グループウェア導入時のポイント
導入目的の明確化
グループウェアに限らず、新たにITシステム・ツールなどを導入する際は、目的を明確にしたうえで製品を選定することが非常に重要です。
もし、目的を明確にしないままグループウェアを導入してしまった場合、
- 社内で十分に機能を活かしきれない
- 既存のシステムと機能が重複してしまう
などの失敗を及ぼしかねません。
また、業務効率化、課題解決に活用したい場合も、
- テレワークで、円滑なコミュニケーションが取れる環境を構築したい
- メンバーのタスク管理・進捗管理を効率化したい
など、導入目的をしっかりと具体的に設定し、目的に合った製品を選定することが重要です。
既存システムとの相性
既存システムとの相性も、しっかりとチェックしておくべきポイントです。
既存システムと連携できないツールを選んでしまった場合、利便性に不満を感じ、現場が混乱してしまったり、社内に定着しなかったりなどといったケースも考えられなくありません。
既存システムとの連携やグループウェアの拡張が可能かなど、確認しておくと良いでしょう。
無料トライアルの活用
グループウェアには、無料トライアルを用意している製品も多く、導入後のミスマッチ防止のためには、まずは無料トライアルを利用するのも賢明な手段です。
無料トライアルを活用して試験的にグループウェアを導入し、現場目線での機能面や操作性の確認を行っておけば、導入後の運用をより具体的にイメージできるはずです。
グループウェアの比較するべき点
| 製品名 | 参考価格 | 無料トライアル |
|---|---|---|
| aipo | 月350円～ | ○ 14日間無料 |
| octpath | 月1,650円～ | ○ 30日間無料 |
| Slack to Teams | 月132,000円～ | ○ 30日間無料 |
| Chat&Messenger | 0円～ | ○ 無料プランあり |
| Garoon | 月800円 | ○ あり |
| kintone | 月780円～ | ○ 30日間無料 |
| WaWaOffice | 月2,500円 | ○ 14日間無料 |
| SHIRASAGI | 月35,000円〜 | ○ あり |
| GRIDY | 0円～ | – 要問い合わせ |
利用人数
グループウェアを選ぶときのポイントとして「利用人数」が挙げられます。
グループウェアのソフトには最低利用人数、最大利用人数が決まっている場合がほとんどです。
自社の規模に合ったグループウェアを選択しましょう。
必要としている機能が充足しているか
グループウェアの機能は、ツールごとに様々ですが、どれくらいカスタマイズができるかなどの自由度はサービスによって異なります。
実際の業務を想定して選ぶ必要があり、例えば、
- 自社にはサーバーがあるのか？
- グループウェアをどのように使いたいのか？
などを具体的に考え、機能性の面を考えると良いでしょう。
コスト
グループウェアを選ぶときのポイント、3つ目は「コスト」です。
各グループウェアの価格は様々であり、初期費用が無料だからと言ってトータルコストが安いわけではありません。
初期費用はもちろん、運用コストを含めてオンプレミス型かクラウド型など、導入形態によってもコストが異なるので、しっかり確認しておきましょう。
セキュリティ
グループウェア上では、人事情報・プロジェクトの情報など重要な社内情報の多くが管理されており、セキュリティが高いものを選ぶことも非常に大切です。
オンプレミス型は自社サーバーが必要でかつ、モバイルデバイスからのアクセスが難しいですが、セキュリティに関して言えば非常に強固です。
クラウド型のグループウェアはツールごとにセキュリティの高さはまちまちですので、それぞれ確認しておきましょう。
