企業では、情報と社員の時間を有効に活用し、可視化することが重要と言えるでしょう。
グループウェアは企業になくてはならないツールです。
需要の高まりにより、市場には多くの種類のグループウェアが出回っています。
それぞれの機能やコストも面を踏まえ、上手にグループウェアを選ぶ方法をご紹介したいと思います。
自社の業務内容の把握ができるか?
グループウェア導入の最大の利点は、社員一人一人の中に埋もれがちな情報の可視化を可能にすることです。
社員間でのプロジェクト参画の際の共有事項には非常に便利と言えるでしょう。
情報がどのように共有されているかや、改善ポイントの把握にも最適です。
そのような使い方ができれば、業務における最大効率を引き出すことができるでしょう。
それぞれのグループウェアの特色をしっかり分析した上で、企業に導入すればより企業を加速させるきっかけにもなり得ます。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス: MarketWatcher NEO
(4.5)
月額費用 | 30,000円〜 | 無料お試し | 10名まで体験無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 要問い合わせ |
MarketWatcher NEOとは、インパクトフィールド株式会社が運営しているラウンダー向けのグループウェア・業務支援ツールです。 スケジュール管理やタスク管理、活動報告・日報など、豊富な機能を搭載しており、いずれもシンプルで使いやすい操作性で利用することができます。
シンプルで使いやすい機能を搭載
MarketWatcher NEOには、メッセージ配信、チャット、活動報告といった生産性向上や業務効率化につながるシンプルな機能が搭載されています。 現場の様々なデータをリアルタイムに収集し、分析することで、店舗運営の課題を明確にし、課題改善につなげることができます。
スピード導入が可能
導入に1ヶ月〜2ヶ月程度の期間を要するサービスが多い中で、MarketWatcher NEOは、発注から最短1週間で導入することができます。 クラウド型のサービスであるため、短期間での導入が可能となっており、ハードウェアの設置やシステム構築などの手間もありません。
店舗巡回の状況をリアルタイムに把握
MarketWatcher NEOには、チャット機能や活動報告機能、タスク機能といったリアルタイムに情報を共有できる機能が搭載されています。
操作性に優れたグループウェア: クロジカスケジュール管理
(5.0)
月額費用 | 0円~/ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、日程調整、ワークフロー、ファイル共有、タイムライン、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 クロジカスケジュール管理は、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 クロジカスケジュール管理では、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
業務フローの効率化は可能か?
業務フローの効率化ができるかどうかも大切なポイントです。
ワークフロー機能を使い、予算や休暇の申請・承認をweb上で完結できるように設定し、タイムカード機能での勤怠管理など、電子化の実現も可能です。
最近ではカスタムアプリが搭載されているものも多く、課題に合わせてオリジナル業務ツールを開発することもできます。
柔軟性の有無
グループウェアはオンプレミス・クラウド型などさまざまありますが、クラウド型を採用するのが昨今では一般的になっています。
柔軟性の高さもクラウド型の方が優れていますが、カスタマイズや現状利用しているシステムと併用が可能であるかなどの側面も導入の際に考慮する必要があります。
まとめ
一口にグループウェアの導入といっても、機能・コスト・導入や切り替え後の使いやすさなどあらゆる面を考慮しなくてはいけません。
まず企業内の現状把握や導入後の活用イメージを思い描き、正しいグループウェアを選ぶことが重要です。
十分な準備をせずに導入してしまうと思いがけないトラブルに繋がってしまうことも否定できません。
生産性の低下や、チャットでのやりとりで混乱を招くなど、アクシデンドが起こってしまう可能性も考えられます。
予算の承認フローの変更など、ある程度の慣れが必要なものは、繁忙期や大きなプロジェクトが進行している最中に導入することは十分に避けるべきです。
コストも慎重に検討した上で、グループウェアを正しく選びましょう。