勤怠管理表は、従業員の日々の勤務状況をまとめた書類で、給与計算に必要な情報が含まれています。
残業時間や36協定の遵守なども、勤務管理表を通じて確認が可能です。
本記事では、勤務管理表の目的や役割、エクセルで勤怠管理表を作成するメリット・デメリットなどについて詳しく解説いたします。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
勤務管理表とは
勤怠管理表とは勤怠表とも呼ばれ、従業員の出退勤や休日出勤、欠勤、休暇などの勤怠情報を記録する書類のことを言います。
目的や役割
勤務管理表の主な目的は給与計算、法令の遵守、給与の未払い防止です。
この表を参照することで、従業員の勤務時間が把握でき、給与や休日手当、時間外手当、有給休暇などの計算に活用できます。
同時に、雇用主が正確な労働時間に基づいて給与を支払ったことの証拠となります。
勤怠管理表は事業所において欠かせないツールです。
必要な保存期間
勤務管理表は、タイムカードや出勤簿といった勤怠データに関する書類で、通常は5年間保存が必要です。
ただし、源泉徴収簿と兼用の場合は7年間の保存が求められます。
これは賃金台帳の保存期間であり、勤務管理表が賃金台帳の作成に必要な書類に含まれる可能性があるため、法改正や解釈に留意し、必要に応じて専門家の助言を得ることが重要です。
おすすめの勤怠管理システム
勤務管理表をエクセルで作成するメリット
勤務管理表をエクセルで作成するメリットは以下の2つです。
ツールなどのコストが発生しない
使い慣れた操作感で管理できる
ツールなどのコストが発生しない
エクセルは多くの企業が導入しており、導入コストがかからないため、勤怠管理表を作成するためのツールなどの追加コストが発生しません。
また、勤怠管理用の無料エクセルテンプレートをダウンロードして使用すればカスタマイズが可能です。
使い慣れた操作感で管理できる
エクセルは企業内で広く使われているため、従業員が使い慣れた操作感で管理でき、教育の必要がなくスムーズに利用することができます。
勤務管理表をエクセルで作成するデメリット
勤務管理表をエクセルで作成するデメリットは以下の2つです。
勤怠を自動で収集できない
勤怠に関する法律の理解が必要
誤った勤怠管理は法令に違反したり、正確な給与の支払いができなくなったりする可能性がありますので注意しましょう。
勤怠を自動で収集できない
エクセルは計算に利用するソフトであり、出勤・退勤時刻のデータがないと労働時間や残業時間を計算できません。
勤怠データは担当者が手動で入力する必要があり、入力ミスや不正な時刻のリスクも考えられます。
エクセルで勤務管理表を作成すると、勤怠を自動で収集できないため、慎重な手動入力が必要です。
勤怠に関する法律の理解が必要
勤務管理表をエクセルで作成するには、法的な問題を回避するために就業規則や働き方改革関連法に準拠した勤怠管理が必要です。
残業時間だけでなく、36協定や有給休暇の取得義務も確認し、法的な制約に適合するようエクセルの設定を行うため、法律の理解が必要になります。
勤務管理表の導入時は専用のツールも検討しよう
エクセルで勤務管理表を作成するのが難しいのなら、無料テンプレートをダウンロードしてカスタマイズする方法もあります。
また、勤怠管理の専用ツールを活用すると従業員の出退勤データを自動集計し、エラーチェックや法令順守が簡単になります。
勤務管理表を作成するなら、効率的な業務向上が期待できる専用ツールの導入を検討しましょう。
