業務の効率化を図りたいという目的でワークフローシステムの導入を検討している企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
ですがワークフローシステムは多くの企業からリリースされており、どんなシステムが自社にマッチしているのか判断しにくい、という方のためにこの記事ではおすすめワークフローシステムをご紹介させていただきますので是非参考にしてみてください。
ワークフローとは
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ワークフローとは業務を行う上での一連のやりとり、流れのことを指します。多くの業務では、申請作業や承認作業、決裁という工程が存在します。
ワークフローを定義することで、業務の流れを客観的に把握することができ、申請・承認・決済といったタスクごとの役割、誰が担当しているのかを明らかにすることができます。
承認作業や申請作業は繰り返して行うことが多く、この部分を誰がどのように担当しているのかを把握しやすくすることで業務の効率化が図れることから、プロジェクト管理においてワークフローを活用する企業も多いです。
ワークフローを設定しておくことで他部署や管理職の人からも誰に連絡すればいいのかが把握しやすくなるというメリットがあります。
おすすめワークフローシステム5選
BtoBプラットフォームワークフロー
特徴
BtoBプラットフォームワークフローは社内稟議を電子化できるワークフローシステムです。
クラウド上で起案から承認までができるのでペーパーレスはもちろん視覚化が可能になります。無料プランも提供されているので試験的に運用することも可能です。
特徴
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 300円 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 10ライセンスから |
| トライアル | 無料プランあり |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:BtoBプラットフォームワークフロー公式サイト
Create!Webフロー
特徴
Create!Webフロー直感的操作で簡単にワークフローを可視化することが可能で、承認ルートを細かく設定できるという特徴があります。グループウェアなどとの外部連携も可能なので効率的に各種業務を遂行することができます。
クラウド版とパッケージ版での提供があり、用途に合わせて導入することができます。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 500円(クラウド版) |
| 導入実績 | 16年以上の稼働実績 |
| 最低利用人数 | 10ユーザーから |
| トライアル | 30日間無料 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Create!Webフロー公式サイト
ジョブカンワークフロー
特徴
ジョブカンワークフローは直感的操作で簡単にワークフローの効率化ができるだけでなく、リーズナブルな価格で導入のハードルが低いこともあり、多くの企業で導入されているワークフローシステムです。
スマホから操作が可能なので出先からでも申請や承認が簡単に行えるという特徴があります。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 300円 |
| 導入実績 | 10,000社以上 |
| 最低利用人数 | 17名〜 |
| トライアル | 30日間無料 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:ジョブカンワークフロー公式サイト
Collaboflow(コラボフロー)
特徴
コラボフローは、Excelで作成した稟議書をそのまま申請フォームとして活用することができるワークフローシステムです。
サイボウズOffice、Garoonなどの外部ツールとも連携が可能で、ワークフローシステムには珍しく1名から利用することができるというのも特徴的です。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 500円 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 5名〜 |
| トライアル | 30日間無料 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:コラボフロー公式サイト
SmartFlow(スマートフロー)
特徴
SmartFlowはドラッグ&ドロップの直感的操作でワークフローのテンプレートが作成できることから多くの企業で導入されているワークフローシステムです。スマホにも対応しているので外出先からも申請や承認が可能です。
20名までであれば無料で利用することができるフリープランを提供していることも特徴として挙げられます。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 275円 |
| 導入実績 | |
| 最低利用人数 | 21人〜 |
| トライアル | あり |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:SmartFlow公式サイト
ワークフロー以外の特徴を持つシステム4選
NI Collabo Smart
特徴
NI Collabo Smartは多機能なグループウェアです。社内コミュニケーションツールとしての活用はもちろん、エクセルから様式を取り込んで申請書類のフォームを作成することが可能なワークフロー機能も搭載しています。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 360円 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 5ユーザーから |
| トライアル | 30日間無料 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:NI Collabo Smart公式サイト
rakumo ワークフロー
特徴
rakumo ワークフローはGoogleが提供しているグループウェアとして有名なG Suiteと連携させることでワークフローを更に効率化させることができるワークフローシステムです。
コメント機能があることでワークフローを単なる業務の流れとしてだけでなくコミュニケーションの場として活用することを可能にしています。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 300円(年間契約必須) |
| 導入実績 | 1,800社以上(シリーズ合計) |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
| トライアル | 2週間無料 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:rakumo ワークフロー公式サイト
Hachikin(ハチキン)
特徴
Hachikinは勤怠管理・経費精算をワークフローによって効率化することが可能です。
90日間までであれば無料で利用することができるライトプランがあるので、数名で試験的運用をしてみて自社にマッチしているシステムだと感じた場合は有料プランへ移行するといった使い方もできます。ライトプランは2名まで利用可能です。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 980円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 2人〜 |
| トライアル | 90日間無料 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Hachikin公式サイト
WaWaFlow
特徴
WaWaFlowはグループウェアなどで有名なWaWaOfficeシリーズと連携することで様々な業務を効率化させることができるワークフローシステムです。
数千名以上の大規模企業でも利用できるのでグループ会社などと一緒にシステムを導入することが可能です。クラウドサービスなので離れた場所にいてもPCから稟議書の確認ができるので滞りなく申請業務を行うことができます。
最低利用期間は1ヶ月と短いので試験的に導入してみることが可能です。
| 初期費用 | 0円 |
| 最低月額料金 | 400円〜 |
| 導入実績 | 公式サイトを確認 |
| 最低利用人数 | 5ID〜 |
| トライアル | 14日間無料 |
2020年9月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:WaWaFlow公式サイト
ワークフローシステムとは
ワークフローによって業務の流れを把握しやすくなっても、申請した書類が承認されず、また申請書を作って印刷して、ということを繰り返していては費用や時間がかかってしまう一方です。
そんなワークフローを設計するだけでは効率化しきれない部分をシステム化することで効率化、コストカットにつなげることができるのがワークフローシステムです。
ワークフローシステムの種類
クラウド型
- オンライン上で利用可能
- システム連携ができる
- 離れた場所からも利用可能
- 導入までが短期間
クラウド型のワークフローシステムはオンライン上でワークフローを可視化することができます。サービス提供側のサーバーにデータを保存することができ、後述するオンプレミス型と比べると比較的安価で導入することができます。
他システムと連携させることでさらに幅広い業務を効率化できるというのも特徴の1つです。
クラウド型は自社PCでなくてもインターネット環境があれば利用することができるので、離れた場所にいる上司の承認もすぐにもらうことができ、申請から承認、決裁までが滞ることなく進行できるというメリットがあります。
システムを自社PCに組み込む必要がないので、導入から運用までが短期間で実現でき、システム障害が発生した場合でもサービス提供側で対応してくれるので手間がかかりません。オンラインで利用できるので常に最新バージョンを利用できるというのも大きなメリットです。
オンプレミス型
- 自社で運用
- 導入には専門的なスキルが必要な場合も
- 自由自在なカスタマイズが可能
オンプレミス型は自社PCにシステムを組み込み、構築・運用を行う必要があります。
設定にはプログラミングなどの専門知識が必要になる場合が多いので、社内に専門的なスキルを持った人材がいない場合は設定代行などの有料オプションを使用しなければいけない可能性があります。
設定のハードルが多少高いとはいえ、自社に合わせた細かいカスタマイズが可能なので、特殊なワークフローが存在している企業にはこちらがおすすめです。
クラウド型と比べると導入コストは高く、バージョンアップも自社で行わなければいけないケースがほとんどです。システムトラブルなどの場合にも自社で対応できる人材を確保しておかなければいけません。
ワークフローシステム導入のメリット
申請・承認のスピードアップ
ワークフローシステムを導入することで申請から決裁までのスピードがアップします。全てシステム上で完結させることができ、クラウド型であればオンライン環境さえあれば場所を選ばず利用できるので、上司が外出している場合でも出先から確認して承認を行ってもらうことができ、オフィスに戻って紙の申請書を確認する時間を短縮できます。
テレワークのようなオフィス以外での勤務、在宅勤務でも申請から承認、決済までが可能になるので業務のスピードアップが実現できます。
また、繰り返し使う稟議書はサービスによってはテンレート化する機能も搭載されているので、同じようなワークフローであればさらに高速で業務を終わらせることができます。
内部統制の強化が可能
ワークフローシステムは申請から承認・決裁までを一元管理することが可能です。業務上必要な情報を一元管理することで適切な人材に情報をスムーズに伝達できるようになります。
今までは社内規程を省略して申請をしていた従業員がいた場合も、申請ルート、証跡・決裁を可視化できるので不正の防止が実現できます。可視化できることで文書の改ざんも防止でき、内部統制の強化へとつながります。
ペーパーレス化の実現
稟議書の作成をオンラインで行っても承認の際には印刷する必要があったという企業も、ワークフローシステムを導入することで、最終的な決裁の段階までをオンライン上で完結することができ、いちいち書類を印刷していた紙代や印刷費を削減して、コストカットが実現可能です。
書類管理が効率化できる
ワークフローシステムは検索機能を有しているので、申請したい内容に応じた申請書のテンプレートをすぐに検索して見つけることができます。
紙での管理だと、ファイリングされたものを探したり、PCのどこに保存されているかわからないファイルを見つけなければいけないという手間がありますが、ワークフローシステムではこの手間を短縮することができるのです。
ファイル名や形式など細かく条件を絞って検索することができるので、似たような申請内容が多いという企業には特にワークフローシステムはおすすめです。必要書類を見つけるのに時間がかかって申請書を作る時間が取れないというケースはワークフローシステム導入で格段に減らすことができるのです。
ワークフローシステム導入の注意点
業務フローを確認して課題を明確にする
ワークフローシステムを導入する前に、現在の自社での業務フローを確認して、何に時間がかかっているのか、従業員・管理者からはどんな不満がでているのかをしっかりと確認しましょう。
ワークフローシステムを導入することで、申請から承認、決裁までを自動化することができますが、全ての業務を自動化できるというわけではないので、課題を明確にした上で、どんな業務が自動化できると業務の効率化が実現できるのかをハッキリとさせておくことが重要です。
操作性をチェック
どんなに便利なシステムでも使いこなせなければ意味がありません。特に数百人、数千人という規模の企業で導入する場合には、申請を出す従業員側はもちろん、承認・決裁をする管理者側も使いやすいシステムであることが重要です。
特にPC操作に不慣れな年配の方には紙での稟議書の方が馴染みがあり、システム導入に抵抗感があるという方もいらっしゃるかもしれないので、担当者の方はシステムを試した上で、どれだけ効率化できるのか、操作は簡単なのかということを導入前にしっかりと説明する必要があります。
ワークフローシステムの多くは期間を定めた無料のトライアルを提供しているものが多いので、試験的に運用してみて、従業員側の代表と管理者側に代表双方が無理なく使うことができるシステムを選ぶようにしましょう。
連携可能なシステムを確認
ワークフローシステムは勤怠管理やグループウェアなど多くのサービスと連携が可能なものが多いです。これらのサービスと連携させることで幅広い業務の効率化が実現できるので、自社で既に使っているシステムと連携できるのか、これから導入しようと検討しているサービスと連携できるのかもしっかりと確認しておくようにしましょう。
コストの確認
多くのワークフローシステム、特にクラウド型では月額料金が発生します。利用人数・ID数によって月額あたりの料金が変わるものが多いので将来的に自社で利用することになるのであろう人数も予想した上で導入を検討しましょう。
コスト面を意識しすぎて安さ優先でシステムを決めてしまうと、必要な機能がオプション追加しなければ利用できず、当初の想定より高額の費用が発生してしまったというケースもあるので料金面だけでなく機能面もしっかりと確認しましょう。
スマホ対応しているか
クラウド型のワークフローシステムのメリットとして離れた場所にいても申請・承認ができるという点がありますが、スマートフォンに対応しているかということも重要です。
サービスによってはスマホアプリを提供しているものもあり、より手軽にワークフローを確認することができるのでスマホ対応しているのか、アプリはあるのかという点も確認しましょう。
セキュリティ面の確認
稟議書など社外秘の情報を扱うことが多いのでセキュリティが強固なものなのかということを確認しましょう。
クラウド型のワークフローシステムでは、データをサービス提供側のサーバーに保存しているので、サイバー攻撃やトラブルにて情報が流出してしまうことはないか、どんなセキュリティ対策を行っているのか確認しておくことは重要です。
また、担当者以外が稟議書を改ざんできないか、不正な利用ができないか、アクセス権限を管理者側で詳細に付与できるのかも確認しておくとより安心です。
ワークフローシステムの導入効果
ワークフローシステムを導入することで様々な課題を解決することができます。
申請書の作成スピードがアップ
一度作成した申請書はテンプレート化することができるので、同じような申請業務を行う場合はテンプレートからカスタマイズして申請書を作れば短時間で作成が終わります。
また、申請が承認されなくてもオンライン上で修正することができるので、いちいち紙に印刷する時間もかかりません。
確認作業の精度上昇
ワークフローシステムを導入することで、それまで申請の確認に時間がかかっていた、ミスが多かったという企業も高い精度を発揮することができます。
承認前の書類を紛失してしまったり処分してしまうことも、オンラインでやりとりをするワークフローシステムではこの心配はいりません。また、承認したもの、未承認のものをリスト化して確認、ソートすることができるので、承認漏れが起きる可能性も非常に低くなります。
上司が外出機会が多く、なかなか申請書類の確認を行ってもらえなかった問題も、クラウド型のワークフローシステムであれば場所を選ばずにPCやタブレット、スマホで簡単に確認ができるので承認までのスピードがあがります。
書類保管スペースの有効活用
紙での申請業務を行っていた場合は、決裁された稟議書をファイリングして保管しておく場所が必要でした。
ワークフローシステムを導入すれば、ペーパーレスで申請業務を可能にするので、紙代などのコストカットができるだけでなく、書類の保管スペースを縮小することができます。
過去の申請書類はシステム上で簡単に検索することができ、不要書類の整理に当てていた人件費のカットまで可能にします。
情報共有の浸透
紙での申請業務の場合、稟議書がどこまで閲覧されているのか把握することが難しく、情報の共有がうまくいかなかったという企業もワークフローシステムを導入することで、未読の状態になっている従業員を可視化することができるようになります。
また、一斉送信機能を利用することで一度で情報の発信が可能なので手間もかからなくなります。
自社にマッチしたワークフローシステムの導入を
ワークフローシステムは申請から決裁までの業務を自動化して効率化できるだけでなく、情報の共有や他システムと連携させることで幅広く活用することができます。
自社にあったシステムを選ぶのが難しいと感じていた企業担当者の方も、本記事を参考にして、是非自社にマッチしたワークフローシステムの導入を実現してください。