであれば金融機関からの融資を受ける必要がありますが、その審査にも長い時間がかかってしまいます。
一方、バーチャルオフィスであればごくごく簡単な手続きのみで契約が終了するので、最短即日での利用も可能です。
オフィスがないためにビジネスチャンスを逃してしまうということがありません。
バーチャルオフィスへの登記について
バーチャルオフィスを考えている人の中には登記はどうすれば良いのか気になる人もいるでしょう。
ここからは登記について具体的に紹介していきます。
バーチャルオフィスの登記は可能
起業するにあたっては法人登記が必要になりますが、バーチャルオフィスの利用を検討するうえでバーチャルオフィスの住所で登記ができるかどうかを気にしている人もいるでしょう。
結論から言えばバーチャルオフィスでも法人登記を行うことは可能ですし、なんらかの制限を受けるということもありません。
一部の賃貸マンションなどでは部屋を事務所として使用することを定款で禁止しているところもあります。
その場合は自宅を法人登記することができないので、バーチャルオフィスを利用して法人登記すると良いでしょう。
同じ住所に同じ法人名があると登記できない
同一のバーチャルオフィスサービスの利用者は同一の住所をレンタルすることになりますが、同じ住所に同じ法人名で登記を行うことはできません。
すでに法人名が決まっている場合はバーチャルオフィスの利用者の中に同じ法人名の企業がないかあらかじめ確認しておくようにしましょう。
業種によっては登記できない
一般的な業種であればバーチャルオフィスでも法人登記が可能であることは先程述べましたが、一部の業種では法人登記ができないので注意しましょう。
- 弁護士や公認会計士、税理士など、いわゆる士業と呼ばれる業種
- 人材派遣会社や職業紹介会社
- 建設会社や不動産会社
- 古物商
- 探偵業
これらの業種については実体のある物理的なスペースや一定以上の広さの事業所が必要であると定められているので、バーチャルオフィスでは登記できません。
バーチャルオフィス利用時の注意点
バーチャルオフィスを利用する際にもいくつか注意点があります。
しっかりと把握しましょう。
サービス内容は業者によって異なる
提供するサービスの内容は業者によって違うので、「郵便物の転送サービスがあるか」「会議室をレンタルできるか」など、利用したいサービスが提供されているかバーチャルオフィスを契約する前に必ず確認しましょう。
利用する住所や他社の評判をチェックする
都心の一等地の住所を目当てにバーチャルオフィスを利用するケースも多いと思いますが、過去に同一のサービスを利用していた企業が犯罪行為をしている場合や現在利用中の会社の中に評判の悪い会社が含まれていると、同一の住所ということでこちらまで評判が悪くなってしまうことがあります。
今やバーチャルオフィスは選択肢の1つに
バーチャルオフィスに不安を感じている人もいるかも知れませんが、固定費や人件費の節約による開業資金の負担の軽減、都心に住所を持つことによる信用力のアップなど、利用することによるメリットは大きなものがあります。
一部の業種では法人登記ができないというデメリットもありますが、自宅の情報を公開することに抵抗を感じている人や便利なサービスに魅力を感じている人ならば、あらかじめ評判などをチェックしてから契約すればオフィスを探すうえで非常に有力な選択肢となるでしょう。
