グループウェア導入時のポイント
導入目的の明確化
グループウェアに限らず、新たにITシステム・ツールなどを導入する際は、目的を明確にしたうえで製品を選定することが非常に重要です。
もし、目的を明確にしないままグループウェアを導入してしまった場合、
- 社内で十分に機能を活かしきれない
- 既存のシステムと機能が重複してしまう
などの失敗を及ぼしかねません。
また、業務効率化、課題解決に活用したい場合も、
- テレワークで、円滑なコミュニケーションが取れる環境を構築したい
- メンバーのタスク管理・進捗管理を効率化したい
など、導入目的をしっかりと具体的に設定し、目的に合った製品を選定することが重要です。
既存システムとの相性
既存システムとの相性も、しっかりとチェックしておくべきポイントです。
既存システムと連携できないツールを選んでしまった場合、利便性に不満を感じ、現場が混乱してしまったり、社内に定着しなかったりなどといったケースも考えられなくありません。
既存システムとの連携やグループウェアの拡張が可能かなど、確認しておくと良いでしょう。
無料トライアルの活用
グループウェアには、無料トライアルを用意している製品も多く、導入後のミスマッチ防止のためには、まずは無料トライアルを利用するのも賢明な手段です。
無料トライアルを活用して試験的にグループウェアを導入し、現場目線での機能面や操作性の確認を行っておけば、導入後の運用をより具体的にイメージできるはずです。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス： MarketWatcher NEO
(4.5)
| 月額費用 | 30,000円〜 | 無料お試し | 10名まで体験無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 要問い合わせ |
MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。
シンプルで使いやすい機能を搭載
MarketWatcher NEOには、メッセージ配信、チャット、活動報告といった生産性向上や業務効率化につながるシンプルな機能が搭載されています。 現場の様々なデータをリアルタイムに収集し、分析することで、店舗運営の課題を明確にし、課題改善につなげることができます。
スピード導入が可能
導入に1ヶ月〜2ヶ月程度の期間を要するサービスが多い中で、MarketWatcher NEOは、発注から最短1週間で導入することができます。 クラウド型のサービスであるため、短期間での導入が可能となっており、ハードウェアの設置やシステム構築などの手間もありません。
店舗巡回の状況をリアルタイムに把握
MarketWatcher NEOには、チャット機能や活動報告機能、タスク機能といったリアルタイムに情報を共有できる機能が搭載されています。
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
グループウェアの比較するべき点
| 製品名 | 参考価格 | 無料トライアル |
|---|---|---|
| aipo | 月350円～ | ○ 14日間無料 |
| octpath | 月1,650円～ | ○ 30日間無料 |
| Slack to Teams | 月132,000円～ | ○ 30日間無料 |
| Chat&Messenger | 0円～ | ○ 無料プランあり |
| Garoon | 月800円 | ○ あり |
| kintone | 月780円～ | ○ 30日間無料 |
| WaWaOffice | 月2,500円 | ○ 14日間無料 |
| SHIRASAGI | 月35,000円〜 | ○ あり |
| GRIDY | 0円～ | – 要問い合わせ |
利用人数
グループウェアを選ぶときのポイントとして「利用人数」が挙げられます。
グループウェアのソフトには最低利用人数、最大利用人数が決まっている場合がほとんどです。
自社の規模に合ったグループウェアを選択しましょう。
必要としている機能が充足しているか
グループウェアの機能は、ツールごとに様々ですが、どれくらいカスタマイズができるかなどの自由度はサービスによって異なります。
実際の業務を想定して選ぶ必要があり、例えば、
- 自社にはサーバーがあるのか？
- グループウェアをどのように使いたいのか？
などを具体的に考え、機能性の面を考えると良いでしょう。
コスト
グループウェアを選ぶときのポイント、3つ目は「コスト」です。
各グループウェアの価格は様々であり、初期費用が無料だからと言ってトータルコストが安いわけではありません。
初期費用はもちろん、運用コストを含めてオンプレミス型かクラウド型など、導入形態によってもコストが異なるので、しっかり確認しておきましょう。
セキュリティ
グループウェア上では、人事情報・プロジェクトの情報など重要な社内情報の多くが管理されており、セキュリティが高いものを選ぶことも非常に大切です。
オンプレミス型は自社サーバーが必要でかつ、モバイルデバイスからのアクセスが難しいですが、セキュリティに関して言えば非常に強固です。
クラウド型のグループウェアはツールごとにセキュリティの高さはまちまちですので、それぞれ確認しておきましょう。
