ワークフローシステムのおすすめ42選を比較【2024年版】

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ワークフローシステムとは?

そもそもワークフローとは、業務の一連の処理・手続きの流れのことを指す言葉です。

大企業の場合や、申請条件・承認ルートなどが複雑である場合、あらゆる問題が発生する恐れがあり、業務効率は低下してしまいます。

ワークフローシステムとは、従来の紙のワークフロー(稟議・承認業務)で発生していた、

・どの申請書を使うべきか迷ってしまう
・申請書の作成に時間を要する
・申請書を誰に回せばよいか分からない
・外出や出張が多く承認作業が捗らない
・印刷・保管のコストがかかる

といったデメリットを解消できるシステムです。

ワークフローを設計するだけでは効率化しきれない部分をシステム化することで効率化、コストカットにつなげることができるのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムを導入することで、業務が電子化・システム化され、詳しくは後述しますが、以下のようなメリットを享受できます。

  • 申請・承認のスピードアップ
  • 内部統制の強化が可能
  • ペーパーレス化の実現
  • 書類管理が効率化できる
  • 働き方改革を実現したい企業にもおすすめ

より詳しい内容はこちらの記事でご覧ください

ワークフローとは?基本とワークフローシステムについて

ワークフローシステムができること・メリットは?

上で述べた通り、ワークフローシステムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

  • メリット①申請・承認のスピードアップ
  • メリット②内部統制の強化が可能
  • メリット③ペーパーレス化の実現
  • メリット④書類管理が効率化できる
  • メリット⑤働き方改革を実現したい企業にもおすすめ

それぞれ、詳しく解説します。

申請・承認のスピードアップ

ワークフローシステム導入で申請から承認までスピードアップできます。

クラウド型なら場所を選ばず利用でき、在宅勤務や出張中でも申請から決済まで可能です。

また、申請書をテンプレート化できる機能もあり、繰り返し業務も高速化させることもできます。

内部統制の強化が可能

ワークフローシステムは申請から承認まで一元管理し、適切な人に情報をスムーズに伝達することに優れています。

今までは社内規程を省略して申請をしていた従業員がいた場合も、申請ルート、証跡・決裁を可視化できるので不正や文書改ざんの防止、内部統制の強化に寄与するでしょう。

ペーパーレス化の実現

稟議書の作成をオンラインで行っても承認の際には印刷する必要があったという企業も、ワークフローシステムを導入することで、最終的な決裁の段階までをオンライン上で完結することができ、いちいち書類を印刷していた紙代や印刷費を削減して、コストカットが実現可能です。

書類管理が効率化できる

ワークフローシステムは検索機能を備えており、申請書のテンプレートを素早く見つけることができます。

紙やPC上での手間を省き、条件を絞って効率的に検索できます。特に似たような申請が多い組織ではおすすめです。

申請書を探す時間をなくし、申請書作成に集中できます。

働き方改革を実現したい企業にもおすすめ

申請手続きのシステム化は業務効率化だけでなく、働き方改革にも有益です。

印刷、手書きの手間やミスを削減し、自動チェック・自動計算などの機能により業務をスマート化できます。

過去の申請書をベースに新規作成や自動転記も可能で、従業員の労力を削減できます。

おすすめの類似ワークフローシステム

類似サービス: コラボフロー

(4.5)

         
月額料金500円〜/人(クラウド版)無料お試し30日間無料
初期費用要問い合わせ最低利用人数5ユーザー〜

継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。

簡単操作でワークフローを作成

コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。

Webからも申請フォームが作成できる

Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。

運用をしながら改善が可能

更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。

 

類似サービス: MA-EYESnc

(4.5)

                   
月額費用40,000円〜無料トライアル30日間無料
初期費用0円最短導入期間3営業日

MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。

プロジェクトの収支をリアルタイムで確認

MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。

全ての情報を一元管理

複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。

分析帳票をワンクリックで出力

MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。

類似サービス: Shachihata Cloud

(4.5)

月額費用110円〜/ユーザー無料お試しあり
初期費用0円最短導入期間即日〜

Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

紙の決裁業務をそのまま電子化

Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

運用に合わせて柔軟な設定が可能

Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

電子帳簿保存法対策に有効

Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

その他のおすすめのワークフローシステム

月額300円〜/ユーザー!シンプルな操作性「Gluegent Flow」
この製品はワークフロー(決裁・承認フロー)の製品です。
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ワークフローシステムの種類は何がある?

ワークフローシステムの中でも、様々な種類が存在します。

代表的なワークフローシステムの種類は以下の通りです。

  • 種類①スマホやタブレットでも操作可能なクラウド型システム
  • 種類②従来のExcelやWordの書式に対応したシステム
  • 種類③企業規模に応じたシステム

ワークフローシステムの種類を把握しておくことで、より自社にあったワークフローシステムを見つけることができます。

スマホやタブレットでも操作可能なクラウド型システム

スマホやタブレットで稟議を上げたり、承認作業ができることで、外出先からでもワークフローの業務ができるようになります。

紙のワークフローで起きていた、「外出や出張が多く承認作業が捗らない」といった問題を解消することができます。

従来のExcelやWordの書式に対応したシステム

従来、ワークフローの業務はExcelやWordデータを利用して行っていたケースが多いのではないでしょうか?

その状態から、全てをシステム化するのが難しいと感じる会社もあるでしょう。

その場合、従来のExcelやWordの書式に対応したシステムを利用することで、導入〜定着化までのスピードが早まります。

従来利用していた、ExcelやWordの申請書をそのままシステムにアップして利用できるため、比較的、導入失敗を防ぐことができるワークフローシステムです。

企業規模に応じたシステム

ワークフローシステムの中でも、大企業向けであったり、中小企業向けであったりと、それぞれ得意とする会社規模が異なってきます。

大企業向けのワークフローシステムの場合、ログの取得により、内部統制ができるものもあったり、

中小企業向けのシステムの場合、機能は多くはないが、その分コストが安かったりとそれぞれに特徴があります。

より詳しい内容はこちらの記事でご覧ください

ワークフローの主な種類について

ワークフローシステムの導入手順は?

ワークフローシステムの導入手順は、主に以下の通りです。

  • まず、導入目的をはっきりと明確にする
  • 導入の担当者を選定する
  • 申請・承認フローを整理する
  • システム移行の申請を行う
  • 承認ルートを決定する
  • ワークフローシステムを決定する
  • ワークフローシステム内の設定を行う
  • 社内でテスト運用する
  • 全社で導入し運用する

ワークフローシステムはどうやって選べばいい?

製品名参考価格無料トライアル種類
Collaboflow500円~
30日間無料
ExcelやWordに対応
バクラク申請10,000円〜/月
あり
スマホでできる
Gluegent Flow300円〜/ユーザー
要問い合わせ
従来の書式に対応
MA-EYESnc6万円〜
30日間無料
業務管理ができる
Shachihata Cloud110円〜/ユーザー
あり
スマホでできる
AgileWorks要問い合わせ
あり
大企業にも対応
X-point Cloud500円/ユーザー
あり
スマホでできる
kickflow要問い合わせ
要問い合わせ
大企業にも対応
ジョブカンワークフロー5千円~
要問い合わせ
スマホでできる
Create!Webフロー500円~
要問い合わせ
大企業にも対応
SmartFlow0円~
30日間無料
中小企業向け

ワークフローシステムは、申請フォームと承認ルートを共有・一元管理することで、それぞれの関係者に正しい情報を効率よく伝達できるツールですが、導入に際しては以下のような項目をポイントとすると良いでしょう。

  • ポイント①企業規模にあっているか
  • ポイント②外出先からでもPCやスマホで操作ができるものか
  • ポイント③リマインド機能があるか
  • ポイント④定着化しやすいかどうか

これらのポイントをチェックしましょう。

企業規模にあっているか

数あるワークフローシステムの中には大企業向けのもの、中小企業向けのものがあります。

実際に導入する会社の規模、利用する人数をあらかじめ把握してお区ことが重要です。

その上で、必要な機能をが備わっているかを確認し、製品を絞り込みましょう。

出先からでもPCやスマホで操作ができるものか

自宅や外出先、出張先からでもシステムにアクセスし、スピーディーに稟議や申請、決済ができる環境を整備するかが重要になってきます。

社内規定やセキュリティの関係でクラウド型を選べない会社ではない限り、PCやスマホからでもワークフロー業務ができるクラウド型のワークフローシステムがおすすめです。

リマインド機能があるか

承認完了後に自動的にメールで通知を送信したり、承認を忘れている場合にアラートで知らせたりしてくれる機能が搭載されているシステムもあり、リマインド機能が使いやすいかどうかも選ぶ際には重要です。

定着化しやすいかどうか

数あるワークフローシステムから製品を選び、導入してもシステムが使いずらかったり、操作が難しいといった導入後のトラブルが発生する場合があります。

導入後の失敗を防ぐためにも、ExcelやWordの申請書をそのまま使えるシステムを検討しましょう。

製品の中には無料で数週間使えるものもあるので、そういった無料期間をうまく活用しましょう。

おすすめワークフローシステム17選

Collaboflow(コラボフロー)

  • Excelで作成した稟議書を申請フォームとして使えるワークフローツール
  • サイボウズOffice、Garoonなどと連携可能
  • 少人数からの利用に最適
  • 初期費用無料で使用可能

特徴

コラボフローは、Excelで作成した稟議書をそのまま申請フォームとして活用することができるワークフローシステムです。

サイボウズOffice、Garoonなどの外部ツールとも連携が可能で、少人数から利用することができるというのも特徴と言えます。

初期費用0円
最低月額料金500円〜/ユーザー
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数5名〜
トライアル30日間無料

2022年5月現在/詳細は公式サイトを確認

Y.K様

業界:IT業/会社規模:31人~50人

初心者でも申請書を簡単に作成できる

簡単に作成できるので、各部署で対応できる点がよいです。
詳しくはこちら

J.S様

業種:メーカー 会社規模:31人〜50人

導入ハードルの低さが魅力です

ワークフローの作成から申請までスムーズにできるところが気に入っています。
詳しくはこちら

画像·データ出典:コラボフロー公式サイト

バクラク申請

  • AI-OCRによる精度の高い読み取り
  • スマホやチャットアプリから手軽に申請
  • シームレスな連携で経理の課題を解消
  • 10種類以上のテンプレートを用意

特徴

バクラク申請とは、株式会社LayerXが運営しているクラウドワークフローシステムです。

紙からデータでのワークフロー構築を可能とし、AIによる正確な請求書の電子化ができます。

システムにアクセスすることなく承認ができるため、手間も最小限で稟議が滞ることもなくスムーズな承認が可能です。

同社が提供しているバクラクシリーズとシームレスな連携ができ、稟議の申請から承認、経費精算までがスムーズに実現できます。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金10,000円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアルあり

2022年4月現在/詳細は公式サイトを確認

M.F様

業界:製造業/会社規模:31人~50人

汎用性の高さが魅力

汎用性が高く、フォームを全て表示でき、管理者側での設定も可能。
詳しくはこちら

H.O様

業界:小売/会社規模:51人~100人

シンプルで使いやすい

シンプルで操作性の高さが魅力的です。幅広い人が使えるツールだと思うので、チャットアプリで承認できるなどの機能を利用して、申請から承認までのワークフローの効率化を目指す企業には特におすすめだと思います。
詳しくはこちら

画像·データ出典:バクラク申請公式サイト

HUEワークフロー

  • 最短10分で設定が完了の手軽さ
  • 視覚的な画面で使いやすさにも優れている
  • データ分析も可能
  • 低コストでの運用を実現

特徴

HUEワークフローとは、株式会社ワークスアプリケーションズが提供しているワークフローシステムです。

現場の社員が無理なく利用できるような視覚的な画面で設計されており、申請フォームはスプレッドシート形式なので非常に使いやすいシステムとなっています。

手軽にワークフローが設定でき、ITツールの扱いに不慣れな方がいる場合でも安心です。

1ユーザー単位から導入できるため、スモールスタートにも適しています。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金300円
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数1ライセンスから
トライアル30日間無料

2022年6月現在/詳細は公式サイトを確認

A.T様

業界:通信業/会社規模:11人~30人

ペーパーレス化で経費削減

これまでは紙で文書を作成していたため、印刷等で手間がかかっていましたが、こちらを導入してペーパーレス化できたことがよかったです。
詳しくはこちら

R.S様

業種:流通/会社規模:100〜150人

ユーザー目線で開発されたツールであることが実感できます

紙での申請や他システムからでもスムーズに移行できるわかりやすさ
詳しくはこちら

Gluegent Flow(グルージェントフロー)

 

  • 直感的な操作性
  • 場所を選ばず利用可能
  • 既存のグループウェアのアカウント活用で利便性向上
  • 豊富なフォーム作成パターン

特徴

Gluegent Flowは、サイオステクノロジー株式会社が提供しているクラウドワークフローシステムで、直感的に操作できるため、ITツールの扱いに不慣れな方が多い場合でも安心して導入できます。

インターネットに接続できる環境であれば場所を制限されることなく利用でき、申請・承認の手間を大きく削減します。

Google WorkspaceやMicrosoft 365といった既存のグループウェアのアカウントをそのまま活用することができるので、新たにアカウントを発行する手間や管理、IDやパスワードのユーザー対応を省略することが可能です。

新しくフォームを作成する場合は、60種類以上のテンプレートから選ぶことができ、入力規則が組み込まれたパーツを組み合わせて作ることもできます。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金300円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアル要問い合わせ

2022年10月現在/詳細は公式サイトを確認

Y.W様

業種:IT 会社規模:31人〜50人

Google Workspace利用企業なら間違いなく利用価値があるツールです

スプレッドシートやGmailなど使い慣れたツールと組み合わせてより便利なワークフローを構築できるところが良いです。
詳しくはこちら

M.T様

業種:インターネット 会社規模:51人〜100人

ストレスフリーなUIです

レガシーなシステムだと外資のクラウドサービスに対応していないこともありますが、普段業務で一番よく利用するGoogleの各種サービスと連携できるので、導入に抵抗がなかったです。比較的自由度が高い申請書の作成が可能なので、元々使用していた仕様の申請書をそのまま引き継げました。
詳しくはこちら

楽楽販売

  • 幅広い業務に活用できる
  • ルーチンワークの自動化が可能
  • リアルタイムに情報を共有可能
  • 自社仕様にカスタマイズできる

特徴

楽楽販売は、株式会社ラクスが運営するクラウド型の販売管理システムです。

ルーチンワークの自動化による作業スピードのアップや、リアルタイムの情報共有における属人化の解消などが可能で、業務効率化はもちろん、人的ミスの防止に貢献、販売管理における課題解消を実現します。

また、自社向けにカスタマイズができる柔軟性や業務データの分析にも優れており、これまでに業種・企業規模問わず多くの企業で導入されている実績があります。

初期費用150,000円
最低月額料金70,000円〜
導入実績3,500社以上(2023年9月時点)
最低利用人数要問い合わせ
トライアルあり

2023年12月現在/詳細は公式サイトを確認

R.W様

業種:小売 会社規模:11人〜30人

自社のスキームに合わせて運用できます

カスタマイズ性に優れているので、自社で運用している業務スキームでも導入がスムーズでした。
詳しくはこちら

M.K様

業種:メーカー 会社規模:51人〜100人

業務の完全クラウド化に近づきました

豊富な機能で自社で行っていた業務の多くを1つのツールでできるところが良いです。
詳しくはこちら

画像·データ出典:楽楽販売公式サイト

MA-EYESnc

  • プロジェクトの収支をリアルタイムで確認できる
  • 全ての情報を一元管理可能
  • 分析帳票をワンクリックで出力
  • 運用支援まで無償のサポート

特徴

MA-EYESncは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。

リアルタイムでのプロジェクト収支管理が可能で、散在していた情報を一元管理できるため、業務効率化、生産性の向上が実現できます。

「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。

初期費用0円
最低月額料金60,000円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアル30日間

2023年1月現在/詳細は公式サイトを確認

S.M様

業種:IT 会社規模:31人〜50人

経営リソースの配分を考える上で役に立ちます

予算や進捗からプロジェクトの成否をシミュレーションできるようになりました。
詳しくはこちら

M.M様

業種:IT 会社規模:101人〜300人

単なる管理ツールを超えた機能の充実さがあります

システム開発業に特化しているので、どのような管理ができると便利かということが良く考えられたツールだと思います。また、元々使用していた会計ソフトと連携できるので、プロジェクトで発生した取引や経費の仕訳が自動で取り込めるところも便利です。
詳しくはこちら

画像·データ出典:MA-EYESnc公式サイト

コラボフロー for ClimberCloud

  • 申請〜承認、電子データの保存が同時にできる
  • CSVファイル出力で検索も容易
  • 電子帳簿保存法に対応
  • 「コラボフロー」との連携に特化

特徴

コラボフロー for ClimberCloudは、株式会社ストラテジットが開発しているワークフローシステムとデータ保存サービスの連携アプリです。

ワークフローシステムとして幅広いシェアを誇るコラボフローで申請・承認された申請書に添付された請求書等のPDFファイルを統合型電子データ保存サービスのClimberCloudへ自動で登録することができます。

登録されたファイルには、タイムスタンプが付与されるため、電子帳簿保存法にも対応しています。

コラボフローで普段から申請・承認を行なっている方や、ClimberCloudへの登録作業を削減したい方におすすめです。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金要問い合わせ
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアル要問い合わせ

2023年1月現在/詳細は公式サイトを確認

D.T様

業種:メーカー 会社規模:31人〜50人

電子帳簿保存法に対応するため導入しました

既存システムとの連携を前提に作られているので、特別な設定や操作も必要なくデータを連携できます。
詳しくはこちら

E.H様

業種:IT 会社規模:51人〜100人

コラボフローがさらに便利になります

後から検索しやすいようにCSVファイルが生成されるのが便利です。
詳しくはこちら

画像·データ出典:コラボフロー for ClimberCloud公式サイト

monday.com

  • 直感的操作でタスク管理を効率化
  • テレワークにおける管理にも活用できる
  • 様々なアプリと連携可能
  • 世界190カ国、150,000社の導入実績

特徴

monday.comは、イスラエル発のクラウドツールです。

2020年の「Forbes Cloud 100」にも選ばれている優れたツールで、世界190カ国、150,000社以上に利用されている実績があります。

タスクの見える化を実現することで、チーム・個人がどのようなタスクを抱えているのか、加重タスクを抱えていないかが把握でき、プロジェクト管理を効率化させることが可能となります。

カラフルな画面で直感的に利用できるため、初めてタスク管理ツール、プロジェクト管理ツールを導入する企業にもおすすめです。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金0円〜
導入実績全世界152,000人
最低利用人数要問い合わせ
トライアル14日間

2023年1月現在/詳細は公式サイトを確認

D.N様

業種:IT 会社規模:101人〜300人

使い勝手で類似ツールより頭一つ抜けていると思います

できることが非常に多く、アイデア次第で業務効率化できるポイントをいくつも生み出せるツールです。
詳しくはこちら

Y.S様

業種:IT 会社規模:101人〜300人

プロジェクト管理において手放せないツールです

導入ハードルや使う上でづまづくといった経験がほとんどなく運用できます。
詳しくはこちら

画像·データ出典:monday.com公式サイト

Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)

  • 悪用・不正を防ぐ管理システム
  • いつ・誰の捺印か証跡を残す
  • 捺印履歴を台帳で一元管理
  • 電子帳簿保存法にも対応

特徴

Shachihata Cloudは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。

紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。

現在利用している印鑑を、セキュアな環境で、そのまま電子化できる利便性の高さが魅力で、初めて電子印鑑サービスを利用するという方にもおすすめです。

初期費用0円
最低月額料金110円×利用者数
導入実績要問い合わせ
最低利用人数要問い合わせ
トライアル15日間無料

2023年2月現在/詳細は公式サイトを確認

S.K様

物理的な印鑑が不要になります

社内や取引先との書類で、まだ完全に電子化できていないものの押印に使用しています。承認フロー自体はクラウド上で回せるため、誰かがテレワーク中だとしてもスムーズに稟議が進みます。
詳しくはこちら

M.O様

今までのワークフローからスムーズに移行できました

ペーパーレス化やテレワーク化の一環として導入しましたが、ワークフロー機能なども備わっており、これまで社内で紙で行っていたワークフローを大きく変えずに済んだところが非常に良かったです。
詳しくはこちら

画像·データ出典:Shachihata Cloud公式サイト

X-point Cloud

特徴

X-point cloudは、株式会社エイトレッドが開発・提供しているクラウド型のワークフローシステムです。

紙と同様の入力フォームで利用できるため、新しいツールの操作を覚える負担が少なくて済むという特徴があります。

シングルサインオン機能が搭載されているので他システムとの連携もスムーズです。

初期費用0円
月額500円/ユーザー
導入実績4,000社
最低利用人数要問い合わせ
トライアルあり

2023年2月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:X-point公式サイト

AgileWorks

特徴

AgileWorksは、組織改編や人事異動に強いワークフローシステムです。

柔軟な設計ができるため、急な業務変更にも無理なく対応することが可能な機能を標準搭載しています。

基幹システムやグループウェアとの連携も可能で、リプレイスの実績も豊富です。

従来の紙での稟議申請と同様のフォームをノーコードで作成できる機能も搭載されています。

初期費用2,400,000円〜
サポートサービス価格360,000円〜
導入実績4,000社
最低利用人数要問い合わせ
トライアル要問い合わせ

M.A様

入力作業の負担軽減

これまで手間や時間がかかっていたデータの転記やファイリング作業が、AgileWorksを導入することでほぼ0になりました。
オンライン上でやりとりができるようになり、工数が削減されて助かっています。
詳しくはこちら

R.S様

承認が迅速化されました

近年はリモートワークが主流になってきたため、各書類の承認が早くなったことが良かったと思います。
審査や承認までスムーズに行うことができています。
詳しくはこちら

kickflow

特徴

kickflowは、マルチデバイスに対応しているワークフローシステムです。

数百〜数千ユーザーにも対応できる拡張性を備えており、オンプレミスやスクラッチシステムからの移行事例も豊富なため、中堅〜大企業のワークフローシステムの課題解決に貢献します。

SlackやTeamsなどのチャットツールと連携することができ、承認率の向上や決裁までのリードタイムを短縮することができます。

並列承認や条件分岐などの利便性が高い機能を搭載しており、社内ルールに合わせた複雑なワークフロー設計にも対応可能です。

初期費用要問い合わせ
月額費用要問い合わせ
導入実績要問い合わせ
最低利用人数要問い合わせ
トライアル1ヶ月


BtoBプラットフォームワークフロー

  • 社内稟議の電子化が可能なワークフローシステム
  • クラウド上で起案から承認まで行える
  • 可視化されることで、業務効率化がアップ
  • 無料プランも用意されている

特徴

BtoBプラットフォームワークフローは社内稟議を電子化できるワークフローシステムです。

クラウド上で起案から承認までができるのでペーパーレスはもちろん視覚化が可能になります。無料プランも提供されているので試験的に運用することも可能です。

初期費用0円
最低月額料金300円
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数10ライセンスから
トライアル無料プランあり

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:BtoBプラットフォームワークフロー公式サイト

Create!Webフロー

  • 直感的な操作でワークフローを可視化できるツール
  • 申請から承認までのルートを細かく設定できる
  • グループウェアなど、外部連携で業務効率アップ
  • クラウド版とパッケージ版がある

特徴

Create!Webフローは直感的操作で簡単にワークフローを可視化することが可能で、承認ルートを細かく設定できるという特徴があります。グループウェアなどとの外部連携も可能なので効率的に各種業務を遂行することができます。

クラウド版とパッケージ版での提供があり、用途に合わせて導入することができます。

初期費用0円
最低月額料金500円(クラウド版)
導入実績16年以上の稼働実績
最低利用人数10ユーザーから
トライアル30日間無料

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Create!Webフロー公式サイト

ジョブカンワークフロー

  • 直感的操作で簡単に業務の効率化を図れる
  • リーズナブルな価格で導入しやすいワークフローツール
  • スマホから簡単に申請や承認が行える
  • 30日間無料で使用可能

特徴

ジョブカンワークフローは直感的操作で簡単にワークフローの効率化ができるだけでなく、リーズナブルな価格で導入のハードルが低いこともあり、多くの企業で導入されているワークフローシステムです。

スマホから操作が可能なので出先からでも申請や承認が簡単に行えるという特徴があります。

初期費用0円
最低月額料金300円
導入実績10,000社以上
最低利用人数17名〜
トライアル30日間無料

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:ジョブカンワークフロー公式サイト

 

SmartFlow(スマートフロー)

  • ドラッグ&ドロップで直感的にテンプレート作成できるワークフローツール
  • 多くの企業に導入実績あり
  • スマホからいつでもどこでも申請や承認可能
  • 20名までであれば無料で利用できる

特徴

SmartFlowはドラッグ&ドロップの直感的操作でワークフローのテンプレートが作成できることから多くの企業で導入されているワークフローシステムです。スマホにも対応しているので外出先からも申請や承認が可能です。

20名までであれば無料で利用することができるフリープランを提供していることも特徴として挙げられます。

初期費用0円
最低月額料金300円
導入実績要問い合わせ
最低利用人数1人〜
トライアル30日間無料

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:SmartFlow公式サイト

承認Time

  • 簡単操作でペーパーレス化を実現するワークフローシステム
  • 自社の運用に合わせて承認ルートを設定できる
  • 緊急時に対応して飛び越し承認も可能
  • スマホ・タブレットからも利用できる

特徴

承認Timeは簡単操作で自社の書類をペーパーレス化することができるワークフローシステムです。

自社の運用に合わせて自由に承認ルートを設定でき、緊急性に応じて飛び越し承認もできます。また、PCからだけでなく、スマホやタブレットからも利用できるので、テレワークにも活用することが可能です。

初期費用0円
最低月額料金3,000円(10ID)
導入実績要問い合わせ
最低利用人数10ID〜
トライアルあり

2021年3月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:承認Time公式サイト

業務デザイナー

特徴

業務デザイナーは、株式会社ユニオンシンクが運営しているワークフローシステムです。

書類申請において、申請から承認までの進捗状況の可視化を実現し、承認作業がスムーズに進むようになります。幅広い企業からの導入実績があります。

書類の確認や情報の分析など、人の手をかけずに処理することで本来の業務に集中できるようになります。操作がわかりやすい画面で設計されているのも魅力です。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金要問い合わせ
導入実績要問い合わせ
最低利用人数要問い合わせ
トライアル要問い合わせ

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:業務デザイナー公式サイト

その他のワークフローシステム25選


ServiceNow

特徴

ServiceNowとはアメリカ発のクラウド型ITサービスマネジメントです。

世界中の企業が導入している信頼のあるサービスです。ITサービス・マネジメント・ソフトウェア資産管理、カスタマーサービスマネジメントなどの業務システムを一元管理できます。幅広い業務をカバーできるので、業務の効率や透明性の向上を見込めます。

情報をリアルタイムで分析できるので、業務を可視化してくれるのも利点です。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金要問い合わせ
導入実績要問い合わせ
最低利用人数要問い合わせ
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画像·データ出典:ServiceNow公式サイト

ExchangeUSE

特徴

ExchangeUSEは、1996年に富士電機株式会社が提供を開始したワークフローシステムです。

申請から決裁までを、効率的に行える機能が搭載されているワークフローシステムです。これまでに1,700社以上の企業が導入し、実績を上げています。プログラミングなど専門知識は一切必要なく、マウス操作だけで申請書フォーム作成や経路設定などが行えます。クラウド版が用意されているのも強みです。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金275,000円〜
導入実績要問い合わせ
最低利用人数要問い合わせ
トライアルあり

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画像·データ出典:ExchangeUSE公式サイト

楽々WorkflowII

特徴

楽々WorkflowIIは、簡易ワークフローから本格ワークフローまで、企業が持つ予算や規模に合わせ、幅広く様々なワークフローを提供してくれるサービスです。

導入から稼働・運用までが短く、すぐ使えるのが特徴です。すでに利用している基幹システムとも連携ができるのも嬉しいポイントです。複雑なワークフローに対しても簡単に電子化することができ、日本語を始め、多国語にしっかりと対応してくれます。柔軟性の高さが魅力的なサービスです。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金要問い合わせ
導入実績要問い合わせ
最低利用人数要問い合わせ
トライアル無料体験セミナーあり

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画像·データ出典:楽々WorkflowII公式サイト

Hi-PerBT ワークフロー

特徴

Hi-PerBT ワークフローは、スマートデバイスに対応しており、テレワークや、リモート勤務のシーンで大いに活躍してくれるサービスです。

クラウド型なので、導入や電子化、また運用までもが簡単に行えるツールです。帳票サンプルは50種類以上にも及び、最適なものを選択して利用できます。また。紙ベースだった決裁書、申請書、報告書等の社内帳票を電子化することで、オンライン上での申請・承認が実現されます。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金要問い合わせ
導入実績要問い合わせ
最低利用人数要問い合わせ
トライアルあり

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画像·データ出典:Hi-PerBT ワークフロー公式サイト

Styleflow

特徴

Styleflowは、専門知識不要で誰でも使えるワークフローサービスです。少人数はもちろん、大規模な組織においても迅速に導入ができ、日本のワークスタイルにマッチしたツールです。

シンプルなアイコンで、モバイルワークに適しています。作成中・申請中・承認待ちなど、ステータスがすぐわかるので、ミスを未然に防ぐことができるのが魅力的です。社内の業務に合うように、複雑な承認ルートでも柔軟に対応できます。

初期費用なし
最低月額料金300円〜
導入実績要問い合わせ
最低利用人数1人
トライアルあり

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画像·データ出典:Styleflow公式サイト

INSUITE

特徴

INSUITE(インスイート)は、社内でのコミュニケーションを円滑にするコミュニケーションプラットフォームとして、高い評価を得ています。

日々貯まるメールや各種情報を取り出す際など、INSUITEのポータルを活用すれば簡単に効率化できます。動画でメッセージ伝達もでき、TOPメッセージやトレーニング動画、セミナーの様子などで雰囲気や担当者の想いをしっかりと伝える事ができます。社員数が増えてもディスコミュニケーションが極力発生しないように活用できる非常に有効なツールです。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金750円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアルあり

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画像·データ出典:INSUITE公式サイト

Kibela

特徴

Kibelaとは組織内で情報の共有を円滑に行うために開発されたツールとして、多くの方々に活用されています。

業務マニュアルや企画書、議事録など、各種記事をKibelaへ投稿し、共有する事ができます。ユーザーの権限を4段階に設定でき、アクセスをコントロールしつつ、ユーザー同士の円滑かつ活発な情報共有ができ、業務の効率化につながります。ワンタイムパスワードやIPアドレスによるアクセス制限など、セキュリティ性が高いのも特徴です。

初期費用0円
最低月額料金550円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアル無料プランあり

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Kibela公式サイト

Questetra BPM Suite

特徴

Questetra BPM Suiteとは株式会社クエステトラが運営しているワークフローシステムです。

業務効率化やペーパーレスによるコストカットに最適なサービスで、専門的な知識は必要なく、ヒートマップを用いて申請業務においての滞留部分が可視化できるのが特徴です。個別に案件進捗を確認したり、進捗状況に応じサポートをしたりなど、用途に合わせて便利に使用できます。また、自分のタスクに対する作業結果を入力することで進捗状況の共有も可能になり、業務がスムーズになります。

初期費用0円
最低月額料金960円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアルあり

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Questetra BPM Suite公式サイト

intra-mart

特徴

intra-martは企業に存在するさまざまな業務システムを同一のプラットフォーム上に集約できるツールです。企業のデジタル化や業務プロセスの最適化や標準化、効率化に最適なサービスです。

業務プロセスのフルオートメーション化をサポートする機能が魅力的です。スピーディーで柔軟なローコードアプリケーション開発ができるので、コーディングの専門知識は要らずに自社開発が実現できます。また、PDCAサイクルに基づいたデジタル業務改革を推進できるようになります。

初期費用0円
最低月額料金1,000,000円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアル無料プランあり

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:intra-mart公式サイト

eValue NS 2nd Edition

特徴

eValue NS 2nd Editionは、株式会社OSKが提供するドキュメント管理やワークフロー管理などを行うツールです。

いつ・誰が・どのようになど詳細に記録できるのが特徴です。データを共有することでスムーズに業務に取り組むことができます。ドキュメント管理、ワークフロー、スケジューラ、コミュニケーションなど、さまざまな機能をオールインワン型のグループウェアとして使用できるのも魅力です。1つのシステムで様々な管理が可能になります。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金要問い合わせ
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアルあり

2021年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:eValue NS 2nd Edition公式サイト

2021年9月現在/詳細は公式サイトを確認

NI Collabo Smart

特徴

NI Collabo Smartは多機能なグループウェアです。社内コミュニケーションツールとしての活用はもちろん、エクセルから様式を取り込んで申請書類のフォームを作成することが可能なワークフロー機能も搭載しています。

初期費用0円
最低月額料金360円
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数5ユーザーから
トライアル30日間無料

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:NI Collabo Smart公式サイト

rakumo ワークフロー

特徴

rakumo ワークフローはGoogleが提供しているグループウェアとして有名なG Suiteと連携させることでワークフローを更に効率化させることができるワークフローシステムです。

コメント機能があることでワークフローを単なる業務の流れとしてだけでなくコミュニケーションの場として活用することを可能にしています。

初期費用0円
最低月額料金300円(年間契約必須)
導入実績1,800社以上(シリーズ合計)
最低利用人数1人〜
トライアル2週間無料

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:rakumo ワークフロー公式サイト

Hachikin(ハチキン)

特徴

Hachikinは勤怠管理・経費精算をワークフローによって効率化することが可能です。

90日間までであれば無料で利用することができるライトプランがあるので、数名で試験的運用をしてみて自社にマッチしているシステムだと感じた場合は有料プランへ移行するといった使い方もできます。ライトプランは2名まで利用可能です。

初期費用0円
最低月額料金980円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数2人〜
トライアル90日間無料

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Hachikin公式サイト

WaWaFlow

特徴

WaWaFlowはグループウェアなどで有名なWaWaOfficeシリーズと連携することで様々な業務を効率化させることができるワークフローシステムです。

数千名以上の大規模企業でも利用できるのでグループ会社などと一緒にシステムを導入することが可能です。クラウドサービスなので離れた場所にいてもPCから稟議書の確認ができるので滞りなく申請業務を行うことができます。

最低利用期間は1ヶ月と短いので試験的に導入してみることが可能です。

初期費用0円
最低月額料金400円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数5ID〜
トライアル14日間無料

2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:WaWaFlow公式サイト

kintone

特徴

kintoneはタスク・プロジェクトの進捗を管理するためのワークフローを、様々なパーツを組み合わせ自由に自社の承認フローに合わせて設計できるのが大きな特徴です。

また機能はワークフローだけにとどまらず、ビジネスアプリの作成や、データを蓄積・活用できるデータベース機能など、業務のあらゆるケースにおいて便利に使用できるのが高く評価されています。

初期費用0円
最低月額料金780円
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数1ユーザーから
トライアル無料プランあり

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データkintone公式サイト

ActionPassport

特徴

ActionPassportは稟議書の作成、承認業務の効率化、コンプライアンス強化など、企業に役立つ機能が様々搭載されているワークフローシステムです。手ごろな価格と手厚いサポート体制で、中堅企業から好評です。

使いやすい申請フォームや、書類の進捗状況を画面上で確認し、業務の可視化ができるなどの多くの便利な機能が特徴的です。

初期費用0円
最低月額料金500円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数1ユーザーから
トライアル無料プランあり

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データActionPassport公式サイト

Jicoo(ジクー)

特徴

Jicooとはジクー株式会社が運営しているチームコラボレーションプラットフォームです。

ワークフローはもとより、日程調整やカレンダー機能、タスク機能、Web会議機能などがオールインワンで搭載されているツールです。業務効率化が図れる上、複数のシステムを導入するコストも削減できるのが魅力的です。Googleカレンダー・Outlook・Office365・Zoom・Slack・Googleアナリティクスなど外部サービスとの連携も可能です。

初期費用0円〜
最低月額料金980円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアル無料プランあり

2021年7月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Jicoo公式サイト

BP Director

特徴

BP Directorはワークフローはもちろん、ビジネスプロセス全体の管理に適しているツールです。

既存の帳票をWebブラウザに入力でき、日々継続して行う業務のながれをワークフローとして管理できるのが特徴です。業務の進捗状況など多様なレポート機能があり、リアルタイムで表示できるのがポイントの一つです。瞬時に進捗を把握できるので、データに基づいた分析に向いています。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金要問い合わせ
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアル無料プランあり

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:BP Director公式サイト

Wrike

特徴

Wrikeは、アメリカのWrike社が提供しているタスク管理ツールです。

個人でのタスク管理では、わかりにくかったプロジェクトの進捗状況、タスクの消化具合を可視化することが可能なツールです。メンバーとの情報共有も簡単に行え、世界中で20,000社以上の企業が導入しており、人気を得ています。プロジェクトの始まりから終わりまで、1つの画面で行えるようにダッシュボードをカスタマイズできるのが特徴です。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金9.80ドル
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数要問い合わせ
トライアル無料プランあり

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Wrike公式サイト

Brushup

特徴

Brushupはとは株式会社Brushupが提供している制作物管理ツールです。イラストや動画、ドキュメントなどの制作物に対し、ブラウザ上やアプリ上で手書きやコメントでフィードバックが可能になります。直感的な操作が魅力的で、メンバー間で一緒に情報を共有しながら、タスクを進める際に最適なツールです。

文字だけのやりとりでは伝えにくいイメージなどを、製作者と依頼者で同じものを見ながら作業を進めることが可能です。

初期費用0円
最低月額料金980円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数5人
トライアル無料プランあり

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:Brushup公式サイト

jooto

特徴

jootoは、株式会社PR TIMESが提供しているクラウド型のタスク・プロジェクト管理システムです。

使いやすいユーザーインターフェースが魅力的で、SansanやChatworkなど、10,000社以上の有名企業が導入している人気のあるサービスです。複数プロジェクトの進捗管理やチームのタスク消化状況、チームの認識ミスなど管理者の負担に対して、jootoの多彩な機能がしっかりと解決に導いてくれます。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金500円〜
導入実績公式サイトを確認
最低利用人数1人
トライアル無料プランあり

2021年8月現在/詳細は公式サイトを確認

画像·データ出典:jooto公式サイト

GIJI

特徴

GIJIは、議事録の作成や共有を円滑に行うためのツールです。

清書を行ったりなど、議事録の作成には手間がかかりますが、GIJIを使用することにより効率化が図れます。議事録作成用のエディターが付いており直感的に使用できるのが特徴です。議事録の共有もリアルタイムで可能で、かつ全員で同時に編集もできます。

初期費用要問い合わせ
最低月額料金300円〜
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最低利用人数要問い合わせ
トライアル無料プランあり

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画像·データ出典:GIJI公式サイト

Streamline

特徴

Streamlineは、簡単な操作で自社に合わせた決裁ワークフローが構築できるワークフローシステムです。

1ユーザーあたり月額300円で利用でき、便利な機能が満載かつ、コストパフォーマンスの高さが魅力的です。

SSO機能により、G SuiteやOffice365等のグループウェアとのシングルサインオン連携も可能で、あらゆる業務の効率化を実現します。

初期費用要問い合わせ
月額料金300円~
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目的別ワークフローシステムの特徴とは

あらゆる申請書のペーパーレス化

稟議書などの申請書の電子化を実現したい場合、文書ファイルをそのままシステムに取り込めるワークフローシステムを利用すると良いでしょう。

例えば、エクセルによる稟議書フォーマットをワークフローシステムに取り込めば、項目や罫線がそのまま反映され、元来の申請書の形を帰ることなくすぐに電子化することができます。

社員が新たな操作方法を勉強しなくて済むのもメリットの一つと言えます。

経費精算・勤怠管理と連携したツール

ひとつのシステムでさまざまな業務システムをオールインワンで利用したい場合、自由に各機能を追加できるシステムをおすすめします。

勤怠管理と連携させた場合は、締め日になったら自動的に申請書が作成されるため、人為的なミスの削減にもってこいです。

社員の負担を軽減すれば業務効率化に直結します。

社員は他の業務に集中することができるので、予算や社内の現状に合わせて検討してみると良いでしょう。

基幹システムと連携するワークフローシステム<

既存の販売・購買管理などの基幹システムに対して、後からワークフローシステムを連携したい場合もあるはずです。
この場合、現在使用している基幹システムとAPIで連携できるワークフローシステムを選択することをおすすめします。
API連携すれば、ワークフローシステムを利用して自動的に基幹システムにて注文書を発行したりなどのアクションが可能です。

ワークフローシステム導入効果と注意点

ワークフローシステムを導入することで様々な課題を解決することができます。


申請書の作成スピードがアップ

一度作成した申請書はテンプレート化することができるので、同じような申請業務を行う場合はテンプレートからカスタマイズして申請書を作れば短時間で作成が終わります。

また、申請が承認されなくてもオンライン上で修正することができるので、いちいち紙に印刷する時間もかかりません。

確認作業の精度上昇

ワークフローシステムを導入することで、それまで申請の確認に時間がかかっていた、ミスが多かったという企業も高い精度を発揮することができます。

承認前の書類を紛失してしまったり処分してしまうことも、オンラインでやりとりをするワークフローシステムではこの心配はいりません。また、承認したもの、未承認のものをリスト化して確認、ソートすることができるので、承認漏れが起きる可能性も非常に低くなります。

上司が外出機会が多く、なかなか申請書類の確認を行ってもらえなかった問題も、クラウド型のワークフローシステムであれば場所を選ばずにPCやタブレット、スマホで簡単に確認ができるので承認までのスピードがあがります。

書類保管スペースの有効活用

紙での申請業務を行っていた場合は、決裁された稟議書をファイリングして保管しておく場所が必要でした。

ワークフローシステムを導入すれば、ペーパーレスで申請業務を可能にするので、紙代などのコストカットができるだけでなく、書類の保管スペースを縮小することができます。

過去の申請書類はシステム上で簡単に検索することができ、不要書類の整理に当てていた人件費のカットまで可能にします。

情報共有の浸透

紙での申請業務の場合、稟議書がどこまで閲覧されているのか把握することが難しく、情報の共有がうまくいかなかったという企業もワークフローシステムを導入することで、未読の状態になっている従業員を可視化することができるようになります。

また、一斉送信機能を利用することで一度で情報の発信が可能なので手間もかからなくなります。

導入時の注意点

業務フローを確認して課題を明確にする

ワークフローシステムを導入する前に、現在の自社での業務フローを確認して、何に時間がかかっているのか、従業員・管理者からはどんな不満がでているのかをしっかりと確認しましょう。

ワークフローシステムを導入することで、申請から承認、決裁までを自動化することができますが、全ての業務を自動化できるというわけではないので、課題を明確にした上で、どんな業務が自動化できると業務の効率化が実現できるのかをハッキリとさせておくことが重要です。

操作性をチェック

どんなに便利なシステムでも使いこなせなければ意味がありません。特に数百人、数千人という規模の企業で導入する場合には、申請を出す従業員側はもちろん、承認・決裁をする管理者側も使いやすいシステムであることが重要です。

特にPC操作に不慣れな年配の方には紙での稟議書の方が馴染みがあり、システム導入に抵抗感があるという方もいらっしゃるかもしれないので、担当者の方はシステムを試した上で、どれだけ効率化できるのか、操作は簡単なのかということを導入前にしっかりと説明する必要があります。

ワークフローシステムの多くは期間を定めた無料のトライアルを提供しているものが多いので、試験的に運用してみて、従業員側の代表と管理者側に代表双方が無理なく使うことができるシステムを選ぶようにしましょう。

連携可能なシステムを確認

ワークフローシステムは勤怠管理やグループウェアなど多くのサービスと連携が可能なものが多いです。これらのサービスと連携させることで幅広い業務の効率化が実現できるので、自社で既に使っているシステムと連携できるのか、これから導入しようと検討しているサービスと連携できるのかもしっかりと確認しておくようにしましょう。

コストの確認

多くのワークフローシステム、特にクラウド型では月額料金が発生します。利用人数・ID数によって月額あたりの料金が変わるものが多いので将来的に自社で利用することになるのであろう人数も予想した上で導入を検討しましょう。

コスト面を意識しすぎて安さ優先でシステムを決めてしまうと、必要な機能がオプション追加しなければ利用できず、当初の想定より高額の費用が発生してしまったというケースもあるので料金面だけでなく機能面もしっかりと確認しましょう。

スマホ対応しているか

クラウド型のワークフローシステムのメリットとして離れた場所にいても申請・承認ができるという点がありますが、スマートフォンに対応しているかということも重要です。

サービスによってはスマホアプリを提供しているものもあり、より手軽にワークフローを確認することができるのでスマホ対応しているのか、アプリはあるのかという点も確認しましょう。

セキュリティ面の確認

稟議書など社外秘の情報を扱うことが多いのでセキュリティが強固なものなのかということを確認しましょう。

クラウド型のワークフローシステムでは、データをサービス提供側のサーバーに保存しているので、サイバー攻撃やトラブルにて情報が流出してしまうことはないか、どんなセキュリティ対策を行っているのか確認しておくことは重要です。

また、担当者以外が稟議書を改ざんできないか、不正な利用ができないか、アクセス権限を管理者側で詳細に付与できるのかも確認しておくとより安心です。

ワークフローシステム導入時に決めておくプロセスは?

まず現状の調査・分析を行う

まずは、社内の各書類がどのようなプロセスで決裁完了までに至るのか、現状の業務フローをしっかりと確認しておきましょう。

同時に、提出率・決裁までにかかる時間、ミスが起こりやすい状況などを従業員にしっかりとヒアリングしておくべきです。

改善策を話し合う

次に、作業効率や内部統制を考慮した上で、工数・経路の改善を行います。

必要のないフローを発見した場合はその工程を省略し、不足分がある場合は承認者を増やすなど改善策を話し合いましょう。

閲覧権限・編集権限については、書面・プロセス・文書ごとなどに分類してしっかりと検討しておくべきです。

担当者を決めておく

導入後は、従来のフローやフォーマットを変更せざるを得ないケースが発生するはずです。

適切な運用を行うには、しっかりとメンテナンス担当者を決めておき、それぞれの部署が担当する範囲を調整しておくと良いでしょう。

複雑な業務フローを効率化するワークフローシステムの導入方法は?

まず、ワークフローシステムによって、できること・できないことをしっかりと洗い出しておきましょう。

例えば、提出した報告書の不備による再提出は起こりがちですが、これらは解消するまで提出と戻しが続くことになります。

こういった事例に対応できるワークフローシステムは限られているため、機能をしっかりと確認・検討した上で、導入する必要があります。

また、昨今では、初期費用を安価に抑えられるワークフローシステムも数多く開発されていますが、それらは機能が限定されていたり、ニーズに対して自由なカスタマイズを施せなかったりする場合も少なくありません。

まずは、自社のワークフローの流れをしっかりと把握し、ミスが起こりがちな箇所を解決できるのか、全体を効率化できるかを条件として、システムを選ぶべきです。

当然、企業によって、ワークフローは異なるのが当然ですし、複雑な過程を踏む場合も多いと思われます。

その流れにしっかりとマッチしてくれるワークフローを選定するにはまず、自社のワークフローをしっかりと把握した上で、システムができること・できないことをしっかりと見極め、その上で最適なものを導入するべきです。

ワークフローシステムで取り扱える稟議書の種類は?

ワークフローシステムで取り扱う稟議書の種類は、主に以下の通りです。

  • 購買稟議書
  • 契約稟議書
  • 捺印稟議書
  • 採用稟議書
  • 接待交際稟議書

それぞれ種類によって書き方も異なりますので、注意しましょう。

ワークフローに関して動画で解説

ワークフローシステムに関してのよくある質問

ワークフロー管理を行う必要性とは?

業務進捗の非効率さ改善・書類による管理の煩雑さ改善・業務時間の削減・仕事の属人性の改善などが挙げられます。

クラウド型ワークフローシステムを利用するメリットは?

自社のサーバーが不要・サポートの充実・導入してすぐ使える点などが挙げられます。

優れた無料のワークフローアプリとは?

ワークフローシステムは、無料でも優れたものが存在します。

例えば、

などが挙げられます。

詳しくは以下の記事を参照ください。

ワークフローシステムの自作は可能?

ExcelやGoogleフォームを利用することで可能です。

電子契約システムにワークフロー機能は搭載されている?

電子契約の申請・承認のスマート化を図るためワークフロー機能が搭載されています。

勤怠管理にワークフローは必要?

打刻時間の修正・遅刻や早退の申請・休暇の申請・残業・休日出勤の申請などに有効です。

ワークフローシステムによる内部統制強化のメリットは?

業務内容の可視化と効率化が図れる

内部統制を整備するにあたっては、まず「既存業務の可視化」から始めることが重要です。

業務を言語化・可視化することで、適切なルール整備が行えます。

この作業により、無駄の発見や非効率的な業務を見つけたりすることができ、業務はより効率的なものになるのです。

リスクやコンプライアンス違反を防止できる

法令順守をルールとして整備しておけば、社員の不正やコンプライアンス違反を防ぐことができ、安全な環境で企業の運営が行えます。

財務の健全性を明確に示せる

内部統制を十分に整備しておけば、決算や財務報告プロセスの整備も行われるため、「誰が」「何に」「どれくらい」お金を使ったのかも可視化されるため、財務状況の健全性を社内外に対ししっかりと示すことができるようになります。

社内回覧を電子化するメリット

回覧文書を電子化することで、手渡しで回覧するよりもスピーディーで確実な情報伝達が行えるようになります。

また、複数の従業員に対して、同時にデータを送ることもできるようになり、社内回覧の大幅な効率化も実現できます。

また、紙ベースで回覧文書を作成した場合、印刷や製本の手間や、用紙代・インク代などといったコストの削減も可能です。

初期費用や利用料金などの運用コストと比較し、電子化の方がコストパフォーマンスが高いと判断できた場合はぜひ、ワークフローシステムの導入を検討してみましょう。

ワークフローシステムの中小企業市場シェアは?

ワークフローシステムについて、複数の調査会社が導入社数を調査していますが、各社の調査で共通して上位に名を連ねたサービスとしては、

  • intra-mart
  • GLOVIA
  • flowlites

など、大手ベンダーが挙げられます。

また、新興のサービスとしては、AgileWorks・X-pointなどが安定して人気を博しています。

(2023年9月現在)

(参考) Excelでワークフローシステムを自作するメリットは?

Excelでワークフローシステムを作るメリットとしてあげられるのは、まず「無料で作成できる」ことです。

特別なプログラミングスキル・専門知識が不要で、基本的なExcelの機能や操作方法によって、ワークフローシステムを作成できます。

シートやセルに記入するだけなので、申請や承認の過程のデータを記録・保存することも容易です。

後からのデータ収集・分析作業を簡単に済ませられるのは大きなメリットと言えそうです。

自社にマッチしたワークフローシステムの導入を

ワークフローシステムは申請から決裁までの業務を自動化して効率化できるだけでなく、情報の共有や他システムと連携させることで幅広く活用することができます。

自社にあったシステムを選ぶのが難しいと感じていた企業担当者の方も、本記事を参考にして、是非自社にマッチしたワークフローシステムの導入を実現してください。

30~40代金融業会社員の10%が現在も勤め先にお辞儀ハンコの文化があると回答【お辞儀ハンコに関するアンケート】

株式会社SheepDog(東京都品川区)が運営する、ITツール比較サイト・STRATE[ストラテ]は、2023年7月に『お辞儀ハンコに関するアンケート』を行いました。

調査概要

対象者:全国の30歳〜49歳の男女/会社員(正社員)/金融・証券・保険業

サンプル数:300人

居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県

調査方法:ネットリサーチ

アンケート実施日:2023年7月14日

調査メディア: STRATE[ストラテ]:https://strate.biz/


【質問:現在勤めている会社にお辞儀ハンコの文化はありますか?】

質問に対しての回答選択肢は以下

1.ない
2.お辞儀ハンコを知らない・分からない
3.過去にあったが、現在はない
4.現在もある

 

 

30代〜40代の男女を対象とした「現在勤めている会社にお辞儀ハンコの文化はありますか?」というアンケートで最も多かった回答は「お辞儀ハンコを知らない・分からない」で44.17%でした。

次いで多かったのが「ない」と回答した方の34.17%過去にあったが、現在はないという回答が11.67%、「現在もある10%で、現在も勤め先にお辞儀ハンコの文化があると回答した方は全体の1割に及びました。

【現在も勤め先にお辞儀ハンコの文化があると回答した割合は女性のほうが高く、男性の約2倍】

 

現在も勤め先にお辞儀ハンコの文化があると回答した割合を男女別でみてみますと、女性が13.33%、男性が6.67%という結果になりました。

女性の15%近い方が、現在も勤め先にお辞儀ハンコの文化があることが分かりました。

 

■ ご取材、データ引用等可能です。
·STRATE[ストラテ]への取材、コメント
·本発表データの引用
その他事項に関しても調整可能です。下記、お問い合わせまでお願いいたします。

【本件に関するお問い合わせ先】
株式会社SheepDog メディア担当
メールアドレス:[email protected]

20代~40代会社員の25%が社内稟議はワークフローシステムを利用と回答 全体の2割は未だ”紙とハンコ”と回答【社内稟議に関するアンケート】

株式会社SheepDog(東京都品川区)が運営する、ITツール比較サイト・STRATE[ストラテ]は、2022年4月に『社内稟議に関するアンケート』を行いました。

調査概要

対象者:全国の20歳〜49歳の男女・正社員

サンプル数:300人

居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県

調査方法:ネットリサーチ

アンケート実施日:2022年4月1日

調査メディア: STRATE[ストラテ]:https://strate.biz/


【質問:会社で社内稟議を取る際にどのような方法で取っていますか?】

質問に対しての回答選択肢は以下

1.稟議をあげたことがない、わからない
2.口頭で取っている
3.紙とハンコで取っている
4.メールやチャット等で取っている
5.ワークフローシステム(稟議システム)を利用している

 

 

20代〜40代の男女を対象とした「会社で社内稟議を取る際にどのような方法で取っていますか?」というアンケートで最も多かった回答は「稟議をあげたことがない、わからない」で28%でした。

次いで多かったのが「ワークフローシステム(稟議システム)を利用している」と回答した方の25%「紙とハンコで取っている」と回答した方が21%「メールやチャット等で取っている」と回答した方が15%「口頭で取っている」という回答が11%で、4人に1人の割合でワークフローシステムを利用していることが分かりました。
その一方で、紙とハンコで取っている方もまだ20%ほどいるようです。

 

【20代〜40代会社員で社内稟議の取り方は”紙とハンコ”と回答した割合は年代に比例して高くなる】

 

社内稟議は紙とハンコで取っていると回答した割合を年代別でみてみますと、40代が最も多く26.47%、次いで30代の21.88%、20代は14.71%に及びました。

年齢が上がるにつれて紙とハンコで取っている割合が高いことが分かりました。

 

【ワークフローシステムの利用率は女性よりも男性の方が高く、その差2倍以上】

 

ワークフローシステムを利用していると回答した割合を男女別でみてみますと、男性が34%に対し、女性は16%にとどまりました。

女性に比べて2倍以上の男性の方が、ワークフローシステムを使って社内稟議を取っていることが分かりました。

30代~50代経営者の半数がワークフローシステムを全く知らないと回答【ワークフローシステムに関するアンケート】

株式会社SheepDog(東京都品川区)が運営する、ITツール比較サイト・STRATE[ストラテ]は、2022年9月に『ワークフローシステムに関するアンケート』を行いました。

調査概要

対象者:全国の30歳〜59歳の男女/経営者・役員

サンプル数:300人

居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県

調査方法:ネットリサーチ

アンケート実施日:2022年9月1日

調査メディア: STRATE[ストラテ]:https://strate.biz/


【質問:ワークフローシステムを知っていますか?】

質問に対しての回答選択肢は以下

1.全く知らない
2.なんとなく知っている
3.知っているが、利用したことはない
4.知っていて、実際に利用している

 

 

30代~50代の男女を対象とした「ワークフローシステムを知っていますか?」というアンケートで最も多かった回答は「全く知らない」で54%でした。

次いで多かったのが「なんとなく知っている」と回答した方の20%「知っていて、実際に利用している」と回答した方が16%「知っているが、利用したことはない」と回答した方は10%で、全体の半数の方がワークフローシステムを全く知らないことが分かりました。

 

【ワークフローシステムを全く知らないと回答した割合は50代が最も高く、30代の1.5倍以上】

 

ワークフローシステムを全く知らないと回答した割合を年代別でみてみますと、50代が71.88%、次いで40代が47.06%、30代は44.12%という結果になりました。

50代経営者の7割以上の方が、ワークフローシステムを認知していないことが分かりました。

 

【ワークフローシステムを知っていて、実際に利用しているのは男性のほうが多く、18%】

 

ワークフローシステムを知っていて、実際に利用していると回答した割合を男女別でみてみますと、男性が18%、女性が14%という結果になりました。

全体の2割の男性経営者の方が、ワークフローシステムを知っていて、実際に利用していることが分かりました。

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        紙の決裁業務をそのまま電子化

        Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。

        運用に合わせて柔軟な設定が可能

        Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。

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        Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。

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        AgileWorksとは、株式会社エイトレッドが開発・提供しているワークフローシステムです。 組織改編や人事異動が多い中堅・大企業でも、柔軟に設計ができる点が強みで、急な業務変更にも対応できる標準機能を搭載しています。

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        内部統制を強化できる

        AgileWorksは、閲覧権限や書類オーナーの設定、引き継ぎ時の設定など、各種申請に応じた保管方法を事前に設定できるため、事業所ごとに異なる管理ルールを設定して内部統制を強化することが可能です。

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