ワークフローシステムのおすすめ36選を比較【2022年版】

ServiceNow

特徴

ServiceNowとはアメリカ発のクラウド型ITサービスマネジメントです。

世界中の企業が導入している信頼のあるサービスです。ITサービス・マネジメント・ソフトウェア資産管理、カスタマーサービスマネジメントなどの業務システムを一元管理できます。幅広い業務をカバーできるので、業務の効率や透明性の向上を見込めます。

情報をリアルタイムで分析できるので、業務を可視化してくれるのも利点です。

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ServiceNowの料金·評判·機能について

ServiceNowとはアメリカ発のクラウド型ITサービスマネジメントです。世界中の企業で導入されている実績があり、業務の標準化、自動化ができるサービスとして注.....

画像·データ出典:ServiceNow公式サイト

ExchangeUSE

特徴

ExchangeUSEは、1996年に富士電機株式会社が提供を開始したワークフローシステムです。

申請から決裁までを、効率的に行える機能が搭載されているワークフローシステムです。これまでに1,700社以上の企業が導入し、実績を上げています。プログラミングなど専門知識は一切必要なく、マウス操作だけで申請書フォーム作成や経路設定などが行えます。クラウド版が用意されているのも強みです。

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ExchangeUSE(エクスチェンジユース)の料金·評判·機能について

ExchangeUSEは、1996年に富士電機株式会社が提供を開始したワークフローシステムです。

画像·データ出典:ExchangeUSE公式サイト

楽々WorkflowII

特徴

楽々WorkflowIIは、簡易ワークフローから本格ワークフローまで、企業が持つ予算や規模に合わせ、幅広く様々なワークフローを提供してくれるサービスです。

導入から稼働・運用までが短く、すぐ使えるのが特徴です。すでに利用している基幹システムとも連携ができるのも嬉しいポイントです。複雑なワークフローに対しても簡単に電子化することができ、日本語を始め、多国語にしっかりと対応してくれます。柔軟性の高さが魅力的なサービスです。

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画像·データ出典:楽々WorkflowII公式サイト

Hi-PerBT ワークフロー

特徴

Hi-PerBT ワークフローは、スマートデバイスに対応しており、テレワークや、リモート勤務のシーンで大いに活躍してくれるサービスです。

クラウド型なので、導入や電子化、また運用までもが簡単に行えるツールです。帳票サンプルは50種類以上にも及び、最適なものを選択して利用できます。また。紙ベースだった決裁書、申請書、報告書等の社内帳票を電子化することで、オンライン上での申請・承認が実現されます。

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画像·データ出典:Hi-PerBT ワークフロー公式サイト

Styleflow

特徴

Styleflowは、専門知識不要で誰でも使えるワークフローサービスです。少人数はもちろん、大規模な組織においても迅速に導入ができ、日本のワークスタイルにマッチしたツールです。

シンプルなアイコンで、モバイルワークに適しています。作成中・申請中・承認待ちなど、ステータスがすぐわかるので、ミスを未然に防ぐことができるのが魅力的です。社内の業務に合うように、複雑な承認ルートでも柔軟に対応できます。

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画像·データ出典:Styleflow公式サイト

INSUITE

特徴

INSUITE(インスイート)は、社内でのコミュニケーションを円滑にするコミュニケーションプラットフォームとして、高い評価を得ています。

日々貯まるメールや各種情報を取り出す際など、INSUITEのポータルを活用すれば簡単に効率化できます。動画でメッセージ伝達もでき、TOPメッセージやトレーニング動画、セミナーの様子などで雰囲気や担当者の想いをしっかりと伝える事ができます。社員数が増えてもディスコミュニケーションが極力発生しないように活用できる非常に有効なツールです。

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INSUITE(インスイート)の料金·評判·機能について

現在さまざまなコミュニケーションプラットフォームが開発されていますが、その中でもINSUITEは多くの企業から高い評価を得ています。

画像·データ出典:INSUITE公式サイト

AgileWorks

特徴

AgileWorksは、株式会社エイトレッドが提供しているワークフローシステムです。大企業を想定して設計されており、航空会社、テレビ局などの有名企業、大学などでも利用されています。細かなグループ作成や設定ができ、従業員数が多いケースに向いているのが特徴です。紙の書類を入力フォームとしてそのまま活用できることも嬉しいポイント。多言語対応となっており、日本語のほかに、英語や中国語なども利用可能です。会計システム、人事システム、契約管理システムなどとの連携もできます。

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AgileWorks(アジャイルワークス)の料金·評判·機能について

Agile Worksは、株式会社エイトレッドが提供しているワークフローシステムです。

画像·データ出典:AgileWorks公式サイト

Kibela

特徴

Kibelaとは組織内で情報の共有を円滑に行うために開発されたツールとして、多くの方々に活用されています。

業務マニュアルや企画書、議事録など、各種記事をKibelaへ投稿し、共有する事ができます。ユーザーの権限を4段階に設定でき、アクセスをコントロールしつつ、ユーザー同士の円滑かつ活発な情報共有ができ、業務の効率化につながります。ワンタイムパスワードやIPアドレスによるアクセス制限など、セキュリティ性が高いのも特徴です。

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Kibela(キベラ)の料金·評判·機能について

Kibelaとは組織内で情報の共有を円滑に行うために開発されたツールです。

画像·データ出典:Kibela公式サイト

Questetra BPM Suite

特徴

Questetra BPM Suiteとは株式会社クエステトラが運営しているワークフローシステムです。

業務効率化やペーパーレスによるコストカットに最適なサービスで、専門的な知識は必要なく、ヒートマップを用いて申請業務においての滞留部分が可視化できるのが特徴です。個別に案件進捗を確認したり、進捗状況に応じサポートをしたりなど、用途に合わせて便利に使用できます。また、自分のタスクに対する作業結果を入力することで進捗状況の共有も可能になり、業務がスムーズになります。

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Questetra BPM Suiteの料金·評判·機能について

Questetra BPM Suiteとは株式会社クエステトラが運営しているワークフローシステムです。

画像·データ出典:Questetra BPM Suite公式サイト

intra-mart

特徴

intra-martは企業に存在するさまざまな業務システムを同一のプラットフォーム上に集約できるツールです。企業のデジタル化や業務プロセスの最適化や標準化、効率化に最適なサービスです。

業務プロセスのフルオートメーション化をサポートする機能が魅力的です。スピーディーで柔軟なローコードアプリケーション開発ができるので、コーディングの専門知識は要らずに自社開発が実現できます。また、PDCAサイクルに基づいたデジタル業務改革を推進できるようになります。

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intra-mart(イントラマート)の料金·評判·機能·口コミについて

intra-martは企業に存在するさまざまな業務システムを同一のプラットフォーム上に集約し、企業のデジタル化と業務プロセスの最適化や標準化、業務の効率化を推進.....

画像·データ出典:intra-mart公式サイト

eValue NS 2nd Edition

特徴

eValue NS 2nd Editionは、株式会社OSKが提供するドキュメント管理やワークフロー管理などを行うツールです。

いつ・誰が・どのようになど詳細に記録できるのが特徴です。データを共有することでスムーズに業務に取り組むことができます。ドキュメント管理、ワークフロー、スケジューラ、コミュニケーションなど、さまざまな機能をオールインワン型のグループウェアとして使用できるのも魅力です。1つのシステムで様々な管理が可能になります。

2021年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:eValue NS 2nd Edition公式サイト

AgileWorks

特徴

AgileWorksは、株式会社エイトレッドが提供しているワークフローシステムです。

大企業に利用されることを想定して設計がされているので、複雑な業務にも活用できるのが特徴です。航空会社、テレビ局、大学など様々な組織で利用されています。組織図、役職、部署別など細かなグループ作成が可能なので、大規模な組織でも簡単に設定ができます。これまで使用してきた紙の書類の形式を入力フォームとして活用できるのもポイントです。

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画像·データ出典:AgileWorks公式サイト

NI Collabo Smart

特徴

NI Collabo Smartは多機能なグループウェアです。社内コミュニケーションツールとしての活用はもちろん、エクセルから様式を取り込んで申請書類のフォームを作成することが可能なワークフロー機能も搭載しています。

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NI Collabo 360(NIコラボ)の料金·評判·機能について

NI Collabo 360とは株式会社ＮＩコンサルティングが提供しているグループウェアです。グループウェアとして基本的な機能が搭載されていることはもちろん、ワ.....

画像·データ出典:NI Collabo Smart公式サイト

rakumo ワークフロー

特徴

rakumo ワークフローはGoogleが提供しているグループウェアとして有名なG Suiteと連携させることでワークフローを更に効率化させることができるワークフローシステムです。

コメント機能があることでワークフローを単なる業務の流れとしてだけでなくコミュニケーションの場として活用することを可能にしています。

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

rakumo ワークフローの料金·評判·機能について

rakumo ワークフローとはrakumo株式会社が運営しているワークフローシステムです。ワークフローシステムは申請業務にかかる起案から承認、決裁までを自動化す.....

画像·データ出典:rakumo ワークフロー公式サイト

Hachikin(ハチキン)

特徴

Hachikinは勤怠管理・経費精算をワークフローによって効率化することが可能です。

90日間までであれば無料で利用することができるライトプランがあるので、数名で試験的運用をしてみて自社にマッチしているシステムだと感じた場合は有料プランへ移行するといった使い方もできます。ライトプランは2名まで利用可能です。

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Hachikin(ハチキン)の料金·評判·機能について

Hachikinは、中小企業を対象に開発された業務支援システムです。勤務管理やワークフロー、見積もりの作成など煩雑になりがちな業務を一本化し業務の改善を目指しま.....

画像·データ出典:Hachikin公式サイト

WaWaFlow

特徴

WaWaFlowはグループウェアなどで有名なWaWaOfficeシリーズと連携することで様々な業務を効率化させることができるワークフローシステムです。

数千名以上の大規模企業でも利用できるのでグループ会社などと一緒にシステムを導入することが可能です。クラウドサービスなので離れた場所にいてもPCから稟議書の確認ができるので滞りなく申請業務を行うことができます。

最低利用期間は1ヶ月と短いので試験的に導入してみることが可能です。

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画像·データ出典:WaWaFlow公式サイト

kintone

特徴

kintoneはタスク・プロジェクトの進捗を管理するためのワークフローを、様々なパーツを組み合わせ自由に自社の承認フローに合わせて設計できるのが大きな特徴です。

また機能はワークフローだけにとどまらず、ビジネスアプリの作成や、データを蓄積・活用できるデータベース機能など、業務のあらゆるケースにおいて便利に使用できるのが高く評価されています。

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kintone(キントーン)の料金·評判·機能について

kintoneとはサイボウズ株式会社が運営するビジネスアプリ作成クラウドサービスです。

画像·データkintone公式サイト

ActionPassport

特徴

ActionPassportは稟議書の作成、承認業務の効率化、コンプライアンス強化など、企業に役立つ機能が様々搭載されているワークフローシステムです。手ごろな価格と手厚いサポート体制で、中堅企業から好評です。

使いやすい申請フォームや、書類の進捗状況を画面上で確認し、業務の可視化ができるなどの多くの便利な機能が特徴的です。

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ActionPassportの料金·評判·機能について

ActionPassportは、株式会社イーネットソリューションズが提供しているワークフローシステムです。稟議書などの作成や承認業務効率化、コンプライアンス強化.....

画像·データActionPassport公式サイト

Jicoo(ジクー)

特徴

Jicooとはジクー株式会社が運営しているチームコラボレーションプラットフォームです。

ワークフローはもとより、日程調整やカレンダー機能、タスク機能、Web会議機能などがオールインワンで搭載されているツールです。業務効率化が図れる上、複数のシステムを導入するコストも削減できるのが魅力的です。Googleカレンダー・Outlook・Office365・Zoom・Slack・Googleアナリティクスなど外部サービスとの連携も可能です。

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Jicoo(ジクー)の料金·評判·機能について

Jicooとはジクー株式会社が運営しているチームコラボレーションプラットフォームです。日程調整やカレンダー機能、タスク機能、Web会議機能などがオールインワンで.....

画像·データ出典:Jicoo公式サイト

BP Director

特徴

BP Directorはワークフローはもちろん、ビジネスプロセス全体の管理に適しているツールです。

既存の帳票をWebブラウザに入力でき、日々継続して行う業務のながれをワークフローとして管理できるのが特徴です。業務の進捗状況など多様なレポート機能があり、リアルタイムで表示できるのがポイントの一つです。瞬時に進捗を把握できるので、データに基づいた分析に向いています。

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:BP Director公式サイト

Wrike

特徴

Wrikeは、アメリカのWrike社が提供しているタスク管理ツールです。

個人でのタスク管理では、わかりにくかったプロジェクトの進捗状況、タスクの消化具合を可視化することが可能なツールです。メンバーとの情報共有も簡単に行え、世界中で20,000社以上の企業が導入しており、人気を得ています。プロジェクトの始まりから終わりまで、1つの画面で行えるようにダッシュボードをカスタマイズできるのが特徴です。

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Wrike公式サイト

Brushup

特徴

Brushupはとは株式会社Brushupが提供している制作物管理ツールです。イラストや動画、ドキュメントなどの制作物に対し、ブラウザ上やアプリ上で手書きやコメントでフィードバックが可能になります。直感的な操作が魅力的で、メンバー間で一緒に情報を共有しながら、タスクを進める際に最適なツールです。

文字だけのやりとりでは伝えにくいイメージなどを、製作者と依頼者で同じものを見ながら作業を進めることが可能です。

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画像·データ出典:Brushup公式サイト

jooto

特徴

jootoは、株式会社PR TIMESが提供しているクラウド型のタスク･プロジェクト管理システムです。

使いやすいユーザーインターフェースが魅力的で、SansanやChatworkなど、10,000社以上の有名企業が導入している人気のあるサービスです。複数プロジェクトの進捗管理やチームのタスク消化状況、チームの認識ミスなど管理者の負担に対して、jootoの多彩な機能がしっかりと解決に導いてくれます。

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:jooto公式サイト

GIJI

特徴

GIJIは、議事録の作成や共有を円滑に行うためのツールです。

清書を行ったりなど、議事録の作成には手間がかかりますが、GIJIを使用することにより効率化が図れます。議事録作成用のエディターが付いており直感的に使用できるのが特徴です。議事録の共有もリアルタイムで可能で、かつ全員で同時に編集もできます。

2021年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:GIJI公式サイト

申請書の作成スピードがアップ

一度作成した申請書はテンプレート化することができるので、同じような申請業務を行う場合はテンプレートからカスタマイズして申請書を作れば短時間で作成が終わります。

また、申請が承認されなくてもオンライン上で修正することができるので、いちいち紙に印刷する時間もかかりません。

確認作業の精度上昇

ワークフローシステムを導入することで、それまで申請の確認に時間がかかっていた、ミスが多かったという企業も高い精度を発揮することができます。

承認前の書類を紛失してしまったり処分してしまうことも、オンラインでやりとりをするワークフローシステムではこの心配はいりません。また、承認したもの、未承認のものをリスト化して確認、ソートすることができるので、承認漏れが起きる可能性も非常に低くなります。

上司が外出機会が多く、なかなか申請書類の確認を行ってもらえなかった問題も、クラウド型のワークフローシステムであれば場所を選ばずにPCやタブレット、スマホで簡単に確認ができるので承認までのスピードがあがります。

書類保管スペースの有効活用

紙での申請業務を行っていた場合は、決裁された稟議書をファイリングして保管しておく場所が必要でした。

ワークフローシステムを導入すれば、ペーパーレスで申請業務を可能にするので、紙代などのコストカットができるだけでなく、書類の保管スペースを縮小することができます。

過去の申請書類はシステム上で簡単に検索することができ、不要書類の整理に当てていた人件費のカットまで可能にします。

情報共有の浸透

紙での申請業務の場合、稟議書がどこまで閲覧されているのか把握することが難しく、情報の共有がうまくいかなかったという企業もワークフローシステムを導入することで、未読の状態になっている従業員を可視化することができるようになります。

また、一斉送信機能を利用することで一度で情報の発信が可能なので手間もかからなくなります。

導入時の注意点

業務フローを確認して課題を明確にする

ワークフローシステムを導入する前に、現在の自社での業務フローを確認して、何に時間がかかっているのか、従業員・管理者からはどんな不満がでているのかをしっかりと確認しましょう。

ワークフローシステムを導入することで、申請から承認、決裁までを自動化することができますが、全ての業務を自動化できるというわけではないので、課題を明確にした上で、どんな業務が自動化できると業務の効率化が実現できるのかをハッキリとさせておくことが重要です。

操作性をチェック

どんなに便利なシステムでも使いこなせなければ意味がありません。特に数百人、数千人という規模の企業で導入する場合には、申請を出す従業員側はもちろん、承認・決裁をする管理者側も使いやすいシステムであることが重要です。

特にPC操作に不慣れな年配の方には紙での稟議書の方が馴染みがあり、システム導入に抵抗感があるという方もいらっしゃるかもしれないので、担当者の方はシステムを試した上で、どれだけ効率化できるのか、操作は簡単なのかということを導入前にしっかりと説明する必要があります。

ワークフローシステムの多くは期間を定めた無料のトライアルを提供しているものが多いので、試験的に運用してみて、従業員側の代表と管理者側に代表双方が無理なく使うことができるシステムを選ぶようにしましょう。

連携可能なシステムを確認

ワークフローシステムは勤怠管理やグループウェアなど多くのサービスと連携が可能なものが多いです。これらのサービスと連携させることで幅広い業務の効率化が実現できるので、自社で既に使っているシステムと連携できるのか、これから導入しようと検討しているサービスと連携できるのかもしっかりと確認しておくようにしましょう。

コストの確認

多くのワークフローシステム、特にクラウド型では月額料金が発生します。利用人数・ID数によって月額あたりの料金が変わるものが多いので将来的に自社で利用することになるのであろう人数も予想した上で導入を検討しましょう。

コスト面を意識しすぎて安さ優先でシステムを決めてしまうと、必要な機能がオプション追加しなければ利用できず、当初の想定より高額の費用が発生してしまったというケースもあるので料金面だけでなく機能面もしっかりと確認しましょう。

スマホ対応しているか

クラウド型のワークフローシステムのメリットとして離れた場所にいても申請・承認ができるという点がありますが、スマートフォンに対応しているかということも重要です。

サービスによってはスマホアプリを提供しているものもあり、より手軽にワークフローを確認することができるのでスマホ対応しているのか、アプリはあるのかという点も確認しましょう。

セキュリティ面の確認

稟議書など社外秘の情報を扱うことが多いのでセキュリティが強固なものなのかということを確認しましょう。

クラウド型のワークフローシステムでは、データをサービス提供側のサーバーに保存しているので、サイバー攻撃やトラブルにて情報が流出してしまうことはないか、どんなセキュリティ対策を行っているのか確認しておくことは重要です。

また、担当者以外が稟議書を改ざんできないか、不正な利用ができないか、アクセス権限を管理者側で詳細に付与できるのかも確認しておくとより安心です。

【質問：会社で社内稟議を取る際にどのような方法で取っていますか？】

質問に対しての回答選択肢は以下

1.稟議をあげたことがない、わからない
2.口頭で取っている
3.紙とハンコで取っている
4.メールやチャット等で取っている
5.ワークフローシステム（稟議システム）を利用している

20代〜40代の男女を対象とした「会社で社内稟議を取る際にどのような方法で取っていますか？」というアンケートで最も多かった回答は「稟議をあげたことがない、わからない」で28%でした。

次いで多かったのが「ワークフローシステム（稟議システム）を利用している」と回答した方の25%。「紙とハンコで取っている」と回答した方が21%、「メールやチャット等で取っている」と回答した方が15%、「口頭で取っている」という回答が11%で、4人に1人の割合でワークフローシステムを利用していることが分かりました。
その一方で、紙とハンコで取っている方もまだ20%ほどいるようです。

【20代〜40代会社員で社内稟議の取り方は”紙とハンコ”と回答した割合は年代に比例して高くなる】

社内稟議は紙とハンコで取っていると回答した割合を年代別でみてみますと、40代が最も多く26.47%、次いで30代の21.88%、20代は14.71%に及びました。

年齢が上がるにつれて紙とハンコで取っている割合が高いことが分かりました。

【ワークフローシステムの利用率は女性よりも男性の方が高く、その差2倍以上】

ワークフローシステムを利用していると回答した割合を男女別でみてみますと、男性が34%に対し、女性は16%にとどまりました。

女性に比べて2倍以上の男性の方が、ワークフローシステムを使って社内稟議を取っていることが分かりました。

【質問：ワークフローシステムを知っていますか？】

質問に対しての回答選択肢は以下

1.全く知らない
2.なんとなく知っている
3.知っているが、利用したことはない
4.知っていて、実際に利用している

30代～50代の男女を対象とした「ワークフローシステムを知っていますか？」というアンケートで最も多かった回答は「全く知らない」で54%でした。

次いで多かったのが「なんとなく知っている」と回答した方の20%。「知っていて、実際に利用している」と回答した方が16%、「知っているが、利用したことはない」と回答した方は10%で、全体の半数の方がワークフローシステムを全く知らないことが分かりました。

【ワークフローシステムを全く知らないと回答した割合は50代が最も高く、30代の1.5倍以上】

ワークフローシステムを全く知らないと回答した割合を年代別でみてみますと、50代が71.88%、次いで40代が47.06%、30代は44.12%という結果になりました。

50代経営者の7割以上の方が、ワークフローシステムを認知していないことが分かりました。

【ワークフローシステムを知っていて、実際に利用しているのは男性のほうが多く、18%】

ワークフローシステムを知っていて、実際に利用していると回答した割合を男女別でみてみますと、男性が18%、女性が14%という結果になりました。

全体の2割の男性経営者の方が、ワークフローシステムを知っていて、実際に利用していることが分かりました。

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株式会社SheepDog メディア担当
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