ITツールの進化により、オフィスでは紙を使わない環境が進展しています。
勤怠管理も、かつての紙ベースのタイムカードからPC・スマホやICカードへの電子化へ変わり始めています。
業務の効率向上だけでなく、法令遵守や過重労働の防止にも繋がるでしょう。
本記事では、タイムカードをデジタル化するメリット、デジタル化できるシステムの比較ポイントなどを詳しく解説いたします。
タイムカードのデジタル化とは？
タイムカードのデジタル化は、従来の紙ベースのタイムカードを電子的な形態に移行させることをいいます。
PCやスマートフォン、ICカードなどのデジタルツールを使用して従業員の出勤や退勤を記録する仕組みです。
現状のタイムカードの課題
現状のタイムカードの課題には、手入力によるエラー、不正確な記録、紙ベースのシステムに伴う取り扱いの複雑さ、そしてスタッフによる不正行為の可能性が挙げられます。
これらの要因が効率性や透明性に影響を与えるため、デジタル化の導入がおすすめされています。
電子化が進む背景
タイムカードの電子化が進む主な背景は、従来の紙ベースのタイムカード管理が労働環境の変化や法改正に対応できなくなったことです。
紙のタイムカードは手入力と集計が煩雑で、コンプライアンスや労務管理の要件に不足しています。
働き方改革関連法の施行や労働基準法の保存要件をクリアするために、電子化する企業が増えてきています。
おすすめの勤怠管理システム
類似サービス： Shachihata Cloud
(4.5)
| 月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | 30日間 |
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| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります。
類似サービス： KING OF TIME
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日〜 |
KING OF TIMEとは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが運営している勤怠管理システムです。 クラウド型の勤怠管理システムのため、場所を選ばず利用することができ、豊富な機能で勤怠管理業務を効率化することができます。
豊富な打刻手段
KING OF TIMEは、導入企業の働き方に合わせ、打刻方法を選ぶことができます。 パスワード認証、スマホ・携帯（GPSによる位置情報取得）、Myレコーダー、生体認証（指紋認証・静脈認証など）、顔認証、ICカード打刻など、様々な打刻方法を搭載しています。
給与計算も効率化
KING OF TIMEで打刻すると勤務実績が自動集計されます。 さらに、集計された勤務実績はCSV形式のファイルとして簡単に出力できるため、給与業務の効率化を図ることができます。
いつでも最新の状態で利用できる
働き方や価値観の多様化、社会情勢の変化に伴い、勤怠管理システムに求められる機能も変わっていきます。 KING OF TIMEでは、ユーザーからのニーズをもとに定期的にアップデートし、機能を追加しています。
タイムカードのデジタル化のメリット
タイムカードをデジタル化するメリットを3つまとめましたので、詳しく解説いたします。
不正な打刻を防止できる
生体認証やGPS機能を活用し、従業員が自身のモバイル端末で打刻できるので不正な打刻を防止できます。
これにより、遅刻や残業の偽装を防ぎ、正確で客観的な勤怠管理が可能です。
勤怠管理業務の効率化
ICカードや個人のPC・スマートフォンでの打刻がシステムに自動反映され、勤怠情報は勤務実績申請ボタン一押しで登録が可能です。
業務効率向上も実現し、自動集計と給与計算ソフトとの連携により、締め日の手間やヒューマンエラーを防止できます。
リモートワークにも対応できる
スマートフォンや自宅のPCからの打刻が可能となり、リモートワークや直行直帰など多様な働き方に柔軟に対応できます。
おすすめの勤怠管理システム
タイムカードをデジタル化できるシステムの比較ポイント
タイムカードのデジタル化は効率的な勤怠管理を可能にしますが、最適なシステムを選ぶにはいくつかの重要なポイントが存在します。
対応している打刻方法
ICカード打刻、GPS打刻、生体認証など、自社の就業形態に対応している打刻方法がシステムに搭載されているか確認が必要です。
適切な打刻手段が提供されることで、勤怠管理が効率的で正確に行えます。
打刻に利用できる端末の種類
スマートフォン、PC、ICカードリーダー、生体認証デバイスなど、様々な端末が対応しているか確認が必要です。
組織内の多様な環境や従業員の利便性を考慮し、柔軟かつ効率的な端末利用ができるかが重要になります。
利用人数に合った料金プラン
組織の大きさに応じて、費用対効果の高いシステムを選びましょう。
小規模組織では、機能がシンプルで低コストなツールで十分です。
一方、大企業は多機能かつ大量データ処理が可能なツールが必要で、機能性の充実も大切です。
利用人数に合った料金プランを選ぶことで、予算内で最適な労務管理が実現します。
タイムカードのデジタル化でスムーズな勤怠管理を実現
タイムカードを電子化することで、適切な労務管理や集計の効率化、コスト削減など様々なメリットがあります。
多様な働き方に対応し、職場環境の改善を図りたい場合、勤怠管理システムのデジタル化がおすすめです。
労働環境の根幹を支え、自社に適したシステムを導入し、スムーズで効果的な勤怠管理が実現しましょう。
