グループウェアは「社内のコミュニケーションを円滑に行いたい」「業務の効率化を図りたい」といった課題を解決するために、導入されるツールです。
導入することでスケジュールやタスクの管理、データの共有など便利な機能を利用できますが各社様々なサービスを提供しており、費用も異なるため慎重に比較することを推奨します。
本記事では、グループウェアの導入にかかる費用や費用対効果を高めるコツを紹介します。
グループウェアの導入を検討している方は、参考にしてみてください。
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類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
グループウェア導入時の費用
グループウェアの種類は大きく分けてクラウド型とパッケージ型の2つに分けられます。
それぞれ導入時にかかる費用は変わるため詳しく紹介します。
クラウド型のグループウェアを導入する費用
クラウド型のグループウェアの導入費用は¥0のサービスが主流で、平均的な費用も低額です。そのため、初期費用を抑えてグループウェアを導入したい方に最適です。
ただし、導入時にデータの移行やサーバー構築のサポートを依頼する場合、別途費用がかかる場合があります。
パッケージ型のグループウェアを導入する費用
パッケージ型のグループウェアは利用するユーザー数に応じた従量課金制を導入しているのが特徴です。そのため、導入費用が高額になってしまう場合があります。
平均的な相場は¥4,000〜¥12,000/1ユーザーで、ユーザーが多いほど1人あたりの導入費用を抑えることができます。
グループウェアの運用にかかる費用
グループウェアは導入後も、運用し続けるための費用がかかります。
そのため、導入時の費用だけを比較するのではなく、長期的にかかる運用費用も必ず確認しておくことをおすすめします。
クラウド型グループウェアの運用にかかる費用
クラウド型グループウェアの運用にかかる平均的な費用は毎月¥1,000/1ユーザーです。
また、サービスの種類が多いプランやセキュリティー・サーバー構築などのオプションを契約している場合、運用にかかる費用は高額になります。
クラウド型グループウェアの運用費用は1ユーザーごとに課金されることが一般的なため、従業員数の多い企業ほど費用は高額になります。
パッケージ型グループウェアの運用にかかる費用
クラウド型グループウェアの運用にかかる平均的な費用は年間¥500〜12,000/1ユーザーです。また、毎月運用にかかる費用を支払うクラウド型とは違い、年間の運用費用を支払います。
従業員が多い企業では一人あたりの運用費用を抑えることができるため、長期的に利用することを検討している方にはおすすめです。
グループウェアの費用対効果を高めるコツ
グループウェアを導入することで導入費用と運用費用がかかりますが、コツを抑えることで費用対効果を高めることができます。
例えば、グループウェアを利用することで社外からの連携が可能になり、テレワークを導入することでオフィスの家賃や交通費を抑えることができます。その他にも、紙媒体で管理していた書類をクラウド上で管理することで備品にかかる費用を削減でき、誰もが閲覧できることで作業効率が高まります。
このように、現状の業務をグループウェアに置き換えることで、コストが削減できるか、効率が高まるかを整理することがコツです。
サービス内容を確認し、導入することでどのような費用対効果が生まれるか理解した上で最適なグループウェアを選択しましょう。
グループウェアの導入はサービスと費用の比較が重要
今回は、多くの企業で導入が進んでいるグループウェアの費用や費用対効果を高めるコツについて紹介してきました。
クラウド型のグループウェアは少人数の企業に向いており、パッケージ型のグループウェアは大企業や社員数が多い企業に適しています。
グループウェアのサービス内容は様々で、利用するプランやオプションにより費用は変わります。また、運用し続けることで費用はかかりますので、初期費用の安さだけで選んでしまわないよう注意しましょう。
運用にかかる費用については紹介した内容を参考にしていただき、最適なグループウェアを選択してください。
