近年、企業内での情報共有の効率化や社内コミュニケーションの活性化を目的としてグループウェアを導入する企業が増えてきました。
グループウェアを導入することで、単純な情報共有だけでなくワークフローやファイル共有、勤怠管理、名刺管理など様々な機能を利用することができます。
豊富な機能を有しているいるが故に、どんなグループウェアが自社にマッチしているかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事ではおすすめのグループウェアの紹介や比較、導入の際に注意すべき点などを解説しますので、サービス選定の参考にしてください。
グループウェアとは
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グループウェアとは、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化を実現することができるITツールです。
グループウェアは通常のメールでのやりとりと違い、個から複数人に対してのメッセージ発信を容易にし、掲示板機能や画像·動画の共有、スケジュール管理機能などが搭載されているグループウェアもあるので情報共有以外にも様々な業務を効率化することができます。
主な機能
グループウェアの主な機能としては、コミュニケーションの効率化に属されるものと、情報共有の効率化に属されるもの、業務効率化に属されるものがあります。
コミュニケーション機能
- メール機能
- チャット機能
- 社内SNS機能
- グループトーク作成機能
- コメント機能
- メモ機能
- 掲示板機能
- ビデオ通話機能
- 音声通話機能
情報共有機能
- ファイル共有機能
- レポート作成機能
- 議事録作成機能
- アドレス帳機能
- プロジェクト管理機能
- アンケート機能
業務効率化機能
- ワークフロー機能
- 名刺管理機能
- タイムカード機能
- 空室予約機能
- 日報作成機能
- スケジュール管理機能
- ToDo機能
グループウェアはコミュニケーションに関する機能だけでなく、業務効率化に繋がる機能を多数有しているので、従業員数1,000人以上のような大企業でもその効果を実感することができます。
おすすめグループウェア◯選
Garoon(ガルーン)
特徴
Garoonは中堅企業〜大企業をターゲットに設計されたグループウェアです。
大人数で使うために必要な管理機能に優れていて、ユーザーの追加や編集が容易にできます。ユーザー単位でのアクセス権限の付与はもちろん、作成したグループや組織ごとに権限を設定することもできます。
クラウド版とパッケージ版で提供されているので、自社の環境に合わせて導入することが可能です。
主な機能
- スケジュール機能
- ファイル共有機能
- ToDo機能
- ワークフロー機能
- メッセージ機能
| 月額料金 | 845円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 10ユーザーから |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Garoon公式サイト
desknet’s NEO(デスクネッツネオ)
特徴
desknet’s NEOは操作性に優れ、社内業務の効率化に役立つ機能を豊富に搭載しているグループウェアです。
基本アプリケーションの数は27と非常に豊富で、クラウド版とパッケージ版があるので自社環境に合わせた運用が可能です。20年以上の運用経験からユーザーの声を反映させた操作性が高い顧客満足度を実現しています。
主な機能
- スケジュール管理機能
- ワークフロー機能
- メール機能
- 設備予約機能
- 安否確認機能
- 文書管理機能
| 月額料金 | 400円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
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画像·データ出典:desknet’s NEO公式サイト
kintone(キントーン)
特徴
kintoneはグループウェアとしてはもちろん、CRMや受発注管理システムなど幅広い運用が可能なことで非常に多くの企業から導入されているサービスです。
kintoneを導入することで、自社で効率化したい業務に合わせたアプリをkintone内に追加することができるので、それまで様々な媒体によって散在していた情報を一元管理できるようになります。SNSのような気軽なコミュニケーションとエクセルのような情報管理ができるので、複雑な操作もなく直感的に業務の効率化が実現できます。
クラウド型での提供の他、スマホ用アプリも提供されています。
主な機能
- 日報機能
- CRM
- プロジェクト管理機能
- 名刺管理機能
- 勤怠管理機能
| 月額料金 | 780円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
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画像·データ出典:kintone公式サイト
WaWaOffice
特徴
WaWaOfficeは自社に合わせたカスタマイズが可能なグループウェアです。
直感的な操作が可能で、ファイル共有機能なども搭載されているので情報の共有が円滑になり、迅速な課題解決を実現します。PCはもちろんモバイルからも利用することができ、オプション機能を追加することで自社に合わせたグループウェアの構築が可能になります。
主な機能
- グループウェア機能
- 名刺管理機能
- SFA営業日報機能
- ワークフロー機能
| 月額料金 | 400円〜 |
| 初期費用 | 2,500円〜 |
| 無料トライアル | 14日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
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画像·データ出典:WaWaOffice公式サイト
Zoho Connect
特徴
Zoho Connectはチームコラボレーションソフトウェアとして情報の収集を一元化できるシステムです。
グループを作成することができるので、チームコラボレーションを強化することができ、作業ファイルを1つの場所に集約してチームメンバーで閲覧することができるので作業の効率化が可能です。
また、25ユーザーまでであれば無料で利用できるプランがあるのも特徴的です。
主な機能
- ファイル管理機能
- スケジュール管理機能
- フィード投稿機能
- ワークフロー機能
| 月額料金 | 120円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | あり |
| 最低利用人数 | 26人〜 |
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画像·データ出典:Zoho Connect公式サイト
aipo.com
特徴
Aipoはクラウド型のグループウェアです。特徴的なのは初めから全ての機能を利用するのではなく、必要な機能だけを導入できるという点です。
シンプルなインターフェースを採用しているので、PC操作が苦手という方でも簡単に利用することができ、導入までのサポート体制もチャットサポートによってしっかりとカバーされています。
主な機能
- カレンダー機能
- チャット機能
- タイムカード機能
- ワークフロー機能
- タイムライン機能
| 月額料金 | 100円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 3ユーザー〜 |
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画像·データ出典:Aipo公式サイト
NotePM
特徴
NotePMは社内Wiki作成ツールとして幅広い企業から導入されている実績があります。
日報･議事録のフィードバックや作成したマニュアルに対してコメントをすることができるのでナレッジの共有が簡単に可能になります。
主な機能
- チャット連携
- コメント機能
- 文書作成機能
- 検索機能
| 月額料金 | 1,000円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:NotePM公式サイト
NI Collabo 360
特徴
NI Collabo 360は多機能でありながら低額で利用することができるグループウェアです。
社内SNSも利用できるので情報の可視化が可能になり、コミュニケーションの円滑化と業務の効率化を実現することができます。
主な機能
- 経費精算機能
- 支払い管理機能
- ワークフロー機能
- スケジュール機能
| 月額料金 | 360円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
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画像·データ出典:NI Collabo 360公式サイト
Qast
特徴
QastはQ&Aを活用してナレッジ共有ができる情報共有ツールです。
シンプルな操作性なのでPC操作が苦手な人でも簡単に情報共有をすることが可能です。Q&Aの投稿数や反応数によってスコアをつけることができるので貢献度を可視化することができるという特徴があります。
また、10ユーザーまでであれば無料で利用できるプランも提供されています。
主な機能
- テンプレート作成機能
- 絵文字投稿機能
- メンション機能
- フォルダ分類機能
- 検索機能
| 月額料金 | 600円〜(年契約の場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料版あり |
| 最低利用人数 | 10ユーザーから(有料版) |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Qast公式サイト
オープンソースのグループウェア2選
GroupSession
特徴
GroupSessionはユーザー数の制限もなく無料で利用することができるグループウェアです。
無料でありながら、スケジュール管理や掲示板機能、ファイル共有機能、チャット機能など基本的な機能を搭載しているので、費用をかけずにグループウェアを導入したいという企業におすすめです。
主な機能
- 掲示板機能
- スケジュール機能
- 施設予約機能
- ファイル管理機能
- チャット機能
| 月額料金 | 300円〜(クラウド版) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料版あり |
| 最低利用人数 | 5ユーザー〜(クラウド版) |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:GroupSession公式サイト
SHIRASAGI(シラサギ)
特徴
シラサギは企業だけでなく、大学や病院などでも導入されているオープンソースのグループウェアです。
オープンソースなので基本的に無料で利用することができ、スケジュール管理や掲示板機能など基本的なグループウェアに搭載されている機能を有しているのでコストを抑えながらもコミュニケーションを高めることができます。
主な機能
- スケジュール管理機能
- 掲示板機能
- 施設予約機能
- リマインダー機能
- メッセージ機能
| 月額料金 | 35,000円〜(クラウド版) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料版あり |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:SHIRASAGI公式サイト
無料で利用できるグループウェア5選
iQube
特徴
iQubeはクラウド型のグループウェアで、無料で利用することができます。
PCだけでなく、スマートフォンからも利用することができるので、時間や場所を問わずにグループウェアを活用することが可能になります。社内Wiki機能も搭載しているのでナレッジマネジメントを導入したいという企業にもおすすめです。
無料で利用する場合は10IDまでの制限があるので注意が必要です。
主な機能
- スケジュール機能
- 社内Wiki機能
- ToDoリスト作成機能
- レポート作成機能
- 検索機能
| 月額料金 | 366円〜(年間契約の場合) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 5ID〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:iQube公式サイト
R-GROUP(アールグループ)
特徴
R-GROUPは無料で利用できるグループウェアです。人数の制限なしに無料で利用することができるという特徴があります。
提供形態はクラウド型なので自社PCはもちろん、スマートフォンからでも利用可能です。昨今のテレワーク需要に対応したグループウェアを導入したいという企業にもおすすめです。また、特徴として20ヵ国語以上の言語に対応しています。
人数だけでなく期間にも制限がないので、無料でありながら自由に活用することが可能です。
主な機能
- タイムライン機能
- スケジュール機能
- 掲示板機能
- メール機能
- チャット機能
- 名刺管理機能
| 月額料金 | 0円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:R-GROUP公式サイト
Chat&Messenger
特徴
Chat&Messengerはグループウェアでありながらビジネスチャットとしても活用できるという特徴があります。
ビジネスチャットやスケジュール共有機能、音声通話機能などが無料で利用できるという特徴があります。また、テレワーク連携が無料プランでも可能なので在宅勤務を採用している企業にもおすすめです。
主な機能
- ビジネスチャット機能
- 音声通話機能
- ビデオ通話機能
- スケジュール共有機能
- タスク管理機能
- 掲示板機能
- モバイル連携
| 月額料金 | 200円〜(年間契約必須) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 20人〜(有料版) |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Chat&Messenger公式サイト
GRIDY(グリッディ)
特徴
GRIDYは初期費用と月額費用が共に無料のグループウェアです。使える機能数は23種類と非常に豊富なので無料でありながら効果的に利用することができます。
導入にかかる期間も3ステップと非常に短く、最短5分で導入することが可能です。PCとインターネット環境があればすぐに利用開始することができます。
主な機能
- スケジュール機能
- プロジェクト管理
- メール機能
- メッセージ機能
- ワークフロー機能
| 月額料金 | 0円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:GRIDY公式サイト
enclo(エンクロ)
特徴
encloはチャット機能やファイル共有機能が搭載されたグループウェアで、簡単操作かつ無料で利用することができます。提供タイプはクラウド型になります。
無料プランを利用する場合はユーザー数5名まで、作成可能なサブグループ数は3つまでという制限があるので注意が必要です。
主な機能
- ファイル共有機能
- メッセージチャット機能
- メモ機能
- グループ作成機能
| 月額料金 | 350円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:enclo公式サイト
無料グループウェアの注意点
機能や期間が制限される場合が多い
無料グループウェアの多くは、無料で利用できる代わりに利用可能な人数に制限があったり利用可能な期間が決められているものがあります。
さらに、利用できるデータの容量が少ないものも多く、容量を追加する場合は有料プランに移行しなければいけなかったり従量課金が発生する場合もあります。
サポートを受けられない場合がある
無料グループウェアはサポートが受けられないものや受けられるサポートに制限がかかるものがあります。
有料プランではメールや電話、チャットなどでサポートを受けることができるものが無料プランではフォームからの問い合わせのみであったりヘルプページの確認しかできないというケースもありますので導入前にサポート体制を必ず確認する必要があります。
セキュリティ面に不安があるものも
無料のグループウェアには管理者権限が脆弱なものも多く、基本的な不正アクセスに対するセキュリティ対策などは搭載されているがユーザー権限が細かく設定できない等の脆弱性を持ち合わせているシステムもあります。
有料プランへ移行することでより強固なセキュリティ対策を行うことができるので、自社にマッチしたシステムであればプラン移行も検討するようにしましょう。
グループウェアはこんな企業におすすめ
ナレッジ共有を活性化したい企業
グループウェアのチャット機能や掲示板機能を活用することで情報共有の場を簡単に構築することができます。
メールやメッセージ機能と比べてSNSのようにルールに縛られず手軽に情報発信ができるので、風通しの良い環境で情報共有が可能になります。
オープンに情報共有や交流の様子が確認できるので、社内の雰囲気を確認したい経営層にもグループウェアはおすすめです。
メールが連絡手段の主流になっている企業
社内での連絡手段にメールを活用することが多い、1to1のコミュニケーションが多いという企業にもグループウェアはおすすめです。
業務連絡ばかりで若手社員とのコミュニケーションが取れないと悩んでいる管理職の方にも、グループウェアのチャットやSNS機能を活用することで砕けたコミュニケーションをとることが可能になり、社内交流が円滑化するのでグループウェアの導入はおすすめです。
グループウェア導入のメリット
情報共有を効率化できる
グループウェアを導入することで、手軽に情報発信ができるようになり、ナレッジ共有も簡単に効率化できます。グループウェアはメールやメッセージアプリと違い、個人から多人数に対しての情報発信、ファイル共有が可能という特徴があります。
掲示板機能もあるので、プロジェクトチームや部署内で共有したい情報を簡単に視覚化することができるようになります。社内SNSと比較すると組織単位で利用する傾向があるので会社全体でナレッジを蓄積することができるというメリットがあります。
時間や場所を選ばずに連絡することができる
グループウェアの多くはクラウドで提供されており、マルチデバイスに対応していることからPC以外にもスマホやタブレットから手軽に業務連絡などを行うことができます。社用のPC以外からもアクセスできるので在宅勤務を導入している企業でも手軽にコミュニケーションの円滑化を図ることが可能です。
ユーザー管理を効率化できる
グループウェアは従業員同士の交流を活性化できるだけでなく、管理者にとっても業務の効率化が図れるシステムです。
ユーザーごとにアクセス権限を設定できるシステムが多いので社外秘の情報やチーム内だけで情報の共有を行いたい場合でも簡単に設定することができ、社外メンバーを招いてプロジェクト管理を行う場合でもゲストユーザー設定をすることで情報の流出を防ぐことができます。
グループウェア導入のデメリット
企業規模によっては費用対効果が感じられない
グループウェアはサービスによっては大人数での利用を前提としているものもあり、スタートアップ企業や個人事業主の方が利用する場合は費用対効果を感じることができないというデメリットがあります。
多くのグループウェアがユーザー数に応じた料金を支払う形式になっているので社員数が多い企業では、一人ひとりの社員がグループウェアを活用する習慣が根付いていなければ費用対効果が悪くなってしまう可能性が高いので、社員への理解を事前に浸透させることが必要となります。
社内SNSとの違い
グループウェアと同様に社内のコミュニケーションツールとして利用することができる社内SNSですが、グループウェアとの違いが気になる方もいると思います。
どちらもチャット機能やファイル共有機能を有しているので違いを判別するのが難しいと感じる方もいると思いますが、社内SNSはよりフレンドリーなコミュニケーションを実現できる点に違いがあります。
グループウェアは業務連絡を効率化するシステムという特色が強く、全体への情報発信を効率化するシステムというイメージで利用される傾向があります。
一方社内SNSは、TwitterやInstagramのように形式にとらわれず利用することができます。グループを作ってのコミュニケーションや雑談に活用するなど情報交換を積極的に行うことができる環境を構築することが可能です。スタンプなどのリアクションが簡単にできるので発言に対する反応を可視化できる点にも優れています。
例えば、社内で部活動を立ち上げたい、イベントに参加する人を募りたいなどフラットに利用したい場合は社内SNSを活用した方が良いでしょう。
グループウェア選定のポイント
導入タイプを決める
グループウェアは大きく分けてクラウド型とオンプレミス型に分けられます。
グループウェアを導入する際にはこの提供タイプを意識すると良いでしょう。
クラウド版はサーバー設置の手間などがかからないので低コストで導入することが可能で、短期間で導入できるというメリットがあります。
オンプレミス版はクラウド版と比べると費用は高額になってしまう傾向がありますが、カスタマイズの柔軟性が高く自社の運用環境に合わせて導入することができます。
機能を確認
導入前にグループウェアを利用することで自社が解決したい課題を明確にしておきましょう。
グループウェアは多機能なものが多く、使いこなすことで様々な業務を効率化することができますが、利用できる機能が多ければ多いほど、操作も複雑になったり費用が高額になってしまうケースもあります。
なので、後からオプションとして機能を追加できるものや最低限の機能が備わっているものなど自社の課題との兼ね合いを考えて導入するようにしましょう。
マルチデバイスに対応しているか
グループウェアを効率的に活用するには、多くのデバイスで利用することができるものを選ぶと良いでしょう。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用できるグループウェアを導入することで、外出先や在宅勤務でもグループウェアを活用することができるので、情報共有したいタイミングを逃すことなく連絡ができるようになります。
外部連携は可能か
グループウェアは多くの機能を有しているものが多いですが、さらに効率的に使うために、外部連携を行い機能を追加できるかを確認しておく必要があります。
外部連携以外にも、オプションとして機能を追加できるものも後々グループウェアを拡張して使いたいという場合には有効なのでシステムを乗り換えずに如何に便利に使用することができるかの確認が必要となります。
グループウェアの導入で連絡手段の効率化を
グループウェアを導入しても社内に利用する習慣が浸透しなければ意味がありません。
初めから多くの機能を利用しようとはせずに、自社の課題を解決できる最低限の機能を搭載しているシステムを選んだり、無料のトライアルを利用して、操作性を確かめましょう。
また、運用にあたってのルール設定を事前に決めておくことも重要です。従業員が使いやすい環境を整備した上で不正使用や無理やり利用しなければいけない空気を生み出さないように運用していけるような体制を目指しましょう。
本記事で紹介したサービスの比較や、選定のポイントを参考にして自社にマッチしたグループウェアを導入してみてください。