中小企業がグループウェアを導入するべき理由は?

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グループウェアを組み込むことで、意思決定に関するスピードの向上など、業務の効率化を可能にします。

今回は、中小企業がグループウェアを活用することで、一人ひとりの負担を軽くできることや、スピード感のある業務を実行するために、グループウェアを導入するべき理由・活用方法などを紹介します。

中小企業がグループウェア活用する際のポイントは?

中小企業がグループウェアを利用するにあたって抑えるべきポイントは、業務の効率化をしっかりと実現することです。

従業員の負担を減らし、効率的に運用することを目指しましょう。

サポート体制を充実させる

中小企業では社内インフラなどのチームを組むのはなかなか困難ですが、グループウェアにはサポート体制が存在するのが一般的です。

例えば問い合わせフォームを設定することはもちろん、チャットを利用しリアルタイムでやりとりできることを可能にするのも良い使い方と言えます。

使いやすいことを条件として利便性を充実させる

大企業のように新たなシステムを組んで対応できる体制を作るのも、中小企業では困難ですが、使いやすいグループウェアを選定することで、複数で仕事を進める際にもスムーズに行えることでしょう。

また、既存のシステムとの組み合わせた時の利便性も考えておくと良いでしょう。

コストの問題を解消

中小企業では、一人当たりのコストも問題になって来ます。

人数が増えればコストを下げることもできますが、人数が少なければ負担になることも十分に考えられます。

高性能なグループウェアを使ってもコストが増えてしまえば、利用する意味がありません。

料金プランを柔軟なものを利用して、業務負担を減らすのと同時に、企業全体のコストを減らすことを目的とすると良いでしょう。

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類似サービス: MarketWatcher NEO

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MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。

シンプルで使いやすい機能を搭載

MarketWatcher NEOには、メッセージ配信、チャット、活動報告といった生産性向上や業務効率化につながるシンプルな機能が搭載されています。 現場の様々なデータをリアルタイムに収集し、分析することで、店舗運営の課題を明確にし、課題改善につなげることができます。

スピード導入が可能

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操作性に優れたグループウェア: クロジカスケジュール管理

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ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、日程調整、ワークフロー、ファイル共有、タイムライン、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。

テレワークにおけるスケジュール管理が可能

テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 クロジカスケジュール管理は、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。

ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現

紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 クロジカスケジュール管理では、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。

Excelでのスケジュール管理から脱却できる

Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。

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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

   

紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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中小企業だからグループウェアを使う必要がある

社内インフラに関しては自社システムの開発ができますが、こちらも中小企業ではなかなか難しいと思われます。

パッケージ化グループウェアはあらゆるジャンルの業務に対応できるものが多いです。

企業にそった使い方をして、複雑なシステムに足を引っ張られることが無いよう、シンプルでわかりやすい利用方法が最適と言えます。

情報共有やチャット、文書管理など、十分な体制を整えるために、グループウェアを上手に活用しましょう。

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        類似サービス MiLKBOX

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        MiLKBOXとは、rayout株式会社が提供している、クリエイティブ制作の進行をスムーズにすることができるコラボレーションツールです。 クリエイティブの修正指示から動画リンクの共有、データの保管、社内承認など、クリエイティブの制作進行を効率化するための機能がワンストップに搭載されています。

           

        コストを抑えたクリエイターマネジメントを実現

        MiLKBOXでは、クリエイターのコミュニティを形成することで、人件費をかけずに社内で完結することができるシステムを構築しています。 オンライン上で制作進行が完結できるワークフローシステムを搭載しているため、クリエイターごとにバラバラであった管理手法を統一して制作業務を大幅に効率化することが可能です。

        効率的なクリエイター管理が可能

        MiLKBOXに搭載されているクリエイター管理機能では、これまでに起用したことのあるクリエイター情報をツール上に蓄積し、効率的な管理を可能とします。 チームで管理しているクリエイター情報を一覧で表示することができ、実績の確認ができるため、場当たり的なクリエイター発注を防ぐことができるようになります。

        オンライン上でプロジェクト管理

        MiLKBOXには、プロジェクト管理機能が搭載されており、オンライン上でプロジェクト管理を完結することができます。 システム上から案件ごとにプロジェクトを作成、関係者を招待して必要な資料や制作データをアップロードして保管・管理することが可能です。

        類似サービス Slack to Teams

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        Slack to Teamsとは、株式会社ストラテジットが開発しているチャットツール連携アプリです。 ビジネスチャットツールのSlackとTeamsを連携することが可能で、メインで利用していないチャットツールにアクセスしなくても返信ができるようになります。

           

        複数チャットツール間の確認漏れを防止

        Slack to Teamsを導入することで、Slackへの通知をTeamsで確認、またはその逆が可能となります。 届いた通知に対して返信を送ることも可能なため、複数チャットツールを利用している企業にありがちな、対応が遅れてしまったり、確認が漏れてしまうといったトラブルを防ぐことができます。

        類似サービス: Shachihata Cloud

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        紙の決裁業務をそのまま電子化

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        運用に合わせて柔軟な設定が可能

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        電子帳簿保存法対策に有効

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