就業規則は単なる社内ルールではなく、従業員が常に10人以上働いている職場では作成しなければならない規定になっています。
労働条件や退職に関する決めごとなど、会社運営に欠かせない大切な事項を記したものですが、その内容は従業員へも周知されていなければなりません。
ここでは労働基準監督署への届出義務なども含め、正しい作成法や運用法など押さえておくべき基礎知識をまとめます。
就業規則とは?労働基準法との関係について
就業規則とは、とても簡単に言うと「企業と従業員との約束事」です。
労働に関する決めごとが細かく明文化されていて、その企業で働く従業員は内容をすべて把握し、ルールに沿って労働することになります。
内容は賃金に関することや労働時間に関することなど労働条件はもちろんのこと、就業姿勢など行動規範に関する服務規定も含まれます。
ただし内容は企業側が決めることですので、各企業ごとに細かな部分は変わるものです。
日々の業務の中で何かの判断をするときに、職場のルールブックである就業規則に照らし合わせることで、従業員同士が衝突することなく組織統制が取れるようになります。
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労働基準法との関係
まず労働基準法では、従業員を常時10人以上雇用する企業には以下の2点を義務付けていますので覚えておきましょう。
- 就業規則の作成
- 就業規則の労働基準監督署への届出
人数は事業所ごとになり、従業員であればパートや契約社員、アルバイトなど雇用形態には関係なく数えられます。
産休など長期休暇中でも在籍していればカウントされますし、出勤している人数を10人以下でローテーションしても、在籍数が超えていれば該当します。
もし該当企業で就業規則を作成せず届出もしていなければ、30万円以下の罰金刑という厳しい罰則もありますので注意が必要です。
とはいえ、企業にとって重要なルールブックはトラブル予防に欠かせないものです。
罰則はさて置いて、もし義務がないとしても作成するのが基本と考えたほうが良いでしょう。
はじめての方必見！就業規則の適切な作成方法
就業規則を作成する場合、はじめてであれば特に、モデルとなる就業規則を手に入れて内容を理解することが大切です。
それを見ればどのようなことを決めれば良いか、どのように表現すれば良いかがわかるでしょう。
また、どのような内容が適切かは、もちろん労働基準法の理解が必要です。
基本的には企業が決める職場のルールなのですが、当然のことながら、それ以上に強い効力を持つのが労働基準法です。
もし法律に反する内容を就業規則に盛り込んでしまったとしても、違反した部分は就業規則の効力のほうが無効となります。
また、正社員と非正規社員といった条件の異なる従業員に対しては、それぞれ別の就業規則を作成することが適切です。
たとえば正社員とアルバイトでは、月の出勤日数も就業時間も違うことが一般的でしょう。
それが賃金の決定方法にも影響してきますので、条件が異なる働き方をする従業員には、それぞれのケースに合わせた就業規則を用意する企業が多いです。
就業規則の作成時の留意点とおすすめの作成方法
就業規則を作るときに留意しておくべきなのは、内容が3部構成になっているという点です。
それが「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意的記載事項」です。
それぞれ内容を見ていきましょう。
絶対的必要記載事項
法律上、記載することが決められている事項です。
始業時刻、終業時刻、休憩時間、休日、休暇などのほか、賃金、昇給など給与面の条件、退職、解雇といった退社に関する事項は必ず記載しなければなりません。
相対的必要記載事項
制度の有無で記載が必須になる事項です。
たとえば退職手当、賞与、最低賃金額などの制度があればそのことについて詳しく記載しなければなりません。
また食費、作業用品などの負担、安全衛生や職業訓練に関する事項、災害補償や業務外の傷病扶助などの制度があればそれに関する規則が必要です。
近年では表彰制度なども採用されていますが、同時に制裁制度なども設ける場合は必ず就業規則に明記する必要があります。
もちろんこうした制度を採用していなければ必要ありません。
任意的記載事項
上記2項とは関係なく、企業がルールとして決めておきたい事項です。
企業理念に即した就業姿勢や附則などが該当し、労働基準法に則ったものである限り自由に定めることができます。
就業規則を変更したい！変更方法と届出の方法、注意点
すでにある就業規則の内容を変更したいケースは多々あります。
特に近年は時代が大きく変わり、副業の許可やフレックス制の導入など働き方が大きく変わる企業も増えているのです。
こうした場合、もちろん事実に即して就業規則を変更することができますが、変更後に行政官庁に届出をする必要があります。
所轄の労働基準監督署に就業規則を提出し、受理されることで届出が完了です。
期限が気になるところですが、これに関しては定めはなく、「遅滞なく届出を行うこと」と法的に記されています。
いつでも良いということではありませんので、変更をした場合はなるべく早く所轄労働基準監督署に届け出ましょう。
なお、届出は事業所ごとになります。
就業規則の変更に必要なもの
そもそも就業規則は事業所ごとに整備が義務付けられていますので、事業所を管轄する労働基準監督署に提出してください。
必要なのは、「就業規則」「就業規則(変更)届」「意見書」の3点です。
就業規則は変更後のもの、就業規則(変更)届はフォーマットがないので、自作する必要があります。
ビジネス文書と同じく、就業規則を変更したので届け出る旨と事業所所在地、事業所名、使用者職名と氏名などを明記すれば問題ありません。
意見書というのは労働組合や労働者代表の意見を明示する書類で、こちらにもフォーマットはありません。
就業規則作成はテンプレートを使って効率よく行おう
就業規則には、厚生労働省がホームページに掲載している｢モデル就業規則」というテンプレートがあります。
効率良く作成するにはこれをたたき台にして、自社に合う内容に変えるのが一番手軽です。
労働局も解説をホームページに掲載していますので、そちらも参考になります。
社労士や弁護士に作成を依頼する方法もありますが、正社員用就業規則作成費用の相場は20万円から、そのほかの雇用形態では10万円からが相場ですので、あらかじめ認識が必要です。
いずれにせよ作成には現状の洗い出しと整理が必要ですので、現時点で運用されているルールをすべてリストアップしましょう。
その中で優先順位を付け、グループ分けすることで効率的な条文づくりができるようになります。
大切なのは経営陣や管理職者などが議論を重ね、丁寧にすり合わせをして労使ともに納得のいくルールにすることです。
モデル就業規則をそのまま使用することは不可能ですし、専門家に依頼するにしても洗い出しとすり合わせの作業は必須となりますので、きちんと方針を決めて練ることが重要です。
適切な就業規則の作成を目指そう
就業規則は企業にとって大切なルールですので、労働基準法の義務責任とは別の意味でも、事業所ごとにきちんと作成しておくべきものだと認識しましょう。
企業と従業員、従業員と従業員のトラブルを予防する機能もありますし、理念や就業に対する姿勢を明示し、組織統制を取るためにも重要な働きをします。
厚生労働省のモデル就業規則なども参考に、自社にマッチし労使ともに納得できる就業規則をぜひ作成してください。
