グループウェアにはどのようなものがあるか?種類別の特徴とは?
社内の情報共有ツールとしてグループウェアが定着しています。
しかし導入には、グループウェアの種類が多過ぎるため、選定の難しさを感じている方も少なく無いことでしょう。
今回は、グループウェアの役割を確認しつつ、グループウェアの種類や導入形態、利点などサービスの種類別の特徴を解説したいと思います。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス: MarketWatcher NEO
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月額費用 | 30,000円〜 | 無料お試し | 10名まで体験無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 要問い合わせ |
MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。
シンプルで使いやすい機能を搭載
MarketWatcher NEOには、メッセージ配信、チャット、活動報告といった生産性向上や業務効率化につながるシンプルな機能が搭載されています。 現場の様々なデータをリアルタイムに収集し、分析することで、店舗運営の課題を明確にし、課題改善につなげることができます。
スピード導入が可能
導入に1ヶ月〜2ヶ月程度の期間を要するサービスが多い中で、MarketWatcher NEOは、発注から最短1週間で導入することができます。 クラウド型のサービスであるため、短期間での導入が可能となっており、ハードウェアの設置やシステム構築などの手間もありません。
店舗巡回の状況をリアルタイムに把握
MarketWatcher NEOには、チャット機能や活動報告機能、タスク機能といったリアルタイムに情報を共有できる機能が搭載されています。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
グループウェアの種類や導入形態の違いとは?
グループウェアは、オンプレミス型とクラウド型の2種類が存在します。
それぞれは以下のような特徴を持っています。
オンプレミス型の特徴とは?
グループウェアのオンプレミス型は、自社内のサーバーにソフトウェアをインストールし、利用する導入形態のことを指します。
社内で構築・運用することが可能であるため、情報漏洩のリスクを抑止し、既存システムと統合したり、カスタマイズが可能であったりなど、メリットが豊富にあります。
しかし、導入におけるコスト・時間などがデメリットとして挙げられます。
クラウド型の特徴とは?
グループウェアにおけるクラウド型は、インターネット上のサーバー内にあるソフトウェアを使用する形態です。
オンプレミス型より安価なのが嬉しいポイントで、導入も短時間で終わり、すぐに使用することができます。
インターネット環境さえあればどこでも利用できるので、昨今普及しているリモートワークにも最適と言えるでしょう。
一方、デメリットは、外部のサーバーにデータを格納するため、情報漏洩のリスクが生じることです。
また、提供されいているグループウェアの形態のみを利用せざるを得ないため、カスタマイズをできないのも難点の一つです。
クラウド型がシェア93%を誇る
リモートワークの際に有利であるクラウド型が現在では93%(2020年度)を誇ります。
社外での情報共有やコミュニケーションに最適であるクラウド型は、場所を問わず利用できるのが有利な点であり、そういった理由からもシェア率が向上しています。
また、クラウド型グループウェアでは、サブスクリプション方式が採用されているのが一般的です。
オンプレミス型に比べてコストを抑えられるのがメリットであり、導入がスピーディーかつ簡単なのも好まれるポイントです。
自社の業務形態や、社員が何を必要としてるか?可視化するべきポイントはどこか?、またコスト面などを踏まえた上で最適なグループウェアを選択し、業務効率化を実現させましょう。