電子帳簿保存法の改正について
2022年1月の電子帳簿保存法の改正によって請求書をデータで保存するための要件が変更となりました。(2年間の猶予あり)
改正内容としては以下の4点が挙げられます。
- 税務署長の事前承認制度の廃止
- スキャナでの読み取りに関する自署が不要に
- スキャナ読み取り後のタイムスタンプ付与期間が最長2ヶ月以内に変更
- タイムスタンプが発行者か受領者どちらか一方だけ必要に
タイムスタンプは電子化した帳票の内容が改善されていないことを担保するために必要となるものです。
タイムスタンプの付与には専用のシステムを導入する必要がありましたが、改正電子帳簿保存法に対応しているWeb請求書システムであれば内容を改ざんする余地がないと推定され、タイムスタンプを付与することなく電子化した帳票を保管することができます。
ただ、導入するサービスによって改正電子帳簿保存法にどの程度対応しているのかが異なるため、導入時にはしっかりと比較した上で改正電子帳簿保存法に対応した要件で電子保存ができるサービスを選ぶようにしましょう。
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類似サービス： 「楽楽明細」
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請求書処理の完全ペーパーレス化を実現する請求書の代行受領・データ化サービス。紙・メール・PDF等形式を問わず、取引先から届くすべての請求書を一律で代行受領してくれます。
あらゆる帳票発行の自動化が可能
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払い明細、領収書といったあらゆる帳票の電子化、自動発行が可能です。 帳票データを楽楽明細へ取り込むだけでWebか郵送、メール添付、FAXのいずれかの方法の中から、顧客に応じて自動で割り振り発行してくれるため、書類発行における印刷や封入作業などの手間が大きく効率化されます。
とにかく簡単&シンプル
新しいシステムを導入すると、操作を覚えるために学習期間が必要となることがネックですが、「楽楽明細」は初めてシステムを利用する方でも直感的に理解できる操作性のため、実際に操作しながら覚えることができます。 請求書発行業務に特化した機能が搭載されており、余計な機能がないため、「機能が多すぎて使いこなせない」という課題は発生しません。
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類似サービス： Bill One
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Bill Oneとは、Sansan株式会社が提供している請求書管理システムです。 あらゆる請求書をオンラインで受け取ることができ、法改正にも対応。自社で業務フローを変更する手間がかかりません。 拠点や部門ごとにバラバラの形式で届いていた請求書をデータ化して、経理部門を含めた会社全体の請求書業務を効率化、月次決算業務を加速させます。
どのような請求書も電子化可能
Bill Oneは、紙の請求書もPDF形式の請求書もオンラインで受け取ることができるため、請求書の発行元に負担をかけずにオンライン上で受領することが可能です。 請求書を発行する企業は、Bill Oneスキャンセンターへの郵送、専用アドレスへのメール添付、PDF形式でのアップロード、いずれかの方法で送るだけで請求書を電子化することができます。
業務フローを変えずに法改正に対応
電子帳簿保存法やインボイス制度によって、企業は要件に対応した形式での請求書保管を求められています。 Bill Oneでは、適格請求書の発行や登録番号の照合といった機能で、法改正によって求められる要件などに都度対応。導入企業側で業務フローを変更する必要がありません。
外部サービスとの連携でさらに効率化
Bill Oneでは、会計ソフトウエアをはじめとした様々なサービスとの連携によって、請求書に関連する業務をさらに効率化することができます。連携可能なサービスは、今後さらに拡大する予定です
類似サービス： SmartDeal
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SmartDealとは、株式会社テクノデジタルが運営している受注プロセスの高速化を実現するクラウドサービスです。 「決裁者の外出やテレワークによる承認の遅れ」、「書類管理の煩雑化」、「発注・申込作業の遅れ」といった課題を解消し、営業プロセスを短縮することができます。
見積り管理を効率化
SmartDealには、見積りページの作成や編集が可能な機能が搭載されています。 見積りページを作成することで、クライアントが全ての見積り情報・見積書を手軽に確認できるようになります。
書類内容の確認が容易に
SmartDealを導入することで、URLから簡単に書類内容の確認ができるようになります。PC、スマートフォンから確認ができるため、出先やテレワークでの書類チェックのスピードが向上します。 書類内容の修正時にURLを変更する必要がないため、ファイル管理における煩雑化も起きません。
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発注や申込がオンラインで完結できるようになるため、営業プロセスの短縮を実現します。 発注側の顧客がSmartDealを利用する上で、ユーザー登録は必要ないため、無駄な作業も発生しません。
Web請求書システムの選び方
Web請求書システムは製品によって機能やサポート体制に違いがあるためしっかりとした比較検討が重要です。サービス選定の際んポイントを以下にまとめました。
必要な機能をまとめておく
Web請求書システムは請求書の作成や送付を効率化できるだけでなく、製品によっては入金消込や管理をより効率化する機能が搭載されているものもあります。
しかし、多機能になるほどコストも高くなる傾向にあるため自社の課題を事前に明確にした上で課題解決のためにはどんな機能が必要なのかを検討し、シンプルに利用できるシステムを選ぶようにしましょう。
例えば、請求書の発行に上司からの承認が必要となる社内ルールの場合は、申請から承認までが可能なワークフロー機能を搭載しているシステムを選ぶと業務効率化につながります。
郵送代行ができるかを確認
取引先の中には電子化に抵抗のある企業や特殊な請求書を取り扱っているため紙の請求書でしか対応ができないという場合もあります。
そういった場合に郵送代行が可能なサービスを選んでおくと非常に便利です。
郵送代行とは、請求書の印刷から封入、発送までをベンダー側が代行してくれるサービスで、自社で行っていた請求関連業務の多くを代行してもらえるため紙での請求書の取引に対応しながらも業務効率化が実現できます。
料金も1通100円程度から利用できるサービスが多いので、郵送代行オプションがあるかは事前に確認しておくようにしましょう。
