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経理担当者にとって、請求書の発行や発送、帳票管理などの請求業務は手間と時間がかかるものでした。
多くの業務がIT化によって効率化を実現できるようになった現代においては、請求管理についても例外ではありません。
本記事では請求管理の意味やおすすめ請求管理システム、請求管理システムを導入するメリットなどについて解説しますので参考にしてください。
おすすめ！請求管理システム5社比較
請求管理とは
- 請求管理システムとは、企業の金銭的取引の一連の流れや債権管理を効率化させるツール
- 請求管理方法は「締め請求」「都度請求」の2種類がある
- 請求管理システムを利用することで、本来人の手で行っていた請求書の発行や送付をシステムで補完でき、ミスがなくなる
- 請求管理システムには「クラウドタイプ」と「オンプレミスタイプ」の2タイプがあるため、自社にあったシステムを選ぼう
- 郵便代行サービスを展開する請求管理システムもある
請求管理とは、取引の一連の流れ、債権を管理することをいいます。
いつ、どんな取引先と取引を行ったのかを正確に把握して、請求書の発行、請求書の送付、代金の回収を行うまでが一連の流れになりますが、この請求管理が正常に行われていないとスムーズな代金回収ができないため非常に重要な業務と言えるでしょう。
しかし、取引先が増えるたびに経理担当者が行う請求管理の負担も大きくなるため、時間も作業量も膨大になる傾向があります。
手間が増えたからといって、請求管理を怠ると請求漏れなどが発生してしまいキャッシュフローが適正な状態にならないため、請求管理の適正化は重視すべきでしょう。
請求方法について
請求書の請求方法については2種類あり、それぞれ解説します。
締め請求
締め請求は、取引先との間で予め設定した締め日にそれまで取引した分の代金を一括で請求書を発行する請求方法になります。
多くの場合は、締め日として20日や月末が指定されることが多く、一括で発行される請求書も一ヶ月分のケースが多いです。
継続的に取引を行う場合は、この締め請求が用いられるケースが多く、相手先との信頼関係が大きく影響するといえます。
請求書の形式としては以下が必要となるでしょう。
- 日付
- 請求ナンバー
- 取引内容
- 請求金額
- 各取引の明細
- 期間内の取引合計金額
- 未入金の繰越金(あれば)
- 支払い期日
- 振込先口座情報
- 振り込み手数料の負担先
都度請求
都度請求とは、取引が発生したタイミングで代金を取引先に請求する請求方法を指します。
まだ信頼関係の薄い新規の取引先や継続的な取引にまで発展しないであろう取引において使用されることが多く、売り上げ伝票ごとに請求書の発行が可能です。
請求書の形式としては以下の内容を記載します。
- 日付
- 請求ナンバー
- 取引の内容
- 請求金額
請求管理システムとは
請求管理システムとは、従来人の手によって行っていた請求書の発行や送付などの請求業務を効率化するためのシステムを指します。
どんなに優秀な社員でも、大量の請求書の作成や封入作業、送付業務などをアナログに行なっていればミスが発生することもあるでしょう。
そこで、請求管理システムを導入することで、データの取り込みによる請求書の電子化、メール送信による送付時間の短縮、コスト削減などを実現し、業務効率化やヒューマンエラーの削減につなげることができるのです。
また、新型コロナナウイルス対策を契機に、テレワークのような在宅·リモート環境での業務を取り入れる企業が増えてきましたが、請求管理システムを利用すれば物理的な書類が必要なくなり、データで請求書の発行から送付までが可能となるため、わざわざ請求書関連の業務を行うために出社する機会も減ることとなります。
どんな請求管理システムでも導入すれば必ず業務効率化につながるというわけではないので、後述する導入の注意点を参考に自社にマッチしたシステムを選ぶ必要があります。
おすすめ請求管理システム11選
楽楽明細
特徴
楽楽明細はクラウド帳票発行サービスとして売上No.1シェア(※)を獲得している電子請求書発行サービスです。
2,000社以上での導入実績があり、とにかく簡単でシンプルに使うことができる操作性が魅力的なため初めて請求管理システムを導入するという企業にもおすすめです。
また、サポート体制が充実しており、その懇切丁寧なサポートは契約継続率99%という実績を達成しています。
※デロイト トーマツ ミック経済研究所「2020年10月号 クラウド帳票発行サービスの市場の実態と展望」より
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:要問い合わせ
- 無料トライアル:あり
※2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:楽楽明細公式サイト
INVOICE POST(インボイスポスト)
特徴
インボイスポストは、株式会社BEARTAILが運営している請求書の代行受領·データ化サービスです。
ポストシリーズ合計で660社以上で導入されている実績があり、請求書のデータ化、一元管理が可能になります。
請求書の受け取りから保管までをペーパーレスで実現できるため、コストカットにつながるだけでなく、請求書関連業務の担当者の業務負担軽減にもつながります。
料金
- 初期費用:300,000円
- 月額料金:50,000円〜
- 無料トライアル:要問い合わせ
※2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:インボイスポスト公式サイト
BtoBプラットフォーム請求書
特徴
BtoBプラットフォーム請求書は請求書の発行から受け取りまでをデータ化することで業務効率化につなげることができます。
従来の郵送での発行と比べ、送付先受け取り状況や開封状況がシステム上で確認できるため管理体制の効率化が可能です。
請求書のペーパーレス化によるコストカットも実現できます。
料金
- 初期費用:100,000円〜
- 月額料金:5,000円〜
- 無料トライアル:あり
※2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:BtoBプラットフォーム請求書公式サイト
請求管理ロボ
特徴
請求管理ロボはクラウドで利用できる請求管理システムです。
場所を問わず利用することができるため、テレワークなどの在宅勤務での活用も可能で、取引先ごとに専用の請求書を作成することもできます。
郵送代行サービスも行なっているため、柔軟な運用が可能です。
料金
- 初期費用:300,000円〜
- 月額料金:50,000円〜
- 無料トライアル:要問い合わせ
※2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:請求管理ロボ公式サイト
MakeLeaps(メイクリープス)
特徴
MakeLeapsはクラウド型の請求管理システムとして請求書の発行から送付、入金業務までが一元管理できます。
直感的操作で利用できるインターフェースのため、PC操作が苦手という方でも簡単に利用することができ、引き継ぎを受けた担当者の方もすぐに使いこなすことが可能です。
ワンクリックで請求書の印刷から投函までを代行してもらえるため、業務効率化にもつながります。
機能を制限した無料プランも提供されているため、コストを抑えた運用が可能です。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:500円/ユーザー
- 無料トライアル:30日間無料
※2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:MakeLeaps公式サイト
Misoca(ミソカ)
特徴
Misocaは帳票関連の業務を一元管理することができる請求管理システムです。
データの取り込みによって請求書の作成や発行を大幅に短縮することができ、合算請求書の作成や自動作成予約もできるため利便性に優れたサービスといえます。
郵送サービスも行なっており、紙でのやりとりが必要な帳票にも柔軟に対応することができます。
期間の制限なく無料で利用できるプランも提供しています。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:800円〜
- 無料トライアル:要問い合わせ
※2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Misoca公式サイト
ソアスク
特徴
ソアスクはクラウド型のサブスクリプションビジネス専門の販売管理サービスです。
価格管理、見積管理、契約管理など利便性の高い機能が豊富に搭載されています。
取引先別単価、数量別単価、契約別単価などさまざまな価格管理に対応しており、見積管理機能も搭載しているので効率的な管理を実現します。
料金
- 初期費用:100,000円〜
- 月額料金:75,000円〜
- 無料トライアル:あり
※2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:ソアスク公式サイト
SVF Cloud
特徴
SVF Cloudは、クラウド型の帳簿サービスで、これまでに26,000社以上で導入されています。
専用のデザイナー機能を使うことで簡単な操作だけで帳票のレイアウトを作成することができるため、プログラミングの専門的な知識がない方でも帳票作成を効率化することが可能となります。
また、Excelライクなデザイナーもあるため、普段からExcelで帳票を管理していたという方にもおすすめです。
料金
- 初期費用:200,000円
- 月額料金:30,000円〜
- 無料トライアル:要問い合わせ
※2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:SVF Cloud公式サイト
クラウド会計ソフト freee(フリー)請求書
特徴
クラウド会計ソフトとして有名なfreeeには請求書の管理機能も搭載されています。
テンプレートが用意されているため、初めて請求管理システムを利用する方でも簡単に請求書の作成ができ、複数の請求書を一元管理することも可能です。
作成した請求書の情報をもとに帳簿付けが自動化されるため経理担当者の業務負荷が大きく軽減されます。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:1,980円〜
- 無料トライアル:30日間無料
※2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:クラウド会計ソフトfreee公式サイト
マネーフォワードクラウド請求書
特徴
マネーフォワードクラウド請求書は、クラウド帳票作成サービスで、請求書の作成や発送、管理に関わる業務を大きく効率化することができます。
クラウド型のサービスであるため、インターネット環境が整っていればテレワークなどの在宅勤務でも請求管理が可能になります。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:2,980円〜
- 無料トライアル:1ヶ月無料
※2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:マネーフォワードクラウド請求書公式サイト
SpreadOffice(スプレッドオフィス)
特徴
SpreadOfficeは3,100社以上で導入されている請求管理システムです。
帳票テンプレートが豊富に用意されており、オンラインマニュアルもあるため操作方法がわからない場合でもユーザー自ら使い方を学ぶことができます。
作成した帳票はExcel形式やPDF形式で出力することが可能です。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:980円〜
- 無料トライアル:あり
※2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:SpreadOffice公式サイト
請求管理システムの種類
クラウドタイプ
クラウドタイプの請求管理システムは、サービス会社のサーバー、保守環境を利用して導入することが可能です。
自社で専用の運用サーバーを導入したりメンテナンスを行う必要がないため、比較的安価に導入することができます。また、インターネット上でサービスが利用できるため、複数台からのアクセスにも対応しています。
デメリットとしては、業務上の機密データを他社サーバーに預けることとなるため、サイバー攻撃による情報流出などの危険性が伴うこととなります。
導入に際してはセキュリティ体制の確認が重要と言えるでしょう。
オンプレミスタイプ
オンプレミスタイプはクラウドタイプと違い、自社で運用サーバーなどのハードウェアを用意する必要があります。
オンプレミスタイプの中でもパッケージタイプと独自システムタイプがあり、カスタマイズの柔軟さでは独自システムタイプの方が優れています。
クラウドタイプは月額、年額などのサブスクリプションタイプの支払い方法が一般的ですがオンプレミスタイプの多くは買い切りか年単位でのライセンス購入が主となります。
自社のシステムに合わせた柔軟なシステム開発ができる一方で、自社でサーバーの保守を行わなければいけないため、管理の手間がかかることと、初期費用が高額になるケースが多いことがネックとなります。
請求管理システムの導入メリット
業務効率化の実現
請求管理システムを導入する一番のメリットは業務効率化でしょう。
請求書データを取り込むだけで請求書の自動作成が可能で、出来上がったデータをメールに添付して送るだけで請求書の送付が完了するため、封入作業や郵送作業の手間が効率化されます。
エクセルで請求管理をしていたという場合も、エクセルデータを取り込むだけで請求管理システム上で請求書の作成から送付までを可能にするシステムがあるため効率化することが可能です。
請求業務における工数を削減できるというメリット以外にも、金額や住所の入力ミスや封入作業でのミスを削減できるというメリットも生まれます。
より正確な請求管理ができるようになれば、キャッシュフローが滞ることもないため、安定した経営が実現できるでしょう。
コスト削減が可能に
請求管理システムを導入すれば、今まで紙で発行していた請求書がデータで完結するため、ペーパーレス化によるコストカットを実現することができます。
どうしても紙の請求書で取引を行う必要がある場合は、サービスに含まれている郵送代行オプションを利用することで人件費のカットにもつながります。
大量の請求書を印刷するための紙代、インク代などの備品購入ペースも抑えることができることからコストカットでのメリットは大きいと言えるでしょう。
請求管理システム導入の注意点
操作性を確認する
請求管理システムは導入することで必ず業務効率化につながるというわけではありません。
特に、機能が豊富なシステムほど操作性を確認するべきでしょう。業務効率化につながる便利な機能が豊富に搭載されていても、それを扱う担当者が使いこなせないのでは意味がありません。
多くの請求管理システムでは、1週間〜1ヶ月程度の無料トライアルを提供しているためシステムを利用する担当者が使いやすいシステムかをしっかりと見極めることが重要です。特に、複数人で運用する場合はシステムを利用する全員が使いやすいと判断できるシステムを選ぶようにしましょう。
セキュリティ面の確認
請求管理システムの中でも特にクラウド型のシステムを利用する際はセキュリティ対策の内容に注意しましょう。
クラウド型の場合、サービス提供会社のサーバーを利用するため、自社の情報を他社に預けることとなります。
当然ながらサイバー攻撃による情報流出の危険性がありますし自社社員による内部からの情報漏洩についても注意が必要です。
データセンターの確認や、システム管理者による利用権限の柔軟な設定が可能かをしっかりと確認しておくようにしましょう。
郵送代行サービスが利用できるか
請求書が電子化できても、取引先の中には紙の請求書でやりとりがしたいという企業もいるでしょう。
また、請求書の種類によってはデータでの取引が行えないものもあります。
そういった際に、サービス内容の1つに郵送代行サービスが提供されているものであれば、人員をかけずに請求書の封入作業から郵送業務までを代行して効率化することができるため事前に確認しておくことが重要です。
代行費用もサービスによって異なるため、この部分でのコスト比較もしておくとよいでしょう。
請求管理の効率化にはシステムの導入がおすすめ
請求書の発行や送付に関する作業に時間がかかっている、ミスが多いといった課題がある場合は請求管理システムの導入で解決できる可能性が高いです。
どんなシステムが自社にあっているのかは、トライアルを利用したり、本記事内の導入における注意点などを参考にしてください。