目次
仕事をしているとさまざまなものを管理しなければなりません。
新しいことが次々と出てきてしまい、皆で共有しなければならないことも多々あります。
今よりも効率良く作業を進めたいと思っているときには、Microsoft Plannerを利用してみましょう。
Microsoft Plannerとは
Microsoft Plannerとは業務の中でさまざまに出てくるタスクを管理してくれ、効率的に仕事が進められるツールです。
特に人数が多い職場ではさまざまな部署、プロジェクトなどもあり、チーム内で共有して期限を守らなければならないことも多々あります。
複雑なタスクの管理もMicrosoft Plannerを導入することで、簡単に効率化してくれます。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 200円~/1ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
Microsoft Plannerの特徴·機能
こちらでは、Microsoft Plannerの特徴·機能について紹介していきます。
未経験でもすぐに使える
正直操作が難しいとどんなに効率良くできるとしても、そこに到達するまでが大変です。
しかしMicrosoft PlannerはMicrosoft365のアプリ知識さえあれば、簡単にPlannerも使えます。
初めて利用する際に、未経験でも新しい看板を数分で作成できます。
探す手間も省けて効率的
どこに何のタスクが入っているのか探すのは時間がかかりがちですが、Microsoft Plannerであればファイルやラベルも利用ができます。
すぐにどこに自分が使いたいものが入っているかわかり、仕事の効率を上げることが可能です。
どこまで進んだのか可視化して確認できる
今どこまで進んでいるかを報告する際、複雑なレポートづくりは一切いりません。
自分で何もしなくても、円グラフや棒グラフとして見ることができます。
事前に何かセットする必要もなく、すべて自動的に可視化してくれるため便利です。
Microsoft Plannerの強み
決まった場所ではなくても、好きなところで仕事ができます。
パソコンでもスマホでも簡単に利用ができるため、会社でも外出先で忙しいときにもサクっと開いて更新が可能です。
チームで共同作業をしていてもすぐに確認ができ情報も共有できるため、作業の効率化がアップします。
個人でもチームでもタスクをまとめられるため、大変便利です。
Microsoft Plannerの価格·料金プラン
Microsoft 365 Business Basicの場合月額540円、 Business Standardは1,360円、Business Premiumは2,180円です。
大企業向けのプランもあり、 E3は3,480円、 E5は6,200円、F3は1,090円となっています。
すべて1ヶ月無料で試せます。
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
Microsoft Plannerの注意点
タスク管理は基本的には文句なく使用しやすいのですが、ガントチャートのような形式では表すことができません。
ほかにも繰り返しのタスク設定ができないため、そういった機能を使いたいときは不便に感じてしまうでしょう。
ただ、基本的な機能は使用しやすいので、そこまでデメリットを気にせず使用できるでしょう。
Microsoft Plannerの導入事例·利用企業からの評判
出張も減りライフワークのバランスが取れた
“世界中に店舗があり、社内外で効率的かつ環境に配慮したビジネスを行いたいと思っていました。そこで同僚全員で使えるようにし、社内外で共同作業をすることにしたのです。Microsoft Plannerを利用し効率良くタスクも共有ができ、紙の無駄遣いも抑え出張をデジタルコラボレーションに置き換えることができました。そのため社員の無理な出張などもなくなり、ライフワークと快適に両立できるようになりました。”(IKEA様)
類似サービスとの比較
似たようなサービスの中にtoaster teamがあります。
皆で共有しなければならない業務内容やマニュアル、手順書などを簡単に作成できる機能も付いています。
ニュースをコメントと一緒に共有できるニュースボード、タスク管理機能などすべて必要なものは揃っているのが特徴です。
初期費用も0円なだけでなく、まずは使ってみたいという方へ月額0円の無料プランも用意されています。
料金プランとしては、利用する人数が多い程得になりますので、ある程度人数のいる企業はお得です。
ライトプランは月額800円、ビジネスプランは月額1,500円で11名から100名の料金プランになります。
Microsoft Plannerでタスク管理の向上を
これまで複数などでプロジェクトを進めるときに苦労をしていた方も、タスク管理が効率化するので楽になります。
生産性も向上し、情報共有も簡単でスピーディーできるためぜひおすすめです。
画像·データ出典:Microsoft Planner公式サイト
