中小企業が、抱える課題の一つとして人事業務が挙げられます。
人事管理システムは、人事業務における課題を改善してくれるシステムです。
本記事では、中小企業が抱える人事管理の課題や人事管理システムを活用するメリット・デメリットを紹介します。
おすすめの人事管理システム
類似サービス： JobSuite TALENTS
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JobSuite TALENTS(ジョブスイートタレンツ)は、従業員のさまざまな情報を集約し、厚みのある人材データベースを継続的に構築していくための、人事業務プラットフォームです。
「社員と組織の見える化」と「人事業務のプロジェクト化」を同時に実現
従来の人材管理システムの要素に、人事の業務プロジェクト管理の要素をプラスした人事業務プラットフォームとして、JobSuite TALENTSを生み出しました。JobSuite TALENTSは、社員データベースとしての活用のみならず、日常の人事業務を計画的に実行するための支援機能を備えることで、毎日の人事業務のクオリティ向上に寄与します。
導入企業にあった柔軟なカスタマイズが可能
JobSuite TALENTSを運営するステラスは、有名大手企業での複雑な業務プロセスへの対応実績があり、導入の課題解決に最適な機能を個別にカスタマイズすることが可能です。自社で人事データベースをゼロから構築する場合や、大手HRM(Human Resource Management)パッケージを導入する場合と比較して、低価格かつ柔軟性に優れているため、自社オリジナルの運用しやすいシステムの構築が実現できます。
より広範な人事領域のDXを実現
obSuite TALENTSを導入することで、より広範な人事業務のDXを実現することが可能です。一例としては、JobSuite TALENTSによって自社で活躍している人材の傾向が把握できるようになることで、JobSuiteシリーズの「JobSuite CAREER」や「JobSuite FRESHERS」を用いた採用活動において、そのデータを活かすことができるようになります。
類似サービス： freee人事労務
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freee人事労務とは、freee株式会社が運営している人事・労務業務の一元管理を可能とするクラウドツールです。 年末調整や勤怠管理、給与計算機能といった労務業務を一元化することができます。
あらゆる人事情報を一元化
従来のシステムでは、業務やシステムごとにバラバラになってしまった人事情報が、freee人事労務を導入することで一元管理できるようになります。 入退社処理や身上変更によって蓄積された従業員データを勤怠申請や給与計算など、幅広い業務に活用して業務効率化を実現します。
幅広い業務をペーパーレス化
freee人事労務は、勤怠から給与計算、年末調整まで、幅広い業務のペーパーレス化を実現します。 紙でやりとりしていたものがオンラインで完結するようになるため、ペーパーレス化によるコストカットが期待できます。
業務の抜け漏れを防止
freee人事労務にはアラート機能が搭載されており、タスクを登録しておくことで抜け漏れをゼロにすることができます。 アラート通知がされることで、やるべきことが可視化されるだけでなく、イレギュラーな業務が発生した場合もfreeeがお知らせしてくれるため安心です。
中小企業が抱える人事管理の課題
人事管理が直面している課題は主に3つです。
それぞれ詳しくみていきましょう。
職員の離職の増加
中小企業は大手に比べ、辞職する確率が高いです。
その理由の一つとして挙げられるのが、人事管理システムの導入率の低さです。
大手企業のシステム導入率は約82%、中堅企業の導入率約49%に対し、中小企業の導入率はたったの約15%しかありません。
（引用：カオナビ）
厚生労働省の発表により、特に300名に満たない中小企業の離職率の高さが問題になっている事が判明しました。
（引用：厚生労働省「雇用動向調査」）
人材の獲得・育成が難航
人材の教育は企業の生産効率にも関わるため、職員のスキル向上は必須事項です。
しかし人を育てるには各部署ごとに綿密な計画が必要で、育成が上手くいかないのが現状です。
各々の部署に適性のある人員を自社内や外部から調達するにしても、労力や時間が掛かります。
各業務に相性の良い人物という定義付けも難しく、人員の確保が困難です。
膨大な仕事量とそれに伴うミス
職員の個人情報の管理、給料の算出や人事評価、各種保険の手続きに加え、最近ではマイナンバーカードの管理まで業務に加わりました。
そのため、大量の業務を期日に追われて処理しているとヒューマンエラーが発生するでしょう。
特に給料の計算間違いや情報漏洩などは、看過できない誤りになります。
問題発生により再発防止策を講じるなどの業務の追加や、謝罪文や反省文の作成で更に仕事量が増えるという悪循環にもなります。
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中小企業が人事管理システムを導入するメリット
従来の人事管理システムは大手企業向けに構築されており、中小企業の導入には不向きでした。
しかし昨今、中小企業に適した人事管理システムが続々と開発されています。
中小企業が人事管理システムを導入するメリットについて2つ紹介します。
人材情報の一元管理
今まで書類やパソコン上で管理していた情報を、全て電子化して統一させます。
人事管理システムを導入すれば、人員が少ない人事部署でも効果的に業務を処理する事ができます。
そのため、残業の多さなどが理由の人事職員の辞職が防止できます。
業務の効率化により職員個人へのバックアップが可能になるので、会社全体の離職率減少も期待できます。
また会社の人材データの一元管理により、各職員の保有する資格やスキルを一覧として確認する事が可能です。
それにより各部署に必要な人材をリスト化できるので、業務に適性のある人員の獲得に繋がります。
時間コストの節約
入社時や退社時の保険の手続きや書類の作成には時間がかかり、承認担当の職員の確認も必要で時間を要していました。
人事管理システムを導入すると、文書の作成や手続きをWeb上で自動で行ってくれます。
Web上で作成した書面を、そのまま役場へ提出する事も可能です。
在宅ワーク対応のシステムもあるため、リモートワーク化を進めたい企業にもおすすめです。
また、雇用計画の作成や職員の勤務スケジュール調整もシステムで行えるので、大幅な時間の削減ができます。
中小企業が人事管理システムを導入する際に気を付けなければならないこと
先程までは人事管理システム導入のメリットをご紹介しましたが、当然デメリットも存在します。
次に、中小企業が人事管理システムを導入する際に気をつけるべきことについて解説します。
システムに関する知識が必要
システム導入により以前までの人事管理の業務形態とは異なるので、業務の作業においても変化があります。
まずは、導入したシステムの活用法を学ばなくてはいけません。
人事管理の職員全てが使用しやすい様、システムに手を加える必要があります。
システムによっては費用が高い
機能性の高いシステムは多数ありますが、性能に比例して価格は上がります。
中小企業が人事管理システムを利用しないのは、システム導入の予算を確保できない事が挙げられるでしょう。
しかし人事管理システムによっては、中小企業向けの少人数無料制のシステムも存在しています。
導入は無償で運用から費用がかかるシステムもあるので、自社に合ったものを選別する事が重要です。
システムの導入に目的を持つ
人事管理システムは複数の種類があるので、他システムと比較せずに導入すると失敗の元になります。
システムにより、対応している業務の幅も特化している作業も異なります。
そのため、どの業務をシステムに委託したいのかを明確にする事が大切です。
委託を望む業務に特化しているシステムを選択すれば、他の機能は省いて価格を抑える事もできます。
中小企業におすすめな人事管理システム
おすすめな人事管理システムの一つに、カオナビというシステムがあります。
サーバーはカオナビ側が管理するので、導入費用が安く済みます。
利用料金も社員数により決定するので、職員数が少ない中小企業ほど有益なシステムです。
またネットに接続するだけでシステム操作ができ、システムの運用や点検は全てカオナビが行ってくれます。
法律の改定の際は、システムが自動的に改正後の仕様にリニューアルします。
リモートワークに対応しており、ネット接続さえできれば場所に関係なくシステムの使用が可能です。
人事管理システムは中小企業にこそおすすめ
人事管理システムを、自社に必要な機能のみ利用すれば料金も抑えられます。
それにより、システム導入ができない最たる理由の予算面の問題も解決できるでしょう。
人事管理システムは、中小企業の抱える課題を解消に向けてアシストしてくれます。
人事管理システムを利用し、企業の達成目標を実現しましょう。
