グループウェアには様々な種類があり、何を導入すればいいのか迷ってしまいます。自社に合うものを選ぶためにも、グループウェアの知識を深めるのは大切なことです。
グループウェアの種類の紹介と共に、導入メリットも合わせて紹介します。
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類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
グループウェアとは
そもそもグループウェアとは、企業などの組織内で、スムーズな情報共有やコミュニケーションを行うためのソフトウェアのことです。難しそうな名前ですが、実はとても身近なものなのです。
グループウェアの代表的な機能には、タスク管理・スケジュール・ファイル共有・Webメール・掲示板などがあります。メールはパソコンを利用している人ならほとんどの人が利用したことのある機能なのではないでしょうか。
そんな身近な機能を持つグループウェアは、効率よく業務を行えるメリットを持つため、高い人気を持っています。他にはどんなメリットがあるのでしょうか。
グループウェアのメリット
グループウェアを導入する具体的なメリットには、情報共有の手軽さ、コミュニケーションの活性化、コスト削減があります。情報共有やコミュニケーションが円滑になると、業務の漏れやミスが減るようになります。また、グループウェアを利用すると情報をデータで扱うことになります。そのため、資料の印刷や管理業務が不要になり、資源だけではなく人的なコストの削減も叶うのです。
グループウェアの種類〜提供形態別〜
グループウェアには実は種類があり、オンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型
オンプレミス型は、自社内にサーバーを持っています。サーバー内に専用のソフトウェアをインストールして利用します。社内で構築・運用ができるため、情報漏洩のリスクが少なく、既存のシステムとの統合、カスタマイズがしやすいというメリットがあります。ただ、導入コストがそれなりにかかってしまうことがデメリットです。
クラウド型
クラウド型は、インターネット上にあるサーバーでソフトウェアを利用します。オンプレミス型よりも安価で導入でき、インターネット環境が整っていれば気軽に利用できます。ただ、インターネット上のサーバーはあくまでも外部のものなので情報漏洩のリスクが高いことや、カスタマイズが難しくなることがデメリットとなります。
グループウェアの種類〜機能や目的別〜
機能が充実しているグループウェア
kintone
kintone（キントーン）は、自社の業務にピッタリなアプリを自由に作ることができるグループウェアです。アプリを作るというと難しそうに聞こえますが、パソコンの簡単な操作で作成可能なので専門の知識がなくても使いこなせることが特徴です。
WaWaOffice
WaWaOffice（ワワオフィス）は、情報共有やコミュニケーションを効率よく行うためのグループウェアです。スケジュール・掲示板・メールといったような機能はもちろんですが、在籍状況、出張での行き先の管理など、業務をより効率化させるための機能が詰まったグループウェアなのです。
コミュニケーション機能が充実しているグループウェア
Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、情報共有とコミュニケーションの効率化が可能なグループウェアです。機能はとてもシンプルなので、簡単に使いこなすことができます。チャットやタスク管理はもちろんですが、ビデオ・音声通話機能もあるため社内だけではなく社外とのやり取りにも使えます。
Oneteam
Oneteam（ワンチーム）は、確認や議論が行えるグループウェアです。ただ議論をするだけではなく、課題・目的・案件ごとにできるのが特徴です。情報共有が必要なとき、必要なメンバーに必要な情報だけを共有することができるので、効率的な社内共有ができます。
グループウェアの特徴を理解して、自社に合うものを導入しよう
グループウェアには色々な種類や機能を持つものがありますが、特定の機能に特化したものもあるので、機能を絞って導入しやすいメリットもあります。そのためには自社にはどんな機能が必要なのかを見極めることが大切です。しっかりと見極めて製品を比較し、ぴったりのものを導入しましょう。
