勤怠管理システムの導入には、メリットとデメリットがあります。
導入を検討している企業の方は、あらかじめ双方をチェックしておきましょう。
この記事では、勤怠管理システムのメリットとデメリットを紹介します。
勤怠管理でよくある問題点や、勤怠管理システムの選び方もあわせて紹介しています。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
勤怠管理でよくある問題点
勤怠管理のよくある問題点を解説しましょう。
打刻ミスや手作業時のエラー
退勤管理では、打刻漏れなどのミスや手作業によるエラーを完全に防ぐことはできません。
修正には手間がかかり、さらに気づかずに放置すれば給与計算のミスにもつながるでしょう。
勤怠データの不正操作
タイムカードや自己申告制だと、勤怠データの不正が発生する可能性があります。
不正操作によって勤務時間を改ざんされるケースもあるので、注意が必要です。
時間外労働の管理の難しさ
法定時間外労働には割増賃金が発生します。
正しく給与計算を行うためには、残業申請や集計などが必要です。
管理が難しいため、方法によっては正確な勤怠管理を行えない可能性があります。
おすすめの勤怠管理システム
勤怠管理システムにはどのようなメリットがある？
勤怠管理システムを導入するメリットをまとめました。
労働時間の正確な計測と管理
勤怠管理システムなら、従業員が打刻を行うだけで正確な労働時間を計測できます。
打刻もPCやスマホででき、さらに打刻もれを防ぐ機能を備えた勤怠管理システムも多いです。
給与計算の効率化
勤怠管理のデータを活用すれば、複雑な給与計算を効率化できます。
給与計算システムと連携したり、給与計算機能を備えた勤怠管理システムを活用したりすることで、自動化できるでしょう。
時間外労働の適切な管理
時間外労働を正しく計測できるのが、勤怠管理システムのメリットです。
残業の申請業務も勤怠管理システムで行えます。
勤怠管理システムのデメリットは？
勤務管理システムの導入を検討する際に、確認しておきたいデメリットを紹介します。
導入コストと運用担当者の負荷
勤怠管理システムの導入にはコストが必要です。
クラウド型など安価で導入できるケースもありますが、オプション追加によっては割高になる可能性があるので注意してください。
また、運用担当者は操作を覚えて、正しく設定・運用を行う必要があります。
慣れるまでは時間と手間がかかり、負担になる恐れがあるので注意が必要です。
システムトラブル
システムトラブルが発生すると、打刻や勤怠管理が正しく行えません。
タイムレコーダーの故障やネットワーク回線のトラブルなど、原因を確認して対処する必要があります。
復旧まで使用できないことを想定しておく必要があるでしょう。
勤怠管理システムはどのように選ぶ？
勤怠管理システムを選ぶ際のポイントをまとめました。
カスタマイズ性
業種や職種にあわせて、使いやすくカスタマイズできる勤怠管理システムを選びましょう。
無料のトライアルがある勤怠管理システムなら、実際に試してみるのもおすすめです。
モバイル端末からのアクセスが可能か
モバイル端末でアクセスできる勤怠管理システムなら、さまざまな場所から情報をチェックできます。
モバイル端末の打刻に対応していれば、専用のデバイスを購入する必要もありません。
他システムとの連携
給与計算など他のシステムと連携すれば、業務の効率化が可能です。
ただし、対応するシステムは勤怠管理システムによって違うため、自社で使用しているシステムと連携できるかチェックしておきましょう。
勤怠管理システムのメリットとデメリットをチェック
勤怠管理システムには、勤怠管理の課題を解決できるメリットがあります。
一方で導入コストや運用担当者の負荷、システムトラブルなどのデメリットもあるため、注意が必要です。
メリットを最大化してデメリットを解消するために、紹介した知識を役立ててください。
