勤怠管理にはさまざまな課題が存在しますが、システム導入によって解決できる課題もあります。
この記事では、勤怠管理の課題や課題解決にシステムの活用がおすすめな理由をご紹介いたします。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
勤怠管理における現状の課題
勤怠管理は企業にとって欠かせない業務ですが、いくつかの問題も存在します。
ここでは、これらの課題について詳しく解説します。
勤怠の集計やチェックに手間がかかる
手作業での勤怠管理は、毎月の集計作業に手間がかかります。
従業員の勤務時間や給与計算、残業時間の集計、さらには出張手当や夜勤手当の計算まで含まれ、特に雇用形態が多様な企業では作業が複雑化します。
月末月初にまとめて処理され、従業員数が多い場合や勤務体系が異なる場合は大変な作業です。
また、集計後のチェックも手間がかかり、手書きの出勤簿やタイムカードでの管理では不正な打刻や漏れのチェックに時間がかかります。
この状況は働き方の多様化に伴い、特にアルバイトやパートの給与計算が月ごとに変動する場合に課題が生じます。
実際の勤務実態を正しく把握できない
アナログな勤怠管理では、月1回の勤怠報告では労務担当者が実際の勤務実態を正しく把握できません。
これにより、長時間労働や休日出勤の問題がすぐには気づかれず、代休や有給休暇の取得状況も不透明です。
結果として、残業削減や休暇の取得促進の注意喚起が遅れがちで、従業員数が多い場合は個別の連絡も労力を要します。
法改正にすぐに対応できない
労働基準法や関連法は頻繁に改正され、時間外労働や有給休暇などの法令が変わると、それに即した勤怠管理の対策が必要です。
勤怠管理は法改正にすぐに対応できないため、知らないうちに法令違反になる可能性もあります。
定期的な見直しとアップデートが必要です。
リモートワークなど多様な働き方に対応できない
勤怠管理はリモートワークなどの多様な働き方への柔軟な対応ができないという課題があります。
新しい制度への移行や分散した書類管理が容易でなく、特にテレワークでは正確な勤務状況の把握が難しいのです。
おすすめの勤怠管理システム
勤怠管理の課題解決にシステム活用がおすすめな理由
先ほどは、勤怠管理による課題について解説いたしましたが、その課題解決にはシステムの活用がおすすめな理由を4つご紹介いたします。
自動で勤怠の集計や管理ができる
勤怠管理システムの導入により、自動で勤怠の集計や管理ができるようになります。
今までの手作業の集計や管理作業が不要になり、管理の手間や作業ミスを劇的に減少させることが可能です。
様々な打刻方法が利用できる
勤怠管理システムの導入により、従業員はパソコン、スマートフォン、ICカードなど様々な方法で打刻できます。
これにより、勤務形態に応じた打刻方法が利用できるため、効率的で正確な勤怠管理が可能となります。
法改正にすぐに対応できる
勤怠管理システムの導入は、働き方改革に伴う法改正にすぐに対応でき、従業員と管理者が残業総数や有給取得状況を簡単に把握できます。
さらにアラートや通知を活用し、法的リスクを防ぐ一方、保守サポート契約により法改正への自動対応も確保されます。
不正打刻や改ざん防止になる
手書きや印字打刻式のタイムカードでは代理打刻や改ざんのリスクがあります。
勤怠管理システムでは本人の証明や生体認証により代理打刻を防ぎ、データ修正も上長の承認制で行えるため、不正行為を防止できます。
勤怠管理に課題を感じたら専用システムを導入しよう
勤怠管理に課題を感じたら、専用の勤怠管理システムを導入しましょう。
これにより、手作業の負担を軽減し、正確で効率的なデータ管理が可能となります。
柔軟な勤務スタイルや法令の変更にも即座に対応でき、企業全体の業務プロセスがスムーズに進行できます。
