エクセルで請求書を管理する方法とは?
請求書を効率的に管理できるSaaSツールなどが多く登場していますが、コスト面などで折り合いがつかず導入が難しいという方も少なくはないでしょう。
そのような場合、オフィスツールのエクセルを活用した請求書管理がおすすめです。
エクセルで請求書を管理する場合は主に以下の点に気をつけましょう。
クラウド(Web)請求書発行のおすすめ製品
ワンクリックで申請〜送付までが完了【マネーフォワード クラウド請求書Plus】
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
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マネーフォワード クラウド請求書Plusとは、株式会社マネーフォワードが運営しているクラウド請求書発行システムです。CRMや販売管理システムなどと連携し、受注データを取り込み、分割・合算して請求書を作成することができるため、手間のかかる手入力が不要となります。
既存システムを変えずに法令対応
マネーフォワード クラウド請求書Plusは、インボイス制度、電子帳簿保存法に対応しており、複雑な税計算や既存のCRMや販売管理システムをカスタマイズする必要はありません。マネーフォワード クラウド請求書Plusを既存システムと併用することで、法令に対応することができます。
かんたんに請求書を作成
マネーフォワード クラウド請求書Plusは、CRMや販売管理システムと自動連携することで、かんたんに請求書を作成することができます。
サブスクリプションビジネスを管理
マネーフォワード クラウド請求書Plusは、新収益認識基準に対応しているため、契約期間に応じた売上を自動按分することができます。
請求書業務を効率化【BtoBプラットフォーム請求書】
| 月額費用 | 要問い合わせ | 初期費用 | 要問い合わせ |
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BtoBプラットフォーム 請求書とは、株式会社インフォマートが運営している電子請求クラウドサービスです。請求書の発行から受取、支払い金額の通知などがオールインワンに対応でき、請求書業務を最大90%削減できるとして多くの企業から導入されています。
無理なくデジタル化ができる
BtoBプラットフォーム 請求書は、請求書の発行は郵送代行、受取はAI-OCRを利用してデータ化することで、無理なくデジタル化することができます。
豊富なシステム連携が可能
BtoBプラットフォーム 請求書は、販売管理システムや会計システムなどとの柔軟なシステム連携が可能です。受け取った請求書は、学習機能によって明細単位で部門･勘定科目を自動仕訳して取り込むことができるため、ミスの削減にもつながります。
関連制度に対応
BtoBプラットフォーム 請求書は、2023年10月から施行されているインボイス制度に対応しています。請求データを取り込むだけで、インボイスの記載要件を気にすることはなく、請求書の発行・受取が可能になります。
あらゆる請求書をオンラインで受領【Bill One請求書受領】
(4.5)
| 月額費用 | 0円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 5営業日から |
Bill One請求書受領とは、Sansan株式会社が提供している経理AXサービスで、あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができます。法改正にも対応しており、導入企業側でアップデートする手間がありません。紙やPDFなど形式が異なる請求書でもデータ化して一元管理できるため、請求書業務を効率化して、月次決算業務を加速させることが可能です。データ化の精度が非常に高く、正確なデータ化を実現します。
どのような請求書も電子化可能
Bill One請求書受領は、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill One請求書受領では、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill One請求書受領では、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です。
表に請求先一覧をまとめる
まずはエクセルの新規シートに請求先の一覧をまとめるようにしましょう。この際、項目を絞ってまとめると使いやすくなります。
取引先の会社名や所在地、部署・担当者などの情報を分けて記載しておくことでわかりやすくなり、さらに住所を郵便番号・市区町村などでわけておくと、より使いやすくなるでしょう。
基本項目をまとめたら、取引別に商品名や数量などの発注内容を区分してまとめるとわかりやすくなります。
テンプレートを作る
基本項目をまとめたら請求書のテンプレートを作成します。
取引先の多くに共通する項目や内容が記載されているテンプレートを作成しておけば、請求書の管理を効率化することができます。
テンプレートが作成できたら、請求先の一覧表をもとに必須項目を入力して請求書を作成しましょう。
フォルダに保存する
請求書を作成したら、管理するために作成したデータにファイル名を設定します。
請求関連の業務を行う人が管理しやすいように番号を設定すると管理がしやすいでしょう。
自社によってファイルの管理方法は変わるため、運用方法に合わせてファイル名は設定すると良いですが、取引先名などで設定しておくと管理が容易になります。
作成したファイルは別のファイルと一緒に保存してしまうと検索するのが大変なので分けて保存するようにしましょう。
管理をしつつ修正する
実際に請求書を作成し、保存したら運用を開始します。
請求書のデータがどのような状態にあるのか、エクセルを見るだけでわかるようにステータス設定しておくと便利です。
管理する情報が多く、煩雑化しそうな場合はエクセル関数を用いることでスッキリとわかりやすくなります。
エクセルで請求書を管理する際の課題
前述した通り、エクセルでも請求書データを管理することは可能です。
しかし、エクセルでの請求書管理には課題があります。
取引先が増えて扱う請求書が増えるほどに入力作業も増え、管理も複雑になっていくことが課題として挙げられています。
取引先情報を一覧表に追加してテンプレートを元に請求書を作成、データとしてファイル名を設定して保存という業務が取引先の増加に比例して増えていくため担当者にかかる負担は甚大です。
さらに、作成したファイルが増えるごとに検索が難しくなる恐れもあります。
また、請求書データは基本的に手入力する項目が多く、作業が多くなるほどに入力ミスや二重請求といったトラブルにつながるため、ミスを防止するために管理フローが複雑になってしまうという課題がエクセル管理にはつきがちなのです。
