働き方改革が進む中、出勤管理の重要性が増しています。
従業員の出勤管理は必要不可欠ですが、適切な管理方法が分からない方もいるでしょう。
本記事では出勤管理する方法やエクセル・アプリで管理するメリットなども含め詳しく解説いたします。
出勤管理とは
出勤管理とは、企業が従業員の労働状況を適切に把握し、出勤時間や退勤時間、欠勤、休憩、休暇、遅刻、早退などを正確に管理することです。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
出勤や退勤を管理する方法
出勤や退勤を管理する方法はいくつかあり、その中でもよく使用されている管理方法をご紹介いたします。
従来のタイムカード
タイムカードに名前や従業員番号を入力し、タイムレコーダーに挿入するだけで、出勤や退勤時に自動で日付と時刻を打刻してくれます。
タイムレコーダーさえ購入すれば、用紙の補充だけで1か月分のデータを1人1枚で管理することができるため、低コストな管理方法です。
エクセル管理
エクセルを活用した出勤・退勤管理では、従業員がタイムシートに出退勤時刻を入力し、数式を用いて自動的に労働時間を計算します。
無料のテンプレートが利用可能で、柔軟に休憩や休日を考慮でき、インストールされていれば実質0円で導入可能です。
専用アプリ
出勤・退勤の管理をする方法として、専用のアプリを利用することがあります。
従業員はパソコンやスマートフォンを使って専用アプリにアクセスするだけで、様々な場所から打刻できる方法です。
特にテレワークを導入している企業が、専用アプリを導入しています。
おすすめの勤怠管理システム
エクセルで出勤管理を行うメリット
エクセルでの勤怠管理は、初期投資が少なく、自由にカスタマイズが可能です。
追加コストがほとんどかからない
エクセルを利用して勤怠管理を行うと、既に会社のPCにエクセルがインストールされているため、追加コストがほとんどかかりません。
初期コストのかかる他の勤怠システムと比較すると、非常に低い運用コストで勤怠管理が可能になります。
自由なフォーマットやルールを設定できる
エクセルを使うと、関数やVBAを駆使して自由に勤怠管理表を作れます。
各部署やチームごとにシートを分けて、企業の勤怠規則に合わせて項目を追加・変更できます。
慣れれば、使いやすくて柔軟な勤怠管理表を手軽に作成可能です。
企業の要件に合わせてフォーマットやルールを簡単に設定できるのが、エクセルを使った出勤管理のメリットです。
アプリで出勤管理を行うメリット
アプリで出勤管理を行うと、以下のようなメリットがあります。
タブレットやICカードリーダなどで打刻ができる
アプリで出勤管理を行うと、タブレットやICカードリーダーなどで簡単に打刻が可能です。
タブレットを使用すれば、画面で出勤や退勤をタップするだけで打刻ができ、ICカードリーダーはカードをかざすだけで打刻が完了します。
これにより、従業員は手軽に勤怠情報を記録でき、管理者も効率的にデータを収集することができます。
出勤や退勤の自動集計が可能
アプリで出勤管理を行うと、出勤や退勤の自動集計が可能です。
これにより、手作業にかかる時間やミスが削減され、効率的な管理ができます。
給与計算や労務管理システムとも連携できる
出勤管理アプリの中には、給与計算や労務管理システムと連携できるものがあります。
アプリがこれらのシステムと連携することにより、従業員の勤怠データが即座に給与計算に反映され、正確な給与支払いが可能です。
同時に、労務管理システムとの連携により、労働時間の集計や勤務状況の把握が自動で行えます。
出退勤の管理はエクセルやアプリで効率よく管理しよう
出勤管理は従業員の勤怠を正確に把握するあめには重要です。
エクセルでは低コストで柔軟なフォーマットが可能で、専用アプリはタブレットやICカードで手軽に打刻し、自動集計や他のシステムとの連携が強みです。
出退勤の管理をエクセルや専用アプリで行うことで、効率よく管理することができます。
