グループウェアの正しい選び方とは?

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企業では、情報と社員の時間を有効に活用し、可視化することが重要と言えるでしょう。

グループウェアは企業になくてはならないツールです。

需要の高まりにより、市場には多くの種類のグループウェアが出回っています。

それぞれの機能やコストも面を踏まえ、上手にグループウェアを選ぶ方法をご紹介したいと思います。

自社の業務内容の把握ができるか?

グループウェア導入の最大の利点は、社員一人一人の中に埋もれがちな情報の可視化を可能にすることです。

社員間でのプロジェクト参画の際の共有事項には非常に便利と言えるでしょう。

情報がどのように共有されているかや、改善ポイントの把握にも最適です。

そのような使い方ができれば、業務における最大効率を引き出すことができるでしょう。

それぞれのグループウェアの特色をしっかり分析した上で、企業に導入すればより企業を加速させるきっかけにもなり得ます。

グループウェアのおすすめ製品

Shachihata Cloud

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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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業務フローの効率化は可能か?

業務フローの効率化ができるかどうかも大切なポイントです。

ワークフロー機能を使い、予算や休暇の申請・承認をweb上で完結できるように設定し、タイムカード機能での勤怠管理など、電子化の実現も可能です。

最近ではカスタムアプリが搭載されているものも多く、課題に合わせてオリジナル業務ツールを開発することもできます。

柔軟性の有無

グループウェアはオンプレミス・クラウド型などさまざまありますが、クラウド型を採用するのが昨今では一般的になっています。

柔軟性の高さもクラウド型の方が優れていますが、カスタマイズや現状利用しているシステムと併用が可能であるかなどの側面も導入の際に考慮する必要があります。

まとめ

一口にグループウェアの導入といっても、機能・コスト・導入や切り替え後の使いやすさなどあらゆる面を考慮しなくてはいけません。

まず企業内の現状把握や導入後の活用イメージを思い描き、正しいグループウェアを選ぶことが重要です。

十分な準備をせずに導入してしまうと思いがけないトラブルに繋がってしまうことも否定できません。

生産性の低下や、チャットでのやりとりで混乱を招くなど、アクシデンドが起こってしまう可能性も考えられます。

予算の承認フローの変更など、ある程度の慣れが必要なものは、繁忙期や大きなプロジェクトが進行している最中に導入することは十分に避けるべきです。

コストも慎重に検討した上で、グループウェアを正しく選びましょう。

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        MiLKBOXとは、rayout株式会社が提供している、クリエイティブ制作の進行をスムーズにすることができるコラボレーションツールです。 クリエイティブの修正指示から動画リンクの共有、データの保管、社内承認など、クリエイティブの制作進行を効率化するための機能がワンストップに搭載されています。

           

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        MiLKBOXに搭載されているクリエイター管理機能では、これまでに起用したことのあるクリエイター情報をツール上に蓄積し、効率的な管理を可能とします。 チームで管理しているクリエイター情報を一覧で表示することができ、実績の確認ができるため、場当たり的なクリエイター発注を防ぐことができるようになります。

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        Slack to Teamsとは、株式会社ストラテジットが開発しているチャットツール連携アプリです。 ビジネスチャットツールのSlackとTeamsを連携することが可能で、メインで利用していないチャットツールにアクセスしなくても返信ができるようになります。

           

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        Slack to Teamsを導入することで、Slackへの通知をTeamsで確認、またはその逆が可能となります。 届いた通知に対して返信を送ることも可能なため、複数チャットツールを利用している企業にありがちな、対応が遅れてしまったり、確認が漏れてしまうといったトラブルを防ぐことができます。

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