グループウェアの正しい選び方とは?

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    企業では、情報と社員の時間を有効に活用し、可視化することが重要と言えるでしょう。

    グループウェアは企業になくてはならないツールです。

    需要の高まりにより、市場には多くの種類のグループウェアが出回っています。

    それぞれの機能やコストも面を踏まえ、上手にグループウェアを選ぶ方法をご紹介したいと思います。

    自社の業務内容の把握ができるか?

    グループウェア導入の最大の利点は、社員一人一人の中に埋もれがちな情報の可視化を可能にすることです。

    社員間でのプロジェクト参画の際の共有事項には非常に便利と言えるでしょう。

    情報がどのように共有されているかや、改善ポイントの把握にも最適です。

    そのような使い方ができれば、業務における最大効率を引き出すことができるでしょう。

    それぞれのグループウェアの特色をしっかり分析した上で、企業に導入すればより企業を加速させるきっかけにもなり得ます。

    業務フローの効率化は可能か?

    業務フローの効率化ができるかどうかも大切なポイントです。

    ワークフロー機能を使い、予算や休暇の申請・承認をweb上で完結できるように設定し、タイムカード機能での勤怠管理など、電子化の実現も可能です。

    最近ではカスタムアプリが搭載されているものも多く、課題に合わせてオリジナル業務ツールを開発することもできます。

    柔軟性の有無

    グループウェアはオンプレミス・クラウド型などさまざまありますが、クラウド型を採用するのが昨今では一般的になっています。

    柔軟性の高さもクラウド型の方が優れていますが、カスタマイズや現状利用しているシステムと併用が可能であるかなどの側面も導入の際に考慮する必要があります。

    まとめ

    一口にグループウェアの導入といっても、機能・コスト・導入や切り替え後の使いやすさなどあらゆる面を考慮しなくてはいけません。

    まず企業内の現状把握や導入後の活用イメージを思い描き、正しいグループウェアを選ぶことが重要です。

    十分な準備をせずに導入してしまうと思いがけないトラブルに繋がってしまうことも否定できません。

    生産性の低下や、チャットでのやりとりで混乱を招くなど、アクシデンドが起こってしまう可能性も考えられます。

    予算の承認フローの変更など、ある程度の慣れが必要なものは、繁忙期や大きなプロジェクトが進行している最中に導入することは十分に避けるべきです。

    コストも慎重に検討した上で、グループウェアを正しく選びましょう。

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        monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。

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        リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。

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        テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。

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        紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。

        Excelでのスケジュール管理から脱却できる

        Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。

      • グループウェア

      執筆者  STRATE編集部

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