社員を雇用した際に必要な労務管理について
会社が社員を雇用した際に行うべき労務管理はいくつかあります。どれも必要なものとなりますので記入漏れがないようにしましょう。
必要書類を準備する
まず会社側は社員が入社する前に労働条件の確認に関する書類や採用通知書の作成、入社承諾書などの必要書類を用意します。
採用通知書は、会社側から採用候補者に対して採用することを通知する書類のことで、入社承諾書・誓約書は内定者に対して約束を遵守するように伝える書類です。
これらの書類を候補者へ送り、返送してもらい、入社の意思が確認できれば雇用契約書を作成、入社手続きに必要な書類を候補者に提出してもらいます。
雇用契約書には「労働契約期間」「就業場所」「従事する業務内容」「始業や終業など労働時間に関する情報」「賃金・賞与など」「退職や解雇に関する事項」などを明示することが義務付けられています。
社員側と企業側でのトラブルを避けるために雇用契約書に記載した内容は双方で確認し、会社側と内定者側で控えを持つようにしましょう。
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日付形式の変換や文字列の結合など、データ変換のルールをあらかじめ設定できるので、ファイル加工や整形の手間なく他システムに合ったCSVを入出力できます。また、社会保険労務士にもアカウントを提供することができるため、簡単に情報を共有可能です。企業と社会保険労務士のスムーズな連携を実現します。
入社手続きに必要な書類を提出してもらう
入社に際しては内定者に提出してもらう書類があります。必ず必要となる書類については以下の通りです。
- 雇用保険被保険者証
- 年金手帳
- 源泉徴収票
- 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
- 健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者 資格取得等届
- マイナンバー
- 雇用契約書
- 給与振込先届出書
- 各種手当支給届出書
- 健康診断書
また上記以外に必要に応じて「住民票記載事項証明書」「身元保証書」「資格免許証・合格証明書類」といった書類が必要となる場合もあります。
法定三帳簿の作成
法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)は従業員がいる企業であれば作成・保管・管理する義務が生じます。
労働者名簿には従業員の性別や住所、業務の種類などの個人情報を記載します。
賃金台帳には従業員の給与や賞与に関する情報を、出勤簿には従業員の出勤日数や出勤日、時間外労働があった場合はその詳細などを記載しましょう。
いずれも保存期間は5年間となっています。
社会保険の手続き
社会保険(健康保険、厚生年金)に関する手続きは、健康保険組合・厚生年金基金または年金事務所へ届け出を提出することで完了します。
社員に配偶者や子供がいる場合は健康保険被扶養者(異動)届の提出も必要となります。
その他手続き
雇用保険の手続きは雇用保険被保険者資格取得届をハローワークに提出する必要があり、提出期限は社員が資格取得した日の翌月10日までとなっています。
社員に前職があり12月31日より前に入社する場合は、前職での収入を参照に所得税を算出、年末調整が必要です。
さらに、社員が「特別徴収への切り替え」を希望した場合には会社側に住民税の手続きをする必要が発生します。
