毎月定期的に行われる勤怠の締めは、習慣的に感じる作業ですが、実際には正確な勤怠管理には重要な理由があります。
本記事では、労働環境の変化に伴い、勤怠管理の重要性や各種方法、特にシステム導入のメリットについて詳しく解説します。
勤怠管理の重要性について
勤怠管理は、従業員の就業状況を正確に把握し、適正な労働環境を整える上で極めて重要です。
これは、労働時間や残業状況を適切に把握することで、過重労働を未然に防ぎ、従業員の健康を維持することができます。
また、正確な給与計算を行うことも可能です。
勤怠管理の適正な遂行は、法的な規定を順守し、違法な労働慣行を防ぐことにつながります。
これにより、企業は適切な経営実態を示し、社会的な信頼を獲得することができるのです。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
勤怠管理の方法一覧
勤怠管理をする方法は複数あり、それぞれの利点と課題を含め4つご紹介いたします。
出勤簿
1つ目は、出席簿で勤怠管理をする方法です。
出席簿は、従業員が出退勤時間を記入し、締め日に回収して手作業で労働時間を集計します。
この方法は出席簿のフォーマットを作成することで、紙代のみがかかり、比較的手軽に導入できます。
ただし、自己申告制の勤怠管理は特別な措置が必要です。
記入漏れや時間の集計に手間がかかること、紛失のリスクがあることにも注意しなければなりません。
エクセル
2つ目は、エクセルで勤怠管理をする方法です。
エクセルを利用した勤怠管理は、勤務時間や日数を自動的に集計することで、従業員の勤務状況を把握し、給与計算を簡単にすることができます。
しかし、この方法は従業員の自己申告に基づいており、あまり推奨されているものではありません。
また、正確な集計や関数、マクロの作成には専門知識や時間が必要です。
タイムカード
3つ目は、タイムカードで勤怠管理をする方法です。
タイムカードは専用機器にカードを通すことで勤務状況を自動記録し、手間なく勤怠管理をすることが可能です。
この方法は手書きの手間がなく、効率的な打刻が可能で、時間的なコストを削減します。
ただし、打刻漏れや手作業での集計による時間費用や複数拠点からの集計の手間などデメリットもあります。
勤怠管理システム
4つ目は、勤怠管理システムで勤怠管理をする方法です。
効率的な勤怠管理を行う手段の一つであり、従業員の正確な勤務時間を記録し、スマホ、PC、ICカードなどの複数の打刻方法があります。
これにより不正打刻を防ぎ、管理者の作業量を削減し、自動で勤怠情報を集計して給与管理など他のシステムと連携することが可能です。
ただし、導入には費用や運用に時間を要することも考慮すべきです。
おすすめの勤怠管理システム
勤怠管理方法としてシステムを利用するメリット
ここでは、勤怠管理方法としてシステムを利用するメリットを詳しく解説いたします。
勤怠を自動で集計・管理できる
勤怠管理システムの主なメリットは、勤怠を自動で集計・管理できることです。
このシステムでは、業務時間の大幅な削減が可能で、従業員の勤怠データを自動的に収集し、集計、チェック、分析、管理を行います。
様々な打刻方法を選べる
勤怠管理システムは、様々な打刻方法を選ぶことができます。
スマートフォンアプリ、PC画面での入力、ICカード、生体認証など多様な方法があり、従業員はこれらの方法を使用してワンタッチで出退勤時間を記録できます。
例えば、スマートフォンを利用してリモートで勤務時間を打刻する場合や、職場内でICカードを使って出退勤時間を記録する場合など、様々な状況に応じて対応が可能です。
フレックスタイムなどの変形労働制にも対応できる
勤怠管理システムを利用することで、フレックスタイム制や変形労働時間制などの複雑な雇用形態にも対応が可能です。
個別に雇用形態を設定することで、システムは従業員の個々の勤務パターンを正確に把握し、自動的に労働時間を集計します。
勤怠管理方法はシステム管理を選ぶのが効率的
労働環境の変化に伴い、従業員の勤怠管理は複雑化しています。
自己申告や手動の方法では適切な管理が難しいため、法令順守と効率性を兼ね備えたシステム導入がおすすめです。
勤怠管理システムは人的ミスを減らし、管理負担を軽減するメリットがありますので、自社に合った適切な製品を選び、勤怠管理システムを最大限に活用しましょう。
