労務管理を効率的に行う方法
労務管理を効率化させるには既存業務を見直してITツールの導入などを行うと良いでしょう。
入社手続き・退社手続き
入退社手続きは一年の中で何度も発生する業務ですので業務効率化は欠かせません。
どちらの手続きにも必要な書類が多いため、紙ベースで行なっている場合は手間と時間がかかります。
入退社手続の効率化にはチェックリストを活用してみたり労務管理システムを導入すると良いでしょう。
チェックリストはExcelで作成すればコストをかけずに実施できる点が優れています。
作成したチェックリストをもとに業務を進めることで記入漏れや提出漏れのミスを削減、進捗状況を可視化することが可能です。
ただし、チェックリストの作成にはExcelに関する知識が必要ですし、手入力が基本ですので入力ミスが発生することもあり得ます。
そういったリスクを懸念される場合は労務管理システムを導入すると良いでしょう。
労務管理システムは、労務管理に関する業務に特化した機能が搭載されており、入退社手続きに関する必要書類の作成から提出までがワンストップでできるシステムも多数あります。
労務管理のおすすめ製品
使いやすい給与計算システム【ジンジャー給与】
(4.5)
| 月額費用 | 500円〜 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | - |
ジンジャー給与とは、jinjer株式会社が運営している給与計算システムです。Web給与明細によるペーパーレス化や、自動集計によるミスの削減が可能で、法改正にも柔軟に対応することができます。
給与・勤怠・人事労務の課題を解消
給与計算は、勤怠や人事労務と関連性の高い業務であり、給与計算業務だけを効率化できるシステムでは、理想的な導入効果は得られません。ジンジャー給与は、ジンジャー勤怠やジンジャー人事労務といったシリーズ製品と連携することができ、勤怠データをベースとした自動給与計算が可能となっています。
年末調整・算定基礎をオンライン完結
ジンジャー給与は、最新の人事情報と連携できるため、年末調整や算定基礎を自動化することも可能です。最新の従業員情報と1年間に支払った給与データを基に、年末調整の計算を自動化、算定基礎の処理も、蓄積した給与データを基に、随時改定対象者を自動で判別してくれます。
誰でも使える操作性
ジンジャー給与は、誰でも使いこなせる操作性にこだわって設計されており、ステップに沿って進めるだけで簡単に使用することができます。従業員ごとの締め処理が可能となっており、給与の支給タイミングが異なる場合でも、自由なタイミングで行うことができる点も優れています。
労務管理業務をペーパーレスで完結【カオナビ労務】
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
カオナビ労務は、タレントマネジメントシステムでシェアNo.1の「カオナビ」が提供を開始したサービスで、入社手続きや年末調整などの労務管理業務をペーパーレスで完結できるシステムです。アラカルト方式で欲しい機能だけを導入できるので、ご利用中のサービスとの重複を避けてコスト効率を最大化できます。
書類作成をペーパーレス化して業務効率化
書類のやり取りが多く発生する労務管理業務では、書類を作成し、従業員に記入して返送してもらい、不備がないかのチェックをするといった手間と時間がかかります。カオナビ労務を活用することで、ペーパーレス化でき、業務工数を大幅に削減できます。シンプルな操作画面となっているため、入力方法に関する問い合わせや入力漏れ、差し戻しの手間も削減できる点が魅力です。
アラカルト方式で欲しい機能だけを導入
企業によって労務管理業務で必要となる機能は様々。カオナビ労務はアラカルト方式で欲しい機能だけを導入することができます。入社手続き（身上申請）・電子申請・年末調整・給与明細といった代表的な労務管理業務をフルカバーしていながら、ご利用中のサービスとの重複を避け、コスト効率を最大化できます。
スムーズなデータ連携
日付形式の変換や文字列の結合など、データ変換のルールをあらかじめ設定できるので、ファイル加工や整形の手間なく他システムに合ったCSVを入出力できます。また、社会保険労務士にもアカウントを提供することができるため、簡単に情報を共有可能です。企業と社会保険労務士のスムーズな連携を実現します。
勤怠管理
勤怠管理は従業員の出勤日や退勤状況など勤怠に関する情報を管理する業務です。
従業員数の少ない小規模企業であれば、管理が煩雑化することもあまりないですが、従業員数が増えるごとに一人ひとりの管理が難しくなる傾向にあります。そのような場合、Excelや勤怠管理システムを活用してみると良いでしょう。
Excelで勤怠管理を行うメリットとしては、関数を用いた手軽な情報集計ができる点、無料のテンプレートも多いためコストをかけずに勤怠管理が効率化できる点などが挙げられます。
勤怠管理システムを導入する場合、Excel入力による打ち間違いなどのミスをなくし、より手軽な操作で勤怠管理を行うことができます。
また、勤怠管理システムは給与計算システムと連携することで勤怠情報から自動的に給与計算ができる点も優れています。
さらに、従業員の勤怠状況を分析して超過労働を事前に検知するシステムもあります。
給与計算
給与計算業務は従業員数が多いほどに煩雑化しやすい業務です。
従業員ごとに雇用契約の内容や賃金に関する情報が違うため、アナログな管理では非常に手間がかかるでしょう。
さらに、税率の変更など法改正があった場合には見直しが必要となるため、ミスにつながることもあり得ます。
給与計算を効率化させるにもExcelが有効で、ネット上で公開されている無料のテンプレートを活用してコストをかけないで給与計算を効率化することができます。
ただし、Excelでの管理は税法の改正や給与情報の変更があった際に修正をしなければいけないた、この点が手間に感じる場合は給与計算システムの導入を検討すると良いでしょう。
