近年、多様な働き方に対応するため、クラウド勤怠管理システムの導入が増加しています。
しかし、小規模や個人経営の企業では手書きのタイムカード管理を利用しているケースも少なからずあります。
本記事では、勤務表を手書きで作成するのは違法なのか、手書きのメリットや注意点などを詳しく解説いたします。
勤務表の手書きは違法？
手書きの勤務表が違法かどうかは、具体的な実務の状況によって異なります。
厚生労働省は客観的な記録を求めていますが、外回りの営業など客観的な把握が難しい場合には、自己申告制が認められているのです。
ただし、改ざんや正確な実労働時間の把握が難しい場合は問題が生じる可能性があります。
適切な措置を講じていれば、手書きの勤務表が違法となるわけではありません。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
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Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
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freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
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| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
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KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
勤務表を手書きで作成するメリット
勤務表を手書きで作成するメリットは以下の通りです。
余計なコストがかからない
手書きの勤務表は、従業員の少ない企業にとっては運用コストを抑えるメリットがあります。
導入費用やランニングコストが安価で、従業員分のタイムカードを手軽に用意できるため、予算を抑えつつも効率的に勤怠管理が行えます。
誰でも作成や記入ができる
手書きで勤務表を作成する際には、用意されたタイムカードの項目に従って書き込むだけなので、誰でも簡単に記入することができます。
この古くからの管理方法は一般的で馴染みがあり、従業員にとって作成や記入が簡単です。
新たなスキルや操作の必要がないため、従業員側の負担が軽減されるでしょう。
自由な書式で作成できる
手書きの勤務表は、自由な書式で作成できるメリットがあります。
各従業員の労働時間や残業時間、休日出勤などの項目を組み込むことで、部署ごとの柔軟な勤怠管理が可能です。
手書きで作成することで、出退勤管理だけでなく、会社ごとに必要な情報を柔軟に取り入れたり調整したりできます。
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勤務表を手書きで作成するデメリットや注意点
勤務表を手書きで作成するメリットは沢山ありますが、デメリットも少なからずあります。
以下では、勤務表を手書きで作成するデメリットや注意点について詳しく解説いたします。
情報の改ざんリスクがある
手書きでの勤務表作成には、不正な改ざんのリスクがあります。
例えば、上長や他の関係者が日付や時間を勝手に変更する可能性もあります。
手書きの勤務表では、数日分をまとめて記載しても履歴が残らないため、不正の発見や防止が難しいのです。
記入ミスや漏れが発生する
手書きでの勤務表作成では、記入ミスや漏れが発生しやすいです。
このアナログシステムには警告機能がないため、簡単なミスや漏れが見逃される可能性があります。
特に、部下を管理すべき上司であっても、労務管理が主な仕事でない場合、記入ミスに気付かない場合があります。
そのため、手書きでの勤務表作成には注意が必要です。
勤務表の物理的な保管が必要になる
手書きの勤務表作成は、法律改正により賃金台帳等の記録が5年間（経過措置により3年間）の保存が義務づけられています。
紙の勤務表を保管するには場所を取り、管理が煩雑であり、さらに火災や紛失などによる記録損失のリスクが存在します。
手書きでの勤務表作成は、長期的な保管が必要であるため、デジタルな勤怠管理システムの導入がおすすめです。
手書きの勤務表の書き方
手書きで勤務表を書く場合、従業員ごとに統一された書き方が重要です。
以下は勤怠管理に必要な項目で、これらを最低限毎労働日ごとに記載すると良いでしょう。
1.出勤日
2.労働日数
3.出勤・退勤時刻
4.日別の労働時間数
5.時間外労働の発生した日付・時刻・時間数
6.休日労働の発生した日付・時刻・時間数
7.深夜労働の発生した日付・時刻・時間数
これにより、従業員ごとの正確な勤怠管理が可能となり、適切な労働条件や法令に基づいた記録が残ります。
勤務表の手書きで作成する際には注意が必要
勤務表を手書きで作成するのはメリットが沢山ありますが、作成する際には注意が必要です。
書き方や注意点を理解してから、手書きでの勤務表を作成しましょう。
