業務効率化を図る上で、グループウェアを導入する企業も増えていますが、今回はグループウェア導入時のメリット・デメリットをご紹介します。
グループウェアのメリットは？
グループウェアには、業務効率化を実現し企業価値を向上させることがメリットです。
グループウェアのメリットは主に以下が挙げられます。
情報やナレッジをスムーズに共有できる
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に広報事項の送信や、業務資料を簡単に共有することができます。
チームや部署ごとへの送信対象も一括で選択でき、宛先を一人ずつ選択するような手間もかからなくなります。タイムライン機能を使えばコミュニケーションも取りやすいことでしょう。
ペーパレス化で業務連絡が容易に
ファイル共有機能を利用すれば、メンバーへ確実かつスピーディーに共有ができ、資料を紙で配布していた際の煩雑さが解消されます。
マルチデバイス対応でどこからでもアクセスできる
現在では、多くの製品がマルチデバイスに対応しています。
外出先でも必要な情報を閲覧できるサービスは、在宅勤務の際にも最適です。
web会議機能で業務効率化
web会議機能を使えば、離れた場所にいる社員をweb上で集められるので、移動の手間や経費の削減に繋がります。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
グループウェアのデメリットは？
部門や役職を越えたコミュニケーションが困難
導入に費用がかかる
無料のツールを利用するという手段もありますが、多くの機能を使いたい場合、グループウェアの導入に費用がかかります。
自社に合う製品がないことも考えられる
グループウェアには多くの機能が搭載されているため、選定しにくいケースもあることでしょう。
機能を持て余してしまう可能性もありますし、使い勝手が悪いと、従業員がツール離れしてしまう恐れも考えられなくありません。
まとめ
グループウェアのメリットはもちろんですが、デメリットも理解したうえで導入を検討するべきです。
導入に際して失敗しないためにも、企業規模に合った提供形態の選択や、必要な機能は何かなどの把握、いわゆる事前準備を十分に行いましょう。
是非今回の記事を参考に、自社に最適なシステムを導入してください。
