紙による勤怠管理にはさまざまな問題点が考えられます。
業務の効率化を目指すなら、ペーパーレス化を検討しましょう。
この記事では、勤怠管理を効率化するメリットをまとめました。
紙による勤怠管理の問題点や、ペーパーレス化する上でのセキュリティ確保とあわせて紹介します。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
勤怠管理を紙で管理する問題点
紙で勤怠管理を行うことの問題点を解説します。
人為的エラーと正確性の低下
タイムカードで打刻を行っている場合、打刻もれや記入ミスなど人為的エラーが発生しやすいです。
タイムカードから転記や計算をする際に、間違ってしまうケースもあるでしょう。
紙による勤怠管理は従業員による不正や改ざんも簡単です。
人為的エラーや正確性の低下により、正しく勤怠管理が行えない可能性があります。
時間と人員を浪費する
紙による勤怠管理は記入や集計に手間と時間がかかります。
締め日にタイムカードを回収したうえで、電卓で計算したりエクセルに入力したりといった作業が必要です。
記入項目や人数が多ければ業務量はさらに膨大。
紙での勤怠管理は負担が大きく、人員や時間を浪費してしまいます。
データ保管と検索の難しさ
勤怠管理のデータは給与計算のために必要です。
さらに出勤簿やタイムカードは、記録した日から5年間（経過措置として3年）保管することが定められています。
紛失を防ぐためには保管スペースや適切な管理が必要です。
さらに紙での出勤簿やタイムカードは検索が難しく、必要なときに見つからない可能性もあります。
おすすめの勤怠管理システム
勤怠管理をペーパーレス化するメリット
勤怠管理をペーパーレス化するメリットをまとめました。
効率的な勤怠管理業務の促進
勤怠管理システムを導入してペーパーレス化すれば、データの記入や集計を自動で行えます。
パソコンやスマホなどで打刻を行うだけで出退勤を記録できて、データの共有も簡単です。
出退勤や勤務時間のデータが必要な際でも期間を指定して参照でき、すぐに出力できます。
ペーパーレス化を実現することで、勤怠管理業務にかかる手間や時間を大幅に削減できるでしょう。
紙代や印刷代、人件費などのコスト削減にもつながります。
法令遵守と正確な給与計算
多くの勤怠管理システムは法改正に自動で対応。
紙での勤怠管理と違い、法改正を確認したり対応したりといった手間がかからないのがメリットです。
さらに勤怠管理システムを導入すれば、正確な出退勤データを記録できます。
労働時間や残業時間の累計なども自動で計測でき、超過すれば必要に応じてアラートや通知を出すことが可能です。
ペーパーレス化によって、法令遵守や正確な給与計算が実現できるでしょう。
データの安全性の向上
勤怠管理システムのデータは簡単には改ざんできません。
修正を行う場合も、誰がどのような内容に変更したか記録が残ります。
また、顔認証やGPS認証など、不正な打刻を防ぐ機能がある勤怠管理システムは多いです。
アラートや通知で打刻もれを防ぐ仕組みも備えており、データの正確性を維持できます。
勤怠管理のペーパーレス化ではセキュリティ確保が重要
勤怠管理をペーパーレス化するための、セキュリティ対策を解説しましょう。
権限管理
制限管理機能があれば、勤怠管理システムにアクセスできるユーザーを限定できます。
部署や立場によって制限を決められるため、第三者による意図しない改ざんを防ぐことが可能です。
データのバックアップと復旧手順
データのバックアップをとって、データの消失に備えましょう。
詳しい復旧手順をあわせて確認しておくと安心です。
自動バックアップ機能がある勤怠管理システムもあるので、ぜひチェックしてください。
セキュリティ管理
勤怠管理のペーパレス化では、セキュリティソフト導入やスキャンといったセキュリティ管理が重要です。
そのうえで通信・データの暗号化やサービス運用監視など、セキュリティ対策が万全な勤怠管理システムを選びましょう。
勤怠管理はペーパーレス化がおすすめ
勤怠管理のペーパーレス化には、効率的な業務の促進や法令遵守、正確な給与計算といったメリットがあります。
人為的エラーや正確性の低下、時間と人員の浪費など、課題の解決におすすめです。
紙による勤怠管理の悩みを解消したいなら、システム導入によるペーパーレス化を検討してください。
