受発注システムと在庫管理システムを連携させるには？

受発注システムと在庫管理システムを連携させる方法

受発注システムと在庫管理システムを連携させる方法は主に以下の2種類があります。

• CSV連携
• API連携

それぞれ連携方法や特徴が異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。

CSV連携

CSV連携は、受発注システムに登録されたデータをCSV形式でダウンロードし、それを在庫管理システムへアップロードする方法です。

手動でデータを取り扱うため、情報の転記ミスを防ぎ、入力の手間を削減できます。

しかし、この方法は最新データの同期が保証されないため、バージョン管理が必要です。

また、システムごとに異なるデータ形式に合わせたフォーマット変換が必要になる場合もあります。

API連携

API連携は、受発注システムの一部機能を外部に公開し、自動的に在庫管理システムとデータを連携させる方法です。

この方式では、受発注データがリアルタイムで在庫管理システムに反映されるため、データの手動ダウンロードやアップロードが不要になります。

これにより業務工数を削減し、効率的かつ正確なデータ管理が可能です。

ただし、提供元のサーバートラブル時には連携機能が停止するリスクがあるため、システム間の依存度の高さに注意が必要です。

受発注システムのおすすめ製品

受発注システム【CO-NECT】

(4.5)

月額料金	要問い合わせ	初期費用	要問い合わせ
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CO-NECTとは、CO-NECT株式会社が運営している受発注システムです。 直感的なインターフェースにより、初めて受発注システムを利用する方でも、マニュアルを必要とせずに利用でき、カスタマーサポートが手厚いのも大きな特徴です。 導入した企業からは、「請求にかかる時間が3日から3時間に短縮された」「年間100万円のコスト削減に成功」などの嬉しい声が上がっています。

受注業務のデジタル化で業務時間の削減が可能

従来のFAXや電話での受注業務では、文字が読み取れないことから確認のために電話をしたり、聞き間違いよる発注ミスなどが起きてしまうケースも少なくはありませんでした。

取引先への負担なく導入できる

CO-NECTは、取引先(発注側)は無料で利用することができます。 新しいシステムを導入する際は、取引先にも同様のシステムを使ってもらうことが多く、料金や操作面などで負担がかかってしまう場合もあります。

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CO-NECTには、販売管理や分析に関する機能が豊富に搭載されているため、受注状況を効率的に把握することが可能です。 CO-NECT以外の受注情報も一元管理できるため、受注状況の把握がしやすく、出荷指示もCO-NECT上から行うことができます。

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受発注システムと他のシステムを連携する際の注意点

受発注システムと他のシステムを連携する際には、いくつか注意すべき点があります。

受発注システムを導入する際には、システムの仕様や連携するデータの種類を事前にしっかり検討しておくことが大切です。

連携方法を確認する

受発注システムと他のシステムをどのように連携するかは、導入前に確認すべき重要なポイントです。

データ連携には主にCSVとAPIの2つの手法があります。

CSV連携は、データを手動で抽出・アップロードする作業が必要ですが、導入が比較的簡単で初期費用を抑えられるのが特徴です。

一方、API連携はリアルタイムで情報を自動更新できるため、業務効率を大幅に向上させますが、開発コストが発生する場合があります。

また、既存システムと連携する際、仕様が異なる場合にはカスタマイズや拡張が必要となるケースもあるため、事前に開発対応が可能かどうか確認してください。

システムの連携にかかる人的リソースや運用体制を考慮し、最適な方法を選びましょう。

連携できるデータの種類や範囲を確認する

データ連携をスムーズに行うには、どの種類のデータを、どの範囲まで連携するかを事前に明確にしておくことが重要です。

受発注システムには顧客情報や注文履歴、在庫状況など多様なデータが含まれています。

そのため、連携するシステムに合わせて必要なデータを選別し、目的に応じたデータ範囲を把握しておく必要があります。

たとえば、売上管理システムと連携する場合、期間内の受注件数、売上金額、単価などの情報が必要です。

必要情報を事前に整理し、データの抽出条件を明確にすることで、連携後の管理が効率的になります。

データ連携の更新タイミングを決める

データの整合性を保つためには、連携する情報の更新タイミングを事前に統一することが重要です。

特にCSV連携の場合、手動でデータをダウンロードし、アップロードするプロセスが必要なため、他のシステムへの反映にタイムラグが生じる可能性があります。

また、更新のタイミングがバラバラだと、最新のデータを確認できず、業務に支障をきたす恐れがあります。

そのため、社内でデータの更新スケジュールをあらかじめ設定し、取得時期や頻度を管理しましょう。