ワークフローシステムは、主に以下の2つに分かれます。
それぞれの特徴やメリットについて解説いたします。
オンプレミス型
自社のサーバーやPCにシステムを導入するタイプをオンプレミス型と呼びます。
ほとんどの場合、システム構築のためにエンジニアなどの専門家が必要で、また環境整備も必須です。
業者が導入代行を行ってくれる場合もありますが、多くの場合有料オプションに設定されています。
設定までにやや手間がかかりますが、クラウド型より細かいカスタマイズを施せるのが一番のメリットと言えるでしょう。
従って、自社独自の運用を行いたい場合は、オンプレミス型が最適です。
おすすめの類似ワークフローシステム
類似サービス: コラボフロー
(4.5)
月額料金 | 500円〜/人(クラウド版) | 無料お試し | 30日間無料 |
---|---|---|---|
初期費用 | 要問い合わせ | 最低利用人数 | 5ユーザー〜 |
継続利用率は99.55%のワークフローシステムで専門的な知識がなくてもExcelなどで作成したフォームを活用できるため、導入が簡単で操作も直感的に扱うことができるため属人化が起きる心配もありません。
簡単操作でワークフローを作成
コラボフローは3ステップでワークフローを作成することができます。 普段から利用しているExcelで柔軟に申請フォームをデザインすることが可能なため、難しい専門知識やツールを用いる必要がありません。
Webからも申請フォームが作成できる
Excelを利用していないという場合でもコラボフローであれば問題ありません。 直接Webから申請フォームを作成することができ、作成方法も必要なパーツを並べていくだけなので非常に手軽となっています。 フォームの編集画面は見やすく、直感的に操作することができるため一部の人しか使いこなせないということもありません。
運用をしながら改善が可能
更新時に設定済みの入力項目情報は、更新した後でもそのまま引き継がれるため運用しながら業務改善をしていくことが可能です。 更新バージョンは管理され、運用反映のタイミングを管理することもできます。
類似サービス: MA-EYESnc
(4.5)
月額費用 | 40,000円〜 | 無料トライアル | 30日間無料 |
---|---|---|---|
初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 3営業日 |
MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス: Shachihata Cloud
(4.5)
月額費用 | 110円〜/ユーザー | 無料お試し | あり |
---|---|---|---|
初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 即日〜 |
Shachihata Cloudとは、シヤチハタ株式会社が運営している電子印鑑サービスです。 紙のワークフローをそのまま電子化することができる手軽さが魅力的で、マニュアル不要で導入できます。
紙の決裁業務をそのまま電子化
Shachihata Cloudは、今まで紙で行っていた申請から承認までのプロセスを、そのままデジタル化することが可能です。 現在利用している印鑑をセキュアな環境でそのまま電子化でき、電子化の再現度が非常に高いため、紙と電子で使用する印鑑を変える必要がありません。
運用に合わせて柔軟な設定が可能
Shachihata Cloudは、ワークフローを変えずに捺印した文書をそのままPC・スマホアプリから回覧、承認することができます。 電子化しても、現在のワークフローを変えることなく決裁ができる柔軟性が魅力的で、オフィスにいなくてもスマートフォンなどから手軽に確認、承認ができるため、決裁者が忙しく、なかなか承認がおりないという課題の解消につながります。
電子帳簿保存法対策に有効
Shachihata Cloudは、2022年に電子取引ソフトのJIIMA認証を取得しており、電子帳簿保存法の要件を満たしていることがわかります。 文書に対してインデックスを付与し、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での文書保管、検索が可能です。
その他のおすすめのワークフローシステム
クラウド型
一方、オンラインでワークフローを構築するタイプを「クラウド型」と呼びます。
ワークフローシステムの中でも比較的安価で導入できるのがメリットです。
外部サービスとも簡単に連携できるサービスも多く、幅広く活用できるという特徴があります。
またスマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応できるのも嬉しいポイント。
昨今普及したテレワークのように各々が違う場所で業務を行っている場合に重宝されます。
加えて、システム開発や導入に専門的な知識が必要ないため、短期間で導入することが可能です。
以下、それぞれの特徴を表にまとめました。
オンプレミス | クラウド | |
コスト | 初期費用はやや高額。 長期間継続利用を前提として契約。 | 低コストでスタートできる。 一般的には初期費用無料。 |
カスタマイズ | 要望によって細かくカスタマイズできる。 | オプション設定により、ある程度のカスタマイズができる。 |
バージョンアップ | 多くのケースで費用が発生。 | 多くの場合で無償アップデート。 |
障害対応 | 自社で対応、もしくは保守要員が対応。 | クラウド事業者がインターネット経由で対応可能。 |
まとめ
オンプレミス型・クラウド型それぞれに特徴があり、得意とする部分やマッチするシチュエーションがあります。
自身の企業が、どちらのシステムを利用するべきかしっかりと検討し、最適なワークフローを導入しましょう。