職員を管理する人事管理の業務において、それを更に管理する役職が存在します。
管理職に就く事を目的としている、または管理職に任命された場合、担う役割や業務の中身について把握しておく必要があります。
本記事では管理職の仕事の内容や役目、職務を果たすための留意点や、要求される能力などを紹介していきます。
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JobSuite TALENTS(ジョブスイートタレンツ)は、従業員のさまざまな情報を集約し、厚みのある人材データベースを継続的に構築していくための、人事業務プラットフォームです。
「社員と組織の見える化」と「人事業務のプロジェクト化」を同時に実現
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JobSuite TALENTSを運営するステラスは、有名大手企業での複雑な業務プロセスへの対応実績があり、導入の課題解決に最適な機能を個別にカスタマイズすることが可能です。自社で人事データベースをゼロから構築する場合や、大手HRM(Human Resource Management)パッケージを導入する場合と比較して、低価格かつ柔軟性に優れているため、自社オリジナルの運用しやすいシステムの構築が実現できます。
より広範な人事領域のDXを実現
obSuite TALENTSを導入することで、より広範な人事業務のDXを実現することが可能です。一例としては、JobSuite TALENTSによって自社で活躍している人材の傾向が把握できるようになることで、JobSuiteシリーズの「JobSuite CAREER」や「JobSuite FRESHERS」を用いた採用活動において、そのデータを活かすことができるようになります。
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freee人事労務とは、freee株式会社が運営している人事・労務業務の一元管理を可能とするクラウドツールです。 年末調整や勤怠管理、給与計算機能といった労務業務を一元化することができます。
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管理職が行う人事管理業務とは
管理職の業務には、人事職員同士のトラブル防止や部下の勤務スケジュールの管理などがあります。
管理職が行う人事管理業務について解説します。
ハラスメントの予防
管理職の業務の一つに、昨今問題となっているハラスメントの阻止があります。
まず管理職が見本となる必要があるため、常に行動や言動に留意しなければなりません。
増加するハラスメントの種類について学び、人事職員の動向に問題がないかチェックしましょう。
職員の勤務管理
職員のシフト調整や、業務の割り当ても管理職の業務です。
勤務日数や勤務時間を平等に割り振り、仕事量に差が出ないよう業務を分配します。
職員がタイムカードなどに不正をしていないか監視するのも管理職の仕事です。
残業代を得るために就労時間を偽るケースもあるので、不正行為には十分注意しましょう。
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人事管理における管理職の役割
管理職は部下の精神面の管理も行い、全ての人事職員に中立な立場で対応しなくてはいけません。
人事管理における管理職の役割について解説します。
人事職員のメンタルケア
メンタルの不調は目に見えないため、未然に防ぐ事は困難です。
一人で悩みを抱え込み、最悪辞職してしまうケースもあります。
そのため、管理職に悩みを打ち明けやすい環境整備も業務の内です。
日頃から人事職員と交流を深め、管理職に気軽に相談できる土台を作っておく必要があります。
問題が発生した場合、それを解決に導くのが管理職の役割です。
業務の負荷が大きい事で職員が苦悩している場合は、他の人事に仕事を割り振りましょう。
同僚との関係で苦悶している場合は配置転換を行うなど、臨機応変な対処が必要です。
公平な立場を保つ
管理職には、部下全員に分け隔てない振る舞いが求められます。
正社員やパートなどの立場に関係なく、一律に応対する事が必要です。
派遣社員であっても、自社職員と同じく一貫した態度で接する事が重要です。
管理職が特定の職員を蔑ろにする、又は優遇する事で人事内に不和が生じ、人事管理の業務効率の低下に繋がります。
それがひいては会社の不利益にまで関係する可能性があります。
管理職が正しく人事管理を行うためのポイント
管理職は、上役と部下との間で板挟みになりやすい職種です。
人事の管理職において思い悩んでいる方におすすめなのが、人事管理のガイドブックです。
人事管理に関する本は、多数存在します。
人事全体について載っているものや、部下を牽引する方法、人事管理を成功させるプロセスなど、管理職に特化した本もあります。
人事管理職向けのセミナー講習を受けるという手段もあります。
自分と同じ人事管理職が講義を受講しているため、学ぶものも多いでしょう。
ディスカッションのある講習を選べば、他の人事管理職の実体験を知る事もできます。
管理職に求められる人事管理のスキル
管理職には様々なスキルが要求されます。
業務を遂行するためのテクニカルスキル、人と接する能力ヒューマンスキル、話の本筋を理解するコンセプチュアルスキルなどです。
業務遂行力
業務を人事目標まで完遂するための知見やスキルの事です。
人事管理職は人事職員を管理する役職なので、人事業務は基本的に行いません。
部下の人事管理の経験を増やし、育成するのが人事管理職の目的だからです。
しかし業務は行わなくとも、管理職は部下からアドバイスを求められる立場なので、人事管理に精通している事が必須です。
対人関係能力
管理職は、部下に慕われているだけではいけません。
人事職員を育て、一人前に導く能力が必要です。
コミュニケーション能力が高くリーダーシップがあり、人事管理の効率化を向上させるプレゼンテーション能力を要望されます。
交渉の能力、ネゴシエーションも不可欠です。
人事職員の管理だけしていれば良い訳ではなく、他部署との調整も人事管理職の仕事です。
対話の際は先方の意見を傾聴し、アドバイスにより目標到達へ導くコーチング力も必要です。
協議をスムーズに進めるファシリテーション能力も要求されます。
会議で出席者に意見を促し、発言の意図をくみ取りコメントをまとめます。
議案の要点を押さえ、折衷案を出したり軌道修正しながら会議が有意義なものになるよう束ねます。
概念化能力
概念化能力とは、話の本筋を理解するスキルです。
管理職は今後の業務進行を予想し、プランを立て成果をもたらす事を要望されます。
具体的な作業や期日を立案する中で、必須事項を定めると共に計画の無駄を省いていきます。
不要な点を浮き彫りにするため、個々の作業の必要性を見直します。
作業を履行する理由、実施する必要はあるのか、他の方法で簡略化できるかなど、普段の業務であっても疑問を持つ事が重要です。
業務を定義付けして分析する事で、課題の本質を捉える事ができます。
人事管理の管理職は責任重大
管理職を目指している方も抜擢された方も、管理職の重要性を理解しておく事が大切です。
人事管理の善し悪しは、管理職の手腕で決まるといっても過言ではありません。
人事職員の作業環境は、管理職のマネジメント次第で改善もするし劣悪にもなります。
人事管理の参考書を読んだり講習に参加したりして、管理職としてレベルアップして行きましょう。
