ワークフローシステムは、業務効率化に貢献してくれるツールとして多くの企業で導入が進んでいます。
しかしオンプレミス型とクラウド型とでは、特徴や費用が異なるため、導入にはその企業に合わせた適切な選択が求められます。
この記事では、各タイプの特徴を踏まえた上で、導入の目安になる費用、コスパの高い選び方を解説します。
ワークフローシステムの種類は？
オンプレミス型ワークフローシステム
オンプレミス型は、社内サーバーを設置して運用するワークフローシステムです。
高いセキュリティ性やカスタマイズ性、既存システムとの連携が強みで、利用者の多い企業でも柔軟に対応できます。
ただし、導入コストが高額になるため、規模の小さい企業には不向きです。
クラウド型ワークフローシステム
クラウド型は、オンラインサーバーを利用するタイプで、構築・保守の手間が省け、コストを抑えられるのが特徴です。
インターネット接続があればどこからでもアクセスでき、リモート作業にも適しています。
ただし、セキュリティ管理やシステムのカスタマイズ性を重視したい場合には不向きです。
規模が小さく利用者の少ない企業には、クラウド型がおすすめです。
ワークフロー(決裁･承認フロー)のおすすめ製品
継続利用率は99.55%の使いやすさ！【コラボフロー】
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人 | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
コラボフローは、ワークフローシステムです。 専門的な知識不要でExcelなどで作成したフォームを活用でき、導入・操作を直感的に行えるので属人化の心配がありません。継続利用率99.55%と使いやすさ・確かな業務改善、どちらも両立したサービスと言えます。シンプルでありながら様々なサービスと連携でき、本格的なワークフローシステムを構築したい方には特におすすめです。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
大規模利用にも対応【kickflow】
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | 1ヶ月 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 導入社数 | 要問い合わせ |
kickflowとは、株式会社kickflowが運営しているワークフローシステムです。PC・スマホ問わず使いやすいモダンなユーザーインターフェースながら、数百〜数千ユーザーといった大規模利用にも対応できる、拡張性を備えた珍しいSaaS型ワークフローシステムです。
なめらかな承認を実現するチャットツール連携
kickflowは、SlackやTeamsといったチャットツール連携によって稟議・承認スピードを向上させることができます。日常メインで使っているツールに通知ができることで、承認率向上や決裁までのリードタイムの短縮に繋がります。
中堅〜大企業ならではの複雑な承認経路や組織図のメンテナンスも楽々対応
kickflowでは、人事異動の事前予約や、組織図のバージョン管理といった機能が搭載されているため、手間のかかる人事異動時の設定変更などの必要が最小化されます。細やかな閲覧権限のコントロールも柔軟にできるため、組織が今後拡大したり、監査の必要が出てきたときにもスムーズに対応することができます。
APIを活用し、外部連携で幅広い業務を効率化
kickflowは、REST APIによるデータ連携を可能としています。、基幹システムや会計システム、人事管理システム、顧客管理（CRM）といった幅広いサービスと連携実績があります。各種転記作業を省力化し、業務の自動化を推進することが可能です。
ワークフローシステムにかかる初期費用・ランニングコストは？
ワークフローシステムを導入する際、初期費用とランニングコストが発生します。
これらのコストはオンプレミス型とクラウド型で異なるため、それぞれの特徴を知っておく必要があります。
ワークフローシステム導入時のコストについて
オンプレミス型の場合、ほとんどの製品で初期費用が発生します。
おおよそ、数十万～数百万円と高額になるのが一般的です。
一方クラウド型の初期費用が不要な製品も少なくありません。
発生する場合でも数万円程度に抑えられる場合が多いです。
ランニングコストは？
オンプレミス型は自社サーバーを使用するため、利用料金やサポート料金は不要です。
ただし、システム保守・メンテナンス費用が別途必要となります。
一方、クラウド型の場合、月額利用料金が必要で、料金はユーザー数に応じて変動します。
コストパフォーマンスの良いワークフローシステムの選び方は？
導入目的を明確にする
ワークフローシステムを選ぶ際は、導入目的を明確にすることが重要です。
目的が不明確なままだと、不要な機能を搭載した製品を選んでしまい、無駄なコストが発生してしまう恐れがあります。
自社の課題を解決するためには必要な機能を明確にし、それに最適なシステムを選ぶことが重要です。
すぐに活用できるシステムを選択する
初めて導入する場合や少人数での利用を想定している場合には、導入がスムーズなクラウド型のシステムがおすすめです。
クラウド型は準備期間が短く、即座に活用できます。
また、現在Excelを使用している場合、その書式をそのまま利用できる製品を選べば、従業員の混乱を防ぎつつスムーズに導入できるでしょう。
まとめ
ワークフローシステムは、それぞれ初期費用が異なるため、企業規模や利用目的に応じた選択が必要です。
導入目的を明確にし、利用者のニーズに合ったシステムを選ぶことで、コスパよく、効率的で効果的な運用ができるはずです。
