昨今、多くのワークフローシステムがリリースされていますが、実際の利用料には大きな違いが出てきます。
今回は、基本となる一般的な料金体系をご紹介します。
ワークフローシステムの初期費用
システムを導入する際にかかる初期費用ですが、昨今ではクラウド系のサービスが主流になったことで、無料としているサービスが増えています。
また、機能や導入する企業の規模によって、初期費用は前後する傾向にあります。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
(4.5)
月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
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初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
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初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
ワークフローシステムの月額費用
ワークフローシステムでは、月額費用が固定されているのが一般的です。
また、機能ごとにプランが分かれており、プランごとの月額料金も変動します。
備わっている機能の範囲であれば、いくら使っても課金されることはないのが通常です。
また、半年や一年などの単位で契約することで、割引がなされるサービスもあり、長く利用することを見越してお得に利用したいという会社であれば長期契約がおすすめです。
ユーザー単位での課金
ワークフローシステムの多くは、実際に利用するユーザー数ごとに課金されるサービスが大半です。
1IDごと、もしくは5ユーザー単位ごとなど、課金方法は様々です。
もしくは、月額を固定して30IDまで自由に使えるというものも存在するため、そのようなサービスは必要な人数分を利用して、無駄のない出費となるのがメリットです。
料金の違いを生み出す要因とは?
サービスやプランによって料金が異なる理由は以下の通りです。
機能
機能の多さによって料金に大きく影響します。
申請と承認、書類の保管など基本的な機能だけのものは安く済む傾向にありますが、充実した情報共有機能など充実した機能を保有しているサービスでは、それだけ料金が加算される傾向にあります。
契約期間
月単位での契約が一般的ですが、上述した通り半年間や一年間の契約によって一月当たりの料金が安くなるサービスも多く存在します。
しかし、期間の縛りや契約解除に伴う違約金などが発生する場合もあるので、契約する際には中身をしっかりと確認しておきましょう。
クラウド・パッケージ版による違い
クラウドタイプは初期費用が無料、利用料も低額なサービスが数多くあります。
一方のパッケージ版は初期費用も運用コストも高い傾向にあります。
しかし、ユーザー数が多くシステムの機能や利用範囲によっては、クラウドタイプでは賄いきれない場合も考えられるため、パッケージ版の方が費用対効果がよくなるケースも考えられます。
サービスを選定する際は、慎重に比較をしましょう。
サポートの有無
サポート代が月額費用に含まれている場合も多いですが、別途サポート代がかかるサービスである場合、当然利用した分の料金が加算されます。
求める機能・サポートの内容・コストのバランスなどの要素をしっかりと見極め、サービスを選定すると良いでしょう。
以上、ワークフローの導入費用や相場について解説いたしました。
ワークフローの導入を考えている企業の方はぜひ、参考になさってください。