グループウェアの活用例
今回はチーム作業においてのグループウェア活用事例を紹介いたします。
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類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
コミュニケーションツールとして活用する場合
Webメール
グループウェアでの代表的な使い方はWebメールです。
コミュニケーションツールとしては最も広く知られているものでしょう。
もちろん効率的な仕事を実現する上で欠かせないツールです。
チャット・通話
チームメンバー同士のチャットでコミュニケーションをとる会社も少なくないでしょう。
ちょっとした確認や相談事項の際に便利です。
また、日常でのSNSの普及により、それに似たチャットは感覚的にも好かれる傾向にあります。
また、通話機能を活用することで、文章ではわかりづらいケースでは直接の対話で確認を行うこともできます。
メールではなかなか返事が来ないようなケースでも、すぐに応答をもらえるのも使いやすいと点と言えるでしょう。
オンライン会議
会議室に集まることなく、オンライン上のルームで会議を済ませることができます。
また会議ルーム内の中で画面の共有やチャットをすることができるツールがほとんどなので、会話と併用できるのも便利でしょう。
会議室予約などを行う必要もなく、リモートワークの際にも最適です。
チーム内掲示板
チーム全体での共有事項に掲示板を使用するのも便利でしょう。
メールだと埋もれて見過ごすケースもありますが、掲示板であれば発信力を発揮してくれます。
ファイルやドキュメントの共有
グループウェアでは通常、インターネット上のクラウド上などでファイルを管理するのが一般的です。
チーム全員が使用するような共通のファイルをクラウド上にアップロードすることにより、メンバーがアクセス権を持ちさえすれば、複数人での編集も可能です。
誰かがファイルを開いていることで自分が編集できずに仕事が進まないことも解消されるでしょう。
スケジュール管理
グループウェア上では、カレンダー機能を便利に活用することができます。
チームメンバーとタイムスケジュールを共有化することで、各々の予定を組み込み把握することが可能です。
またメンバーの空き時間を把握できれば、会議を設定する際なども便利でしょう。
上司や同僚への相談の際には、空き時間を確認する際にも活用できます。
事務書類の管理
勤務表、設備予約等の書類をオンライン上で管理すれば、紛失する事態も起こりません。
紙の書類と違って物理的な保管場所を取らないのも嬉しいポイントです。
メンバー同士のタスク管理
todoリストは編集をすることが多いツールです。
紙の書類だと編集が面倒ですし、オンライン上で編集作業するのがベターでしょう。
どの仕事が終わっているかを一目で共有できるので、効率もよくなります。
