プロジェクトを進める上で重要なのが情報共有です。チームメンバー間でメールや定期的なミーティングで情報共有を行っていると、必要な情報を検索しにくかったりナレッジ共有が難しい、コミュニケーション不足に陥るなどの可能性があります。そこで昨今注目されているのがグループウェアです。
今回はシンプルなインターフェースで使いやすさに定評のあるグループウェアのAipo.com(アイポ)をご紹介させていただきます。
INDEX
Aipo.comとは
Aipo.comとはTOWN株式会社が提供しているクラウド型のグループウェアです。もともとオープンソースの無料グループウェアとしてAipoを提供していましたがサービス改善をしながらの長期的提供を目的にAipoの提供を終了し、クラウド型のAipo.comに注力するようになりました。プロジェクトなどの共同作業を効率化してくれる便利な機能を多数搭載しているので1,500社以上の企業から導入されている人気のグループウェアです。
Aipo.comの機能·特徴
カレンダー機能
Aipo.comのカレンダー機能は1つの画面でチームメンバーの予定を共有することができます。直感的に操作できるシンプルなインターフェースなのでPCの操作に不慣れなメンバーがいても安心して利用することが可能です。1つの画面で会議室の予約状況やチームメンバーの予定を把握できるので会議の設定も柔軟に組むことができます。予定時刻に対して通知を送るように設定することもできるので大事な会議を忘れてしまっていたというミスも防ぐことが可能です。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携もできます。
チャット機能
大量のメールに埋もれて本当に必要な情報を探すことができないという課題はチャット機能を利用することで解決できます。グループチャットが可能なのでプロジェクトメンバーだけのルームを設定すればプロジェクトに関する情報だけをいつでも閲覧することが可能ですし、メンバーリストからダイレクトに1対1のチャットを始めることも可能です。スマホへのプッシュ通知を設定できるのでチャットに気づかなかったというミスも防ぐことができます。
メンバーの既読状況を把握することが可能なので重要なチャットに対して既読していないメンバーに対しては直接呼びかけることが可能になります。ルーム作成者以外に管理者権限を設定することが可能なのでプロジェクトの引き継ぎの際にも新しくルームを作成する必要はありません。もちろん過去のメッセージを検索することも可能です。
必要な機能だけを導入できる
多くのグループウェアは導入時点で多数の機能を利用することができますが、機能数が多いからこそPC操作が苦手な人にとっては使いこなせない可能性もあり、導入費用が高額になってしまうケースもあります。Aipo.comでは自社のニーズに合わせて必要な機能だけを導入することが可能です。カレンダー機能だけを導入してチャットは既に自社で使っているツールをそのまま利用するなど自社に合わせたカスタマイズで運用ができるのです。
Aipo.comの料金·価格
Aipo.comは導入する機能ごとに料金が発生しる仕組みになっています。最低利用ユーザー数は3名です。機能ごとの料金詳細は以下の通りです。
| 機能 | 月額(1ユーザーにつき) |
| カレンダー | 200円 |
| チャット | 100円 |
| ポータル | 100円 |
| タイムカード | 100円 |
| ワークフロー | 100円 |
| タイムライン | 100円 |
| ToDo | 100円 |
| プロジェクト | 100円 |
| フォルダ | 100円 |
| Wiki | 100円 |
| 掲示板 | 100円 |
| 報告書 | 100円 |
30日間の無料お試し利用ができるのでまずは試験的に運用してみることをおすすめします。
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Aipo.comの強み
Aipo.comの強みは必要な機能ごとに導入できる利便性にあります。多機能なグループウェアは多いですがその分導入費用が高額になってしまったり使いこなせないユーザーがでてきてしまうという問題があります。Aipo.comであればまずは最低限必要な機能だけ導入してみて全メンバーが使いこなせるようであれば適宜機能を追加していく、自社で既に使っているツールとうまく併用して利用するといった柔軟な対応をとることができるというのはAipo.comならではの強みです。
利用企業からの評判·口コミ
コミュニケーション不足が解消されました
“各部門でのコミュニケーション不足を解決するためにAipo.comを導入することにしました。導入は非常にスムーズで、利用したメンバーからは外出先でもスケジュールの確認ができるので良いと好評です。情報共有にかける時間も大きく短縮することができました。”(合同会社サンパオリーノ様)
機能を選んで使えるのが良いですね
“社員間のスケジュール共有ができておらず効率の良い仕事ができていないという問題を解決するためにAipo.comを導入することにしました。最初から多くの機能が使えるとなると拒否反応を示す従業員もいるかと思うのですがAipo.comは機能を選んで利用することができるのがいいですね。スケジュールの組み立てが楽になり、予定のバッティングトラブルも減りました。”(株式会社日本カラーデザイン研究所様)
類似サービスとの比較
Aipo.comとの類似サービスとしてはサイボウズOfficeやKnowledge Suiteなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金(月額) | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| Aipo.com | 1機能100円〜 | 0円 | あり | ·直感的操作が可能 ·機能ごとに導入可能 |
| サイボウズ Office | ･スタンダードコース/500円/ユーザー ･プレミアムコース/800円/ユーザー | 0円 | あり | ･直感的操作が可能 ･低コストから運用が可能 |
| Knowledge Suite | ･グループウェア(3GBまで)/6,000円 | 0円 | あり | ·多彩な機能が1つで使える ･容量課金制 |
料金面の比較としては必要な機能ごとに導入することが可能なAipo.comが低コストでの運用で始めることができます。機能面の比較としてはグループウェアとしてだけでなくSFAとして利用することが可能なKnowledge Suiteが幅広く利用することが可能です。
Aipo.comでチーム強化を
グループウェアのAipo.comをご紹介させていただきました。多数の部署が存在しているが故に社内でのコミュニケーション不足を感じている企業は意外と多く、情報共有のためとして以外にもチームとしての体制強化のためにグループウェアを導入する意義は大きいです。Aipo.comのようなグループウェアであればPC操作が苦手な年配の方でも簡単に利用することができるのでぜひ積極的に導入を検討してみてください。
画像·データ出典:Aipo.com公式サイト