昨今、多くのワークフローシステムがリリースされていますが、実際の利用料には大きな違いが出てきます。
今回は、基本となる一般的な料金体系をご紹介します。
ワークフローシステムの初期費用
システムを導入する際にかかる初期費用ですが、昨今ではクラウド系のサービスが主流になったことで、無料としているサービスが増えています。
また、機能や導入する企業の規模によって、初期費用は前後する傾向にあります。
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| 月額費用 | 500円~/月(1ユーザー) | 初期費用 | 無料 |
|---|
専門の知識がなくてもExcelなどでフォームが作れるため、今の運用を変えずにワークフローシステムが作れます。かんたんなので属人化せずに、誰でも修正や変更が可能。引き継ぎもラクラク。データ共有で管理も安心。
ワークフローシステムの月額費用
ワークフローシステムでは、月額費用が固定されているのが一般的です。
また、機能ごとにプランが分かれており、プランごとの月額料金も変動します。
備わっている機能の範囲であれば、いくら使っても課金されることはないのが通常です。
また、半年や一年などの単位で契約することで、割引がなされるサービスもあり、長く利用することを見越してお得に利用したいという会社であれば長期契約がおすすめです。
ユーザー単位での課金
ワークフローシステムの多くは、実際に利用するユーザー数ごとに課金されるサービスが大半です。
1IDごと、もしくは5ユーザー単位ごとなど、課金方法は様々です。
もしくは、月額を固定して30IDまで自由に使えるというものも存在するため、そのようなサービスは必要な人数分を利用して、無駄のない出費となるのがメリットです。
料金の違いを生み出す要因とは？
サービスやプランによって料金が異なる理由は以下の通りです。
機能
機能の多さによって料金に大きく影響します。
申請と承認、書類の保管など基本的な機能だけのものは安く済む傾向にありますが、充実した情報共有機能など充実した機能を保有しているサービスでは、それだけ料金が加算される傾向にあります。
契約期間
月単位での契約が一般的ですが、上述した通り半年間や一年間の契約によって一月当たりの料金が安くなるサービスも多く存在します。
しかし、期間の縛りや契約解除に伴う違約金などが発生する場合もあるので、契約する際には中身をしっかりと確認しておきましょう。
クラウド・パッケージ版による違い
クラウドタイプは初期費用が無料、利用料も低額なサービスが数多くあります。
一方のパッケージ版は初期費用も運用コストも高い傾向にあります。
しかし、ユーザー数が多くシステムの機能や利用範囲によっては、クラウドタイプでは賄いきれない場合も考えられるため、パッケージ版の方が費用対効果がよくなるケースも考えられます。
サービスを選定する際は、慎重に比較をしましょう。
サポートの有無
サポート代が月額費用に含まれている場合も多いですが、別途サポート代がかかるサービスである場合、当然利用した分の料金が加算されます。
求める機能・サポートの内容・コストのバランスなどの要素をしっかりと見極め、サービスを選定すると良いでしょう。
以上、ワークフローの導入費用や相場について解説いたしました。
ワークフローの導入を考えている企業の方はぜひ、参考になさってください。
