近年、業務の効率化を図るために企業が導入を進めているグループウェアですが、従業員の勤怠を管理する機能も付いています。また、他のソフトと連携することで勤怠管理を分散させることなくグループウェア上で一括管理することも可能です。
本記事ではグループウェアを使った勤怠管理の方法や、打刻機能が搭載されているシステムについて紹介していきます。
従業員数の多い大企業から、社内システムをこれから構築していく予定の中小企業まで役立つ内容となっていますので、ぜひ最後まで読んでいただき参考にしてください。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
類似サービス： Shachihata Cloud
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| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
グループウェアで勤怠管理はできる？
グループウェアは社内の業務を一括で管理するためのシステムであり、勤怠管理も機能の1つです。
グループウェアを導入することで、出勤時間や退勤時間、休憩時間などの勤怠情報を記録することができ、勤務時間や休暇残業時間などの各種勤怠情報を自動で集計します。さらに、有給休暇取得の申請等、勤怠に関する申請や承認などの業務もグループウェア上で行うことができます。
グループウェアで勤怠管理を行うメリット
グループウェアで勤怠管理を行うメリットとしては、主に以下のものが挙げられます。
・勤怠情報の確認がしやすい
・スケジュールの確認がしやすい
それぞれ詳しく解説します。
勤怠情報の確認がしやすい
まず、グループウェア上で勤怠情報を管理するメリットとして、情報の確認のしやすさが挙げられます。
グループウェアに勤怠情報が記録されていれば従業員全員が閲覧することが可能となり、情報の共有が容易になります。例えば、打刻者本人が「今月どのくらい残業をしているか」、「残りの有給日数は何日か」などを確認することができるため、勤怠情報を管理している部署との連携が不要になります。
また、有給の申請や承認などの連絡業務もグループウェア上で行うため、連絡を円滑に進めることができるでしょう。
スケジュールの確認がしやすい
グループウェアでは、打刻した勤怠の管理以外に、スケジュールの管理機能も付いている場合が多いです。そのため、会議の日程を決める際に休みを取得しているため不在であることや取引先との商談があるため出席できないなどの情報を簡単に把握することができます。
また、営業などで会社へ出社しない場合でも、外から勤怠の打刻をすることができるので業務の効率化を図ることも可能です。
勤怠管理機能搭載のおすすめグループウェア
グループウェアを導入するメリットについて紹介してきましたが、勤怠管理機能搭載のグループウェアは様々な種類があるため、どのシステムを導入するべきか悩まれるでしょう。
ここからは、勤怠管理機能搭載のおすすめグループウェアを3つ紹介します。ぜひ、最適なグループウェアを見つけてください。
J-MOTTOグループウェア
J-MOTTOグループウェアは導入実績が日本最大級の「desknet’s NEO」をベースとしたグループウェアです。
クラウド型のグループウェアで勤怠やスケジュールの管理の他、チャット機能を使い社内連絡も円滑に進められます。
また、スタンダードプランは月々¥3000、ライトプランは年間¥20,000と導入コストを抑えられることも特徴の1つです。
rakumo
rakumo（ラクモ）はSalesforceやGoogle Workspaceなどと連携して使用できるグループウェアです。使用しやすいようにインターフェースが構築されており、誰もが簡単に操作することができます。
また、導入コストはrakumo Basicパックは月々¥390/1ユーザー、rakumo Suiteパックは月々¥780/1ユーザーです。従業員数が多くない企業や他のグループウェアを導入していて連携をしたい企業にはおすすめです。
Aipo
Aipo（アイポ）は1700社以上が導入している実績を誇るグループウェアで、勤怠管理のほか社員同士のスケジュール共有や社内施設の予約などがシステム上で行えるのが特徴です。
また、操作方法もシンプルで、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど他のスケジュール管理ツールと連携することも可能です。
グループウェアの導入で勤怠管理が容易になる
勤怠情報の管理は企業にとって義務であり、生産性や業務効率の向上だけでなく、従業員の体調の管理にも繋がります。ただし、勤怠管理機能が搭載されているグループウェアの種類は多岐にわたるため、企業の規模や業種、従業員数によって適切なシステムを導入することをおすすめします。
本記事では勤怠機能を搭載しているおすすめのグループウェアを紹介しておりますので、ぜひ参考にしてください。
