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プロジェクトを進める上で重要なのが情報共有です。チームメンバー間でメールや定期的なミーティングで情報共有を行っていると、必要な情報を検索しにくかったりナレッジ共有が難しい、コミュニケーション不足に陥るなどの可能性があります。そこで昨今注目されているのがグループウェアです。
今回はシンプルなインターフェースで使いやすさに定評のあるグループウェアのクロジカをご紹介させていただきます。
クロジカとは
クロジカとはTOWN株式会社が提供しているクラウド型のグループウェアです。
プロジェクトなどの共同作業を効率化してくれる便利な機能を多数搭載しているので1,800社以上の企業から導入されている人気のグループウェアです。
スケジュール共有の効率化を中心に、チームの成長に合わせて機能を追加できる柔軟性の高さが好評で、これまでに35,000人以上から導入されている実績があります。
実際にクロジカを導入した企業からは、「操作性に優れていてマニュアル入らずで利用できる」、「見やすく使いやすい」、「直感的操作で利用できる」といった声が挙げられており、操作性に優れているグループウェアであることがわかります。
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クロジカの特に優れている点
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。
テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。
クロジカは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力・確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
わざわざ電話をしたり、直接会いにいって予定を確認する手間が不要となり、業務効率化につながります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み・修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。
クロジカでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。
予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することができるようになります。
万が一重複した予定を登録してしまった場合でも、アラートが表示されるため、ダブルブッキングが起こりにくいスケジュール管理を実現します。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。
また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
クロジカは、スマートフォンからでもスケジュールの編集・確認ができ、PCと変わらぬ操作性で利用できます。
特定のメンバーに権限を付与して勝手にスケジュールが削除されないようにすることもできるため、トラブルを未然に回避することが可能です。
Excelのように複雑な数式も必要なく、直感的操作で簡単にスケジュールの登録を可能とします。
クロジカの導入メリット
スケジュール管理が効率化される
クロジカは、1つの画面でチームやプロジェクトメンバーの予定、会議室の予約状況を確認することができるため、空き時間の把握も一目瞭然です。
予定が入っている時間帯に予定を入れようとしても、アラートが表示されるため、ダブルブッキングを未然に防ぐことができます。
スマートフォンからでもスケジュールの登録、編集、閲覧ができるため、外出先やテレワークでもスケジュール管理を可能とします。
社外との日程調整も効率化できる
クロジカは、社外とのスケジュール調整も効率化することが可能です。
取引先にURLを送って相手に候補日を選んでもらうだけで、スケジュールを調整することができ、相手先がクロジカを利用していない場合でも、カレンダーから日程を選択してもらうだけのため、負担もありません。
チームの成長に合わせた運用が可能
クロジカは、チームの成長に合わせて機能を追加して利用することができます。
基本的なスケジュールに管理に、チームの状況に合わせて掲示板機能やチャット機能を追加して、より効率的に運用することが可能となります。
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クロジカの機能·特徴
カレンダー機能
クロジカのカレンダー機能は1つの画面でチームメンバーの予定を共有することができます。
直感的に操作できるシンプルなインターフェースなのでPCの操作に不慣れなメンバーがいても安心して利用することが可能です。1つの画面で会議室の予約状況やチームメンバーの予定を把握できるので会議の設定も柔軟に組むことができます。予定時刻に対して通知を送るように設定することもできるので大事な会議を忘れてしまっていたというミスも防ぐことが可能です。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携もできます。
チャット機能
大量のメールに埋もれて本当に必要な情報を探すことができないという課題はチャット機能を利用することで解決できます。
グループチャットが可能なのでプロジェクトメンバーだけのルームを設定すればプロジェクトに関する情報だけをいつでも閲覧することが可能ですし、メンバーリストからダイレクトに1対1のチャットを始めることも可能です。スマホへのプッシュ通知を設定できるのでチャットに気づかなかったというミスも防ぐことができます。
メンバーの既読状況を把握することが可能なので重要なチャットに対して既読していないメンバーに対しては直接呼びかけることが可能になります。ルーム作成者以外に管理者権限を設定することが可能なのでプロジェクトの引き継ぎの際にも新しくルームを作成する必要はありません。もちろん過去のメッセージを検索することも可能です。
必要な機能だけを導入できる
多くのグループウェアは導入時点で多数の機能を利用することができますが、機能数が多いからこそPC操作が苦手な人にとっては使いこなせない可能性もあり、導入費用が高額になってしまうケースもあります。
クロジカでは自社のニーズに合わせて必要な機能だけを導入することが可能です。カレンダー機能だけを導入してチャットは既に自社で使っているツールをそのまま利用するなど自社に合わせたカスタマイズで運用ができるのです。
クロジカの料金·価格
クロジカの料金体系は以下の通りです。
- 初期費用：0円
- 月額費用：0円〜/ユーザー
また、クロジカでは事前に操作感や機能性を確かめたいという方に向けて、14日間無料のトライアルを提供しています。
2023年4月現在/詳細は公式サイトを確認
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クロジカの強み
クロジカの強みは必要な機能ごとに導入できる利便性にあります。
多機能なグループウェアは多いですがその分導入費用が高額になってしまったり使いこなせないユーザーがでてきてしまうという問題があります。
クロジカであればまずは最低限必要な機能だけ導入してみて全メンバーが使いこなせるようであれば適宜機能を追加していく、自社で既に使っているツールとうまく併用して利用するといった柔軟な対応をとることができるというのはクロジカならではの強みです。
クロジカはこんな人におすすめ
スケジュール管理を強化したい人
スケジュール管理で課題となりやすいのがダブルブッキングです。
社員の予定を正確に把握していないと会議室の予約が重複してしまったり社用車の予約が取れないなどのトラブルを招いてしまいます。
クロジカのスケジュール管理はメンバーを任意のグループに振り分けて選択したグループの予定のみを表示させることができるのでスケジュール管理を効率的に行うことができます。
予定の登録時に会議室や社用車などの設備を一緒に登録することができるので、情報を総合的に把握しやすくなるメリットがあり、重複してスケジュールを登録している場合にはアラート表示がされるので事前にトラブルを解消することができます。
クラウドサービスのため、スマホやタブレットで外出先からも手軽に予定を確認できるというメリットもあります。
エクセルでスケジュール管理をしている人
クロジカを導入することで、マウスで直感的にスケジュール管理が可能となります。
エクセルでのスケジュール管理は扱う人数が増えるほどに処理が重くなり、表も煩雑になってしまうので管理が難しく、複数人で同時に編集ができないというデメリットが発生してしまいます。
エクセルはスマホからの操作にも適していないので基本的には社内のPCを使って作業しなくてはいけないという限定性もあり、担当者しかスケジュール管理の状況を把握できていないという属人化も招いてしまう危険性があります。
クロジカはクラウドで利用できるので時間や場所を問わず予定を登録することができ、管理者の負担を大きく軽減してくれます。
メンバーごとに権限を付与できるので不正な利用や改ざんを防止できるのもメリットです。
マウス操作で直感的に予定の編集ができるのでエクセルと違い数式設定などの専門的な知識が不要という点でも大きなメリットがあります。
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利用企業からの評判·口コミ
コミュニケーション不足が解消されました
“各部門でのコミュニケーション不足を解決するためにクロジカを導入することにしました。導入は非常にスムーズで、利用したメンバーからは外出先でもスケジュールの確認ができるので良いと好評です。情報共有にかける時間も大きく短縮することができました。”(合同会社サンパオリーノ様)
機能を選んで使えるのが良いですね
“社員間のスケジュール共有ができておらず効率の良い仕事ができていないという問題を解決するためにクロジカを導入することにしました。最初から多くの機能が使えるとなると拒否反応を示す従業員もいるかと思うのですがクロジカは機能を選んで利用することができるのがいいですね。スケジュールの組み立てが楽になり、予定のバッティングトラブルも減りました。”(株式会社日本カラーデザイン研究所様)
社内のスケジュール共有で大活躍
“社内のスケジュール共有や情報共有に最適です。社内メンバーでの会議の予定を設定するためのスケジュール確認などで活躍してくれています。日報としての機能も果たしてくれるため、定例報告などにも便利です。“(某サービス業)
クロジカの導入事例·評判
マニュアル要らずで操作ができます
“スケジュール管理ツールは操作性が重要です。クロジカは、操作性に優れており、マニュアルを読まずに操作できる点が最大の魅力だと感じています。”(TBSアナウンス部様)
見やすい画面が導入の決め手
“スケジュール管理アプリの導入を検討して、数社で比較検討をしていました。クロジカは初めて触れてみた際に、直感的操作で利用でき、使いやすいと思いすぐ導入が決定しました。”(株式会社マイスターエンジニアリング様)
PC操作が苦手な人でも安心
“スケジュール管理の導入にあたって重視していたのは、誰でも使うことができる操作性でした。クロジカは、PC操作が苦手という人でも無理なく扱うことができ、スケジュール管理の効率化に貢献してくれています。”(株式会社東配工様)
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類似サービスとの比較
クロジカとの類似サービスとしてはサイボウズOfficeやKnowledge Suiteなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金(月額) | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| クロジカ | 0円〜/ユーザー | 0円 | あり | ·直感的操作が可能 ·機能ごとに導入可能 |
| サイボウズ Office | ･スタンダードコース/500円/ユーザー ･プレミアムコース/800円/ユーザー | 0円 | あり | ･直感的操作が可能 ･低コストから運用が可能 |
| Knowledge Suite | ･グループウェア(3GBまで)/6,000円 | 0円 | あり | ·多彩な機能が1つで使える ･容量課金制 |
料金面の比較としては必要な機能ごとに導入することが可能なクロジカが低コストでの運用で始めることができます。
機能面の比較としてはグループウェアとしてだけでなくSFAとして利用することが可能なKnowledge Suiteが幅広く利用することが可能です。
よくある質問
無料お試し期間が終了した場合は自動的に課金されますか?
いいえ。無料お試し期間が終了した場合は全ての機能が利用できなくなります。
無料お試し期間中の容量はどれくらいですか?
1社あたり1GBとなっています。
ユーザーごとに利用する機能を選ぶことはできますか?
可能です。カレンダー機能を20名、チャット機能を40名という具合に利用するユーザーごとに契約していただくことができます。
どんな支払い方法に対応していますか?
クレジットカードのみとなっております。
管理画面でユーザーの追加または削除を行った場合は料金も自動的に変更されますか?
ご利用料金は自動的には変動しません。契約ユーザー数変更のご希望につきましては、お手続きをお願いいたします。
ユーザー数変更による返金は受けられますか?
恐れ入りますがユーザー数変更によるご返金には対応しておりません。
契約期間中の退会は返金されますか?
恐れ入りますが残り期間のご返金には対応しておりません。
参考:クロジカ公式サイト
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この製品に関連する動画を紹介
クロジカでチーム強化を
グループウェアのクロジカをご紹介させていただきました。多数の部署が存在しているが故に社内でのコミュニケーション不足を感じている企業は意外と多く、情報共有のためとして以外にもチームとしての体制強化のためにグループウェアを導入する意義は大きいです。
クロジカのようなグループウェアであればPC操作が苦手な年配の方でも簡単に利用することができるのでぜひ積極的に導入を検討してみてください。
画像·データ出典:クロジカ公式サイト
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