プロジェクトを進めるときに、プロジェクト管理をしっかりと行なっていることでより短い時間で効率的に業務を進めることができます。管理には様々なツールを使用することで、業務の達成状況などを可視化することができるのです。
そもそもプロジェクト管理では何を管理しているのか、管理ツールにはどんなものがあるのかを見ていきましょう。
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理とは、そのプロジェクトでの目標が達成できるように管理することです。プロジェクトの立ち上げ段階から完了後に行うフィードバックまで、そのプロジェクトの全てを管理するのがプロジェクト管理なのです。
プロジェクトは目標を達成するためのタスク・業務を行うことで成り立ちます。プロジェクトを管理するということは、タスクや業務などの実働だけではなく計画・進捗管理・工数管理・スケジュール管理などそのプロジェクトに関わる全てのことがプロジェクト管理なのです。
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類似サービス： Shachihata Cloud
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
プロジェクト管理の種類
プロジェクトで行うことは業務・業種によって大きく異なりますが、管理する内容はあまり変わりません。一般的なプロジェクト管理で行うことを紹介します。
その日にやることを管理するタスク管理、各タスクの日程を管理して毎日の作業を円滑に進められるようにするスケジュール管理、「人」と「時間」で業務量を管理する工数管理、生産管理として製造現場で使われることが多いプロセス管理（工程管理）などがあります。
他には、目標管理・時間管理がありますが、すべての管理を行えば効率アップが目指せるわけではありません。企業に合っていることやプロジェクトの業務に合っているかどうかをチェックし、どの管理をすればより効率アップを目指せるのか選択するようにしましょう。
プロジェクト管理ツールの種類
プロジェクト管理でどのようなツールが使われているのか紹介します。
ガントチャート
ガントチャートとは、大規模なプロジェクトを小さなタスクに分けることでプロジェクトの計画・管理を行うことができます。ガントチャートの左端がタスクの開始日、右端の完了日を示しています。水平バーによってタスクの持続時間がわかるようになっています。
メインのタスクだけではなくサブタスクもひと目でわかりますし、タスクの開始と終了が明確化しています。プロジェクトのどの段階で何が起こっていなければならないのかがはっきりとわかり、進捗状況がすぐにわかります。
プロジェクトタイムライン
プロジェクトタイムラインとは、開始から完了までのプロジェクト全体のスケジュールです。ガントチャートと組み合わせることで、その日だけではなくプロジェクト完了までのスケジュールがすぐにわかります。
ただ、タスクの依存関係や完了状態が分かりにくいことからガントチャートのみを利用する企業の方が多いのが現実です。
マインドマップ
マインドマップとは、マインドマップは樹形樹のような構造をしており、プロジェクト全体を一目で確認することができます。リストの管理や問題の分析などにも使われており、複雑で分かりにくいプロジェクトも分かりやすくなるのです。
階層ごとに分類・整理することができ、大項目にはそのプロジェクトの目標や業務で達成すべきこと、中項目には作業メンバーや作業内容など、小項目にはコンセプトメイク、各種作業スコープなどを書きます。写真の挿入やファイルのリンクなど、オリジナリティを出してもっとわかりやすくすることも可能です。
プロジェクト管理ツールを組み込むことで、より効率アップを目指す
プロジェクト管理には様々な種類がありますが、業務などに適切に組み込むことで、業務内容が分かりやすくなるだけではなく自分がやるべきことがはっきりとします。
周りの士気を高めることもできるため、プロジェクト開始前の説明にもぴったりです。
