請求書のPDFをメールで送る際のポイントと注意点・やり方について

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    請求書をPDFに変換する方法

    請求書をPDFファイルに変換する方式としては、Excelを利用するのが一般的です。

    ExcelにはデフォルトでPDFに変換する機能が搭載されています。

    通常通りExcelを開き、請求書を作成した後に左上にある「ファイル」をクリックして「名前を付けて保存」を選択。保存場所を選んで「ファイルの種類:Excelブック」をクリック、プルダウンから「PDF」を選択することでExcelファイルのPDF化が可能となります。オプションでPDF化する範囲の指定もできます。

    注意点としては、Excelの表示とPDF化した際の表示は多少異なる可能性があるため、PDF化する前にセルを少し広めにしておくと良いでしょう。

    請求書をPDF化してメールで送る際のポイントと注意点

    押印は廃止するか電子印鑑に切り替える

    請求書の電子化に伴い、物理的な印鑑による押印が不要となりました。

    しかし、トラブル防止の意味も含めて押印をして欲しいという取引先もいるでしょう。

    方法としては、一度紙に出力して押印し、データ化するという方法がありますが、こちらはコストがかかります。

    ですので基本的には押印はしないスタンスをとりつつも、必要となった場合は電子印鑑・印鑑画像の貼付で対応すると良いでしょう。

    ファイル名にわかりやすい項目を入れておく

    国税関係の書類は原則として7年間の保存義務が発生します。

    いざファイルが必要となった際に取引先がスムーズに検索でkりうようにファイル名をわかりやすいものにしておくと良いでしょう。

    例えば、取引年月日や取引金額、自社名などを含めておくと取引先が改正電子帳簿保存法の要件を満たして保存が可能となります。

    セキュリティ対策を行う

    請求書に記載されている情報は取引内容や金額など社外秘の情報ばかりです。

    ですので、相手先にメール送付する場合にはパスワードを設定するなどしてセキュリティ強化を行う方が良いでしょう。

    パスワードを設定する方法によっては逆にウイルスが侵入する可能性もあるため、できるだけ堅牢性の高いセキュリティを選ぶことが重要です。

    タイトルに添付ファイルがあることを記載しておく

    メールを受け取った取引先にメールを開封してもらうために、タイトルで添付ファイルがある旨を明記しておくと良いでしょう。

    タイトルで目を引くようにしておくことで、大量のメールに埋もれずに高い確率で受領してもらうことができます。

    また、メール本文にも添付ファイルの内容を確認して欲しい旨を記載しておくと、より伝わりやすいでしょう。

    スマホでPDF化した請求書をメールを送信する方法

    ここではiPhoneでPDF化した請求書を送る方法を紹介します。

    まずはiPhoneに標準で搭載されているメモアプリのアイコンを長押しします。

    メニューが表示されるので「書類をスキャン」をタップ。

    iPhoneのカメラが起動するので書類を撮影し、四隅がズレている場合は手動で調整、「スキャンを保持」をタップして「保存」します。

    保存した請求書ファイルをメールアプリで送信すればスマホから請求書をメール送信することができます。

    注意点としては、暗い場所での撮影は避け、影などが入らなようにすること、背景と書類の色が同色系にならないような場所でスキャンすることが重要です。

    また、平な場所で撮影することで正確なスキャンが可能となります。

    請求書をPDF化するおすすめツール

    楽楽明細

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    クラウド帳票発行サービスとしてNo. 1シェアの実績がある楽楽明細

    特徴的なのは、帳票発行サービスを利用したことがない人でも直感的に扱うことができる操作性です。

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    • 月額費用:24,000円〜
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    TOKIUMインボイス

    特徴

    TOKIUMインボイスは、請求書をデータ化して一元管理することができます。

    紙の請求書の受領からデータ化、保管までを代行してくれるため業務効率化に大きく貢献してくれるだけでなくテレワークなどの働き方改革促進にも役立つサービスです。

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    • 初期費用:要問い合わせ
    • 月額費用:10,000円〜
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    BtoBプラットフォーム 請求書

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    請求書の発行から受け取りなどがオールインワンで対応できるBtoBプラットフォーム 請求書は請求書関連の業務を最大90%削減できる点が魅力的なサービスです。

    改正電子帳簿保存法にも対応しており、請求書のペーパーレス化はもちろんテレワーク促進にも貢献します。

    販売管理システムや会計システムなど多彩な外部システムと連携ができ、受け取った請求書は、学習機能によって明細単位で部門・勘定科目を自動仕訳して取り込むことができるため、ミスの削減にもつながります。

    料金

    • 初期費用:100,000円〜
    • 月額費用:20,000円〜
    • 無料トライアル:要問い合わせ

    まとめ

    PDF化した請求書をメールで送る際のポイントや注意点について解説しました。

    専用システムを使って請求書を電子化、メール送信している企業は多いものの、スマホを活用してPDF化することもできるため、小規模企業であればコストをかけずに請求書の電子化を行うことも可能です。

    本記事で紹介した注意点やおすすめサービスも参考にしていただき、請求書の電子化にぜひ取り組んでみてください。

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        TOKIUMインボイスには、ワークフロー機能が搭載されており、これによって紙への捺印、回覧業務からの脱却が可能になります。 部署情報と金額を条件に、自動でワークフローを提案してくれるため、ワークフロー設定にかかる手間もかからず、承認者の追加や削除がマニュアルで簡単に設定でき、誰がいつ申請·承認したかが、一つの画面で簡単に確認可能です。

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        バクラク電子帳簿保存は、スキャナによる電子データの保存はもちろん、電子取引データの保管にも対応しています。 電子帳簿保存法における電子データ保管のためには、認定タイムスタンプの付与が必須となりますが、バクラク電子帳簿保存では、無料プランでもこれに対応しており、ローコストながら要件を満たした電子データの保管を可能とします。 タイムスタンプの付与方法も非常に簡単で、請求書や納品書の証憑をアップロードして必要項目(取引先名、取引日など)を入力し、保存するだけという手軽さです。

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        電子による帳票の保管において懸念されるのが、データの改ざんなどのセキュリティ問題です。 バクラク電子帳簿保存では、要件に対応したシステムを提供しており、システム上で訂正履歴の確認ができます。 認定タイムスタンプを付与したデータは、サービス上からは削除できない仕様となっているため、データ改ざんの心配もありません。

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        バクラク電子帳簿保存で認定タイムスタンプを付与したデータは、取引先・取引年月日・取引金額の法的要件を満たした項目で検索することができます。 また、これらの項目をAI-OCRによって自動入力することができるため、わざわざ必要項目を手で入力する手間もかかりません。 いつでも必要な時に法的要件に沿った形式で検索して出力することができ、ファイルに付与された認定タイムスタンプの一括検証も可能です。 検索は、範囲検索や複数条件検索、ブランク検索にも対応しています。

        正確かつ短時間で請求書をデータ化: バクラク請求書

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        AI搭載型のOCRで請求書を短時間でデータ化、機械学習による業務自動化などが実現できるとして、多くの企業から導入されています。

        OCRで請求書を高速でデータ化

        バクラク請求書には、AIを搭載したOCRが機能が実装されており、これによって最短5秒で請求書のデータ化が可能となっています。 様々なフォーマットの請求書に対応しており、読み取りの精度も高いため、手入力による修正の手間もかかりません。 一度に10枚以上の請求書を同時にアップロードしても、瞬時に各項目を読み取ることができます。 また、バクラク請求書のサービスページからOCR機能を無料で試すことができるので、読み取り精度を確かめてからトライアルを利用するのもおすすめです。

        仕訳データの自動学習で手入力の手間を効率化

        バクラク請求書では、一度登録されたデータを学習して自動で仕訳を生成できる機能が搭載されており、源泉税のレポートや月次の支払いレポートなど、様々な仕訳を作成することが可能です。 様々な会計システムのフォーマットに対応しているため、すでに利用している会計システムから乗り換えることなく、スムーズな業務効率化を実現します。 請求書データを手入力で転記しており、入力ミスが問題だったという方には、バクラク請求書は強い味方と言えるでしょう。

        請求書の回収状況が可視化できる

        請求書管理において、「現場による請求書の上げ忘れ」や「取引先が請求書を送ってこない」などは、課題となりがちです。 バクラク請求書では、請求書の回収状況をレポートで確認することができ、回収漏れを防ぐことができます。 また、回収催促機能が搭載されているため、請求書をURLで回収することが可能です。 請求書の回収状況が可視化できることで、抜け漏れを防いで請求書管理を効率化につなげることができるのは、大きなメリットと言えるでしょう。

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