進捗管理の重要性と管理のポイント、進捗管理を見える化させるツール・アプリをご紹介

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プロジェクトの成功や効率化のために欠かせないのが、進捗管理です。
近年は、専用のツールを導入して、進捗管理を行う会社も増えてきました。
そこで今回は、進捗管理に役立つおすすめのツールをご紹介いたします。
また、プロジェクト管理担当者が把握しておくべき、進捗管理の目的、メリット、PM(プロジェクトマネージャー)などについても解説していきます。

進捗管理とは?進捗管理をする目的とは?

「進捗」(しんちょく)は、物事の進み具合、捗り具合などを意味する言葉です。
ビジネスにおいては、仕事の進み具合に対して「進捗」という言葉が用いられています。
つまり、進捗管理は、プロジェクトがきちんと進んでいるかどうかを把握したうえで、管理することなのです。

進捗管理の目的

進捗管理の目的は、「プロジェクトの作業計画と各担当者の作業状況のズレ」を防ぐことです。
もしも、そのズレに気が付かないまま作業を進めてしまったら、生産性が著しく低下することや納期が遅れてしまうことにもなりかねません。
また、無駄な工程が増えて残業が多くなり、人件費などのコストもかかってしまうことでしょう。
スケジュールの遅れ、利益損失を防ぐためにも、進捗管理はとても重要なものなのです。

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紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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進捗管理をするメリットについて

次に、進捗管理を行うことでどんなメリットが得られるのかについて見ていきましょう。

作業が見える化できる

進捗管理を行うメリットは、作業が「見える化」することです。
各担当者の作業を管理することでタスクやスケジュールが明確化し、仕事の優先順位がつけやすくなります。
また、プロジェクト全体の進捗状況がすぐに把握できるという利点もあります。

途中で軌道修正ができる

プロジェクトを進めていくうちに、当初の目的とはズレた方向に進んでしまうことも珍しくありません。
そんなときでも進捗管理をしっかり行っていれば、すぐに問題点に気が付くことができ、軌道修正が可能です。

情報共有ができる

プロジェクト担当者同士で情報共有ができることも、進捗管理のメリットです。
作業に必要な情報を共有することで、作業のスピードアップ、生産性が向上なども期待できるようになります。

責任感や達成意識が持ちやすくなる

進捗管理を行うことで、各担当者の作業に対する責任感が生まれる場合やプロジェクト達成意識が持ちやすくというメリットもあります。

 進捗管理のデメリット

進捗管理には、以下のようなデメリットもあります。

  • 状況報告などの作業が増えることで各担当者の負担となる
  • プロジェクトの規模が大きくなるほど進捗管理が大変になる
  • 進捗管理ツールを導入する際にはコストがかかる

デメリットよりも、メリットの方が多いので、進捗管理はきちんと行っておいたほうが良いでしょう。

進捗管理をするうえでの管理のポイントとは?

進捗管理を行う際のポイントは、以下の通りです。

プロジェクトを細分化する

進捗管理を行う際には、プロジェクト全体のプロセスを細分化しておきましょう。
細かくタスク化しておけば、スケジュール管理がしやすくなります。
また、プロジェクト担当者も作業に取り組みやすくなり、モチベーションアップにもつながりやすくなります。

進行責任者を明確にしておく

責任者が誰なのかがあいまいになると、プロジェクトの進行に影響が出てしまいかねません。
そのような事態を避けるためには、主たる責任者を明確にしておきましょう。
さらに、タスクごとに進行責任者を細かく設定しておくことで、より効率良くタスク管理が行えるようになります。

使いやすい進捗管理ツールを用意する

仕事のほかに進捗管理も行うとなると、プロジェクト担当者へ負担がかかってしまいます。
ストレスを軽減するためには、使いやすい進捗管理ツールを用意しておくことも、大事なポイントです。

おすすめ進捗管理ツール・アプリを紹介

各社からは、さまざまな進捗管理ツールやアプリが販売されています。
その中から、特におすすめのものをいくつかご紹介いたします。

Planio

Planioは、Planio GmbH社が提供しているプロジェクト管理ツールです。
オープンソースソフトウェアの「Redmine」をもとに開発されています。
Planioには、追跡機能が搭載されており、タスクやバグをすぐに発見することが可能です。
そのほかに、かんばんボード、チャットなど進捗管理に役立つ機能がいろいろと揃っています。
Planioはクラウド型のプロジェクト管理ツールであるため、ソフトウェアのインストール不要ですぐに導入できます。
マルチデバイス対応となっており、スマートフォンやタブレットでも利用できる点も、Planioのおすすめポイントです。

画像·データ出典:Planio公式サイト

Asana(アサナ)

Asanaは、Asana Japan株式会社が提供しているプロジェクト管理ツールです。
Facebookの共同創業者であるダスティン・モスコヴィッツ氏が開発に関わっていることでも、有名なツールです。
Asanaには、カレンダー機能、フォーム機能、ボード機能などが用意されており、効率良くプロジェクト管理が行えます。
複数チームのプロジェクトを1つの画面でまとめて把握できるポートフォリオ機能もあります。
Microsoft Teams、Googleカレンダー、Adobe Creative Cloudなど他社のサービスとの連携も可能です。

画像·データ出典:Asana公式サイト

Zoho Projects(ゾーホープロジェクト)

Zoho Projectsは、ZOHO Japan Corporationが提供するクラウドベースのプロジェクト管理ツールです。
プロジェクトやスケジュール全体を表示するガントチャート機能が搭載されており、進捗状況を一目でチェックできます。
タスクの自動化機能が搭載されていることも、Zoho Projectsの特徴です。
Zoho Projectsは価格もお手頃となっており、一番人気のプレミアムプランは月額528円~(年間契約)利用できます。
導入コストを抑えたい方に、おすすめの進捗状況管理ツールです。

画像·データ出典:Zoho Projects公式サイト

進捗管理の重要なPM(プロジェクトマネージャー)とは?

最後に、進捗管理で重要となる「PM」についても、少し触れていきましょう。

PMとは?

PMは、英語の「Project Manager」(プロジェクトマネージャー)の頭文字を取った省略系です。
プロジェクト全体のマネジメントを行う担当者のことを意味する言葉です。
PMのほかに、プロマネという名称で呼ばれることもあります。

PMの役割

このPMに任命された人には、チーム全体のタスクを管理して、プロジェクトの目的達成を目指すという役割が課せられます。
スケジュール管理、品質管理、コスト管理、リスク管理など、さまざまなことに目を向けて、対策を採っていくことが求められるのです。
経営管理能力、提案力、交渉能力なども必要です。

効率化にはツールの利用も検討しよう

今回は進捗管理がどんなものなのか、目的やメリットなどについてご紹介しました。
進捗管理を行う際には、進行責任者を明確にして、プロジェクトマネージャーを決めておくことがポイントです。
また、プロジェクトを細分化することや使いやすいツールの導入することも進捗管理を円滑に行うために必要です。
進捗管理を円滑に進めるためにも、本記事でご紹介した管理ツールやアプリなどもぜひ活用してみてください。

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