グループウェア導入時のポイントや比較するべき点

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グループウェア導入時のポイント

導入目的の明確化

グループウェアに限らず、新たにITシステム・ツールなどを導入する際は、目的を明確にしたうえで製品を選定することが非常に重要です。

もし、目的を明確にしないままグループウェアを導入してしまった場合、

  • 社内で十分に機能を活かしきれない
  • 既存のシステムと機能が重複してしまう

などの失敗を及ぼしかねません。

また、業務効率化、課題解決に活用したい場合も、

  • テレワークで、円滑なコミュニケーションが取れる環境を構築したい
  • メンバーのタスク管理・進捗管理を効率化したい

など、導入目的をしっかりと具体的に設定し、目的に合った製品を選定することが重要です。

既存システムとの相性

既存システムとの相性も、しっかりとチェックしておくべきポイントです。

既存システムと連携できないツールを選んでしまった場合、利便性に不満を感じ、現場が混乱してしまったり、社内に定着しなかったりなどといったケースも考えられなくありません。

既存システムとの連携やグループウェアの拡張が可能かなど、確認しておくと良いでしょう。

無料トライアルの活用

グループウェアには、無料トライアルを用意している製品も多く、導入後のミスマッチ防止のためには、まずは無料トライアルを利用するのも賢明な手段です。

無料トライアルを活用して試験的にグループウェアを導入し、現場目線での機能面や操作性の確認を行っておけば、導入後の運用をより具体的にイメージできるはずです。

グループウェアの比較するべき点

製品名参考価格無料トライアル
aipo月350円~
14日間無料
octpath月1,650円~
30日間無料
Slack to Teams月132,000円~
30日間無料
Chat&Messenger0円~
無料プランあり
Garoon月800円
あり
kintone月780円~
30日間無料
WaWaOffice月2,500円
14日間無料
SHIRASAGI月35,000円〜
あり
GRIDY0円~
要問い合わせ

利用人数

グループウェアを選ぶときのポイントとして「利用人数」が挙げられます。

グループウェアのソフトには最低利用人数、最大利用人数が決まっている場合がほとんどです。

自社の規模に合ったグループウェアを選択しましょう。

必要としている機能が充足しているか

グループウェアの機能は、ツールごとに様々ですが、どれくらいカスタマイズができるかなどの自由度はサービスによって異なります。

実際の業務を想定して選ぶ必要があり、例えば、

  • 自社にはサーバーがあるのか?
  • グループウェアをどのように使いたいのか?

などを具体的に考え、機能性の面を考えると良いでしょう。

コスト

グループウェアを選ぶときのポイント、3つ目は「コスト」です。

各グループウェアの価格は様々であり、初期費用が無料だからと言ってトータルコストが安いわけではありません。

初期費用はもちろん、運用コストを含めてオンプレミス型かクラウド型など、導入形態によってもコストが異なるので、しっかり確認しておきましょう。

セキュリティ

グループウェア上では、人事情報・プロジェクトの情報など重要な社内情報の多くが管理されており、セキュリティが高いものを選ぶことも非常に大切です。

オンプレミス型は自社サーバーが必要でかつ、モバイルデバイスからのアクセスが難しいですが、セキュリティに関して言えば非常に強固です。

クラウド型のグループウェアはツールごとにセキュリティの高さはまちまちですので、それぞれ確認しておきましょう。

これは グループウェア の製品です。
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    • qeee枠【グループウェア】

      あらゆる業務を一元管理: monday.com

      (4.5)

      月額費用900円〜無料お試し14日間無料
      初期費用要問い合わせ導入会社140,000社

      チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード/ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。

      タスク管理の煩雑さを解消

      monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。

      リモートワークの管理にも最適

      リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。

      リアルタイムでのタスク管理が可能

      チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。

      操作性に優れたグループウェア: aipo

      (5.0)

      月額費用350円~/ユーザー無料お試し14日間無料
      初期費用0円導入会社要お問合せ

      ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。

      テレワークにおけるスケジュール管理が可能

      テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。

      ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現

      紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。

      Excelでのスケジュール管理から脱却できる

      Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。

      類似サービス octpath

      (5.0)

               
      月額料金1,650円無料お試しあり
      初期費用要問い合わせ最短導入期間要お問合せ

      octpathとは、株式会社アクロリアが運営しているクラウド型のプロセスマネジメントツールです。 受注から納品・提供などに関わる定型業務をプロセス形式で管理できます。

         

      作業結果の記録を通して、octpath上で業務情報を共有

      業務内で発生するデータを入力・選択できるフィールドを作成できます。 octpath上で作業情報を記録していただくことで、後続の担当者の方への完了連絡や、情報共有の手間を減らすことが可能です。

      ミスや漏れを未然に防ぎ、ダブルチェックや修正の手間を不要に

      タスクごとのマニュアルと合わせてチェックリストや入力フィールドを設定いただくことで、入力項目に間違いがあった場合は自動でアラートを表示します。

      受注や納品・提供に関わるさまざまな業務に対応

      ご自身で自由に業務フローを登録いただけるため、納品・提供に関わる業務プロセスに汎用的にご利用いただけます。 「動画やコンテンツの納品業務」や「不動産契約業務」、「ECサイトでの出荷手続き」、「ITサービス提供手続き」、「イベント制作業務」など、ご自身の業務に合わせてご活用ください。

      類似サービス MiLKBOX

      (5.0)

               
      月額料金30,000円〜無料お試し要問い合わせ
      初期費用要問い合わせ最短導入期間要お問合せ

      MiLKBOXとは、rayout株式会社が提供している、クリエイティブ制作の進行をスムーズにすることができるコラボレーションツールです。 クリエイティブの修正指示から動画リンクの共有、データの保管、社内承認など、クリエイティブの制作進行を効率化するための機能がワンストップに搭載されています。

         

      コストを抑えたクリエイターマネジメントを実現

      MiLKBOXでは、クリエイターのコミュニティを形成することで、人件費をかけずに社内で完結することができるシステムを構築しています。 オンライン上で制作進行が完結できるワークフローシステムを搭載しているため、クリエイターごとにバラバラであった管理手法を統一して制作業務を大幅に効率化することが可能です。

      効率的なクリエイター管理が可能

      MiLKBOXに搭載されているクリエイター管理機能では、これまでに起用したことのあるクリエイター情報をツール上に蓄積し、効率的な管理を可能とします。 チームで管理しているクリエイター情報を一覧で表示することができ、実績の確認ができるため、場当たり的なクリエイター発注を防ぐことができるようになります。

      オンライン上でプロジェクト管理

      MiLKBOXには、プロジェクト管理機能が搭載されており、オンライン上でプロジェクト管理を完結することができます。 システム上から案件ごとにプロジェクトを作成、関係者を招待して必要な資料や制作データをアップロードして保管・管理することが可能です。

      類似サービス Slack to Teams

      (5.0)

               
      年額費用132,000円〜(〜100ユーザー)無料お試し30日間無料
      初期費用要問い合わせ最短導入期間要お問合せ

      Slack to Teamsとは、株式会社ストラテジットが開発しているチャットツール連携アプリです。 ビジネスチャットツールのSlackとTeamsを連携することが可能で、メインで利用していないチャットツールにアクセスしなくても返信ができるようになります。

         

      複数チャットツール間の確認漏れを防止

      Slack to Teamsを導入することで、Slackへの通知をTeamsで確認、またはその逆が可能となります。 届いた通知に対して返信を送ることも可能なため、複数チャットツールを利用している企業にありがちな、対応が遅れてしまったり、確認が漏れてしまうといったトラブルを防ぐことができます。

    • グループウェア

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