経理業務などバックオフィスの業務効率を向上させたい方は、クラウド会計ソフトの導入をおすすめします。
クラウド会計ソフトを導入することで場所を選ばず業務を行うことができるため、テレワークを実施している企業でも多く導入されています。
今回はクラウド会計ソフトの導入を検討している方に向け、クラウド会計ソフトで帳簿付けするメリットや使う際の注意点について解説していきます。
帳簿付けに便利なクラウド会計ソフトとは？
クラウド会計ソフトとは、仕訳や決算書の作成など帳簿付けをクラウド上で行うことができ、業務効率化を図れる会計ソフトのことです。
従来の会計ソフトとの大きな違い
従来の会計ソフトとの大きな違いは導入のしやすさにあります。
従来の会計ソフトはソフトウェアを購入して、PCにインストールしなければ利用することができませんでしたが、クラウド会計ソフトは利用料を支払い、インターネットが繋がればいつでもどこでも会計業務を行うことができます。
できること
クラウド会計ソフトでは、帳簿付けなど会計業務全般を行うことができます。主な機能は以下の通りです。
1.請求書の一元管理
2.自動仕訳
3.給与明細の反映
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クラウド会計ソフトで帳簿付けするメリット
ここからは、クラウド会計ソフトで帳簿付けするメリットについて紹介します。
会計作業全般の効率化
各種帳簿をExcelなどのツールで作成したり、手書きで作業する場合、担当者の負担は大きくなってしまいます。クラウド会計ソフトで帳簿付けを行えば、会計業務の効率化を図ることができ、時間や手間を大幅に減らすことができます。
簿記や会計の専門知識がなくても使える
従来の会計ソフトは、貸方・借方・勘定科目などの難しい用語を知っていなければ操作することができませんでしたが、クラウド会計ソフトなら簿記や会計の知識がない方でも簡単に使うことができます。操作も難しくなく、直感的に入力できるように構成されています。
いつでもどこでも入力やデータ閲覧・共有ができる
クラウド会計ソフトへは、PCやスマートフォンなどの端末とインターネット環境があれば、いつでもどこでもアクセスすることができます。そのため、自宅や外出先からも操作可能です。また、データはリアルタイムで反映されるため、データ閲覧・共有をスピーディーに行うことができます。
クレジットカードや銀行口座の明細を取り込める
クラウド会計ソフトとクレジットカードや銀行口座を連携させることで、自動で明細が取り込まれます。これにより、入出金の履歴を手作業で入力する必要がなくなり、経理業務を効率化できるメリットがあります。また、手作業で入力することによる人的ミスを防ぐことも期待できるでしょう。
クラウド会計ソフトで帳簿付けするデメリット
クラウド会計ソフトで帳簿付けするメリットがある一方でデメリットもあります。どのようなデメリットがあるか確認しておきましょう。
セキュリティ対策の強化が必要
クラウド会計ソフトはインターネットを経由して経理業務を行うため、サーバーにトラブルが起きた場合やウイルスやハッキングなどの攻撃を受けた場合に、重要な情報が流出してしまう可能性があります。また、IDやパスワードを知っていれば、どこからでもアクセスできてしまうことに対しても対策をしなければなりません。
このような問題点を解消するために、セキュリティを強化したクラウド会計ソフトが数多くあり、データのバックアップやアクセス制限の機能が搭載されています。
ランニングコストがかかる
クラウド会計ソフトは、会計ソフトを使用するにあたって、月々や年間単位で使用料を支払わなければなりません。Excelや無料の計算ツール、手書き作成と比べるとランニングコストがかかってしまいます。
顧問税理士がソフトに対応してくれないことがある
経理業務をサポートしてくれたり、代行してくれる顧問税理士ですが、クラウド会計ソフトの操作に慣れていないことなどを理由に対応してくれない場合があります。そのため、クラウド会計ソフトを利用する場合は、対応してくれる顧問税理士も探しましょう。
帳簿付けにクラウド会計ソフトを使う際の注意点
帳簿付けにクラウド会計ソフトを使う際は以下の点に注意しましょう。
・担当税理士と共有できるかを確認する
・無料トライアルがあれば使い勝手を試してみる
それぞれについて解説していきます。
担当税理士と共有できるかを確認する
クラウド会計ソフトによっては外部とデータの共有をすることができない場合もあります。その場合、csv形式に一度エクスポートし、担当税理士へ共有をしなければならないため、無駄な手間がかかってしまうでしょう。外部の関係者とも連携がしやすいソフトを選ぶことをおすすめします。
無料トライアルがあれば使い勝手を試してみる
利用を検討しているクラウド会計ソフトに無料トライアルがあれば積極的に活用し、操作性やどのような機能が使えるかなど使い勝手を試しましょう。
クラウド会計ソフトを利用して帳簿付けを効率化
今回はクラウド会計ソフトを利用するメリットや主な機能について解説してきました。
クラウド会計ソフトを利用することで会計業務全般の業務効率化を図ることができます。また、ソフトが自動で計算や仕訳をすることで、手作業による人的ミスを回避することも可能です。
クラウド会計ソフトの利用を検討している方は、本記事を参考に適切なソフトを探してみてください。
