グループウェアはどのような種類がある?

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グループウェアにはどのようなものがあるか?種類別の特徴とは?

社内の情報共有ツールとしてグループウェアが定着しています。

しかし導入には、グループウェアの種類が多過ぎるため、選定の難しさを感じている方も少なく無いことでしょう。

今回は、グループウェアの役割を確認しつつ、グループウェアの種類や導入形態、利点などサービスの種類別の特徴を解説したいと思います。

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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

   

紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

この製品はグループウェア・プロジェクト管理ツールの製品です。
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グループウェアの種類や導入形態の違いとは?

グループウェアは、オンプレミス型とクラウド型の2種類が存在します。

それぞれは以下のような特徴を持っています。

オンプレミス型の特徴とは?

グループウェアのオンプレミス型は、自社内のサーバーにソフトウェアをインストールし、利用する導入形態のことを指します。

社内で構築・運用することが可能であるため、情報漏洩のリスクを抑止し、既存システムと統合したり、カスタマイズが可能であったりなど、メリットが豊富にあります。

しかし、導入におけるコスト・時間などがデメリットとして挙げられます。

クラウド型の特徴とは?

グループウェアにおけるクラウド型は、インターネット上のサーバー内にあるソフトウェアを使用する形態です。

オンプレミス型より安価なのが嬉しいポイントで、導入も短時間で終わり、すぐに使用することができます。

インターネット環境さえあればどこでも利用できるので、昨今普及しているリモートワークにも最適と言えるでしょう。

一方、デメリットは、外部のサーバーにデータを格納するため、情報漏洩のリスクが生じることです。

また、提供されいているグループウェアの形態のみを利用せざるを得ないため、カスタマイズをできないのも難点の一つです。

クラウド型がシェア93%を誇る

リモートワークの際に有利であるクラウド型が現在では93%(2020年度)を誇ります。

社外での情報共有やコミュニケーションに最適であるクラウド型は、場所を問わず利用できるのが有利な点であり、そういった理由からもシェア率が向上しています。

また、クラウド型グループウェアでは、サブスクリプション方式が採用されているのが一般的です。

オンプレミス型に比べてコストを抑えられるのがメリットであり、導入がスピーディーかつ簡単なのも好まれるポイントです。

自社の業務形態や、社員が何を必要としてるか?可視化するべきポイントはどこか?、またコスト面などを踏まえた上で最適なグループウェアを選択し、業務効率化を実現させましょう。

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