googleが提供するグループウェアについて

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    googleが提供するグループウェア、「Google Workspace」は、個人でも無償で利用できる Gmail・Googleカレンダーなどを筆頭に、企業や組織でも高い能力を発揮します。

    Google Workspace の特徴は?

    昨今、在宅勤務が推進されたことで、システムやツールに求められる必要性も変化しています。

    Google Workspaceは、メンバー同志のコミュニケーションや生産性の向上、データ連携に優れています。

    まず、柔軟性に富んでいることが一番の特徴です。

    デバイスやブラウザ問わず利用できる上、データはクラウドに保存されるので、環境に依存されません。

    また、利便性に優れているのも強みと言えます。

    ドキュメントは、Google Driveを利用すればリアルタイムで同時編集が可能です。

    Google Meetを利用したWEB会議、メール画面からチャットを行えるなど、あらゆる便利なツールが揃っているのはもちろんですが、アプリケーション同士の繋がりが深く、一度に多くのアプリケーションを立ち上げなくても、その間の行き来が可能なのも利点として挙げられます。

    また、シンプルさも利用する際の嬉しいポイントです。

    無駄を一切省いたGmailやGoogleカレンダーの利用者は非常に多く、何十億人もの人に選ばれる使い心地の良さはビジネスシーンでも持ってこいです。

    コンシューマー向け有料版とは?

    Gmail

    無償版の場合、「@gmail.com」のドメインが基本ですが、独自ドメインを設定する場合、管理者が一括設定を行えます。

    連絡先を社外・社内問わず管理者による一斉登録が可能なので、メールアドレスが変わった際の周知を行う必要もありません。

    カレンダー

    無償版の場合はアカウントが独立しており、お互いの予定の確認は一人一人と共有が必要です。

    しかしGoogle Workspace の場合であれば、社員同士で予定の共有を簡単に行うことができます。

    ドライブ

    無償版の場合は容量の上限が15GBですが、最低30GB〜5TBまでストレージが用意されていますので、ストレージコストの心配がありません。

    また、プランによっては共有のドライブも利用可能であるため、資料の引き継ぎなども容易に行えることでしょう。

    まとめ

    以上、Googleが提供するグループウェアである、Google Workspaceについて紹介いたしました。

    在宅勤務を行う上で非常に便利なツールが満載ですので、ぜひ効果的に利用してみてください。 

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        チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード/ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。

        タスク管理の煩雑さを解消

        monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。

        リモートワークの管理にも最適

        リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。

        リアルタイムでのタスク管理が可能

        チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。

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        ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。

        テレワークにおけるスケジュール管理が可能

        テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。

        ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現

        紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。

        Excelでのスケジュール管理から脱却できる

        Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。

      • グループウェア

      執筆者  STRATE編集部

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