今回はグループウェアの主要な機能をご紹介します。
情報共有やコミュニケーションなど、スケジュール管理といった機能を搭載していることはもちろんですが、複数人で仕事を補助する際に便利な機能を多く備えている便利なものも多数存在します。
以下、業務効率化に大きく貢献する機能です。
コミュニケーションに関連する機能
グループウェアの最も代表的な機能と言えるでしょう。
グループウェアの種類にもよりますが、主にWebメール機能・チャット機能・社内SNS機能・掲示板機能などが一般的です。
また、メモ機能や、在席/離席確認機能、Web会議機能などを搭載しているグループウェアも多くあります。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス: MarketWatcher NEO
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MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。
シンプルで使いやすい機能を搭載
MarketWatcher NEOには、メッセージ配信、チャット、活動報告といった生産性向上や業務効率化につながるシンプルな機能が搭載されています。 現場の様々なデータをリアルタイムに収集し、分析することで、店舗運営の課題を明確にし、課題改善につなげることができます。
スピード導入が可能
導入に1ヶ月〜2ヶ月程度の期間を要するサービスが多い中で、MarketWatcher NEOは、発注から最短1週間で導入することができます。 クラウド型のサービスであるため、短期間での導入が可能となっており、ハードウェアの設置やシステム構築などの手間もありません。
店舗巡回の状況をリアルタイムに把握
MarketWatcher NEOには、チャット機能や活動報告機能、タスク機能といったリアルタイムに情報を共有できる機能が搭載されています。
操作性に優れたグループウェア: クロジカスケジュール管理
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ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、日程調整、ワークフロー、ファイル共有、タイムライン、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 クロジカスケジュール管理は、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 クロジカスケジュール管理では、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
類似サービス: Shachihata Cloud
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
情報共有に関連する機能
ファイル共有機能やレポート機能がよく知られていますが、議事録作成などが簡単におこなえるグループウェアもリリースされています。
アドレス・組織・プロジェクト管理などの共有も簡単に行えるものも多く、グループ間でファイルや各種情報の共有が必要な際には欠かせません。
業務効率化・生産性向上に関連する機能
オフィス業務を効率化するための機能が充実しているかどうかも、グループウェアを選ぶうえで欠かせません。
ワークフロー機能・タイムカード機能・経費精算機能・施設予約機能・日報機能・スケジュール管理機能・ToDo機能などを上手に使うことで、リモートワークも円滑に行えるはずです。
その他の機能
上述した機能に加えて、グループウェアのトップページで主要な情報を確認できる機能できるポータル画面機能などが搭載されている便利なグループウェアも存在します。
まとめ
以上、多くのグループウェアに搭載されている機能をご紹介いたしました。
上述した機能は、標準機能としてほとんどのグループウェアに備わっていますが、一部搭載していない製品も存在します。
導入する際は入念にチェックして必要な機能が備わっているかどうか、必ず確認しましょう。
特に掲示板やメール、スケジュールなどが充実しているグループウェアを選択することで、リモートワークの際などにも、効率よく業務が行えることでしょう。
安否確認
緊急時・災害時の安否を確認できるグループウェアも有効に活用できることでしょう。
災害時の全社対・安否確認を迅速に行うことを可能にします。