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業務を効率的に進めていく上で重要なのが個人がタスクをしっかりと管理することです。
エクセルや紙で自身の進捗状況を管理する手法も一般的ですが、昨今ではタスク管理ツールを導入するケースも増えてきました。
タスク管理ツールは単純な個人のタスクを把握できるだけでなく、管理職側からもプロジェクト管理に活用することができるという点から注目されています。
今回は効率的なコラボレーションを実現し、チームの仕事効率を向上させるTrello(トレロ)というサービスを紹介します。
料金面や機能面などを紹介しますのでサービス選定の参考にしてみてください。
Trelloとは
Trelloとは世界中で利用されているタスク管理ツールです。
タスク管理だけでなく、プロジェクト管理ツールとしても活用できるという点から多くの企業で導入されており、導入実績としては世界で数百万ユーザーを突破しています。
文字だけで把握するのが難しかったタスクの進捗具合を可視化することができるので効率的にタスク管理を行いたい企業におすすめなサービスと言えます。
おすすめの類似グループウェア・プロジェクト管理ツール
あらゆる業務を一元管理： monday.com
(4.5)
| 月額費用 | 900円〜 | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入会社 | 140,000社 |
チームのタスク、プロジェクト、スケジュール、ファイル、チャットを一元管理できるプラットフォーム。プログラミング不要でさまざまな機能が実装できるローコード／ノーコード開発プラットフォームとして、ニーズに合わせて自由にカスタマイズできます。
タスク管理の煩雑さを解消
monday.comは、Excelライクな見た目でタスク管理をすることが可能です。 ドラッグ&ドロップの直感的操作でタスクを入れ替えることができ、タスクの期限が迫った場合は、自動でアラートを送ることができるため、利便性に優れています。 タスクは、チームメンバーで共有することができるため、タスク漏れの心配もなく、リアルタイムでタスクの更新も可能なため、チームメンバーがいつでも最新のタスクを確認できるようになります。
リモートワークの管理にも最適
リモートワークにおける課題として多く挙げられるのが、メンバーの稼働状況がわからず、業務負荷が大きいメンバーの存在に気づくことができないという点です。 monday.comは、ブラウザベースで利用できるため、場所を選ばずアクセスすることが可能で、タスクごとにチャットをすることで、出社時と変わらないパフォーマンスを実現します。
リアルタイムでのタスク管理が可能
チーム内でいつでも最新のタスク共有ができるため、リアルタイムでのタスク管理が可能となります。 管理者は、誰が今どんなタスクを処理しているのか、タスクの抱えすぎになっていないかがリアルタイムで確認でき、適切なプロジェクト管理が可能となり、チームメンバーは自分以外のメンバーがどんなタスクを抱えているのかが把握できることでタスクの依頼や協働作業がしやすくなります。
操作性に優れたグループウェア： aipo
(5.0)
| 月額費用 | 200円~/1ユーザー | 無料お試し | 14日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 導入会社 | 要お問合せ |
ウェブブラウザから利用するグループウェアで、スケジュール管理、ワークフロー、Webメール、ファイル共有、ブログ、掲示板等の機能を有し、ひとつの画面でチームの予定を確認でき、空き時間がひと目で分かります。
テレワークにおけるスケジュール管理が可能
テレワークにおける課題として上位に挙げられるのが、メンバーとのスケジュール共有です。 テレワークのみならず、フリーアドレスや別フロアで仕事をしている場合でも、誰がどこで何をしているのかを瞬時に把握することは困難となります。 aipoは、クラウド型のサービスであるため、場所を選ばずにスケジュールの入力·確認が可能です。入力されたスケジュールは、リアルタイムで更新されるため、いつでもメンバーの最新の予定を把握することが可能となります。
ダブルブッキングのないスケジュール管理を実現
紙やホワイトボードでのスケジュール管理では、書き込み·修正を繰り返すうちに煩雑化してしまい、会議や設備予約のダブルブッキングが起きるリスクが高まります。 aipoでは、登録するメンバーを部署やチームなどのグループごとに振り分けることができます。 予定登録の際に、会議室や社用車など設備に関しても登録することができるため、設備に関するダブルブッキングを防止することが可能です。
Excelでのスケジュール管理から脱却できる
Excelでのスケジュール管理は、同時編集ができないことや、複雑な数式を用いている場合などに属人化が起きやすいことが問題となります。 また、Excelは基本的にPCからの編集に向いており、外出先からモバイルで操作することが難しいというデメリットもあります。
Trelloの機能・特徴
カンバン方式のタスク管理
Trelloのタスク管理はダッシュボードにカードに見立てたタスクを貼り付けていくカンバン方式を採用しています。
付箋を使ったタスク管理のように貼ったり剥がしたりが容易にでき、見やすい画面で視覚的にタスクの進捗状況を把握できるようになります。
エクセルでのタスク管理と違い、数式などの専門的な知識は不要で、マウスのドラッグ&ドロップで直感的に操作が可能なため、PC操作に不慣れという方でも安心して利用することができます。
また、iOSとAndroidに対応したアプリを提供しているのでスマホやタブレットからでも手軽にタスク管理ができるようになります。
豊富なテンプレート
Trelloではビジネスはもちろん、様々な分野に活用可能なテンプレートが豊富に用意されているため、すぐにタスク管理を効率化することができます。
昨今のテレワーク需要に対応したリモート環境でも効果的に利用することができるテンプレートも用意されているため、クラウド環境で導入することができるTrelloのメリットを最大限に活かすことができ、幅広い業種で活用可能となっています。
ワークフローを自動化
TrelloにはButlerというBotシステムが搭載されており、タスク管理のワークフロー処理を自動化することができます。
繰り返し行われるタスクをトリガー設定しておくことで、スケジュールされたタスクの自動化を実現でき、業務をさらにタスク管理をさらに効率化することができるのです。
Butlerの設定にはプログラミングなどの専門的な知識や技術は必要ないので、自然言語を用いて誰もタスク処理の自動化が実現できます。
アプリ版について
Trelloはスマートフォン専用のアプリ版も提供しています。iOSとAndroidに対応しているので端末を選ぶことなく利用することが可能で、テレワークのような離れた拠点での勤務でもタスク管理を実現できます。
アプリ版では以下のような機能が利用可能です。
- ボードの作成
- 共同編集
- ワークフロー機能
- ToDoリストの作成
- タスク担当者の設定
- コメント機能
- 写真や動画のアップロード
- ファイル添付
- カレンダーにカードを表示
- ボードへの自動アップロード
iPhoneだけでなく、iPadにも対応しているので大きな画面で効率的にタスク管理を行うことも可能です。
Trelloの料金・価格
Trelloの料金プランは3タイプ提供されており、それぞれの料金は以下の通りです。
- Free:月額0ドル/ユーザー
- Business Class:月額12.50ドル/ユーザー
- Enterprise:月額17.50ドル/ユーザー
Freeプランは期間の縛りなく0円でTrelloの基本的な機能を利用することができます。チームボードの利用可能な上限が10まで、添付ファイルの上限が1件につき10MBまでという制限はありますが条件があえば十分に効率的に活用することが可能です。
FreeプランでもButlerによる自動化が基本的な部分では利用することができます。
プランごとに利用できる機能は以下の通りです。
| Free | Business Class | Enterprise | |
| ボード数 | 10チームまで | 無制限 | 無制限 |
| カード数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| リスト数 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 添付ファイル容量 | 10MB/1件 | 250MB/1件 | 250MB/1件 |
| チェックリスト | ✖️ | 高度なチェックリスト | 高度なチェックリスト |
| サポート | ✖️ | 優先的なサポート | 優先的なサポート |
| アクション制限 | ✖️ | ◯ | ◯ |
| ボードコレクション | ✖️ | ◯ | ◯ |
| チームボードテンプレート | ✖️ | ◯ | ◯ |
2020年11月現在/詳細は公式サイトを確認
サービス連携について
Trelloは様々な外部サービスと連携することが可能で、これらのサービスとの連携によってさらに効率的にタスク管理を行うことができるようになります。
具体的に連携できるサービス例としては以下のものが挙げられます。
- Google Drive
- Slack
- Box
- Jira
- Salesforce
- Pipedrive
- Whereby
特に、Slackとの連携を利用している方が多く、ボード上のカード管理やカードに対するコメントをSlackから直接行うことができるようになるのでさらに便利にTrelloを活用することが可能となります。
Trello導入のメリット
Trelloを導入することで生まれるメリットは時間や場所を選ばずにタスク管理・プロジェクト管理が可能になるという点です。
TrelloはPCによるWebブラウザはもちろん、スマホアプリからも利用できるので外出先やテレワークのような在宅ワークでもタスク管理の効率化が実現できます。
iOSとAndroidに対応しているので、端末を選ぶことなく社内ルールを守って運用すれば普段から利用しているスマホをそのままタスク管理に活用することができるので、新たに機器を購入するコストをカットすることも可能です。
アプリ版ではブラウザ版と同様にダッシュボードを利用してタスク管理が実現でき、ToDoリストの作成やコメント機能、写真や動画のアップロードと標準的な機能を搭載しているので使い勝手も優れています。
アプリのダウンロードは無料です。有料プランへアップグレードすることで機能を追加することができるので、まずは無料で試してみることをおすすめします。
Trelloの導入事例・評判
プロジェクト管理を効率化できました
“複数の案件や特定のメンバー間での進捗をカードで管理できるのが便利ですね。ステータスごとにカードの位置を動かすことができるので視覚的に進捗状況を把握できました。”(匿名希望様)
タスク管理の一元化に成功
“Trelloの優れているところは複数人のタスクや進捗状況を一元管理できるところですね。タスクに担当者を割り当てることで視覚的にタスクの進捗状況を把握できるようになりました。感覚的に操作することができるのでマニュアルが不要な点もいいですね。”(匿名希望様)
事例出典:IT Review公式サイト
類似サービスとの比較
Trelloの類似サービスとしてはBizer TeamやZoho Projectsが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 月額料金 | 初期費用 | 無料お試し | 特徴 |
| Trello | 12.50ドル〜/ユーザー | 0円 | Freeプランあり | ・アプリで利用可能 ・カンバン方式のタスク管理 |
| Bizer Team | 2,380円〜 | 0円 | あり | ・豊富なテンプレート ・チェックリスト機能あり |
| Zoho Projects | 360円/ユーザー | 0円 | 無料プランあり | ・ガントチャートが作れる ・豊富な連携機能 |
料金面の比較としては、Freeプランもあり1ユーザーにつき12ドルで利用することができるTrelloがコスパに優れているのでおすすめです。
機能面の比較としては、テンプレートを利用してタスク管理を迅速に効率化できるTrelloがアプリでも利用できる利便性の高さと直感的操作が可能な点から初めて導入するという場合にもおすすめと言えます。
Trelloを含む「プロジェクト管理ツール」を比較
Trelloでタスク管理の効率化を
タスク管理が効率化できることで、個人の生産性があがるだけでなく、チームを管理する管理職側も進捗状況が視覚化できることでスパンごとに適切なアドバイスや修正依頼を出すことができるようになるのでおすすめです。
今現在、タスク管理に課題を抱えているという方も、これから事業規模の拡大に伴いタスク管理のクラウド化を考えているという方も、今回の記事を参考にして導入を検討してみてください。
画像・データ出典:Trello公式サイト
