請求書をPDFに変換する方法
請求書をPDFファイルに変換する方式としては、Excelを利用するのが一般的です。
ExcelにはデフォルトでPDFに変換する機能が搭載されています。
通常通りExcelを開き、請求書を作成した後に左上にある「ファイル」をクリックして「名前を付けて保存」を選択。保存場所を選んで「ファイルの種類：Excelブック」をクリック、プルダウンから「PDF」を選択することでExcelファイルのPDF化が可能となります。オプションでPDF化する範囲の指定もできます。
注意点としては、Excelの表示とPDF化した際の表示は多少異なる可能性があるため、PDF化する前にセルを少し広めにしておくと良いでしょう。
請求書をPDF化してメールで送る際のポイントと注意点
押印は廃止するか電子印鑑に切り替える
請求書の電子化に伴い、物理的な印鑑による押印が不要となりました。
しかし、トラブル防止の意味も含めて押印をして欲しいという取引先もいるでしょう。
方法としては、一度紙に出力して押印し、データ化するという方法がありますが、こちらはコストがかかります。
ですので基本的には押印はしないスタンスをとりつつも、必要となった場合は電子印鑑・印鑑画像の貼付で対応すると良いでしょう。
ファイル名にわかりやすい項目を入れておく
国税関係の書類は原則として7年間の保存義務が発生します。
いざファイルが必要となった際に取引先がスムーズに検索でkりうようにファイル名をわかりやすいものにしておくと良いでしょう。
例えば、取引年月日や取引金額、自社名などを含めておくと取引先が改正電子帳簿保存法の要件を満たして保存が可能となります。
セキュリティ対策を行う
請求書に記載されている情報は取引内容や金額など社外秘の情報ばかりです。
ですので、相手先にメール送付する場合にはパスワードを設定するなどしてセキュリティ強化を行う方が良いでしょう。
パスワードを設定する方法によっては逆にウイルスが侵入する可能性もあるため、できるだけ堅牢性の高いセキュリティを選ぶことが重要です。
タイトルに添付ファイルがあることを記載しておく
メールを受け取った取引先にメールを開封してもらうために、タイトルで添付ファイルがある旨を明記しておくと良いでしょう。
タイトルで目を引くようにしておくことで、大量のメールに埋もれずに高い確率で受領してもらうことができます。
また、メール本文にも添付ファイルの内容を確認して欲しい旨を記載しておくと、より伝わりやすいでしょう。
スマホでPDF化した請求書をメールを送信する方法
ここではiPhoneでPDF化した請求書を送る方法を紹介します。
まずはiPhoneに標準で搭載されているメモアプリのアイコンを長押しします。
メニューが表示されるので「書類をスキャン」をタップ。
iPhoneのカメラが起動するので書類を撮影し、四隅がズレている場合は手動で調整、「スキャンを保持」をタップして「保存」します。
保存した請求書ファイルをメールアプリで送信すればスマホから請求書をメール送信することができます。
注意点としては、暗い場所での撮影は避け、影などが入らなようにすること、背景と書類の色が同色系にならないような場所でスキャンすることが重要です。
また、平な場所で撮影することで正確なスキャンが可能となります。
請求書をPDF化するおすすめツール
楽楽明細
特徴
クラウド帳票発行サービスとしてNo. 1シェアの実績がある楽楽明細。
特徴的なのは、帳票発行サービスを利用したことがない人でも直感的に扱うことができる操作性です。
最低限のトレーニングですぐに運用を開始することができ、多くの導入企業で請求書のペーパーレス化や大幅な業務効率化に成功しています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額費用：24,000円〜
- 無料トライアル：あり
TOKIUMインボイス
特徴
TOKIUMインボイスは、請求書をデータ化して一元管理することができます。
紙の請求書の受領からデータ化、保管までを代行してくれるため業務効率化に大きく貢献してくれるだけでなくテレワークなどの働き方改革促進にも役立つサービスです。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額費用：10,000円〜
- 無料トライアル：要問い合わせ
BtoBプラットフォーム 請求書
特徴
請求書の発行から受け取りなどがオールインワンで対応できるBtoBプラットフォーム 請求書は請求書関連の業務を最大90%削減できる点が魅力的なサービスです。
改正電子帳簿保存法にも対応しており、請求書のペーパーレス化はもちろんテレワーク促進にも貢献します。
販売管理システムや会計システムなど多彩な外部システムと連携ができ、受け取った請求書は、学習機能によって明細単位で部門･勘定科目を自動仕訳して取り込むことができるため、ミスの削減にもつながります。
料金
- 初期費用：100,000円〜
- 月額費用：20,000円〜
- 無料トライアル：要問い合わせ
まとめ
PDF化した請求書をメールで送る際のポイントや注意点について解説しました。
専用システムを使って請求書を電子化、メール送信している企業は多いものの、スマホを活用してPDF化することもできるため、小規模企業であればコストをかけずに請求書の電子化を行うことも可能です。
本記事で紹介した注意点やおすすめサービスも参考にしていただき、請求書の電子化にぜひ取り組んでみてください。
