労働時間の正確な記録を確保するために欠かせない「勤怠打刻」。
従業員の出勤と退勤を記録し、労働法を守るためには重要な業務です。
勤怠打刻の適切なルールと運用には注意が必要で、従業員が正確に打刻すること、そして管理者がそれを適切に確認することが重要です。
本記事では、勤怠打刻の意味や打刻方法、ルール運用の注意点などを詳しく解説いたします。
勤怠打刻とは
勤怠打刻とは、従業員の勤務状況や出勤・退勤時間、休憩時間などを記録する手段です。
これは、タイムレコーダーやタイムカードなどを使用して、出社時や退社時の時刻を記録することをいいます。
この打刻行為は、勤怠管理において重要であり、従業員の勤務時間や休憩時間を正確に把握するために行われています。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
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freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
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| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
勤怠打刻の方法
企業で採用されている、主な勤怠打刻の方法を4つご紹介いたします。
会社の特徴に合わせて使い分けてみてください。
タイムカード
タイムカードは、出勤や退勤時間を指定の紙に記録するアナログ式の打刻方法です。
通常、「打刻機」と呼ばれるシステムを使用して、従業員が手動で記録を行います。
この方法はシンプルで使いやすく、誰でも簡単に打刻ができるのがメリットです。
しかし、手動操作のため打刻し忘れが起こりやすい点や、リモートワークには適さないといった制限もあります。
タブレット端末で打刻
タブレット端末には、専用の勤怠管理アプリをインストールして従業員が出社や退社時にタッチ操作で打刻を行うことが可能です。
タッチスクリーンを使用してタイムスタンプを記録するため、勤怠情報を簡単に入力できます。
また、位置情報を活用して、従業員が特定の場所からの打刻を行ったかどうかを確認することもできます。
ICカード打刻
ICカードの打刻管理は、専用のスキャナーを使用してICカードに内蔵された個人情報を読み取り、その情報を基に勤務時間を記録する方法です。
この方式ではデジタル化された情報が利用されるため、後の集計や給与計算が自動化され、タイムカードに比べてスムーズです。
カードをスキャナーにかざすだけで打刻できるため、打刻ミスが少ないのが特長です。
交通系ICカードと専用の低価格スキャナーを組み合わせることで、比較的低いコストで効果的な勤怠管理が可能です。
専用アプリやシステム
勤怠管理システムは、従業員の勤務時間データを自動的に管理し、集計や給与計算を行うシステムです。
このシステムでは、従業員が専用アプリやシステムを使って打刻を行います。
打刻ミスを防止するアラート機能や不正な打刻を防ぐ仕組みが組み込まれており、正確で効率的な管理が可能です。
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勤怠打刻で気をつけること
トラブルなどのリスクを避けるためにも、勤怠打刻で気をつけるべきことを把握しておきましょう。
法律に則った勤怠管理をする
勤怠打刻において、法律に従った勤怠管理を行うことが最も重要です。
法律に適合した勤怠管理を行っていない場合には、労働時間の不適切な記録や給与の未払いなどが発生し、それに伴う労働基準法違反やトラブルのリスクが高まります。
法律に基づいた勤怠管理を行うことで、労働環境や労使関係を適切に維持し、法的なコンプライアンスを守ることが可能なのです。
打刻ルールをしっかりと定める
従業員が正確に勤怠を記録するためには、明確な打刻ルールを設けることが重要です。
ミスの修正についてや特殊な勤務に対処する方法を従業員が理解しやすい形で定めることで、適切な勤怠管理が可能となります。
また、直行直帰や中抜けのケースが多い場合は、日々の業務状況を考慮して、打刻ルールをしっかりと定めることが重要です。
勤怠打刻の手段やルールを知って正しく運用しよう
勤怠打刻の手段とルールを知り、正しく運用することが、効率的な勤怠管理と法的コンプライアンスの確保につながります。
自分の会社に合った打刻方法で管理しましょう。
