今回はグループウェアの主要な機能をご紹介します。
情報共有やコミュニケーションなど、スケジュール管理といった機能を搭載していることはもちろんですが、複数人で仕事を補助する際に便利な機能を多く備えている便利なものも多数存在します。
以下、業務効率化に大きく貢献する機能です。
コミュニケーションに関連する機能
グループウェアの最も代表的な機能と言えるでしょう。
グループウェアの種類にもよりますが、主にWebメール機能・チャット機能・社内SNS機能・掲示板機能などが一般的です。
また、メモ機能や、在席/離席確認機能、Web会議機能などを搭載しているグループウェアも多くあります。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理: monday.com
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チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード/ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア: クロジカスケジュール管理
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ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、日程調整、ワークフロー、ファイル共有、タイムライン、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 クロジカスケジュール管理は、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 クロジカスケジュール管理では、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
情報共有に関連する機能
ファイル共有機能やレポート機能がよく知られていますが、議事録作成などが簡単におこなえるグループウェアもリリースされています。
アドレス・組織・プロジェクト管理などの共有も簡単に行えるものも多く、グループ間でファイルや各種情報の共有が必要な際には欠かせません。
業務効率化・生産性向上に関連する機能
オフィス業務を効率化するための機能が充実しているかどうかも、グループウェアを選ぶうえで欠かせません。
ワークフロー機能・タイムカード機能・経費精算機能・施設予約機能・日報機能・スケジュール管理機能・ToDo機能などを上手に使うことで、リモートワークも円滑に行えるはずです。
その他の機能
上述した機能に加えて、グループウェアのトップページで主要な情報を確認できる機能できるポータル画面機能などが搭載されている便利なグループウェアも存在します。
まとめ
以上、多くのグループウェアに搭載されている機能をご紹介いたしました。
上述した機能は、標準機能としてほとんどのグループウェアに備わっていますが、一部搭載していない製品も存在します。
導入する際は入念にチェックして必要な機能が備わっているかどうか、必ず確認しましょう。
特に掲示板やメール、スケジュールなどが充実しているグループウェアを選択することで、リモートワークの際などにも、効率よく業務が行えることでしょう。
安否確認
緊急時・災害時の安否を確認できるグループウェアも有効に活用できることでしょう。
災害時の全社対・安否確認を迅速に行うことを可能にします。