勤務時間の管理とは、各従業員の勤務時間や残業、休日労働を正確に把握することです。
法改正への対応が必要な中、厳格なコンプライアンス遵守が求められています。
他には、どのような理由があるのでしょう。
この記事では勤務時間の管理が必要な理由や方法、おすすめ勤務時間管理アプリをご紹介いたします。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
勤務時間の管理が大切な理由
勤務時間の管理が大切な理由は、主に以下の3つです。
労働基準法遵守のため
勤務時間の管理が大切な理由は、労働基準法の遵守が求められているからです。
法令には労働時間の制限や過重労働の防止が規定されており、これに従わないと企業は法的な制裁を受ける可能性があります。
勤務時間の管理は、労働基準法を順守し、従業員の法的権利を守る重要な手段なのです。
従業員の健康やワークライフバランスの維持
勤務時間管理が大切な理由の3つ目は、従業員の健康やワークライフバランスを維持できるからです。
長時間労働が慢性化すると睡眠不足により病気のリスクが上がり、週55時間や月の時間外労働が60時間を超えると脳と心臓疾患のリスクが通常の2〜3倍にも上昇します。
この「過労死ライン」を超えないように、労働時間管理が必要です。
また、働きやすい環境整備やワークライフバランス改善にも労働時間の適正管理が寄与し、組織の魅力向上と採用力強化につながります。
適切な業務指示や工数管理ができる
勤務時間の管理が大切な理由は、適切な業務指示や工数管理ができるからです。
正確な勤務時間を把握することで、上司や管理者はプロジェクトや業務の進捗を適切に評価し、リソースの適切な配置が可能です。
また、各業務にかかる時間を正確に把握することで、将来のプロジェクトや業務の計画や予算をより効果的に策定することができるでしょう。
従業員も自身の業務にかけるべき時間を理解しやすくなるので、仕事の効率も良くなります。
おすすめの勤怠管理システム
勤務時間を管理する3つの方法
勤務時間を効果的に管理するには、様々な方法があります。
以下では、その中から3つの方法を詳しくご紹介いたします。
タイムカードで管理する
1つ目の勤務管理方法は、タイムカードを使用する管理方法です。
タイムカードは、タイムレコーダーを通して勤務状況を自動的に記録できます。
手書きの手間をかけずに勤怠管理ができ、打刻が手軽で時間的なコストを削減できるメリットがあります。
一方で打刻漏れが発生しやすい、集計に時間がかかる、保管に場所をとるといったデメリットもありますのでご注意ください。
エクセルで管理する
2つ目の勤務管理方法は、エクセルを活用した方法です。
エクセルを使用すると、入力された勤務時間や日数を自動的に集計でき、従業員の勤務状況を把握し、給与計算の業務負担を軽減できます。
ただし、従業員の自己申告によって出退勤の時間が入力されるため、国が推奨している方法ではないです。
また、ミスなく集計するためには関数やマクロの作成に一定の知識や時間が必要です。
専用システムやアプリを使う
3つ目の方法は、勤怠管理システムや専用アプリを使うことです。
これにより、従業員の正確な勤務時間を把握でき、スマホ打刻やPC打刻、ICカード打刻など様々な方法で不正打刻を防ぐことができます。
また、管理者は毎月の締め作業の工数が削減され、自動集計された勤怠情報を他の給与管理システムと連携させることで従業員情報を一元管理できます。
勤務時間管理におすすめのアプリ
ここでは、勤務時間管理におすすめなアプリを2つご紹介いたします。
①KING OF TIME
KING OF TIMEは、さまざまな打刻システムを提供し、テレワークから飲食店まで幅広い業界に対応しています。
PCやスマートフォンでの打刻から、顔認証まで柔軟な選択が可能です。
法改正に即した無料アップデートも実施し、安全なセキュリティで従業員データを保護します。
シンプルな管理画面で使いやすく、外部サービスとの連携も可能です。
ユーザーのニーズやワークスタイルに合わせ、業務効率化をサポートしてくれます。
②ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、DONUTSが提供するクラウド型勤務時間管理システムで、高い汎用性が特徴です。
出勤やシフト管理、医療機関向けの複雑なシフトにも対応しています。
ジョブカンシリーズとの連携でバックオフィス業務を一元化し、業界No.1の実績を誇ります。
柔軟な勤務形態対応や充実したサポート、カスタマイズ可能な機能が利用者に適した組み合わせを提供してる勤務時間管理システムです。
勤務時間はアプリやシステムで正しく管理しよう
従業員の数にかかわらず、企業は法的に労働時間を管理する義務があります。
従業員の自己申告や客観性のない管理方法は法的リスクがあるため、勤務時間管理システムやアプリの導入がおすすめです。
このシステムを使用することで、働き方や法令の変更に柔軟に対応し、行政指導のリスクを軽減できます。
勤務時間管理システムは労働時間の正確な管理を確保し、ストレスなく業務を進められるでしょう。
