エクセルで請求書を管理する方法とは?
請求書を効率的に管理できるSaaSツールなどが多く登場していますが、コスト面などで折り合いがつかず導入が難しいという方も少なくはないでしょう。
そのような場合、オフィスツールのエクセルを活用した請求書管理がおすすめです。
エクセルで請求書を管理する場合は主に以下の点に気をつけましょう。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス: 「楽楽明細」
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月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
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初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 8,000社超 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
「楽楽明細」では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス: Bill One
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月額料金 | 0円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
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初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 1営業日から |
Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス: SmartDeal
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月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
表に請求先一覧をまとめる
まずはエクセルの新規シートに請求先の一覧をまとめるようにしましょう。この際、項目を絞ってまとめると使いやすくなります。
取引先の会社名や所在地、部署・担当者などの情報を分けて記載しておくことでわかりやすくなり、さらに住所を郵便番号・市区町村などでわけておくと、より使いやすくなるでしょう。
基本項目をまとめたら、取引別に商品名や数量などの発注内容を区分してまとめるとわかりやすくなります。
テンプレートを作る
基本項目をまとめたら請求書のテンプレートを作成します。
取引先の多くに共通する項目や内容が記載されているテンプレートを作成しておけば、請求書の管理を効率化することができます。
テンプレートが作成できたら、請求先の一覧表をもとに必須項目を入力して請求書を作成しましょう。
フォルダに保存する
請求書を作成したら、管理するために作成したデータにファイル名を設定します。
請求関連の業務を行う人が管理しやすいように番号を設定すると管理がしやすいでしょう。
自社によってファイルの管理方法は変わるため、運用方法に合わせてファイル名は設定すると良いですが、取引先名などで設定しておくと管理が容易になります。
作成したファイルは別のファイルと一緒に保存してしまうと検索するのが大変なので分けて保存するようにしましょう。
管理をしつつ修正する
実際に請求書を作成し、保存したら運用を開始します。
請求書のデータがどのような状態にあるのか、エクセルを見るだけでわかるようにステータス設定しておくと便利です。
管理する情報が多く、煩雑化しそうな場合はエクセル関数を用いることでスッキリとわかりやすくなります。
エクセルで請求書を管理する際の課題
前述した通り、エクセルでも請求書データを管理することは可能です。
しかし、エクセルでの請求書管理には課題があります。
取引先が増えて扱う請求書が増えるほどに入力作業も増え、管理も複雑になっていくことが課題として挙げられています。
取引先情報を一覧表に追加してテンプレートを元に請求書を作成、データとしてファイル名を設定して保存という業務が取引先の増加に比例して増えていくため担当者にかかる負担は甚大です。
さらに、作成したファイルが増えるごとに検索が難しくなる恐れもあります。
また、請求書データは基本的に手入力する項目が多く、作業が多くなるほどに入力ミスや二重請求といったトラブルにつながるため、ミスを防止するために管理フローが複雑になってしまうという課題がエクセル管理にはつきがちなのです。