企業が電子化で紙ベースから脱却する背景
企業が書類やデータの管理を紙ベースから電子化に移行する背景には、従業員の多様な働き方が影響していると考えられています。
近年リモートワークやフレックスタイム制度の普及に伴い、場所や時間に関係なくデータにアクセスできる環境が求められています。
また、電子帳簿保存法の改正により、電子データでの保存が法的に認められたことも、紙ベースからの脱却を加速させている要因の1つです。
受発注システム【CO-NECT】 (4.5) CO-NECTとは、CO-NECT株式会社が運営している受発注システムです。
直感的なインターフェースにより、初めて受発注システムを利用する方でも、マニュアルを必要とせずに利用でき、カスタマーサポートが手厚いのも大きな特徴です。
導入した企業からは、「請求にかかる時間が3日から3時間に短縮された」「年間100万円のコスト削減に成功」などの嬉しい声が上がっています。 従来のFAXや電話での受注業務では、文字が読み取れないことから確認のために電話をしたり、聞き間違いよる発注ミスなどが起きてしまうケースも少なくはありませんでした。 CO-NECTは、取引先(発注側)は無料で利用することができます。 新しいシステムを導入する際は、取引先にも同様のシステムを使ってもらうことが多く、料金や操作面などで負担がかかってしまう場合もあります。 CO-NECTには、販売管理や分析に関する機能が豊富に搭載されているため、受注状況を効率的に把握することが可能です。 CO-NECT以外の受注情報も一元管理できるため、受注状況の把握がしやすく、出荷指示もCO-NECT上から行うことができます。受発注システムのおすすめ製品
月額料金 要問い合わせ 初期費用 要問い合わせ 初期費用 0円 最短導入期間 申込日の当日 受注業務のデジタル化で業務時間の削減が可能
取引先への負担なく導入できる
充実したレポート機能で受注状況の分析が可能
受発注システムで紙ベースから脱却するメリット
受発注システムを導入することで、紙ベースから電子化へスムーズに移行することができ、企業はさまざまな恩恵を受けることができます。
受発注システムで紙ベースから脱却するメリットは次の通りです。
コストを削減できる
紙ベースの受発注業務では、印刷費用、紙代、保管スペース、郵送費用などがかかり、これらのコストは蓄積すると大きな負担となります。
受発注システムを導入し、デジタル化を進めることでコストを削減できます。
そして、書類の郵送や保管の手間を省き、クラウド上での管理が可能となるため、物理的な資源や人的リソースを効率的に使用できます。
結果として経費削減だけでなく、業務の効率化にもつながるでしょう。
過去の書類をデータで簡単に検索できる
書類を紙ベースで管理している場合、過去の受発注情報を探すためには手作業でファイルを確認する必要があり、時間と手間がかかります。
受発注システムを導入することで、過去の書類やデータを電子的に管理でき、簡単に検索・参照することが可能です。
必要な情報がすぐに見つかるため、業務のスピードが向上し、従業員の負担も軽減されます。
人的ミスを軽減できる
手作業で行う受発注業務では、データ入力ミスや伝達ミスが頻発し、このことが原因で誤発注や納期の遅れが発生する可能性があります。
一方で受発注システムを導入した場合は、データが自動で入力され、手入力の必要がなくなるため、人的ミスを大幅に軽減できます。
また、システムはエラーチェック機能を備えていることが多く、間違ったデータの入力を防ぐことができ、業務の正確性が向上するでしょう。
データの分析や活用が容易にできる
受発注システムでは、データがデジタル化され、統一された形式で保存されるため、容易に分析や活用ができます。
また、過去の受発注データを集計して売上傾向や発注パターンを分析することが可能になり、より適切な需要予測や在庫管理が可能です。
結果として、業務の最適化が進むことで効率的な戦略的意思決定ができるだけでなく、データに基づく改善提案による業績の向上が実現できます。
セキュリティが向上する
紙ベースの受発注業務では、書類の紛失や盗難、誤廃棄のリスクが常に伴います。
そして、書類には企業の機密情報や個人情報などが記載されているため、思わぬ損害を引き起こしてしまう可能性もあるでしょう。
デジタル化された受発注システムでは、情報が暗号化され、アクセス権限を設定することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
また、クラウド型の受発注システムを使用する場合、データのバックアップが自動で行われ、物理的な損失や災害にも対応できる体制が整います。
業務効率化だけでなく、セキュリティ対策を図りたいと考えている企業は、受発注システムの導入がおすすめです。
