ワークフローとは?最新版おすすめワークフローシステム34選！

業務の効率化を図りたいという目的でワークフローシステムの導入を検討している企業担当者の方も多いのではないでしょうか。

ですがワークフローシステムは多くの企業からリリースされており、どんなシステムが自社にマッチしているのか判断しにくい、という方のためにこの記事ではおすすめワークフローシステムをご紹介させていただきますので是非参考にしてみてください。

おすすめ！ワークフローシステム5社比較

ワークフローとは

• ワークフローとは、業務の流れを意味し「申請・承認・決済」等の意思決定における一連の流れを総称したもの
• ワークフローシステムは業務の流れを明確にし、システム上で申請・承認・決済ができるシステム
• ワークフローシステムで各フェーズの担当者を設定することで、進捗や申請がどこで止まっているかが分かる
• ワークフローシステムを導入するこことで、申請のスピードアップ、業務の効率化、管理体制の強化が期待される
• 書類業務がなくなり、ペーパーレスも実現する

ワークフローとは業務を行う上での一連のやりとり、流れのことを指します。多くの業務では、申請作業や承認作業、決裁という工程が存在します。

ワークフローを定義することで、業務の流れを客観的に把握することができ、申請・承認・決済といったタスクごとの役割、誰が担当しているのかを明らかにすることができます。

承認作業や申請作業は繰り返して行うことが多く、この部分を誰がどのように担当しているのかを把握しやすくすることで業務の効率化が図れることから、プロジェクト管理においてワークフローを活用する企業も多いです。

ワークフローを設定しておくことで他部署や管理職の人からも誰に連絡すればいいのかが把握しやすくなるというメリットがあります。

おすすめワークフローシステム22選

BtoBプラットフォームワークフロー

• 社内稟議の電子化が可能なワークフローシステム
• クラウド上で起案から承認まで行える
• 可視化されることで、業務効率化がアップ
• 無料プランも用意されている

特徴

BtoBプラットフォームワークフローは社内稟議を電子化できるワークフローシステムです。

クラウド上で起案から承認までができるのでペーパーレスはもちろん視覚化が可能になります。無料プランも提供されているので試験的に運用することも可能です。

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

BtoBプラットフォームワークフローの料金·評判·機能について。無料でどこまで使える？

BtoBプラットフォームワークフローとは株式会社インフォマートが提供しているワークフローシステムです。社内稟議を電子化することで起案から承認までをクラウド上で行.....

画像·データ出典:BtoBプラットフォームワークフロー公式サイト

Create!Webフロー

• 直感的な操作でワークフローを可視化できるツール
• 申請から承認までのルートを細かく設定できる
• グループウェアなど、外部連携で業務効率アップ
• クラウド版とパッケージ版がある

特徴

Create!Webフローは直感的操作で簡単にワークフローを可視化することが可能で、承認ルートを細かく設定できるという特徴があります。グループウェアなどとの外部連携も可能なので効率的に各種業務を遂行することができます。

クラウド版とパッケージ版での提供があり、用途に合わせて導入することができます。

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

Create!Webフローの料金·評判·機能について。1ユーザー月額500円から？

Create!Webフローとはインフォテック株式会社が運営しているワークフローシステムです。紙の決裁書や申請書を電子化することが可能です。

画像·データ出典:Create!Webフロー公式サイト

ジョブカンワークフロー

• 直感的操作で簡単に業務の効率化を図れる
• リーズナブルな価格で導入しやすいワークフローツール
• スマホから簡単に申請や承認が行える
• 30日間無料で使用可能

特徴

ジョブカンワークフローは直感的操作で簡単にワークフローの効率化ができるだけでなく、リーズナブルな価格で導入のハードルが低いこともあり、多くの企業で導入されているワークフローシステムです。

スマホから操作が可能なので出先からでも申請や承認が簡単に行えるという特徴があります。

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

ジョブカンワークフローの料金·評判·機能について。一人300円から使える?

ジョブカンワークフローは、株式会社Donutsが提供するツールです。操作性が良く使いやすいうえにリーズナブルな価格で導入することができます。

画像·データ出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

Collaboflow(コラボフロー)

• Excelで作成した稟議書を申請フォームとして使えるワークフローツール
• サイボウズOffice、Garoonなどと連携可能
• 少人数からの利用に最適
• 初期費用無料で使用可能

特徴

コラボフローは、Excelで作成した稟議書をそのまま申請フォームとして活用することができるワークフローシステムです。

サイボウズOffice、Garoonなどの外部ツールとも連携が可能で、少人数から利用することができるというのも特徴と言えます。

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

Collaboflow(コラボフロー)の料金·評判·機能について。1ユーザー月500円から使える?

Collaboflowは、株式会社コラボスタイルが開発、販売しているWebコラボレーションワークフローシステムです。

画像·データ出典:コラボフロー公式サイト

SmartFlow(スマートフロー)

• ドラッグ&ドロップで直感的にテンプレート作成できるワークフローツール
• 多くの企業に導入実績あり
• スマホからいつでもどこでも申請や承認可能
• 20名までであれば無料で利用できる

特徴

SmartFlowはドラッグ&ドロップの直感的操作でワークフローのテンプレートが作成できることから多くの企業で導入されているワークフローシステムです。スマホにも対応しているので外出先からも申請や承認が可能です。

20名までであれば無料で利用することができるフリープランを提供していることも特徴として挙げられます。

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

SmartFlow(スマートフロー)の料金·評判·機能について。永久に0円で使える?

SmartFlowとはVeBuIn株式会社が運営しているワークフローシステムです。初期費用0円で安価に導入できることから多くの企業で導入されています。

画像·データ出典:SmartFlow公式サイト

承認Time

• 簡単操作でペーパーレス化を実現するワークフローシステム
• 自社の運用に合わせて承認ルートを設定できる
• 緊急時に対応して飛び越し承認も可能
• スマホ・タブレットからも利用できる

特徴

承認Timeは簡単操作で自社の書類をペーパーレス化することができるワークフローシステムです。

自社の運用に合わせて自由に承認ルートを設定でき、緊急性に応じて飛び越し承認もできます。また、PCからだけでなく、スマホやタブレットからも利用できるので、テレワークにも活用することが可能です。

2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認

承認Timeの料金·評判·機能について。月額3,000円から利用できる?

承認Timeは、SBIビジネス·ソリューションズ株式会社が提供しているクラウド型のワークフローシステムです。

画像·データ出典:承認Time公式サイト

X-point(エクスポイント)

特徴

X-pointはクラウド版とパッケージ版が提供されているワークフローシステムです。

紙と同様の入力フォームで利用できるため、新しいツールの操作を覚える負担が少なくて済むという特徴があります。

シングルサインオン機能が搭載されているので他システムとの連携もスムーズです。

2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認

X-point(エクスポイント)の料金·評判·機能について。標準価格20万円で導入できる?

X-pointとは株式会社エイトレッドが運営しているワークフローシステムです。

画像·データ出典:X-point公式サイト

業務デザイナー

特徴

業務デザイナーは、株式会社ユニオンシンクが運営しているワークフローシステムです。

書類申請において、申請から承認までの進捗状況の可視化を実現し、承認作業がスムーズに進むようになります。幅広い企業からの導入実績があります。

書類の確認や情報の分析など、人の手をかけずに処理することで本来の業務に集中できるようになります。操作がわかりやすい画面で設計されているのも魅力です。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

業務デザイナーの料金·評判·機能について。導入事例も紹介

業務デザイナーとは株式会社ユニオンシンクが運営しているワークフローシステムです。申請書類一つひとつに承認作業が多く業務がスムーズに進まない、申請から承認までの進.....

画像·データ出典:業務デザイナー公式サイト

ServiceNow

特徴

ServiceNowとはアメリカ発のクラウド型ITサービスマネジメントです。

世界中の企業が導入している信頼のあるサービスです。ITサービス・マネジメント・ソフトウェア資産管理、カスタマーサービスマネジメントなどの業務システムを一元管理できます。幅広い業務をカバーできるので、業務の効率や透明性の向上を見込めます。

情報をリアルタイムで分析できるので、業務を可視化してくれるのも利点です。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

ServiceNowの料金·評判·機能について。導入事例も紹介

ServiceNowとはアメリカ発のクラウド型ITサービスマネジメントです。世界中の企業で導入されている実績があり、業務の標準化、自動化ができるサービスとして注.....

画像·データ出典:ServiceNow公式サイト

ExchangeUSE

特徴

ExchangeUSEは、1996年に富士電機株式会社が提供を開始したワークフローシステムです。

申請から決裁までを、効率的に行える機能が搭載されているワークフローシステムです。これまでに1,700社以上の企業が導入し、実績を上げています。プログラミングなど専門知識は一切必要なく、マウス操作だけで申請書フォーム作成や経路設定などが行えます。クラウド版が用意されているのも強みです。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

ExchangeUSE(エクスチェンジユース)の料金·評判·機能について。クラウド版もある?

ExchangeUSEは、1996年に富士電機株式会社が提供を開始したワークフローシステムです。

画像·データ出典:ExchangeUSE公式サイト

Gluegent Flow

特徴

Gluegent Flowは、サイオステクノロジー株式会社が提供しているクラウド型ワークフローシステムです。
アパレル会社、保険会社、有名ホテルなどさまざまな企業が、業務の効率化のため導入しています。自社の方法に合わせ、承認から決裁までの流れを自由に設計できます。担当者を個人以外にグループに設定したり、役職で経路を設定したりなど、状況に合わせ便利に使えるのも強みです。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

Gluegent Flow(グルージェントフロー)の料金·評判·機能について。1ユーザー月額300円から使える?

Gluegent Flowは、サイオステクノロジー株式会社が提供しているクラウド型ワークフローシステムです。

画像·データ出典:Gluegent Flow公式サイト

楽々WorkflowII

特徴

楽々WorkflowIIは、簡易ワークフローから本格ワークフローまで、企業が持つ予算や規模に合わせ、幅広く様々なワークフローを提供してくれるサービスです。

導入から稼働・運用までが短く、すぐ使えるのが特徴です。すでに利用している基幹システムとも連携ができるのも嬉しいポイントです。複雑なワークフローに対しても簡単に電子化することができ、日本語を始め、多国語にしっかりと対応してくれます。柔軟性の高さが魅力的なサービスです。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:楽々WorkflowII公式サイト

Hi-PerBT ワークフロー

特徴

Hi-PerBT ワークフローは、スマートデバイスに対応しており、テレワークや、リモート勤務のシーンで大いに活躍してくれるサービスです。

クラウド型なので、導入や電子化、また運用までもが簡単に行えるツールです。帳票サンプルは50種類以上にも及び、最適なものを選択して利用できます。また。紙ベースだった決裁書、申請書、報告書等の社内帳票を電子化することで、オンライン上での申請・承認が実現されます。

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画像·データ出典:Hi-PerBT ワークフロー公式サイト

Styleflow

特徴

Styleflowは、専門知識不要で誰でも使えるワークフローサービスです。少人数はもちろん、大規模な組織においても迅速に導入ができ、日本のワークスタイルにマッチしたツールです。

シンプルなアイコンで、モバイルワークに適しています。作成中・申請中・承認待ちなど、ステータスがすぐわかるので、ミスを未然に防ぐことができるのが魅力的です。社内の業務に合うように、複雑な承認ルートでも柔軟に対応できます。

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画像·データ出典:Styleflow公式サイト

INSUITE

特徴

INSUITE(インスイート)は、社内でのコミュニケーションを円滑にするコミュニケーションプラットフォームとして、高い評価を得ています。

日々貯まるメールや各種情報を取り出す際など、INSUITEのポータルを活用すれば簡単に効率化できます。動画でメッセージ伝達もでき、TOPメッセージやトレーニング動画、セミナーの様子などで雰囲気や担当者の想いをしっかりと伝える事ができます。社員数が増えてもディスコミュニケーションが極力発生しないように活用できる非常に有効なツールです。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

INSUITE(インスイート)の料金·評判·機能について。1ユーザー月1,000円から使える?

現在さまざまなコミュニケーションプラットフォームが開発されていますが、その中でもINSUITEは多くの企業から高い評価を得ています。

画像·データ出典:INSUITE公式サイト

AgileWorks

特徴

AgileWorksは、株式会社エイトレッドが提供しているワークフローシステムです。大企業を想定して設計されており、航空会社、テレビ局などの有名企業、大学などでも利用されています。細かなグループ作成や設定ができ、従業員数が多いケースに向いているのが特徴です。紙の書類を入力フォームとしてそのまま活用できることも嬉しいポイント。多言語対応となっており、日本語のほかに、英語や中国語なども利用可能です。会計システム、人事システム、契約管理システムなどとの連携もできます。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

AgileWorks(アジャイルワークス)の料金·評判·機能について。導入事例も紹介

Agile Worksは、株式会社エイトレッドが提供しているワークフローシステムです。

画像·データ出典:AgileWorks公式サイト

Kibela

特徴

Kibelaとは組織内で情報の共有を円滑に行うために開発されたツールとして、多くの方々に活用されています。

業務マニュアルや企画書、議事録など、各種記事をKibelaへ投稿し、共有する事ができます。ユーザーの権限を4段階に設定でき、アクセスをコントロールしつつ、ユーザー同士の円滑かつ活発な情報共有ができ、業務の効率化につながります。ワンタイムパスワードやIPアドレスによるアクセス制限など、セキュリティ性が高いのも特徴です。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

Kibela(キベラ)の料金·評判·機能について。無料で利用できる?

Kibelaとは組織内で情報の共有を円滑に行うために開発されたツールです。

画像·データ出典:Kibela公式サイト

Questetra BPM Suite

特徴

Questetra BPM Suiteとは株式会社クエステトラが運営しているワークフローシステムです。

業務効率化やペーパーレスによるコストカットに最適なサービスで、専門的な知識は必要なく、ヒートマップを用いて申請業務においての滞留部分が可視化できるのが特徴です。個別に案件進捗を確認したり、進捗状況に応じサポートをしたりなど、用途に合わせて便利に使用できます。また、自分のタスクに対する作業結果を入力することで進捗状況の共有も可能になり、業務がスムーズになります。

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

Questetra BPM Suiteの料金·評判·機能について。月額960円から利用できる?

Questetra BPM Suiteとは株式会社クエステトラが運営しているワークフローシステムです。

画像·データ出典:Questetra BPM Suite公式サイト

intra-mart

特徴

intra-martは企業に存在するさまざまな業務システムを同一のプラットフォーム上に集約できるツールです。企業のデジタル化や業務プロセスの最適化や標準化、効率化に最適なサービスです。

業務プロセスのフルオートメーション化をサポートする機能が魅力的です。スピーディーで柔軟なローコードアプリケーション開発ができるので、コーディングの専門知識は要らずに自社開発が実現できます。また、PDCAサイクルに基づいたデジタル業務改革を推進できるようになります。

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

intra-mart(イントラマート)の料金·評判·機能·口コミについて。どんなことができる?

intra-martは企業に存在するさまざまな業務システムを同一のプラットフォーム上に集約し、企業のデジタル化と業務プロセスの最適化や標準化、業務の効率化を推進.....

画像·データ出典:intra-mart公式サイト

eValue NS 2nd Edition

特徴

eValue NS 2nd Editionは、株式会社OSKが提供するドキュメント管理やワークフロー管理などを行うツールです。

いつ・誰が・どのようになど詳細に記録できるのが特徴です。データを共有することでスムーズに業務に取り組むことができます。ドキュメント管理、ワークフロー、スケジューラ、コミュニケーションなど、さまざまな機能をオールインワン型のグループウェアとして使用できるのも魅力です。1つのシステムで様々な管理が可能になります。

2021年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:eValue NS 2nd Edition公式サイト

AgileWorks

特徴

AgileWorksは、株式会社エイトレッドが提供しているワークフローシステムです。

大企業に利用されることを想定して設計がされているので、複雑な業務にも活用できるのが特徴です。航空会社、テレビ局、大学など様々な組織で利用されています。組織図、役職、部署別など細かなグループ作成が可能なので、大規模な組織でも簡単に設定ができます。これまで使用してきた紙の書類の形式を入力フォームとして活用できるのもポイントです。

2021年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:AgileWorks公式サイト

ワークフロー以外の特徴を持つシステム12選

NI Collabo Smart

特徴

NI Collabo Smartは多機能なグループウェアです。社内コミュニケーションツールとしての活用はもちろん、エクセルから様式を取り込んで申請書類のフォームを作成することが可能なワークフロー機能も搭載しています。

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

NI Collabo 360(NIコラボ)の料金·評判·機能について。月額360円から利用できる?

NI Collabo 360とは株式会社ＮＩコンサルティングが提供しているグループウェアです。グループウェアとして基本的な機能が搭載されていることはもちろん、ワ.....

画像·データ出典:NI Collabo Smart公式サイト

rakumo ワークフロー

特徴

rakumo ワークフローはGoogleが提供しているグループウェアとして有名なG Suiteと連携させることでワークフローを更に効率化させることができるワークフローシステムです。

コメント機能があることでワークフローを単なる業務の流れとしてだけでなくコミュニケーションの場として活用することを可能にしています。

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

rakumo ワークフローの料金·評判·機能について。月額300円から利用できる?

rakumo ワークフローとはrakumo株式会社が運営しているワークフローシステムです。ワークフローシステムは申請業務にかかる起案から承認、決裁までを自動化す.....

画像·データ出典:rakumo ワークフロー公式サイト

Hachikin(ハチキン)

特徴

Hachikinは勤怠管理・経費精算をワークフローによって効率化することが可能です。

90日間までであれば無料で利用することができるライトプランがあるので、数名で試験的運用をしてみて自社にマッチしているシステムだと感じた場合は有料プランへ移行するといった使い方もできます。ライトプランは2名まで利用可能です。

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

Hachikin(ハチキン)の料金·評判·機能について。90日も無料で使える?

Hachikinは、中小企業を対象に開発された業務支援システムです。勤務管理やワークフロー、見積もりの作成など煩雑になりがちな業務を一本化し業務の改善を目指しま.....

画像·データ出典:Hachikin公式サイト

WaWaFlow

特徴

WaWaFlowはグループウェアなどで有名なWaWaOfficeシリーズと連携することで様々な業務を効率化させることができるワークフローシステムです。

数千名以上の大規模企業でも利用できるのでグループ会社などと一緒にシステムを導入することが可能です。クラウドサービスなので離れた場所にいてもPCから稟議書の確認ができるので滞りなく申請業務を行うことができます。

最低利用期間は1ヶ月と短いので試験的に導入してみることが可能です。

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:WaWaFlow公式サイト

kintone

特徴

kintoneはタスク・プロジェクトの進捗を管理するためのワークフローを、様々なパーツを組み合わせ自由に自社の承認フローに合わせて設計できるのが大きな特徴です。

また機能はワークフローだけにとどまらず、ビジネスアプリの作成や、データを蓄積・活用できるデータベース機能など、業務のあらゆるケースにおいて便利に使用できるのが高く評価されています。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

kintone(キントーン)の料金·評判·機能について。1人あたり月額720円から利用できる?

kintoneとはサイボウズ株式会社が運営するビジネスアプリ作成クラウドサービスです。

画像·データkintone公式サイト

ActionPassport

特徴

ActionPassportは稟議書の作成、承認業務の効率化、コンプライアンス強化など、企業に役立つ機能が様々搭載されているワークフローシステムです。手ごろな価格と手厚いサポート体制で、中堅企業から好評です。

使いやすい申請フォームや、書類の進捗状況を画面上で確認し、業務の可視化ができるなどの多くの便利な機能が特徴的です。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

ActionPassportの料金·評判·機能について。1IDにつき月額500円から利用できる?

ActionPassportは、株式会社イーネットソリューションズが提供しているワークフローシステムです。稟議書などの作成や承認業務効率化、コンプライアンス強化.....

画像·データActionPassport公式サイト

Jicoo(ジクー)

特徴

Jicooとはジクー株式会社が運営しているチームコラボレーションプラットフォームです。

ワークフローはもとより、日程調整やカレンダー機能、タスク機能、Web会議機能などがオールインワンで搭載されているツールです。業務効率化が図れる上、複数のシステムを導入するコストも削減できるのが魅力的です。Googleカレンダー・Outlook・Office365・Zoom・Slack・Googleアナリティクスなど外部サービスとの連携も可能です。

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

Jicoo(ジクー)の料金·評判·機能について。無料で利用できる?

Jicooとはジクー株式会社が運営しているチームコラボレーションプラットフォームです。日程調整やカレンダー機能、タスク機能、Web会議機能などがオールインワンで.....

画像·データ出典:Jicoo公式サイト

BP Director

特徴

BP Directorはワークフローはもちろん、ビジネスプロセス全体の管理に適しているツールです。

既存の帳票をWebブラウザに入力でき、日々継続して行う業務のながれをワークフローとして管理できるのが特徴です。業務の進捗状況など多様なレポート機能があり、リアルタイムで表示できるのがポイントの一つです。瞬時に進捗を把握できるので、データに基づいた分析に向いています。

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:BP Director公式サイト

Wrike

特徴

Wrikeは、アメリカのWrike社が提供しているタスク管理ツールです。

個人でのタスク管理では、わかりにくかったプロジェクトの進捗状況、タスクの消化具合を可視化することが可能なツールです。メンバーとの情報共有も簡単に行え、世界中で20,000社以上の企業が導入しており、人気を得ています。プロジェクトの始まりから終わりまで、1つの画面で行えるようにダッシュボードをカスタマイズできるのが特徴です。

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Wrike公式サイト

Brushup

特徴

Brushupはとは株式会社Brushupが提供している制作物管理ツールです。イラストや動画、ドキュメントなどの制作物に対し、ブラウザ上やアプリ上で手書きやコメントでフィードバックが可能になります。直感的な操作が魅力的で、メンバー間で一緒に情報を共有しながら、タスクを進める際に最適なツールです。

文字だけのやりとりでは伝えにくいイメージなどを、製作者と依頼者で同じものを見ながら作業を進めることが可能です。

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Brushup公式サイト

jooto

特徴

jootoは、株式会社PR TIMESが提供しているクラウド型のタスク･プロジェクト管理システムです。

使いやすいユーザーインターフェースが魅力的で、SansanやChatworkなど、10,000社以上の有名企業が導入している人気のあるサービスです。複数プロジェクトの進捗管理やチームのタスク消化状況、チームの認識ミスなど管理者の負担に対して、jootoの多彩な機能がしっかりと解決に導いてくれます。

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:jooto公式サイト

GIJI

特徴

GIJIは、議事録の作成や共有を円滑に行うためのツールです。

清書を行ったりなど、議事録の作成には手間がかかりますが、GIJIを使用することにより効率化が図れます。議事録作成用のエディターが付いており直感的に使用できるのが特徴です。議事録の共有もリアルタイムで可能で、かつ全員で同時に編集もできます。

2021年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:GIJI公式サイト

ワークフローシステムとは

ワークフローによって業務の流れを把握しやすくなっても、申請した書類が承認されず、また申請書を作って印刷して、ということを繰り返していては費用や時間がかかってしまう一方です。

そんなワークフローを設計するだけでは効率化しきれない部分をシステム化することで効率化、コストカットにつなげることができるのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムの種類

クラウド型

• オンライン上で利用可能
• システム連携ができる
• 離れた場所からも利用可能
• 導入までが短期間

クラウド型のワークフローシステムはオンライン上でワークフローを可視化することができます。サービス提供側のサーバーにデータを保存することができ、後述するオンプレミス型と比べると比較的安価で導入することができます。

他システムと連携させることでさらに幅広い業務を効率化できるというのも特徴の1つです。

クラウド型は自社PCでなくてもインターネット環境があれば利用することができるので、離れた場所にいる上司の承認もすぐにもらうことができ、申請から承認、決裁までが滞ることなく進行できるというメリットがあります。

システムを自社PCに組み込む必要がないので、導入から運用までが短期間で実現でき、システム障害が発生した場合でもサービス提供側で対応してくれるので手間がかかりません。オンラインで利用できるので常に最新バージョンを利用できるというのも大きなメリットです。

オンプレミス型

• 自社で運用
• 導入には専門的なスキルが必要な場合も
• 自由自在なカスタマイズが可能

オンプレミス型は自社PCにシステムを組み込み、構築・運用を行う必要があります。

設定にはプログラミングなどの専門知識が必要になる場合が多いので、社内に専門的なスキルを持った人材がいない場合は設定代行などの有料オプションを使用しなければいけない可能性があります。

設定のハードルが多少高いとはいえ、自社に合わせた細かいカスタマイズが可能なので、特殊なワークフローが存在している企業にはこちらがおすすめです。

クラウド型と比べると導入コストは高く、バージョンアップも自社で行わなければいけないケースがほとんどです。システムトラブルなどの場合にも自社で対応できる人材を確保しておかなければいけません。

ワークフローシステム導入のメリット

申請・承認のスピードアップ

ワークフローシステムを導入することで申請から決裁までのスピードがアップします。全てシステム上で完結させることができ、クラウド型であればオンライン環境さえあれば場所を選ばず利用できるので、上司が外出している場合でも出先から確認して承認を行ってもらうことができ、オフィスに戻って紙の申請書を確認する時間を短縮できます。

テレワークのようなオフィス以外での勤務、在宅勤務でも申請から承認、決済までが可能になるので業務のスピードアップが実現できます。

また、繰り返し使う稟議書はサービスによってはテンレート化する機能も搭載されているので、同じようなワークフローであればさらに高速で業務を終わらせることができます。

内部統制の強化が可能

ワークフローシステムは申請から承認・決裁までを一元管理することが可能です。業務上必要な情報を一元管理することで適切な人材に情報をスムーズに伝達できるようになります。

今までは社内規程を省略して申請をしていた従業員がいた場合も、申請ルート、証跡・決裁を可視化できるので不正の防止が実現できます。可視化できることで文書の改ざんも防止でき、内部統制の強化へとつながります。

ペーパーレス化の実現

稟議書の作成をオンラインで行っても承認の際には印刷する必要があったという企業も、ワークフローシステムを導入することで、最終的な決裁の段階までをオンライン上で完結することができ、いちいち書類を印刷していた紙代や印刷費を削減して、コストカットが実現可能です。

書類管理が効率化できる

ワークフローシステムは検索機能を有しているので、申請したい内容に応じた申請書のテンプレートをすぐに検索して見つけることができます。

紙での管理だと、ファイリングされたものを探したり、PCのどこに保存されているかわからないファイルを見つけなければいけないという手間がありますが、ワークフローシステムではこの手間を短縮することができるのです。

ファイル名や形式など細かく条件を絞って検索することができるので、似たような申請内容が多いという企業には特にワークフローシステムはおすすめです。必要書類を見つけるのに時間がかかって申請書を作る時間が取れないというケースはワークフローシステム導入で格段に減らすことができるのです。

ワークフローシステム導入のデメリット

電子化できない書類もある

ワークフローシステムを導入したからといって全ての書類を電子化·ペーパーレス化できるというわけではありません。

社内規程によって紙での保存が義務付けられている書類や領収書などは紙での保管を原則としている企業も少なくはないため、ワークフローシステムを導入しても、導入企業の規程によっては業務効率化に繋げられない可能性があります。

承認者の負担が増えるケースもある

ワークフローシステムを導入することで、申請から承認までをワークフローとして登録できますが、一定の役職以上では多くの承認ルートに組み込まれることもあり、承認や決済作業が増えて業務負担になってしまうという可能性もあります。

ワークフローシステム導入の注意点

業務フローを確認して課題を明確にする

ワークフローシステムを導入する前に、現在の自社での業務フローを確認して、何に時間がかかっているのか、従業員・管理者からはどんな不満がでているのかをしっかりと確認しましょう。

ワークフローシステムを導入することで、申請から承認、決裁までを自動化することができますが、全ての業務を自動化できるというわけではないので、課題を明確にした上で、どんな業務が自動化できると業務の効率化が実現できるのかをハッキリとさせておくことが重要です。

操作性をチェック

どんなに便利なシステムでも使いこなせなければ意味がありません。特に数百人、数千人という規模の企業で導入する場合には、申請を出す従業員側はもちろん、承認・決裁をする管理者側も使いやすいシステムであることが重要です。

特にPC操作に不慣れな年配の方には紙での稟議書の方が馴染みがあり、システム導入に抵抗感があるという方もいらっしゃるかもしれないので、担当者の方はシステムを試した上で、どれだけ効率化できるのか、操作は簡単なのかということを導入前にしっかりと説明する必要があります。

ワークフローシステムの多くは期間を定めた無料のトライアルを提供しているものが多いので、試験的に運用してみて、従業員側の代表と管理者側に代表双方が無理なく使うことができるシステムを選ぶようにしましょう。

連携可能なシステムを確認

ワークフローシステムは勤怠管理やグループウェアなど多くのサービスと連携が可能なものが多いです。これらのサービスと連携させることで幅広い業務の効率化が実現できるので、自社で既に使っているシステムと連携できるのか、これから導入しようと検討しているサービスと連携できるのかもしっかりと確認しておくようにしましょう。

コストの確認

多くのワークフローシステム、特にクラウド型では月額料金が発生します。利用人数・ID数によって月額あたりの料金が変わるものが多いので将来的に自社で利用することになるのであろう人数も予想した上で導入を検討しましょう。

コスト面を意識しすぎて安さ優先でシステムを決めてしまうと、必要な機能がオプション追加しなければ利用できず、当初の想定より高額の費用が発生してしまったというケースもあるので料金面だけでなく機能面もしっかりと確認しましょう。

スマホ対応しているか

クラウド型のワークフローシステムのメリットとして離れた場所にいても申請・承認ができるという点がありますが、スマートフォンに対応しているかということも重要です。

サービスによってはスマホアプリを提供しているものもあり、より手軽にワークフローを確認することができるのでスマホ対応しているのか、アプリはあるのかという点も確認しましょう。

セキュリティ面の確認

稟議書など社外秘の情報を扱うことが多いのでセキュリティが強固なものなのかということを確認しましょう。

クラウド型のワークフローシステムでは、データをサービス提供側のサーバーに保存しているので、サイバー攻撃やトラブルにて情報が流出してしまうことはないか、どんなセキュリティ対策を行っているのか確認しておくことは重要です。

また、担当者以外が稟議書を改ざんできないか、不正な利用ができないか、アクセス権限を管理者側で詳細に付与できるのかも確認しておくとより安心です。

ワークフローシステムの導入効果

ワークフローシステムを導入することで様々な課題を解決することができます。

申請書の作成スピードがアップ

一度作成した申請書はテンプレート化することができるので、同じような申請業務を行う場合はテンプレートからカスタマイズして申請書を作れば短時間で作成が終わります。

また、申請が承認されなくてもオンライン上で修正することができるので、いちいち紙に印刷する時間もかかりません。

確認作業の精度上昇

ワークフローシステムを導入することで、それまで申請の確認に時間がかかっていた、ミスが多かったという企業も高い精度を発揮することができます。

承認前の書類を紛失してしまったり処分してしまうことも、オンラインでやりとりをするワークフローシステムではこの心配はいりません。また、承認したもの、未承認のものをリスト化して確認、ソートすることができるので、承認漏れが起きる可能性も非常に低くなります。

上司が外出機会が多く、なかなか申請書類の確認を行ってもらえなかった問題も、クラウド型のワークフローシステムであれば場所を選ばずにPCやタブレット、スマホで簡単に確認ができるので承認までのスピードがあがります。

書類保管スペースの有効活用

紙での申請業務を行っていた場合は、決裁された稟議書をファイリングして保管しておく場所が必要でした。

ワークフローシステムを導入すれば、ペーパーレスで申請業務を可能にするので、紙代などのコストカットができるだけでなく、書類の保管スペースを縮小することができます。

過去の申請書類はシステム上で簡単に検索することができ、不要書類の整理に当てていた人件費のカットまで可能にします。

情報共有の浸透

紙での申請業務の場合、稟議書がどこまで閲覧されているのか把握することが難しく、情報の共有がうまくいかなかったという企業もワークフローシステムを導入することで、未読の状態になっている従業員を可視化することができるようになります。

また、一斉送信機能を利用することで一度で情報の発信が可能なので手間もかからなくなります。

自社にマッチしたワークフローシステムの導入を

ワークフローシステムは申請から決裁までの業務を自動化して効率化できるだけでなく、情報の共有や他システムと連携させることで幅広く活用することができます。

自社にあったシステムを選ぶのが難しいと感じていた企業担当者の方も、本記事を参考にして、是非自社にマッチしたワークフローシステムの導入を実現してください。