請求書の作成や送付業務は企業が成長するごとに業務負荷が大きくなるため、業務効率化を実現するクラウド(Web)請求書システムを導入する企業が増えています。
しかし、クラウド(Web)請求書システムとはどんなシステムなのか、何がどんなことができるのかいまいちわからないという方も多いのではないでしょうか。
本記事ではクラウド(Web)請求書システムの概要や導入メリット、おすすめのサービスなどを紹介しますので参考にしてください。
クラウド(Web)請求書システムとは?
クラウド(Web)請求書システムとは、Web上で請求書を作成し、取引先へ送信、受領することが可能なシステムです。
また、請求書だけでなく見積書や納品書、領収書など様々な帳票の発行や送付が可能なシステムも登場しています。
これまで請求書をExcelなどの表計算ソフトで作成して印刷、手作業で封入していていたという場合は、取引先が増えるほどに作業に時間と手間がかかっていましたが、クラウド(Web)請求書システムを導入することで、これらの業務の効率化が実現できます。
おすすめの類似請求管理システム
類似サービス： 「楽楽明細」
(4.5)
| 月額費用 | 要問合わせ | 無料お試し | トライアル環境あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問合わせ | 導入会社 | 8,000社超 |
請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
契約継続率99%を実現するサポート体制
「楽楽明細」では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。
類似サービス： Bill One
(4.5)
| 月額料金 | 0円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 | 最短導入期間 | 1営業日から |
Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス： SmartDeal
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
発注・申込もWebで完結
発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
クラウド(Web)請求書システムのメリット
請求書の作成が効率化される
クラウド(Web)請求書システムは、請求書のフォーマットが多様に用意されているので手軽に整えられた請求書を作成することができます。
請求書の作成を自動化できる機能の中には取引先や品目をマスタとして登録しておくことで、次回以降の入力を自動化してくれるものや、毎月の請求額が変わらない場合であれば設定しておいた日付に自動的に請求書を発行・送付することができるというものもあります。
発送業務にかかっていた手間を効率化
請求書の取り扱いが増えるほどに発送にかかる手間も大きなものとなります。
請求書の作成から封入作業、確認作業も含めると一人で対応するのは厳しいため、複数人の時間を拘束することとなってしまいます。
クラウド(Web)請求書システムには郵送代行が可能なサービスも多く、1通あたり150円程度で発送作業をアウトソーシングすることが可能です。
もちろん費用がかかりますが、何より人件費の削減や発送ミスの削減につながる点は大きなメリットと言えるでしょう。
さらに、請求書の作成から送付までがシステム上で完結するサービスもあります。
ミスの防止が可能に
人の手で請求書を作成していると、請求漏れや誤請求といったミスが発生する可能性があります。万が一このようなミスが発生すると企業として信頼喪失にもつながりかねません。
クラウド(Web)請求書システムであればシステムの管理画面から取引先の宛先データを管理・更新して宛名間違いを事前に防止することができ、発送代行を依頼すれば作業の自動化、誤送付が減ります。
定型的な請求書作成業務が発生するようであれば、請求書を自動発行して請求漏れを防止します。
テレワークを取り入れやすくなる
クラウド(Web)請求書システムはクラウド環境で利用できるため、インターネットに接続できる環境があれば利用場所を制限することがありません。
経理部門などは出社する必要がある業務が多いため、テレワークを推進したくてもなかなか実現できないというケースも少なくはありませんでしたが、クラウド(Web)請求書システムであれば企業のテレワーク促進を支援することができます。
オフィス外で請求書の再発行が必要となった場合でも、クラウド(Web)請求書システムから簡単に再発行ができ、郵送代行やメールで請求書を送付することでオフィスに出社することなく作業を完結することが可能です。
クラウド(Web)請求書システムを選ぶ際のポイント
利用する業務範囲を決める
クラウド(Web)請求書システムは請求書の作成や送付以外にどんな業務を効率化するかで選ぶシステムが変わります。
例えば、請求書の作成を自動化したいだけでなく、発送に関する業務も完全に効率化したいのであれば発送業務を代行してくれるサービスを導入すると良いでしょう。
データ連携の方法
例えば、手入力で明細を入力する場合であれば別ですが、別データから取り込むのであればクラウド(Web)請求書システムとどのように連携できるかが重要です。
他システムからエクスポートしたCSVファイルをクラウド(Web)請求書システムにインポートするか、販売管理システムなどとAPIによる直接連携する方法が主なものとなります。
定期的に請求書を発行するのであればAPIによる連携ができた方が利便性は高く、月に数回程度しか発行業務が発生しないようであればCSVファイルでの連携で十分です。
業務フローに組み込めるか
請求書は関係部署や決裁者からの承認が必要なケースといった業務フローが企業ごとに定まっている場合があります。
そのような場合、クラウド(Web)請求書システムをフローの中でどのように組み込むか検討しなくてはいけません。
クラウド(Web)請求書システムの中には請求書の作成者が請求書や見積書を作成した後に承認者の承認が得られた場合に発行できるようにワークフローを設計できるものもあるため、ワークフローを柔軟に組み立てることができる機能を搭載しているかは確認んしておくと良いでしょう。
おすすめのクラウド(Web)請求書システム
「楽楽明細」
特徴
「楽楽明細」とは、株式会社ラクスが運営している電子請求書発行サービスです。
初めて利用する方でもスムーズに操作できる操作性に優れたシステムで、請求書管理の効率化を実現します。
納品書や支払い明細、領収書など幅広い帳票の電子化に対応、自動発行が可能です。
帳票データを「楽楽明細」へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXといった方法から取引先に応じて自動で割り振り発行してくれる利便性の高さが魅力的で、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：25,000円〜
- 無料トライアル：あり
※価格情報は2022年9月時点のもの
奉行Edge 請求管理電子化クラウド
特徴
奉行Edge 請求管理電子化クラウドは、株式会社オービックビジネスコンサルタントが運営しているクラウド請求書電子化システムです。
複雑な設定などは必要なく、すぐに利用を開始することが可能で、自社独自のフォームを使用している場合でも電子化することができます。
デジタルインボイス制度、改正電子帳簿保存法にも対応しています。
PDFやCSVなど、様々な方法で請求書データを自動連携できるため、請求関連業務のDX推進におすすめのサービスです。
料金
- 月額料金：7,000円〜
- スペック契約発行数（年間）：600
- ライセンス構成：管理者1ライセンス
※価格情報は2023年4月時点のもの
freee会計
特徴
freee会計とは、会計や労務など幅広い業務の効率化サービスを提供しているfreeeシリーズの会計ソフトです。
請求書発行と会計ソフトを担っているため、複数のツールを導入する手間がかかりません。
請求書発行機能が搭載されており、テンプレートが用意されているためデザインの整った帳票の作成が可能です。
スマホアプリも提供されているため、外出先からでも請求書の作成ができます。
個人事業主から中小、大企業と幅広い規模に対応しています。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：1,980円〜
- 無料トライアル：30日間無料
※価格情報は2022年9月時点のもの
マネーフォワードクラウド請求書
特徴
マネーフォワードクラウド請求書とは、株式会社マネーフォワードが運営しているクラウド型の帳票作成サービスです。
マネーフォワードの電子ストレージサービスと連携することで、請求書を電子データとして保存してペーパーレス化を実現します。
クラウドで提供されているサービスであるため、インターネットに接続できる環境があれば場所を選ばず利用でき、WindowsとMacに対応しているためOSに縛られることなくテレワークを進めることができます。
また、郵送代行オプションも用意されており、システム上の郵送ボタンをクリックするだけで印刷から封入、送付作業を代行してもらうことができるため、経理部門の人材不足に悩む方にもおすすめです。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：2,980円〜(年額プラン)/3,980円〜(月額プラン)
- 無料トライアル：1ヶ月無料
※価格情報は2022年9月時点のもの
バクラク請求書
特徴
バクラク請求書とは、株式会社LayerXが運営しているクラウド請求書受領ソフトです。
AI搭載型のOCRにより、請求書をすぐにデータ化することができ、効率的な請求業務を実現したい企業におすすめのサービスです。
紙の帳簿の電子化を図りたい企業に最適なツールと言えるでしょう。
企業によっては、業務時間を1/50に削減できたり、月間40時間かかっていた業務を4時間に短縮できたりなど、確かな導入効果が報告されています。
料金
- 初期費用：0円
- 月額料金：20,000円〜
- 無料トライアル：OCR機能を無料トライアル可能
※価格情報は2022年12月時点のもの
bizform online
特徴
bizform onlineとは、キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供するクラウド(Web)請求書発行ツールです。
利用社数は50,000社を超え、高い実績と人気を誇ります。
クラウドにより、いつでも請求書を送信・受信できることはもちろん、電子帳簿保存法にもしっかりと対応しており、また、利用中のシステムと連携し、請求書のフォーマットを変更することなく導入できるのも特徴の一つです。
導入してから利用までをスピーディーに行いたい方におすすめです。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
- 無料トライアル：要問い合わせ
※価格情報は2022年12月時点のもの
Zoho Books
特徴
Zoho Booksは、ゾーホージャパン株式会社が提供している請求書管理サービスです。
売掛金管理・買掛金管理・在庫管理・プロジェクト工数管理・取引先の連絡管理など、各カテゴリ別のレポート作成などあらゆる機能を便利に使用することが可能です。
他のシステムと柔軟に連携できる上に、スマートフォンのアプリを利用できるのも嬉しいポイントと言えるでしょう。
一つのソフトであらゆる業務を一括で管理できるようになるため、複雑な工程を省き、業務をシンプル化したい際におすすめです。
料金
- 初期費用：0円〜
- 月額料金：0円〜
- 無料トライアル：あり
※価格情報は2022年12月時点のもの
Tradeshift(トレードシフト)
特徴
Tradeshiftは、トレードシフトジャパン株式会社が提供しており、見積もり・発注・請求などをすべてオンラインによって、スムーズに取引できるようになります。
請求書の発行は2分程度で行え、簡単かつ直観的に扱うことができ、モバイル環境でも問題なく使える利便性の高さが魅力的です。
また既存システムと連携ができるため、導入に際してのスムーズさも特徴と言えるでしょう。
すでに世界190カ国・150万社が利用している実績が人気の高さを物語っています。
料金
- 初期費用：要問合せ
- 月額料金：要問合せ
- 無料トライアル：要問合せ
※価格情報は2022年12月時点のもの
まとめ
クラウド(Web)請求書システムについて、概要や導入するメリット、おすすめのサービスなどについて解説しました。
クラウド(Web)請求書システムを導入することで、請求書の発行業務が大幅に効率化され、手間もコストも削減されます。
小規模から利用でき、クラウドで提供されているためテレワークにも適しているため、請求書の関連業務に課題を感じている方であれば導入を検討してみると良いでしょう。
