目次
- ワークフローとは
- おすすめの類似ワークフローシステム
- ワークフローシステムとは
- ワークフローシステムの種類
- ワークフローシステム導入のメリット
- ワークフローシステム導入のデメリット
- ワークフローシステムを選ぶ際のポイント
- おすすめワークフローシステム16選
- その他のワークフローシステム24選
- 目的別ワークフローシステムの特徴とは
- ワークフローシステム導入効果と注意点
- ワークフローに関して動画で解説
- ワークフローシステムに関してのよくある質問
- 自社にマッチしたワークフローシステムの導入を
- 20代~40代会社員の25%が社内稟議はワークフローシステムを利用と回答 全体の2割は未だ”紙とハンコ”と回答【社内稟議に関するアンケート】
- 30代～50代経営者の半数がワークフローシステムを全く知らないと回答【ワークフローシステムに関するアンケート】
業務の効率化を図りたいという目的でワークフローシステムの導入を検討している企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
ですがワークフローシステムは多くの企業からリリースされており、どんなシステムが自社にマッチしているのか判断しにくい、という方のためにこの記事ではおすすめワークフローシステムをご紹介させていただきますので是非参考にしてみてください。
ワークフローとは
- ワークフローとは、業務の流れを意味し「申請・承認・決済」等の意思決定における一連の流れを総称したもの
- ワークフローシステムは業務の流れを明確にし、システム上で申請・承認・決済ができるシステム
- ワークフローシステムで各フェーズの担当者を設定することで、進捗や申請がどこで止まっているかが分かる
- ワークフローシステムを導入するこことで、申請のスピードアップ、業務の効率化、管理体制の強化が期待される
- 書類業務がなくなり、ペーパーレスも実現する
ワークフローとは業務を行う上での一連のやりとり、流れのことを指します。多くの業務では、申請作業や承認作業、決裁という工程が存在します。
ワークフローを定義することで、業務の流れを客観的に把握することができ、申請・承認・決済といったタスクごとの役割、誰が担当しているのかを明らかにすることができます。
承認作業や申請作業は繰り返して行うことが多く、この部分を誰がどのように担当しているのかを把握しやすくすることで業務の効率化が図れることから、プロジェクト管理においてワークフローを活用する企業も多いです。
ワークフローを設定しておくことで他部署や管理職の人からも誰に連絡すればいいのかが把握しやすくなるというメリットがあります。
対象とする業務や規模により、重視すべき機能やポイントは変わってきますが、現在、多くのワークフローシステムがリリースされている中で、押さえておきたいポイントは主に以下の通りです。
- 入力フォーム作成機能
- ワークフロー制御機能
- ユーザ・組織管理機能
- 権限管理機能
- 外部システム連携機能
- 移行機能
おすすめの類似ワークフローシステム
クラウドでワークフローを構築： バクラク申請
(4.5)
| 月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低契約期間 | 要問い合わせ |
AIによる正確な請求書の電子化によって、紙による稟議申請からデータでのワークフロー化を実現します。
申請側の手間を効率化
稟議システムにおける課題として挙げられることが多いのが、申請に必要な稟議書の作成･入力作業における手間です。 また、請求書の回収作業や、その後の支払い申請も、ついつい後回しになってしまうということも少なくありません。 バクラク申請は、AI-OCRによる精度の高い読み取りによって、申請内容を自動で入力することができるため、これまで入力作業にかけていた手間を効率化することができます。 どんなフォーマットの請求書でも認識することができ、複数枚の同時アップロードにも正確かつ高速で対応することが可能です。 さらに、請求書回収機能が搭載されているため、回収漏れをなくし、支払い申請も自動で作成できるため、手入力する必要がなくなります。
システムにアクセスしなくても承認が可能
申請が楽になっても、それを承認する側が忙しかったり外出することが多く、なかなか承認時間が確保できないと不安に思う方でも、バクラク申請であれば安心です。 バクラク申請では、毎回システムにアクセスすることなくチャットアプリのslackやスマートフォンから手軽に申請･却下ができるため、外出先や在宅勤務中でも申請から承認完了までを加速させることができます。 また、承認や却下するために稟議情報を遡るのが手間という方には、予算超過や期日超過情報を自動でアラートしてくれるため、瞬時の判断が可能となります。
システム連携で経理の課題を解消
これまで経理部門が抱えていた課題としては「現場で請求書が止まっていて支払いが遅れている」、「支払う請求書の判断がつきにくい」ことなどが挙げられていました。 バクラク申請は、バクラク請求書とのシームレスな連携によって、これらの課題を解消します。 支払い申請をすると、仕訳と振込データを自動で作成、経理部門へデータ連携してくれるため、稟議システムと会計システムの分断を解消することができます。 承認ステータスもリアルタイムで反映して連携されるため、承認状況を都度確認する手間も省け、支払うべき請求書を把握できるようになります。
類似サービス： コラボフロー
(4.5)
| 月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
離脱率を改善してCV率向上！サポート体制も充実： コラボフロー for ClimberCloud
(4.5)
| 月額料金 | 要問い合わせ | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最低契約期間 | 要問い合わせ |
コラボフロー for ClimberCloudとは、株式会社ストラテジットが開発しているワークフローシステムとデータ保存サービスの連携アプリです。 ワークフローシステムとして幅広いシェアを誇るコラボフローで申請･承認された申請書に添付された請求書等のPDFファイルを統合型電子データ保存サービスのClimberCloudへ自動で登録することができます。
申請〜承認、電子データの保存が同時にできる
コラボフロー for ClimberCloudを導入することで、スキャンした請求書データをコラボフローで申請･承認後、ClimberCloudへ自動で保存できるようになります。 電子帳簿保存法に対応した形式で保存できるため、改正電子帳簿保存法に対応させたいという方にもおすすめです。
システムにアクセスしなくても承認が可能
コラボフロー for ClimberCloudでは添付PDFをClimberCloudのファイル付きリストに登録したり、申請フォームの入力項目も連携可能です。 コラボフロー側の申請フォームに紐づく固有情報も連携可能で、受信時や経路完了時など希望に合わせた連携タイミングを柔軟に設定できます。
その他のおすすめのワークフローシステム
ワークフローシステムとは
ワークフローによって業務の流れを把握しやすくなっても、申請した書類が承認されず、また申請書を作って印刷して、ということを繰り返していては費用や時間がかかってしまう一方です。
紙のワークフローの場合、
- どの申請書を使うべきか迷ってしまう
- 申請書の作成に時間を要する
- 申請書を誰に回せばよいか分からない
- 外出や出張が多く承認作業が捗らない
- 印刷・保管のコストがかかる
といったデメリットがあります。
ワークフローを設計するだけでは効率化しきれない部分をシステム化することで効率化、コストカットにつなげることができるのがワークフローシステムです。
ワークフローシステムの種類
クラウド型
- オンライン上で利用可能
- システム連携ができる
- 離れた場所からも利用可能
- 導入までが短期間
クラウド型のワークフローシステムはオンライン上でワークフローを可視化することができます。サービス提供側のサーバーにデータを保存することができ、後述するオンプレミス型と比べると比較的安価で導入することができます。
他システムと連携させることでさらに幅広い業務を効率化できるというのも特徴の1つです。
クラウド型は自社PCでなくてもインターネット環境があれば利用することができるので、離れた場所にいる上司の承認もすぐにもらうことができ、申請から承認、決裁までが滞ることなく進行できるというメリットがあります。
システムを自社PCに組み込む必要がないので、導入から運用までが短期間で実現でき、システム障害が発生した場合でもサービス提供側で対応してくれるので手間がかかりません。オンラインで利用できるので常に最新バージョンを利用できるというのも大きなメリットです。
オンプレミス型
- 自社で運用
- 導入には専門的なスキルが必要な場合も
- 自由自在なカスタマイズが可能
オンプレミス型は自社PCにシステムを組み込み、構築・運用を行う必要があります。
設定にはプログラミングなどの専門知識が必要になる場合が多いので、社内に専門的なスキルを持った人材がいない場合は設定代行などの有料オプションを使用しなければいけない可能性があります。
設定のハードルが多少高いとはいえ、自社に合わせた細かいカスタマイズが可能なので、特殊なワークフローが存在している企業にはこちらがおすすめです。
クラウド型と比べると導入コストは高く、バージョンアップも自社で行わなければいけないケースがほとんどです。システムトラブルなどの場合にも自社で対応できる人材を確保しておかなければいけません。
ワークフローシステム導入のメリット
申請・承認のスピードアップ
ワークフローシステムを導入することで申請から決裁までのスピードがアップします。全てシステム上で完結させることができ、クラウド型であればオンライン環境さえあれば場所を選ばず利用できるので、上司が外出している場合でも出先から確認して承認を行ってもらうことができ、オフィスに戻って紙の申請書を確認する時間を短縮できます。
テレワークのようなオフィス以外での勤務、在宅勤務でも申請から承認、決済までが可能になるので業務のスピードアップが実現できます。
また、繰り返し使う稟議書はサービスによってはテンレート化する機能も搭載されているので、同じようなワークフローであればさらに高速で業務を終わらせることができます。
内部統制の強化が可能
ワークフローシステムは申請から承認・決裁までを一元管理することが可能です。業務上必要な情報を一元管理することで適切な人材に情報をスムーズに伝達できるようになります。
今までは社内規程を省略して申請をしていた従業員がいた場合も、申請ルート、証跡・決裁を可視化できるので不正の防止が実現できます。可視化できることで文書の改ざんも防止でき、内部統制の強化へとつながります。
ペーパーレス化の実現
稟議書の作成をオンラインで行っても承認の際には印刷する必要があったという企業も、ワークフローシステムを導入することで、最終的な決裁の段階までをオンライン上で完結することができ、いちいち書類を印刷していた紙代や印刷費を削減して、コストカットが実現可能です。
書類管理が効率化できる
ワークフローシステムは検索機能を有しているので、申請したい内容に応じた申請書のテンプレートをすぐに検索して見つけることができます。
紙での管理だと、ファイリングされたものを探したり、PCのどこに保存されているかわからないファイルを見つけなければいけないという手間がありますが、ワークフローシステムではこの手間を短縮することができるのです。
ファイル名や形式など細かく条件を絞って検索することができるので、似たような申請内容が多いという企業には特にワークフローシステムはおすすめです。必要書類を見つけるのに時間がかかって申請書を作る時間が取れないというケースはワークフローシステム導入で格段に減らすことができるのです。
働き方改革を実現したい企業にもおすすめ
申請手続きのシステム化によって、業務効率化が改善されるのは述べてきた通りですが、働き方改革を実現したい場合にも、大きな強みになってくれるのです。
用紙への印刷と手書きの労力削減・記入項目の抜け漏れ・誤字の自動チェック・自動計算などの機能により業務をスマート化すれば、従業員の労力も大幅にカットできるはずです。
過去の申請書をベースにして新規の申請書を作成したり、内容を自動で転記したりなどもツールに任せることができるため、これまで申請手続きを従業員のリソースに頼ってきた企業には持ってこいでしょう。
ワークフローシステム導入のデメリット
電子化できない書類もある
ワークフローシステムを導入したからといって全ての書類を電子化·ペーパーレス化できるというわけではありません。
社内規程によって紙での保存が義務付けられている書類や領収書などは紙での保管を原則としている企業も少なくはないため、ワークフローシステムを導入しても、導入企業の規程によっては業務効率化に繋げられない可能性があります。
承認者の負担が増えるケースもある
ワークフローシステムを導入することで、申請から承認までをワークフローとして登録できますが、一定の役職以上では多くの承認ルートに組み込まれることもあり、承認や決済作業が増えて業務負担になってしまうという可能性もあります。
ワークフローシステムを選ぶ際のポイント
| 製品名 | 参考価格 | 無料トライアル |
|---|---|---|
| Collaboflow | 月500円～ | ○ 30日間無料 |
| バクラク申請 | 要問い合わせ | – 要問い合わせ |
| HUEワークフロー | 月300円～ | ○ 30日間無料 |
| コラボフロー for ClimberCloud | 要問い合わせ | – 要問い合わせ |
| BtoBプラットフォームワークフロー | 0円～ | ○ 無料プランあり |
| Create!Webフロー | 月500円～ | – 要問い合わせ |
| ジョブカンワークフロー | 月5千円～ | – 要問い合わせ |
| SmartFlow | 0円～〜 | ○ 30日間無料 |
| 承認Time | 月3千円～ | ○ あり |
| X-point Cloud | 月500円/ユーザー | ○ 30日間無料 |
ワークフローシステムは、申請フォームと承認ルートを共有・一元管理することで、それぞれの関係者に正しい情報を効率よく伝達できるツールですが、導入に際しては以下のような項目をポイントとすると良いでしょう。
内部統制をしっかりと図りつつ、上手くシステム間の連携をとることが重要です。
業務プロセスを可視化できる
電子化することで、外出先からでもパソコンやスマホ上で申請と承認を簡単に行えます。
決裁までの時間短縮はもちろん、申請書用の紙代・プリント代、通信費などのコスト削減や保管スペースの削減、入力における無駄な作業もカットできます。
承認漏れの防御
紙の申請書であれば、紛失や承認漏れの恐れも考えられますが、ワークフローシステムを活用すれば承認者の証拠が残り、承認が行われているか確認することが可能です。
また、承認完了後に自動的にメールで通知を送信したり、承認を忘れている場合にアラートで知らせたりしてくれる機能が搭載されているものも多く、リマインド機能が使いやすいかどうかも選ぶ際には重要です。
業務効率化が実現される
予算やメンテナンス性のことも考慮し、より自社の業務を効率化できるツールを選ぶことも念頭においておきましょう。
例えば、拠点が多くあるほど本社に送られる申請書類は莫大な数になりますが、そういった際にも、紛失や通信費に対する対策は必要です。
ワークフローシステムを活用することにより、店舗や支社が増加しても本社までシームレスに繋げることができ、また、既存の申請書のフォーマットが使えるシステムであれば、導入時の教育も必要ないため、非常にスムーズな移行が可能です。
おすすめワークフローシステム16選
Collaboflow(コラボフロー)
- Excelで作成した稟議書を申請フォームとして使えるワークフローツール
- サイボウズOffice、Garoonなどと連携可能
- 少人数からの利用に最適
- 初期費用無料で使用可能
特徴
コラボフローは、Excelで作成した稟議書をそのまま申請フォームとして活用することができるワークフローシステムです。
サイボウズOffice、Garoonなどの外部ツールとも連携が可能で、少人数から利用することができるというのも特徴と言えます。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 500円〜/ユーザー |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 5名〜 |
| トライアル | 30日間無料 |
2022年5月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:コラボフロー公式サイト
バクラク申請
- AI-OCRによる精度の高い読み取り
- スマホやチャットアプリから手軽に申請
- シームレスな連携で経理の課題を解消
- 10種類以上のテンプレートを用意
特徴
バクラク申請とは、株式会社LayerXが運営しているクラウドワークフローシステムです。
紙からデータでのワークフロー構築を可能とし、AIによる正確な請求書の電子化ができます。
システムにアクセスすることなく承認ができるため、手間も最小限で稟議が滞ることもなくスムーズな承認が可能です。
同社が提供しているバクラクシリーズとシームレスな連携ができ、稟議の申請から承認、経費精算までがスムーズに実現できます。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 要問い合わせ |
2022年4月現在/詳細は公式サイトを確認
H.O様
業界：小売/会社規模：51人～100人
シンプルで使いやすい
シンプルで操作性の高さが魅力的です。幅広い人が使えるツールだと思うので、チャットアプリで承認できるなどの機能を利用して、申請から承認までのワークフローの効率化を目指す企業には特におすすめだと思います。
詳しくはこちら
HUEワークフロー
- 最短10分で設定が完了の手軽さ
- 視覚的な画面で使いやすさにも優れている
- データ分析も可能
- 低コストでの運用を実現
特徴
HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。
現場の社員が無理なく利用できるような視覚的な画面で設計されており、申請フォームはスプレッドシート形式なので非常に使いやすいシステムとなっています。
手軽にワークフローが設定でき、ITツールの扱いに不慣れな方がいる場合でも安心です。
1ユーザー単位から導入できるため、スモールスタートにも適しています。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 300円 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 1ライセンスから |
| トライアル | 30日間無料 |
2022年6月現在/詳細は公式サイトを確認
A.T様
業界：通信業/会社規模：11人～30人
ペーパーレス化で経費削減
これまでは紙で文書を作成していたため、印刷等で手間がかかっていましたが、こちらを導入してペーパーレス化できたことがよかったです。
詳しくはこちら
Gluegent Flow(グルージェントフロー)
- 直感的な操作性
- 場所を選ばず利用可能
- 既存のグループウェアのアカウント活用で利便性向上
- 豊富なフォーム作成パターン
特徴
Gluegent Flowは、サイオステクノロジー株式会社が提供しているクラウドワークフローシステムで、直感的に操作できるため、ITツールの扱いに不慣れな方が多い場合でも安心して導入できます。
インターネットに接続できる環境であれば場所を制限されることなく利用でき、申請・承認の手間を大きく削減します。
Google WorkspaceやMicrosoft 365といった既存のグループウェアのアカウントをそのまま活用することができるので、新たにアカウントを発行する手間や管理、IDやパスワードのユーザー対応を省略することが可能です。
新しくフォームを作成する場合は、60種類以上のテンプレートから選ぶことができ、入力規則が組み込まれたパーツを組み合わせて作ることもできます。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 300円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 要問い合わせ |
2022年10月現在/詳細は公式サイトを確認
Y.W様
業種：IT 会社規模：31人〜50人
Google Workspace利用企業なら間違いなく利用価値があるツールです
スプレッドシートやGmailなど使い慣れたツールと組み合わせてより便利なワークフローを構築できるところが良いです。
詳しくはこちら
M.T様
業種：インターネット 会社規模：51人〜100人
ストレスフリーなUIです
レガシーなシステムだと外資のクラウドサービスに対応していないこともありますが、普段業務で一番よく利用するGoogleの各種サービスと連携できるので、導入に抵抗がなかったです。比較的自由度が高い申請書の作成が可能なので、元々使用していた仕様の申請書をそのまま引き継げました。
詳しくはこちら
楽楽販売
- 幅広い業務に活用できる
- ルーチンワークの自動化が可能
- リアルタイムに情報を共有可能
- 自社仕様にカスタマイズできる
特徴
楽楽販売は、株式会社ラクスが運営するクラウド型の販売管理システムです。
ルーチンワークの自動化による作業スピードのアップや、リアルタイムの情報共有における属人化の解消などが可能で、業務効率化はもちろん、人的ミスの防止に貢献、販売管理における課題解消を実現します。
また、自社向けにカスタマイズができる柔軟性や業務データの分析にも優れており、これまでに業種・企業規模問わず2,500社以上で導入されている実績があります。
| 初期費用 | 150,000円 |
| 最低月額料金 | 60,000円〜 |
| 導入実績 | 2,500社以上 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | あり |
2023年1月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:楽楽販売公式サイト
MA-EYESnc
- プロジェクトの収支をリアルタイムで確認できる
- 全ての情報を一元管理可能
- 分析帳票をワンクリックで出力
- 運用支援まで無償のサポート
特徴
MA-EYESncは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。
リアルタイムでのプロジェクト収支管理が可能で、散在していた情報を一元管理できるため、業務効率化、生産性の向上が実現できます。
「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 40,000円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 30日間 |
2023年1月現在/詳細は公式サイトを確認
M.M様
業種：IT 会社規模：101人〜300人
単なる管理ツールを超えた機能の充実さがあります
システム開発業に特化しているので、どのような管理ができると便利かということが良く考えられたツールだと思います。また、元々使用していた会計ソフトと連携できるので、プロジェクトで発生した取引や経費の仕訳が自動で取り込めるところも便利です。
詳しくはこちら
画像·データ出典:MA-EYESnc公式サイト
コラボフロー for ClimberCloud
- 申請〜承認、電子データの保存が同時にできる
- CSVファイル出力で検索も容易
- 電子帳簿保存法に対応
- 「コラボフロー」との連携に特化
特徴
コラボフロー for ClimberCloudは、株式会社ストラテジットが開発しているワークフローシステムとデータ保存サービスの連携アプリです。
ワークフローシステムとして幅広いシェアを誇るコラボフローで申請･承認された申請書に添付された請求書等のPDFファイルを統合型電子データ保存サービスのClimberCloudへ自動で登録することができます。
登録されたファイルには、タイムスタンプが付与されるため、電子帳簿保存法にも対応しています。
コラボフローで普段から申請･承認を行なっている方や、ClimberCloudへの登録作業を削減したい方におすすめです。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 要問い合わせ |
2023年1月現在/詳細は公式サイトを確認
D.T様
業種：メーカー 会社規模：31人〜50人
電子帳簿保存法に対応するため導入しました
既存システムとの連携を前提に作られているので、特別な設定や操作も必要なくデータを連携できます。
詳しくはこちら
画像·データ出典:コラボフロー for ClimberCloud公式サイト
monday.com
- 直感的操作でタスク管理を効率化
- テレワークにおける管理にも活用できる
- 様々なアプリと連携可能
- 世界190カ国、150,000社の導入実績
特徴
monday.comは、イスラエル発のクラウドツールです。
2020年の「Forbes Cloud 100」にも選ばれている優れたツールで、世界190カ国、150,000社以上に利用されている実績があります。
タスクの見える化を実現することで、チーム・個人がどのようなタスクを抱えているのか、加重タスクを抱えていないかが把握でき、プロジェクト管理を効率化させることが可能となります。
カラフルな画面で直感的に利用できるため、初めてタスク管理ツール、プロジェクト管理ツールを導入する企業にもおすすめです。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 0円〜 |
| 導入実績 | 全世界152,000人 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 14日間 |
2023年1月現在/詳細は公式サイトを確認
D.N様
業種：IT 会社規模：101人〜300人
使い勝手で類似ツールより頭一つ抜けていると思います
できることが非常に多く、アイデア次第で業務効率化できるポイントをいくつも生み出せるツールです。
詳しくはこちら
画像·データ出典:monday.com公式サイト
Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)
- 悪用・不正を防ぐ管理システム
- いつ・誰の捺印か証跡を残す
- 捺印履歴を台帳で一元管理
- 電子帳簿保存法にも対応
特徴
Shachihata Cloudは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。
紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
現在利用している印鑑を、セキュアな環境で、そのまま電子化できる利便性の高さが魅力で、初めて電子印鑑サービスを利用するという方にもおすすめです。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 110円×利用者数 |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 30日間無料 |
2023年2月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Shachihata Cloud公式サイト
X-point Cloud
特徴
X-point cloudは、株式会社エイトレッドが開発・提供しているクラウド型のワークフローシステムです。
紙と同様の入力フォームで利用できるため、新しいツールの操作を覚える負担が少なくて済むという特徴があります。
シングルサインオン機能が搭載されているので他システムとの連携もスムーズです。
| 初期費用 | 0円 |
| 月額 | 500円/ユーザー |
| 導入実績 | 4,000社 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | あり |
2023年2月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:X-point公式サイト
AgileWorks
特徴
AgileWorksは、組織改編や人事異動に強いワークフローシステムです。
柔軟な設計ができるため、急な業務変更にも無理なく対応することが可能な機能を標準搭載しています。
基幹システムやグループウェアとの連携も可能で、リプレイスの実績も豊富です。
従来の紙での稟議申請と同様のフォームをノーコードで作成できる機能も搭載されています。
| 初期費用 | 2,400,000円〜 |
| サポートサービス価格 | 360,000円〜 |
| 導入実績 | 4,000社 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 要問い合わせ |
BtoBプラットフォームワークフロー
- 社内稟議の電子化が可能なワークフローシステム
- クラウド上で起案から承認まで行える
- 可視化されることで、業務効率化がアップ
- 無料プランも用意されている
特徴
BtoBプラットフォームワークフローは社内稟議を電子化できるワークフローシステムです。
クラウド上で起案から承認までができるのでペーパーレスはもちろん視覚化が可能になります。無料プランも提供されているので試験的に運用することも可能です。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 300円 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 10ライセンスから |
| トライアル | 無料プランあり |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:BtoBプラットフォームワークフロー公式サイト
Create!Webフロー
- 直感的な操作でワークフローを可視化できるツール
- 申請から承認までのルートを細かく設定できる
- グループウェアなど、外部連携で業務効率アップ
- クラウド版とパッケージ版がある
特徴
Create!Webフローは直感的操作で簡単にワークフローを可視化することが可能で、承認ルートを細かく設定できるという特徴があります。グループウェアなどとの外部連携も可能なので効率的に各種業務を遂行することができます。
クラウド版とパッケージ版での提供があり、用途に合わせて導入することができます。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 500円(クラウド版) |
| 導入実績 | 16年以上の稼働実績 |
| 最低利用人数 | 10ユーザーから |
| トライアル | 30日間無料 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Create!Webフロー公式サイト
ジョブカンワークフロー
- 直感的操作で簡単に業務の効率化を図れる
- リーズナブルな価格で導入しやすいワークフローツール
- スマホから簡単に申請や承認が行える
- 30日間無料で使用可能
特徴
ジョブカンワークフローは直感的操作で簡単にワークフローの効率化ができるだけでなく、リーズナブルな価格で導入のハードルが低いこともあり、多くの企業で導入されているワークフローシステムです。
スマホから操作が可能なので出先からでも申請や承認が簡単に行えるという特徴があります。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 300円 |
| 導入実績 | 10,000社以上 |
| 最低利用人数 | 17名〜 |
| トライアル | 30日間無料 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:ジョブカンワークフロー公式サイト
SmartFlow(スマートフロー)
- ドラッグ&ドロップで直感的にテンプレート作成できるワークフローツール
- 多くの企業に導入実績あり
- スマホからいつでもどこでも申請や承認可能
- 20名までであれば無料で利用できる
特徴
SmartFlowはドラッグ&ドロップの直感的操作でワークフローのテンプレートが作成できることから多くの企業で導入されているワークフローシステムです。スマホにも対応しているので外出先からも申請や承認が可能です。
20名までであれば無料で利用することができるフリープランを提供していることも特徴として挙げられます。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 300円 |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
| トライアル | 30日間無料 |
2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:SmartFlow公式サイト
承認Time
- 簡単操作でペーパーレス化を実現するワークフローシステム
- 自社の運用に合わせて承認ルートを設定できる
- 緊急時に対応して飛び越し承認も可能
- スマホ・タブレットからも利用できる
特徴
承認Timeは簡単操作で自社の書類をペーパーレス化することができるワークフローシステムです。
自社の運用に合わせて自由に承認ルートを設定でき、緊急性に応じて飛び越し承認もできます。また、PCからだけでなく、スマホやタブレットからも利用できるので、テレワークにも活用することが可能です。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 3,000円(10ID) |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 10ID〜 |
| トライアル | あり |
2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:承認Time公式サイト
業務デザイナー
特徴
業務デザイナーは、株式会社ユニオンシンクが運営しているワークフローシステムです。
書類申請において、申請から承認までの進捗状況の可視化を実現し、承認作業がスムーズに進むようになります。幅広い企業からの導入実績があります。
書類の確認や情報の分析など、人の手をかけずに処理することで本来の業務に集中できるようになります。操作がわかりやすい画面で設計されているのも魅力です。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 要問い合わせ |
2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:業務デザイナー公式サイト
その他のワークフローシステム24選
ServiceNow
特徴
ServiceNowとはアメリカ発のクラウド型ITサービスマネジメントです。
世界中の企業が導入している信頼のあるサービスです。ITサービス・マネジメント・ソフトウェア資産管理、カスタマーサービスマネジメントなどの業務システムを一元管理できます。幅広い業務をカバーできるので、業務の効率や透明性の向上を見込めます。
情報をリアルタイムで分析できるので、業務を可視化してくれるのも利点です。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 要問い合わせ |
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画像·データ出典:ServiceNow公式サイト
ExchangeUSE
特徴
ExchangeUSEは、1996年に富士電機株式会社が提供を開始したワークフローシステムです。
申請から決裁までを、効率的に行える機能が搭載されているワークフローシステムです。これまでに1,700社以上の企業が導入し、実績を上げています。プログラミングなど専門知識は一切必要なく、マウス操作だけで申請書フォーム作成や経路設定などが行えます。クラウド版が用意されているのも強みです。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 275,000円〜 |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | あり |
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画像·データ出典:ExchangeUSE公式サイト
楽々WorkflowII
特徴
楽々WorkflowIIは、簡易ワークフローから本格ワークフローまで、企業が持つ予算や規模に合わせ、幅広く様々なワークフローを提供してくれるサービスです。
導入から稼働・運用までが短く、すぐ使えるのが特徴です。すでに利用している基幹システムとも連携ができるのも嬉しいポイントです。複雑なワークフローに対しても簡単に電子化することができ、日本語を始め、多国語にしっかりと対応してくれます。柔軟性の高さが魅力的なサービスです。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 無料体験セミナーあり |
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画像·データ出典:楽々WorkflowII公式サイト
Hi-PerBT ワークフロー
特徴
Hi-PerBT ワークフローは、スマートデバイスに対応しており、テレワークや、リモート勤務のシーンで大いに活躍してくれるサービスです。
クラウド型なので、導入や電子化、また運用までもが簡単に行えるツールです。帳票サンプルは50種類以上にも及び、最適なものを選択して利用できます。また。紙ベースだった決裁書、申請書、報告書等の社内帳票を電子化することで、オンライン上での申請・承認が実現されます。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | あり |
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画像·データ出典:Hi-PerBT ワークフロー公式サイト
Styleflow
特徴
Styleflowは、専門知識不要で誰でも使えるワークフローサービスです。少人数はもちろん、大規模な組織においても迅速に導入ができ、日本のワークスタイルにマッチしたツールです。
シンプルなアイコンで、モバイルワークに適しています。作成中・申請中・承認待ちなど、ステータスがすぐわかるので、ミスを未然に防ぐことができるのが魅力的です。社内の業務に合うように、複雑な承認ルートでも柔軟に対応できます。
| 初期費用 | なし |
| 最低月額料金 | 300円〜 |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 1人 |
| トライアル | あり |
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画像·データ出典:Styleflow公式サイト
INSUITE
特徴
INSUITE(インスイート)は、社内でのコミュニケーションを円滑にするコミュニケーションプラットフォームとして、高い評価を得ています。
日々貯まるメールや各種情報を取り出す際など、INSUITEのポータルを活用すれば簡単に効率化できます。動画でメッセージ伝達もでき、TOPメッセージやトレーニング動画、セミナーの様子などで雰囲気や担当者の想いをしっかりと伝える事ができます。社員数が増えてもディスコミュニケーションが極力発生しないように活用できる非常に有効なツールです。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 750円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | あり |
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画像·データ出典:INSUITE公式サイト
Kibela
特徴
Kibelaとは組織内で情報の共有を円滑に行うために開発されたツールとして、多くの方々に活用されています。
業務マニュアルや企画書、議事録など、各種記事をKibelaへ投稿し、共有する事ができます。ユーザーの権限を4段階に設定でき、アクセスをコントロールしつつ、ユーザー同士の円滑かつ活発な情報共有ができ、業務の効率化につながります。ワンタイムパスワードやIPアドレスによるアクセス制限など、セキュリティ性が高いのも特徴です。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 550円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 無料プランあり |
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画像·データ出典:Kibela公式サイト
Questetra BPM Suite
特徴
Questetra BPM Suiteとは株式会社クエステトラが運営しているワークフローシステムです。
業務効率化やペーパーレスによるコストカットに最適なサービスで、専門的な知識は必要なく、ヒートマップを用いて申請業務においての滞留部分が可視化できるのが特徴です。個別に案件進捗を確認したり、進捗状況に応じサポートをしたりなど、用途に合わせて便利に使用できます。また、自分のタスクに対する作業結果を入力することで進捗状況の共有も可能になり、業務がスムーズになります。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 960円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | あり |
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画像·データ出典:Questetra BPM Suite公式サイト
intra-mart
特徴
intra-martは企業に存在するさまざまな業務システムを同一のプラットフォーム上に集約できるツールです。企業のデジタル化や業務プロセスの最適化や標準化、効率化に最適なサービスです。
業務プロセスのフルオートメーション化をサポートする機能が魅力的です。スピーディーで柔軟なローコードアプリケーション開発ができるので、コーディングの専門知識は要らずに自社開発が実現できます。また、PDCAサイクルに基づいたデジタル業務改革を推進できるようになります。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 1,000,000円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 無料プランあり |
2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:intra-mart公式サイト
eValue NS 2nd Edition
特徴
eValue NS 2nd Editionは、株式会社OSKが提供するドキュメント管理やワークフロー管理などを行うツールです。
いつ・誰が・どのようになど詳細に記録できるのが特徴です。データを共有することでスムーズに業務に取り組むことができます。ドキュメント管理、ワークフロー、スケジューラ、コミュニケーションなど、さまざまな機能をオールインワン型のグループウェアとして使用できるのも魅力です。1つのシステムで様々な管理が可能になります。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | あり |
2021年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:eValue NS 2nd Edition公式サイト
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NI Collabo Smart
特徴
NI Collabo Smartは多機能なグループウェアです。社内コミュニケーションツールとしての活用はもちろん、エクセルから様式を取り込んで申請書類のフォームを作成することが可能なワークフロー機能も搭載しています。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 360円 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 5ユーザーから |
| トライアル | 30日間無料 |
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画像·データ出典:NI Collabo Smart公式サイト
rakumo ワークフロー
特徴
rakumo ワークフローはGoogleが提供しているグループウェアとして有名なG Suiteと連携させることでワークフローを更に効率化させることができるワークフローシステムです。
コメント機能があることでワークフローを単なる業務の流れとしてだけでなくコミュニケーションの場として活用することを可能にしています。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 300円(年間契約必須) |
| 導入実績 | 1,800社以上(シリーズ合計) |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
| トライアル | 2週間無料 |
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画像·データ出典:rakumo ワークフロー公式サイト
Hachikin(ハチキン)
特徴
Hachikinは勤怠管理・経費精算をワークフローによって効率化することが可能です。
90日間までであれば無料で利用することができるライトプランがあるので、数名で試験的運用をしてみて自社にマッチしているシステムだと感じた場合は有料プランへ移行するといった使い方もできます。ライトプランは2名まで利用可能です。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 980円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 2人〜 |
| トライアル | 90日間無料 |
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画像·データ出典:Hachikin公式サイト
WaWaFlow
特徴
WaWaFlowはグループウェアなどで有名なWaWaOfficeシリーズと連携することで様々な業務を効率化させることができるワークフローシステムです。
数千名以上の大規模企業でも利用できるのでグループ会社などと一緒にシステムを導入することが可能です。クラウドサービスなので離れた場所にいてもPCから稟議書の確認ができるので滞りなく申請業務を行うことができます。
最低利用期間は1ヶ月と短いので試験的に導入してみることが可能です。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 400円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 5ID〜 |
| トライアル | 14日間無料 |
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画像·データ出典:WaWaFlow公式サイト
kintone
特徴
kintoneはタスク・プロジェクトの進捗を管理するためのワークフローを、様々なパーツを組み合わせ自由に自社の承認フローに合わせて設計できるのが大きな特徴です。
また機能はワークフローだけにとどまらず、ビジネスアプリの作成や、データを蓄積・活用できるデータベース機能など、業務のあらゆるケースにおいて便利に使用できるのが高く評価されています。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 780円 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 1ユーザーから |
| トライアル | 無料プランあり |
2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データkintone公式サイト
ActionPassport
特徴
ActionPassportは稟議書の作成、承認業務の効率化、コンプライアンス強化など、企業に役立つ機能が様々搭載されているワークフローシステムです。手ごろな価格と手厚いサポート体制で、中堅企業から好評です。
使いやすい申請フォームや、書類の進捗状況を画面上で確認し、業務の可視化ができるなどの多くの便利な機能が特徴的です。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 500円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 1ユーザーから |
| トライアル | 無料プランあり |
2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データActionPassport公式サイト
Jicoo(ジクー)
特徴
Jicooとはジクー株式会社が運営しているチームコラボレーションプラットフォームです。
ワークフローはもとより、日程調整やカレンダー機能、タスク機能、Web会議機能などがオールインワンで搭載されているツールです。業務効率化が図れる上、複数のシステムを導入するコストも削減できるのが魅力的です。Googleカレンダー・Outlook・Office365・Zoom・Slack・Googleアナリティクスなど外部サービスとの連携も可能です。
| 初期費用 | 0円〜 |
| 最低月額料金 | 980円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 無料プランあり |
2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Jicoo公式サイト
BP Director
特徴
BP Directorはワークフローはもちろん、ビジネスプロセス全体の管理に適しているツールです。
既存の帳票をWebブラウザに入力でき、日々継続して行う業務のながれをワークフローとして管理できるのが特徴です。業務の進捗状況など多様なレポート機能があり、リアルタイムで表示できるのがポイントの一つです。瞬時に進捗を把握できるので、データに基づいた分析に向いています。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 無料プランあり |
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画像·データ出典:BP Director公式サイト
Wrike
特徴
Wrikeは、アメリカのWrike社が提供しているタスク管理ツールです。
個人でのタスク管理では、わかりにくかったプロジェクトの進捗状況、タスクの消化具合を可視化することが可能なツールです。メンバーとの情報共有も簡単に行え、世界中で20,000社以上の企業が導入しており、人気を得ています。プロジェクトの始まりから終わりまで、1つの画面で行えるようにダッシュボードをカスタマイズできるのが特徴です。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 9.80ドル |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 無料プランあり |
2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Wrike公式サイト
Brushup
特徴
Brushupはとは株式会社Brushupが提供している制作物管理ツールです。イラストや動画、ドキュメントなどの制作物に対し、ブラウザ上やアプリ上で手書きやコメントでフィードバックが可能になります。直感的な操作が魅力的で、メンバー間で一緒に情報を共有しながら、タスクを進める際に最適なツールです。
文字だけのやりとりでは伝えにくいイメージなどを、製作者と依頼者で同じものを見ながら作業を進めることが可能です。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 980円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 5人 |
| トライアル | 無料プランあり |
2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Brushup公式サイト
jooto
特徴
jootoは、株式会社PR TIMESが提供しているクラウド型のタスク･プロジェクト管理システムです。
使いやすいユーザーインターフェースが魅力的で、SansanやChatworkなど、10,000社以上の有名企業が導入している人気のあるサービスです。複数プロジェクトの進捗管理やチームのタスク消化状況、チームの認識ミスなど管理者の負担に対して、jootoの多彩な機能がしっかりと解決に導いてくれます。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 500円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 1人 |
| トライアル | 無料プランあり |
2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:jooto公式サイト
GIJI
特徴
GIJIは、議事録の作成や共有を円滑に行うためのツールです。
清書を行ったりなど、議事録の作成には手間がかかりますが、GIJIを使用することにより効率化が図れます。議事録作成用のエディターが付いており直感的に使用できるのが特徴です。議事録の共有もリアルタイムで可能で、かつ全員で同時に編集もできます。
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 最低月額料金 | 300円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| トライアル | 無料プランあり |
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画像·データ出典:GIJI公式サイト
目的別ワークフローシステムの特徴とは
あらゆる申請書のペーパーレス化
稟議書などの申請書の電子化を実現したい場合、文書ファイルをそのままシステムに取り込めるワークフローシステムを利用すると良いでしょう。
例えば、エクセルによる稟議書フォーマットをワークフローシステムに取り込めば、項目や罫線がそのまま反映され、元来の申請書の形を帰ることなくすぐに電子化することができます。
社員が新たな操作方法を勉強しなくて済むのもメリットの一つと言えます。
経費精算・勤怠管理と連携したツール
ひとつのシステムでさまざまな業務システムをオールインワンで利用したい場合、自由に各機能を追加できるシステムをおすすめします。
勤怠管理と連携させた場合は、締め日になったら自動的に申請書が作成されるため、人為的なミスの削減にもってこいです。
社員の負担を軽減すれば業務効率化に直結します。
社員は他の業務に集中することができるので、予算や社内の現状に合わせて検討してみると良いでしょう。
基幹システムと連携するワークフローシステム<
既存の販売・購買管理などの基幹システムに対して、後からワークフローシステムを連携したい場合もあるはずです。
この場合、現在使用している基幹システムとAPIで連携できるワークフローシステムを選択することをおすすめします。
API連携すれば、ワークフローシステムを利用して自動的に基幹システムにて注文書を発行したりなどのアクションが可能です。
ワークフローシステム導入効果と注意点
ワークフローシステムを導入することで様々な課題を解決することができます。
申請書の作成スピードがアップ
一度作成した申請書はテンプレート化することができるので、同じような申請業務を行う場合はテンプレートからカスタマイズして申請書を作れば短時間で作成が終わります。
また、申請が承認されなくてもオンライン上で修正することができるので、いちいち紙に印刷する時間もかかりません。
確認作業の精度上昇
ワークフローシステムを導入することで、それまで申請の確認に時間がかかっていた、ミスが多かったという企業も高い精度を発揮することができます。
承認前の書類を紛失してしまったり処分してしまうことも、オンラインでやりとりをするワークフローシステムではこの心配はいりません。また、承認したもの、未承認のものをリスト化して確認、ソートすることができるので、承認漏れが起きる可能性も非常に低くなります。
上司が外出機会が多く、なかなか申請書類の確認を行ってもらえなかった問題も、クラウド型のワークフローシステムであれば場所を選ばずにPCやタブレット、スマホで簡単に確認ができるので承認までのスピードがあがります。
書類保管スペースの有効活用
紙での申請業務を行っていた場合は、決裁された稟議書をファイリングして保管しておく場所が必要でした。
ワークフローシステムを導入すれば、ペーパーレスで申請業務を可能にするので、紙代などのコストカットができるだけでなく、書類の保管スペースを縮小することができます。
過去の申請書類はシステム上で簡単に検索することができ、不要書類の整理に当てていた人件費のカットまで可能にします。
情報共有の浸透
紙での申請業務の場合、稟議書がどこまで閲覧されているのか把握することが難しく、情報の共有がうまくいかなかったという企業もワークフローシステムを導入することで、未読の状態になっている従業員を可視化することができるようになります。
また、一斉送信機能を利用することで一度で情報の発信が可能なので手間もかからなくなります。
導入時の注意点
業務フローを確認して課題を明確にする
ワークフローシステムを導入する前に、現在の自社での業務フローを確認して、何に時間がかかっているのか、従業員・管理者からはどんな不満がでているのかをしっかりと確認しましょう。
ワークフローシステムを導入することで、申請から承認、決裁までを自動化することができますが、全ての業務を自動化できるというわけではないので、課題を明確にした上で、どんな業務が自動化できると業務の効率化が実現できるのかをハッキリとさせておくことが重要です。
操作性をチェック
どんなに便利なシステムでも使いこなせなければ意味がありません。特に数百人、数千人という規模の企業で導入する場合には、申請を出す従業員側はもちろん、承認・決裁をする管理者側も使いやすいシステムであることが重要です。
特にPC操作に不慣れな年配の方には紙での稟議書の方が馴染みがあり、システム導入に抵抗感があるという方もいらっしゃるかもしれないので、担当者の方はシステムを試した上で、どれだけ効率化できるのか、操作は簡単なのかということを導入前にしっかりと説明する必要があります。
ワークフローシステムの多くは期間を定めた無料のトライアルを提供しているものが多いので、試験的に運用してみて、従業員側の代表と管理者側に代表双方が無理なく使うことができるシステムを選ぶようにしましょう。
連携可能なシステムを確認
ワークフローシステムは勤怠管理やグループウェアなど多くのサービスと連携が可能なものが多いです。これらのサービスと連携させることで幅広い業務の効率化が実現できるので、自社で既に使っているシステムと連携できるのか、これから導入しようと検討しているサービスと連携できるのかもしっかりと確認しておくようにしましょう。
コストの確認
多くのワークフローシステム、特にクラウド型では月額料金が発生します。利用人数・ID数によって月額あたりの料金が変わるものが多いので将来的に自社で利用することになるのであろう人数も予想した上で導入を検討しましょう。
コスト面を意識しすぎて安さ優先でシステムを決めてしまうと、必要な機能がオプション追加しなければ利用できず、当初の想定より高額の費用が発生してしまったというケースもあるので料金面だけでなく機能面もしっかりと確認しましょう。
スマホ対応しているか
クラウド型のワークフローシステムのメリットとして離れた場所にいても申請・承認ができるという点がありますが、スマートフォンに対応しているかということも重要です。
サービスによってはスマホアプリを提供しているものもあり、より手軽にワークフローを確認することができるのでスマホ対応しているのか、アプリはあるのかという点も確認しましょう。
セキュリティ面の確認
稟議書など社外秘の情報を扱うことが多いのでセキュリティが強固なものなのかということを確認しましょう。
クラウド型のワークフローシステムでは、データをサービス提供側のサーバーに保存しているので、サイバー攻撃やトラブルにて情報が流出してしまうことはないか、どんなセキュリティ対策を行っているのか確認しておくことは重要です。
また、担当者以外が稟議書を改ざんできないか、不正な利用ができないか、アクセス権限を管理者側で詳細に付与できるのかも確認しておくとより安心です。
ワークフローに関して動画で解説
ワークフローシステムに関してのよくある質問
ワークフローが注目される理由は？
リモートワークの増加・DX化の推進・電子帳簿保存法の改正などを理由として注目を集めています。
ワークフロー管理を行う必要性とは？
業務進捗の非効率さ改善・書類による管理の煩雑さ改善・業務時間の削減・仕事の属人性の改善などが挙げられます。
クラウド型ワークフローシステムを利用するメリットは？
自社のサーバーが不要・サポートの充実・導入してすぐ使える点などが挙げられます。
優れた無料のワークフローアプリとは？
SmartFlow（VeBuIn株式会社）、Exment（株式会社カジトリ）などが挙げられます。
ワークフローシステムの自作は可能？
ExcelやGoogleフォームを利用することで可能です。
電子契約システムにワークフロー機能は搭載されている？
電子契約の申請・承認のスマート化を図るためワークフロー機能が搭載されています。
勤怠管理にワークフローは必要？
打刻時間の修正・遅刻や早退の申請・休暇の申請・残業・休日出勤の申請などに有効です。
自社にマッチしたワークフローシステムの導入を
ワークフローシステムは申請から決裁までの業務を自動化して効率化できるだけでなく、情報の共有や他システムと連携させることで幅広く活用することができます。
自社にあったシステムを選ぶのが難しいと感じていた企業担当者の方も、本記事を参考にして、是非自社にマッチしたワークフローシステムの導入を実現してください。
20代~40代会社員の25%が社内稟議はワークフローシステムを利用と回答 全体の2割は未だ”紙とハンコ”と回答【社内稟議に関するアンケート】
調査概要
対象者:全国の20歳〜49歳の男女・正社員
サンプル数:300人
居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県
調査方法:ネットリサーチ
アンケート実施日:2022年4月1日
調査メディア: STRATE[ストラテ]：https://strate.biz/
【質問：会社で社内稟議を取る際にどのような方法で取っていますか？】
質問に対しての回答選択肢は以下
1.稟議をあげたことがない、わからない
2.口頭で取っている
3.紙とハンコで取っている
4.メールやチャット等で取っている
5.ワークフローシステム（稟議システム）を利用している
20代〜40代の男女を対象とした「会社で社内稟議を取る際にどのような方法で取っていますか？」というアンケートで最も多かった回答は「稟議をあげたことがない、わからない」で28%でした。
次いで多かったのが「ワークフローシステム（稟議システム）を利用している」と回答した方の25%。「紙とハンコで取っている」と回答した方が21%、「メールやチャット等で取っている」と回答した方が15%、「口頭で取っている」という回答が11%で、4人に1人の割合でワークフローシステムを利用していることが分かりました。
その一方で、紙とハンコで取っている方もまだ20%ほどいるようです。
【20代〜40代会社員で社内稟議の取り方は”紙とハンコ”と回答した割合は年代に比例して高くなる】
社内稟議は紙とハンコで取っていると回答した割合を年代別でみてみますと、40代が最も多く26.47%、次いで30代の21.88%、20代は14.71%に及びました。
年齢が上がるにつれて紙とハンコで取っている割合が高いことが分かりました。
【ワークフローシステムの利用率は女性よりも男性の方が高く、その差2倍以上】
ワークフローシステムを利用していると回答した割合を男女別でみてみますと、男性が34%に対し、女性は16%にとどまりました。
女性に比べて2倍以上の男性の方が、ワークフローシステムを使って社内稟議を取っていることが分かりました。
30代～50代経営者の半数がワークフローシステムを全く知らないと回答【ワークフローシステムに関するアンケート】
調査概要
対象者:全国の30歳〜59歳の男女/経営者・役員
サンプル数:300人
居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県
調査方法:ネットリサーチ
アンケート実施日:2022年9月1日
調査メディア: STRATE[ストラテ]：https://strate.biz/
【質問：ワークフローシステムを知っていますか？】
質問に対しての回答選択肢は以下
1.全く知らない
2.なんとなく知っている
3.知っているが、利用したことはない
4.知っていて、実際に利用している
30代～50代の男女を対象とした「ワークフローシステムを知っていますか？」というアンケートで最も多かった回答は「全く知らない」で54%でした。
次いで多かったのが「なんとなく知っている」と回答した方の20%。「知っていて、実際に利用している」と回答した方が16%、「知っているが、利用したことはない」と回答した方は10%で、全体の半数の方がワークフローシステムを全く知らないことが分かりました。
【ワークフローシステムを全く知らないと回答した割合は50代が最も高く、30代の1.5倍以上】
ワークフローシステムを全く知らないと回答した割合を年代別でみてみますと、50代が71.88%、次いで40代が47.06%、30代は44.12%という結果になりました。
50代経営者の7割以上の方が、ワークフローシステムを認知していないことが分かりました。
【ワークフローシステムを知っていて、実際に利用しているのは男性のほうが多く、18%】
ワークフローシステムを知っていて、実際に利用していると回答した割合を男女別でみてみますと、男性が18%、女性が14%という結果になりました。
全体の2割の男性経営者の方が、ワークフローシステムを知っていて、実際に利用していることが分かりました。
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