今回はグループウェアの主要な機能をご紹介します。
情報共有やコミュニケーションなど、スケジュール管理といった機能を搭載していることはもちろんですが、複数人で仕事を補助する際に便利な機能を多く備えている便利なものも多数存在します。
以下、業務効率化に大きく貢献する機能です。
コミュニケーションに関連する機能
グループウェアの最も代表的な機能と言えるでしょう。
グループウェアの種類にもよりますが、主にWebメール機能・チャット機能・社内SNS機能・掲示板機能などが一般的です。
また、メモ機能や、在席/離席確認機能、Web会議機能などを搭載しているグループウェアも多くあります。
情報共有に関連する機能
ファイル共有機能やレポート機能がよく知られていますが、議事録作成などが簡単におこなえるグループウェアもリリースされています。
アドレス・組織・プロジェクト管理などの共有も簡単に行えるものも多く、グループ間でファイルや各種情報の共有が必要な際には欠かせません。
業務効率化・生産性向上に関連する機能
オフィス業務を効率化するための機能が充実しているかどうかも、グループウェアを選ぶうえで欠かせません。
ワークフロー機能・タイムカード機能・経費精算機能・施設予約機能・日報機能・スケジュール管理機能・ToDo機能などを上手に使うことで、リモートワークも円滑に行えるはずです。
その他の機能
上述した機能に加えて、グループウェアのトップページで主要な情報を確認できる機能できるポータル画面機能などが搭載されている便利なグループウェアも存在します。
まとめ
以上、多くのグループウェアに搭載されている機能をご紹介いたしました。
上述した機能は、標準機能としてほとんどのグループウェアに備わっていますが、一部搭載していない製品も存在します。
導入する際は入念にチェックして必要な機能が備わっているかどうか、必ず確認しましょう。
特に掲示板やメール、スケジュールなどが充実しているグループウェアを選択することで、リモートワークの際などにも、効率よく業務が行えることでしょう。
安否確認
緊急時・災害時の安否を確認できるグループウェアも有効に活用できることでしょう。
災害時の全社対・安否確認を迅速に行うことを可能にします。
