近年、企業内での情報共有の効率化や社内コミュニケーションの活性化を目的としてグループウェアを導入する企業が増えてきました。
本記事では、おすすめのグループウェアの紹介や比較、導入の際に注意すべき点などを解説しますので、サービス選定の参考にしてみてください。
グループウェアとは
- グループウェアとは、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化を実現するツール
- 掲示板機能や画像·動画の共有、スケジュール管理機能などが搭載
- 従業員数1,000人以上のような大企業でもその効果を実感できる
- 少人数の組織では費用対効果が実感できない場合がある
グループウェアとは、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化を実現することができるITツールです。
通常のメールでのやりとりと違い、個から複数人に対してのメッセージ発信を容易にし、掲示板機能や画像·動画の共有、スケジュール管理機能などが搭載されているグループウェアもあります。
情報共有以外にも様々な業務を効率化することができるため、従業員数1,000人以上のような大企業でもその効果を実感できます。
ただし、グループウェアはある程度人数の多い組織での利用を想定として設計されている場合が多く、少人数スタートアップ企業や個人事業主の方が利用する場合は費用対効果を感じることができない可能性があります。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： クロジカスケジュール管理
(5.0)
| 月額費用 | 0円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、日程調整、ワークフロー、ファイル共有、タイムライン、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 クロジカスケジュール管理は、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 クロジカスケジュール管理では、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
グループウェアの料金
グループウェアの料金体系は、利用ユーザーごとに変動します。
1ユーザー単位で細かく料金が変動するものもあれば、10〜100人などのまとまった単位で段階的にプランが変わるものもあります。
1ユーザーあたりは1,000円以下で利用できるグループウェアも多いですが、別で基本料金がかかる場合もあるため、最低利用料金がいくらからになるのかは事前に確認しておきましょう。
また、初期費用は主要なサービスの多くが無料で提供しており、無料トライアル期間を設けている企業もたくさんあります。
グループウェアの主な機能
グループウェアの主な機能·料金としては、コミュニケーションの効率化に属されるものと、情報共有の効率化に属されるもの、業務効率化に属されるものがあります。
| コミュニケーション機能 | 情報共有機能 | 業務効率化機能 | |
| 機能 | メール機能 チャット機能 社内SNS機能 グループトーク作成機能 コメント機能 メモ機能 掲示板機能 ビデオ通話機能 音声通話機能 | ファイル共有機能 レポート作成機能 議事録作成機能 アドレス帳機能 プロジェクト管理機能 アンケート機能 | ワークフロー機能 名刺管理機能 タイムカード機能 空室予約機能 日報作成機能 スケジュール管理機能 ToDo機能 |
グループウェア選定のポイント
- 用途や価格に合わせて提供形態を選ぶ
- 自社の課題解決に繋がる機能が備わっているか確認する
- 外部システムとの連携や拡張性も確認する
導入タイプを決める
グループウェアは大きく分けてクラウド型とオンプレミス型に分けられます。
グループウェアを導入する際にはこの提供タイプを意識すると良いでしょう。
クラウド版はサーバー設置の手間などがかからないので低コストで導入することが可能で、短期間で導入できるというメリットがあります。
オンプレミス版はクラウド版と比べると費用は高額になってしまう傾向がありますが、カスタマイズの柔軟性が高く自社の運用環境に合わせて導入することができます。
機能を確認
導入前にグループウェアを利用することで自社が解決したい課題を明確にしておきましょう。
グループウェアは多機能なものが多く、使いこなすことで様々な業務を効率化することができますが、利用できる機能が多ければ多いほど、操作も複雑になったり費用が高額になってしまうケースもあります。
なので、後からオプションとして機能を追加できるものや最低限の機能が備わっているものなど自社の課題との兼ね合いを考えて導入するようにしましょう。
マルチデバイスに対応しているか
グループウェアを効率的に活用するには、多くのデバイスで利用することができるものを選ぶと良いでしょう。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからも利用できるグループウェアを導入することで、外出先や在宅勤務でもグループウェアを活用することができるので、情報共有したいタイミングを逃すことなく連絡ができるようになります。
外部連携は可能か
グループウェアは多くの機能を有しているものが多いですが、さらに効率的に使うために、外部連携を行い機能を追加できるかを確認しておく必要があります。
外部連携以外にも、オプションとして機能を追加できるものも後々グループウェアを拡張して使いたいという場合には有効なのでシステムを乗り換えずに如何に便利に使用することができるかの確認が必要となります。
サポート体制を確認
操作方法や管理方法について不明点が発生した際に、手軽に問い合わせすることができ、迅速な対応をしてくれるサービスであればユーザーがストレスを感じることなく運用することができるでしょう。
サポート方法はメール・電話以外にチャットにも対応していると迅速な対応が期待できます。また、ユーザー向けのオンラインマニュアルやヘルプサイトなどがあるとサポート時間外でもユーザー自身でトラブルを解消することが可能です。
グループウェア導入のメリット
- 社内全体で情報を共有しナレッジも蓄積できる
- マルチデバイス対応とクラウドによりいつでもどこでもコミュニケーション可能
- 細かなユーザー管理で情報セキュリティ対策ができる
- web会議機能で業務を効率的に行える
- ペーパーレス化によって、印刷にかかるコストをカット
情報共有を効率化できる
グループウェアを導入することで、手軽に情報発信ができるようになり、ナレッジ共有も簡単に効率化できます。グループウェアはメールやメッセージアプリと違い、個人から多人数に対しての情報発信、ファイル共有が可能という特徴があります。
掲示板機能もあるので、プロジェクトチームや部署内で共有したい情報を簡単に視覚化することができるようになります。社内SNSと比較すると組織単位で利用する傾向があるので会社全体でナレッジを蓄積することができるというメリットがあります。
時間や場所を選ばずに連絡することができる
グループウェアの多くはクラウドで提供されており、マルチデバイスに対応していることからPC以外にもスマホやタブレットから手軽に業務連絡などを行うことができます。社用のPC以外からもアクセスできるので在宅勤務を導入している企業でも手軽にコミュニケーションの円滑化を図ることが可能です。
ユーザー管理を効率化できる
グループウェアは従業員同士の交流を活性化できるだけでなく、管理者にとっても業務の効率化が図れるシステムです。
ユーザーごとにアクセス権限を設定できるシステムが多いので社外秘の情報やチーム内だけで情報の共有を行いたい場合でも簡単に設定することができ、社外メンバーを招いてプロジェクト管理を行う場合でもゲストユーザー設定をすることで情報の流出を防ぐことができます。
web会議を導入できる
ほとんどのグループウェアでは、web会議を行える機能が搭載されています。
場所が離れている社員とweb上でコミュニケーションをとれるため、わざわざ出社するための時間と経費の削減が図れます。
また、社内で利用する場合は、会議室を抑えなくても自分のデスクでミーティングを行えるなどのメリットも享受できます。
時間を削減して業務を効率化したい企業において、心強い味方と言えるでしょう。
ペーパーレス化によって、業務をスマートに
資料の作成・共有・蓄積をグループウェア上で行えるようになるため、情報管理の一元化と、ペーパーレス化が促進されます。
印刷の手間やコストに頭を悩ませている企業は、初期費用の負担が少ないグループウェアを導入することで、長期的な目線で業務のスマート化が図れるはずです。
紙の資料では不可能な、「キーワード検索」が行えるのも、強みと言えそうです。
おすすめ！グループウェア主要5社比較(料金･種類･機能を比較)
クロジカスケジュール管理（旧：Aipo）
クロジカスケジュール管理はクラウド型のグループウェアです。特徴的なのは初めから全ての機能を利用するのではなく、必要な機能だけを導入できるという点です。
シンプルなインターフェースを採用しているので、PC操作が苦手という方でも簡単に利用することができ、導入までのサポート体制もチャットサポートによってしっかりとカバーされています。
- 直感的操作で情報共有
- 優れたチャット機能を搭載
- 必要な機能だけを導入できる
- チームコミュニケーションの活性化をサポート
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 月額料金 | 0円〜/ユーザー |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 14日間無料 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
詳しくはこちらの記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
Slack to Teams
Slack to Teamsは、株式会社ストラテジットが開発しているチャットツール連携アプリです。
ビジネスチャットツールのSlackとTeamsを連携することが可能で、メインで利用していないチャットツールにアクセスしなくても返信ができるようになります。
複数のチャットツールを利用していることによる対応遅延、確認漏れを防止してコミュニケーションを円滑にすることができるアプリです。
- 複数チャットツール間の確認漏れを防止
- お互いのソフト上で返信ができる
- グループ間でのコミュニケーションも活性化
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 月額料金 | 年額132,000円〜 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
詳しくはこちらの記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
画像·データ出典:Slack to Teams公式サイト
Chat&Messenger
Chat&Messengerはグループウェアでありながらビジネスチャットとしても活用できるという特徴があります。
ビジネスチャットやスケジュール共有機能、音声通話機能などが無料で利用できるという特徴があります。また、テレワーク連携が無料プランでも可能なので在宅勤務を採用している企業にもおすすめです。
- ビジネスチャット機能
- 音声通話機能
- ビデオ通話機能
- スケジュール共有機能
- タスク管理機能
- 掲示板機能
- モバイル連携
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 月額料金 | 200円〜(年間契約必須) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料プランあり |
| 最低利用人数 | 20人〜(有料版) |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
K.Y様
業界：IT業/会社規模：51人～100人
設定が簡単でシンプル
社内のコミュニケーションツールとして使用しています。
チャット形式になっているので、メールより手軽ですぐに連絡ができるところが良いです。
お陰様で社内の連携がスムーズになりました。
詳しくはこちら
R.T様
業種：サービス業/会社規模:50〜100名
時代に合った働き方へスムーズに移行できるツール
ブラウザでチャットができたり高度なファイル共有ができるにも関わらず動作が軽く導入もスムーズ
詳しくはこちら
画像·データ出典:Chat&Messenger公式サイト
Garoon(ガルーン)
Garoonは中堅企業〜大企業をターゲットに設計されたグループウェアです。
大人数で使うために必要な管理機能に優れていて、ユーザーの追加や編集が容易にできます。ユーザー単位でのアクセス権限の付与はもちろん、作成したグループや組織ごとに権限を設定することもできます。
クラウド版とパッケージ版で提供されているので、自社の環境に合わせて導入することが可能です。
- 中堅企業〜大企業向けグループウェア
- 使いやすい管理画面が高評価
- グループや組織単位でアクセス権限が設定可能
- 他社グループウェアからの移行もサポート
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 月額料金 | 845円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 10ユーザーから |
詳しくはこちらの記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
画像·データ出典:Garoon公式サイト
kintone(キントーン)
kintoneはグループウェアとしてはもちろん、CRMや受発注管理システムなど幅広い運用が可能なことで非常に多くの企業から導入されているサービスです。
kintoneを導入することで、自社で効率化したい業務に合わせたアプリをkintone内に追加することができるので、それまで様々な媒体によって散在していた情報を一元管理できるようになります。
SNSのような気軽なコミュニケーションとエクセルのような情報管理ができるので、複雑な操作もなく直感的に業務の効率化が実現できます。
- さまざまなビジネスアプリが手軽に作成できる
- 15,000社以上の導入実績
- 作成できるアプリは100種類以上
- サポート体制に定評あり
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 月額料金 | 780円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 最低利用人数 | 1ユーザーから |
画像·データ出典:kintone公式サイト
オープンソースのグループウェア2選
GroupSession
特徴
GroupSessionはユーザー数の制限もなく無料で利用することができるグループウェアです。
無料でありながら、スケジュール管理や掲示板機能、ファイル共有機能、チャット機能など基本的な機能を搭載しているので、費用をかけずにグループウェアを導入したいという企業におすすめです。
主な機能·料金
- 掲示板機能
- スケジュール機能
- 施設予約機能
- ファイル管理機能
- チャット機能
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 月額料金 | 300円〜(クラウド版) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料版あり |
| 最低利用人数 | 5ユーザー〜(クラウド版) |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:GroupSession公式サイト
SHIRASAGI(シラサギ)
特徴
シラサギは企業だけでなく、大学や病院などでも導入されているオープンソースのグループウェアです。
オープンソースなので基本的に無料で利用することができ、スケジュール管理や掲示板機能など基本的なグループウェアに搭載されている機能を有しているのでコストを抑えながらもコミュニケーションを高めることができます。
主な機能·料金
- スケジュール管理機能
- 掲示板機能
- 施設予約機能
- リマインダー機能
- メッセージ機能
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 月額料金 | 35,000円〜(クラウド版) |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 無料版あり |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
2020年10月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:SHIRASAGI公式サイト
その他おすすめグループウェア一覧
グループウェアは社内業務の効率化やコミュニケーション活性化に役立ちますが、自社に合ったものを選ぶことが大切です。
ここでは、機能や価格、特徴別におすすめのグループウェアをピックアップしています。
グループウェアによって解決したい課題や実現したい目的と照らし合わせながら比較してみてください。
| 製品名 | 料金（月額） | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
|---|---|---|---|---|
| WaWaOffice | 400円〜 | 0円 | ○ 14日間無料 | ・幅広い業界からの導入実績 ・オプション機能でさらに便利に |
| desknet’s NEO | 400円〜 | 0円 | ○ 30日間無料 | ・ビジネスアプリの作成も可能 ・スマホ、タブレットからも利用できる |
| Qiita Team | 1,520円〜 | 要問い合わせ | ○ | ・フォーマット機能あり ・便利な検索機能 |
| Zoho Connect | 120円〜 | 0円 | ○ | ・公開/非公開を選んでグループ作成が可能 ・直感的に操作できるエディターを搭載 |
| NotePM | 1,000円〜 | 0円 | ○ 30日間無料 | ・登録企業数4,000社突破 ・アクセス制限で管理も手軽に |
| NI Collabo 360 | 360円〜 | 0円 | ○ 30日間無料 | ・ワークフロー機能を標準搭載 ・専用スマホアプリも提供 |
| Qast | 600円〜(年契約の場合) | 0円 | ○ 無料版 | ・社内情報を目的別で管理 ・スコア機能で貢献度の可視化が可能 |
| J-MOTTO | 20,000円〜（年間） | 0円 | ○ | ・desknet’s NEOがベース ・社内SNSとしても活用可能 |
| Google Workspace(旧:G Suite) | 680円〜 | 0円 | ○ 14日間 | ・Googleの強固なセキュリティをそのまま採用 ・Web会議もできる |
| Appsuite | 720円〜 | 0円 | ○ 30日間無料 | ・様々な業務をアプリ化 ・セキュリティ管理も万全 |
| サイボウズOffice | 500円〜/ユーザー | 0円 | ○ 30日間無料 | ・使いやすいトップ画面 ・利便性の高いメッセージ機能 |
| Taskworld | 1,050円〜 | 要問い合わせ | ○ | ・タスク管理が視覚化できて作業が円滑に ・チャット機能でプロジェクトの進行を後押し |
| mitoco | 800円〜/ユーザー | 要問い合わせ | ○ 30日間 | ・Salesforceと連携 ・使いやすいモバイルアプリ |
| Chatter | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ○ 30日間 | ・Salesforceが提供しているツール ・航空会社から旅館まで幅広い業界で導入 |
| rakumo for Google Workspace | 要問い合わせ | 0円 | ○ 14日間 | ・Google Workspaceがカバーしきれないコア業務を補完 ・社内のオンプレミス業務をクラウド化 |
| SharePoint | 540円〜 | 要問い合わせ | ○ 30日間 | ・堅牢性の高いセキュリティ ・強力な検索機能 |
| eValue V Air | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ○ 30日間 | ・災害時にも強いデータセンターを利用 ・メンテナンスなどの保守にかかる負担なし |
| monday.com | 0円〜 | 要問い合わせ | ○ | ・125,000チーム以上の利用実績 ・豊富な機能を1つのワークスペースで管理 |
| オルカ | 100円〜/ユーザー | 20,000円 | ○ | ・中小零細企業におすすめ ・豊富なデバイスに対応 |
| アルファオフィス | 1,000円〜 | 10,000円 | 要問い合わせ | ・1ユーザーあたり100円から利用できる ・ドキュメント管理も可能 |
| Profiee Teams | 500円〜/ID | 100,000円 | 要問い合わせ | ・導入単位を選択可能 ・性格診断やQ&A機能あり |
| Liferay DXP | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ・世界で2,500社以上に導入 ・米国海軍や政府機関でも利用 |
| Smile V | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ | ・基幹系×情報系で業務の効率化 ・ドラック＆ドロップで簡単にシステム作成 |
| ZENO | 500円/ユーザー | 要問い合わせ | ○ デモあり | ・豊富な機能がオールインワン ・1ユーザーから利用可能 |
| TimeBiz | 14,300円〜 | 11,000円 | ○ 60日間無料 | ・勤怠管理に特化したグループウェア ・200名まで定額で利用可能 |
| iQube | 366円〜(年間契約の場合) | 0円 | ○ 無料プランあり | ・10IDまで無料 ・社内Wiki機能も搭載 |
| R-GROUP | 0円 | 0円 | なし | ・人数や期間も制限なし ・20ヵ国語以上の言語に対応 |
| GRIDY | 0円 | 0円 | 要問い合わせ | ・使える機能数は23種類 ・無料で利用可能 |
| enclo | 350円〜 | 0円 | ○ 無料プランあり | ・5名まで無料で利用可能 ・個人事業主やスタートアップ起業におすすめ |
| Stock | 1,980円〜(年間一括払い) | 0円 | ○ 無料プランあり | ・ノート形式で情報を残せる ・直感的操作が可能 |
| LINE WORKS | 300円〜(年額契約) | 0円 | ○ 無料プランあり | ・お馴染みのLINEと同様の操作感覚 ・スタンプを使って会話可能 |
グループウェアに関して動画で詳しく解説
グループウェアの導入で連絡手段の効率化を
グループウェアを導入しても社内に利用する習慣が浸透しなければ意味がありません。
初めから多くの機能を利用しようとはせずに、自社の課題を解決できる最低限の機能を搭載しているシステムを選んだり、無料のトライアルを利用して、操作性を確かめましょう。
また、運用にあたってのルール設定を事前に決めておくことも重要です。従業員が使いやすい環境を整備した上で不正使用や無理やり利用しなければいけない空気を生み出さないように運用していけるような体制を目指しましょう。
