業務効率化を図る上で、グループウェアを導入する企業も増えていますが、今回はグループウェア導入時のメリット・デメリットをご紹介します。
グループウェアのメリットは?
グループウェアには、業務効率化を実現し企業価値を向上させることがメリットです。
グループウェアのメリットは主に以下が挙げられます。
情報やナレッジをスムーズに共有できる
グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に広報事項の送信や、業務資料を簡単に共有することができます。
チームや部署ごとへの送信対象も一括で選択でき、宛先を一人ずつ選択するような手間もかからなくなります。タイムライン機能を使えばコミュニケーションも取りやすいことでしょう。
ペーパレス化で業務連絡が容易に
ファイル共有機能を利用すれば、メンバーへ確実かつスピーディーに共有ができ、資料を紙で配布していた際の煩雑さが解消されます。
マルチデバイス対応でどこからでもアクセスできる
現在では、多くの製品がマルチデバイスに対応しています。
外出先でも必要な情報を閲覧できるサービスは、在宅勤務の際にも最適です。
web会議機能で業務効率化
web会議機能を使えば、離れた場所にいる社員をweb上で集められるので、移動の手間や経費の削減に繋がります。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス: MarketWatcher NEO
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月額費用 | 30,000円〜 | 無料お試し | 10名まで体験無料 |
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MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。
シンプルで使いやすい機能を搭載
MarketWatcher NEOには、メッセージ配信、チャット、活動報告といった生産性向上や業務効率化につながるシンプルな機能が搭載されています。 現場の様々なデータをリアルタイムに収集し、分析することで、店舗運営の課題を明確にし、課題改善につなげることができます。
スピード導入が可能
導入に1ヶ月〜2ヶ月程度の期間を要するサービスが多い中で、MarketWatcher NEOは、発注から最短1週間で導入することができます。 クラウド型のサービスであるため、短期間での導入が可能となっており、ハードウェアの設置やシステム構築などの手間もありません。
店舗巡回の状況をリアルタイムに把握
MarketWatcher NEOには、チャット機能や活動報告機能、タスク機能といったリアルタイムに情報を共有できる機能が搭載されています。
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
グループウェアのデメリットは?
部門や役職を越えたコミュニケーションが困難
導入に費用がかかる
無料のツールを利用するという手段もありますが、多くの機能を使いたい場合、グループウェアの導入に費用がかかります。
自社に合う製品がないことも考えられる
グループウェアには多くの機能が搭載されているため、選定しにくいケースもあることでしょう。
機能を持て余してしまう可能性もありますし、使い勝手が悪いと、従業員がツール離れしてしまう恐れも考えられなくありません。
まとめ
グループウェアのメリットはもちろんですが、デメリットも理解したうえで導入を検討するべきです。
導入に際して失敗しないためにも、企業規模に合った提供形態の選択や、必要な機能は何かなどの把握、いわゆる事前準備を十分に行いましょう。
是非今回の記事を参考に、自社に最適なシステムを導入してください。